Welsh Government

I gael cymorth neu gyngor busnes

03000 6 03000

Dewis a gweithio gyda chyfrifydd

1. Trosolwg

Gall cyfrifwyr gynnig amrywiaeth o wasanaethau i'ch busnes, o gadw cofnodion sylfaenol i gyngor busnes arbenigol.

Gallwch gyflogi cyfrifydd i baratoi datganiadau ariannol ar gyfer eich ffurflen dreth diwedd y flwyddyn neu ar gyfer gwasanaethau eraill, fel archwilio. Yn ôl y gyfraith, rhaid archwilio eich cyfrifon bob blwyddyn, er mae rhai cwmnïau bach wedi'u heithrio, ee drwy fodloni meini prawf a nodir yn y Ddeddf Cwmnïau o ran terfynau trosiant, asedau net a nifer y cyflogeion.

Bydd y canllaw hwn yn eich helpu i ddeall yr hyn y gallai eich busnes chi fod angen gan gyfrifydd a sut i gael hyd i gyfrifydd sy'n addas ar eich cyfer chi.

2. Sut y gall cyfrifydd helpu eich busnes

Os ydych yn rhedeg unrhyw fusnes, mae'n ofynnol yn ôl y gyfraith i chi:

  • Gadw cofnodion penodol, yn cynnwys cofnodion TWE (Talu Wrth Ennill) os oes gennych gyflogeion, a chofnodion TAW os ydych wedi eich cofrestru at ddibenion TAW. Bydd hyn yn galw am waith cadw cofnodion rheolaidd. Bydd hyn yn golygu gwaith cadw llyfrau cyson.
  • Cyflwyno ffurflen dreth flynyddol i adran Cyllid a Thollau EM. Bydd hyn yn cynnwys paratoi datganiadau ariannol. 
  • Penodi archwilydd i gynnal archwiliad blynyddol o'ch cyfrifon, oni bai bod y cwmni wedi'i eithrio. 

Os ydych yn gwmni cyfyngedig bydd angen i chi hefyd gyflwyno cyfrifon i'r Cofrestrydd Cwmnïau.

Gallech benderfynu gwneud rhywfaint o'r gwaith hwn eich hun - ond mae'n well gan lawer o fusnesau benodi cyfrifydd i gyflawni o leiaf rhywfaint ohono. Er enghraifft, efallai nad oes amser na'r sgiliau angenrheidiol yn fewnol i wneud yr holl waith cyfrifyddu eich hun.  Mae gofyniad cyfreithiol hefyd i ddefnyddio cyfrifydd cymwysedig ar gyfer rhai tasgau penodol.

Yn ogystal â swyddogaethau cyfrifyddu sylfaenol, mae nifer o gyfrifyddion yn cynnig gwasanaethau eraill, megis cyngor ar ddechrau busnes a systemau rheoli. 

3. Dewis cyfrifydd

Cyn dewis cyfrifydd, dylech ystyried maint a chymhlethdod eich busnes - gall eich busnes fod yn fach, ond os yw ei systemau a'i drefniant yn gymhleth bydd angen cynghorydd a all wneud mwy na chadw cofnodion yn unig arnoch. Neu efallai bod angen cwmni sy'n deall math penodol o fusnes arnoch. Dylech hefyd ystyried a yw'r cyfrifydd yn darparu'r holl wasanaethau y gallai fod eu hangen ar eich busnes.

Mae'n well dechrau chwilio am gyfrifydd ymhell cyn eich bod angen ei ddefnyddio, i roi digon o amser i chi ddod i benderfyniad gwybodus.

Argymhellir eich bod yn chwilio am rywun sydd â chymwysterau cyfrifyddu proffesiynol.  Gall unrhyw un alw eu hunain yn gyfrifydd neu'n geidwad cyfrifon hyd yn oed os nad oes ganddynt unrhyw gymwysterau proffesiynol. Ond os caiff unrhyw gyfreithiau eu torri neu os gwneir unrhyw benderfyniad gwael, chi, nid eich cynghorydd, fydd yn atebol.

Mae hi'n ddoeth hefyd sicrhau fod gan unrhyw ddarpar gynghorydd yswiriant indemniad proffesiynol. Os bydd unrhyw broblemau â'r gwaith a wneir gan y cyfrifydd, gallech hawlio am unrhyw golled ariannol o ganlyniad i gyngor y cyfrifydd.

Mae cyfrifyddiaeth yn faes cymhleth ac mae dewis eang o gymdeithasau cyfrifyddu i ddewis ohonynt. Mae rhai'n cynnig gwasanaethau arbenigol megis cadw cyfrifon neu baratoi cyfrifon drafft, tra fo eraill yn cynnig arweiniad ar faterion busnes penodol. O bosib byddwch eisiau cyngor neu argymhellion gan gyswllt busnes, eich banc neu gyfreithiwr, neu gan gymdeithas broffesiynol neu gymdeithas fasnach - yn enwedig os ydych yn chwilio am gyfrifydd sy'n arbenigo ar eich diwydiant.

Unwaith y byddwch wedi nodi rhai ymgeiswyr posib, dylech lunio rhestr fer o tua 6 chyfrifydd yr hoffech gysylltu â hwy.

Dewis y cyfrifydd cywir i'ch busnes chi

Dylech siarad yn uniongyrchol gyda phob cyfrifydd sydd ar eich rhestr fer.  Yn ddelfrydol, bydd eich perthynas gyda'ch cyfrifydd yn un hirdymor, felly mae'n bwysig iawn ystyried eu:

  • profiad - ee a oes ganddynt brofiad o'ch sector ac o fusnesau o faint tebyg? A allent ddelio gydag anghenion penodol eich busnes? 
  • costau a phrisiau
  • maint a phersonél - ee sawl partner sydd ganddynt a phwy fyddai'n edrych ar ôl eich busnes? Weithiau, bydd practis cyfrifyddu bach yn siwtio busnesau bach yn well 
  • effeithlonrwydd - pa amseroedd ymateb sydd ganddynt ar gyfer gwaith? 
  • gwasanaethau ychwanegol - a allent gynnig cyngor busnes arbenigol neu gymorth ar ben gwasanaethau cyfrifyddu sylfaenol? 

Mae'n bosib y gwnewch benderfynu nad yw rhai o'r cyfrifwyr ar eich rhestr yn iawn i'ch busnes chi.  Fodd bynnag, os ydy eu profiad a'u gwasanaethau'n cyfateb i'r hyn yr ydych yn chwilio amdano, y cam nesaf yw trefnu iddynt ymweld â chi i drafod eich anghenion busnes yn fwy manwl. Dylech holi a fyddant yn codi tâl am y cyfarfod hwn.

Am ragor o wybodaeth, gweler y dudalen rhestr wirio: deg peth i'w gofyn i'ch darpar gyfrifydd yn y canllaw hwn.

Unwaith y byddwch wedi dewis cyfrifydd, rhowch wybod iddynt eich bod wedi eu dewis a gwnânt anfon llythyr ymrwymiad. Y llythyr hwn fydd yn gweithredu fel contract rhyngoch chi a'r cyfrifydd a dylai gynnwys manylion am:

  • eich cyfrifoldebau 
  • cyfrifoldebau eich cyfrifydd 
  • eu ffioedd a sut y byddant yn cael eu codi 

Cymdeithasau proffesiynol

Fel rheol, bydd cyfrifwyr cymwysedig hefyd â'r gair 'siartredig' yn eu teitl, sy'n dangos fod eu corff wedi ei gorffori drwy Siarter Brenhinol.

Mae hefyd sefydliadau siartredig a chyrff cyfrifyddiaeth proffesiynol ar gyfer busnesau sy'n cynnig gwasanaethau trethi a chyfrifo penodol i fusnesau ac i unigolion. 

4. Rhestr wirio: 10 peth i'w gofyn i'ch darpar gyfrifydd

Gall gwahanol gyfrifwyr helpu eich busnes mewn gwahanol ffyrdd, felly dylech wastad ystyried yr hyn yr ydych yn chwilio amdano cyn dewis cyfrifydd. Er enghraifft, efallai mai dim ond angen cadw cyfrifon sylfaenol sydd arnoch, neu efallai eich bod eisiau rhywun a all roi cyngor busnes arbenigol i chi.

Unwaith y byddwch wedi llunio rhestr fer o ddarpar gyfrifwyr addas, dylech drefnu i'w cwrdd i wneud yn siwr mai hwy yw'r dewis delfrydol i'ch busnes.

Dylech fynd â'ch cynllun busnes a gwybodaeth ddefnyddiol arall am eich busnes i'ch cyfarfod.  Bydd cyfrifydd da am wybod cymaint amdanoch chi ac yr ydych chi am wybod amdanynt hwy.

Dylent hefyd fod yn berffaith fodlon rhoi enwau clientiaid er mwyn i chi geisio geirda ar eu cyfer.

I wneud yn siwr eich bod yn cael y gwerth gorau am arian, mae rhai peth y dylech ganfod am unrhyw ddarpar gyfrifydd.  Dylech:

  1. holi am ei gymwysterau 

  2. canfod sawl partner sydd yn y practis a phwy fydd yn edrych ar ôl eich busnes o ddydd i ddydd 

  3. gwneud yn siwr fod ganddynt brofiad o ddelio â busnesau o faint tebyg sydd ar gam tebyg i chi yn eu twf, a sut y gallent eich helpu chi i ddatblygu eich busnes 

  4. asesu p'un a yw'n deall sector eich busnes a'i anghenion 

  5. holi ynglŷn â'i amseroedd ymateb bras  

  6. holi a fydd y gwasanaeth a gewch yn rhagweithiol - ee p'un a fydd yn eich atgoffa pryd mae angen i chi gyflwyno cyfrifon, neu'n anfon y wybodaeth ddiweddaraf atoch am newidiadau yn y ddeddf dreth 

  7. canfod a yw'n cynnig gwasanaethau ychwanegol - ee cynllunio olyniaeth neu gyngor ar systemau gwybodaeth 

  8. holi a ydynt yn cynnig unrhyw wasanaethau arbenigol - ee cwmnïau newydd neu restrau'r farchnad stoc 

  9. pa wasanaethau fyddant yn codi amdanynt a sut a phryd fydd angen talu amdanynt - maent bosib y gallwch dalu ffi sefydlog am y 12 mis cyntaf 

  10. pa mor hawdd fydd cael gafael ar y data sydd ganddynt am eich busnes - mae'n bosib y byddwch angen y data hwn i ddiweddaru eich cynllun busnes neu ar gyfer dogfennau tendr a byddwch hefyd angen cael gafael ar yr wybodaeth os fyddwch yn penderfynu newid cyfrifydd unrhyw bryd yn y dyfodol 

Am ragor o wybodaeth, gweler y dudalen dewis cyfrifydd yn y canllaw hwn.

5. Rheoli'r berthynas gyda'ch cyfrifydd

Er mwyn cael y gorau gan eich cyfrifydd dylech drefnu i gael cyswllt rheolaidd ag ef. Dylech bob amser ganiatáu digon o amser i drafod goblygiadau treth cyn paratoi cyfrifon diwedd y flwyddyn. Gall eich cyfrifydd eich helpu i reoli a datblygu eich busnes.

Mae'n bwysig cael perthynas dda gyda'ch cyfrifydd. Sicrhewch eich bod wastad yn:

  • cadw cofnodion y cytunwyd arnynt a chadw at derfynau amser 
  • rhoi gwybod i'ch cyfrifydd am unrhyw newidiadau i'ch busnes 
  • trafod materion pwysig â'ch cyfrifydd - megis goblygiadau treth symiau y byddwch yn eu codi neu'n eu defnyddio fel tyniadau, cyflog neu ddifidend 
  • talu eich cyfrifydd yn brydlon. Os nad ydych chi'n gwneud hyn, mae gan eich cyfrifydd yr hawl i gelu eich ffigurau a data busnes eraill tan y gwneir y taliad, heblaw yn achos cyfrifon cwmnïau cyfyngedig y mae'n rhaid eu ffeilio gyda Thŷ'r Cwmnïau 

Fodd bynnag, megis gydag unrhyw berthynas fusnes, gellid cael rhai problemau gyda'ch cyfrifydd.  Er enghraifft:

  • fe allai fod yn anodd cysylltu â hwy 
  • gallent fethu â darparu gwybodaeth angenrheidiol i chi 
  • gallech dderbyn anfonebau ffi annisgwyl 
  • gallech fod angen cyfrifydd gyda sgiliau a phrofiadau arbenigol gwahanol – ee os yw eich busnes yn ehangu 
  • mae'n bosib nad yw'r gwasanaeth yn ddigon rhagweithiol ar gyfer yr hyn sydd ei angen ar eich busnes 

Dylai eich cyfrifydd allu addasu wrth i anghenion eich busnes newid.  Fodd bynnag, bob 3 i 5 mlynedd, mae'n syniad da adolygu eich perthynas gyda'ch cyfrifydd.  Dylech ofyn y cwestiynau canlynol i chi'ch hun:

  • A ydw i'n dal i gael gwerth am arian? 
  • A yw fy nghyfrifydd yn wybodus ac yn hawdd cael gafael arno? 
  • A yw fy nghyfrifydd yn dal i ddiwallu anghenion fy musnes? 

Mae'n bosib y byddwch yn gweld bod eich gofynion chi am gyfrifydd yn newid wrth i'ch busnes newid.

Newid eich cyfrifydd

Os ydych yn dewis newid eich cyfrifydd, dylech reoli'r broses yn ofalus. Cofiwch bod rhaid i chi ddod â'ch cytundeb gyda'ch cyfrifydd presennol i ben cyn i chi arwyddo cytundeb gyda chyfrifydd newydd. 

Cyn gwneud unrhyw beth arall, gwiriwch amodau a thelerau eich cytundeb gyda'ch cyfrifydd. Mae'n bosib bod cyfnod o rybudd y mae'n rhaid i chi ei anrhydeddu. Bydd telerau eich perthynas gyda'ch cyfrifydd wedi'u nodi yn y llythyr ymrwymiad a gawsoch.

Dylech wedyn wirio bod gennych fynediad at yr holl ddata sy'n gysylltiedig â'ch busnes. Dylech sicrhau fod y data'n cael ei drosglwyddo i'ch cyfrifydd newydd cyn y trosglwyddiad.

Os bydd angen i chi gwyno am eich cyfrifydd

Os, am unrhyw reswm, y byddwch yn amau eich cyfrifydd o gamymddwyn, gallwch godi'r mater gydag ef yn uniongyrchol. Os nad ydych yn fodlon gyda'r ateb, gallwch wneud cwyn i'r corff proffesiynol y mae wedi'i achredu ganddo. Fodd bynnag, ni fydd y cyrff proffesiynol yn eich helpu i gael iawndal am unrhyw arian a gollwyd o ganlyniad i'r achos o gamymddwyn – er mwyn gwneud hyn bydd angen i chi geisio cyngor cyfreithiol.

Rhannwch y canllaw hwn

Conversion pixel