Welsh Government

I gael cymorth neu gyngor busnes

Ffoniwch 03000 6 03000

GwerthwchiGymru - gwerthu i'r sector cyhoeddus

1. Trosolwg

Efallai y bydd cyfleoedd i'ch busnes ddarparu nwyddau, gwaith neu wasanaethau i'r sector cyhoeddus, naill ai drwy gontract uniongyrchol neu drwy ddod yn is-gontractwr.  Prif fanteision cyflenwi i gwsmeriaid yn y sector cyhoeddus yw eu bod: 

  • yn hirsefydledig ac yn sefydlog
  • yn eich talu'n brydlon fel arfer
  • yn penderfynu pa gyflenwr i'w ddefnyddio ar sail deg ac agored
  • yn ymgymryd â'r broses gaffael yn unol â rheoliadau sydd ar gael i'r cyhoedd

Mae'r sector cyhoeddus yn cynnwys:

  • awdurdodau lleol
  • y GIG 
  • prifysgolion a cholegau
  • adrannau ac asiantaethau Llywodraeth y DU
  • gweinyddiaethau datganoledig, gan gynnwys Llywodraeth Cymru
 

Yn ogystal â defnyddio GwerthwchiGymru, mae sawl ffordd o chwilio am gontractau sector cyhoeddus. Gweler y dudalen ar chwilio am gontractau sector cyhoeddus a sector preifat yn y canllaw hwn

 

 

2. Defnyddio GwerthwchiGymru

Mae GwerthwchiGymru yn wasanaeth ar-lein am ddim i'ch helpu i ddod o hyd i wybodaeth am gontractau a chyfleoedd gyda'r gwasanaeth cyhoeddus yng Nghymru a Chontractwyr Arweiniol. (Prif gontractwr sydd wedi ennill contract sector cyhoeddus ac sy'n gallu is-gontractio cyfleoedd i fusnesau eraill yw'r rhain).

Unwaith y byddwch wedi cofrestru, gallwch ddefnyddio GwerthwchiGymru i wneud y canlynol:

  • chwilio am gyfleoedd cyfredol 

  • derbyn rhybuddion am gyfleoedd a cheisiadau am ddyfynbrisiau newydd

  • cysylltu gyda phyrth eraill yn ogystal â GwerthwchiGymru i gynnal eich tendrau

  • defnyddio'r blwch postio ar-lein i gyflwyno ymatebion

  • gweld Hysbysiadau Gwybodaeth Ymlaen Llaw (PIN) a chyfleon ar gyfer y dyfodol

  • edrych am fanylion tendrau a chontractau blaenorol 

  • dod o hyd i wybodaeth gyswllt a phroffiliau cyrff cyhoeddus

  • chwilio am y newyddion a'r digwyddiadau caffael diweddaraf

 

Gallwch weld y rhestr lawn o fanteision a chofrestru am ddim yma a gweld ein fideo bychan sy'n egluro Pam ddylech gofrestru gyda GwerthwchiGymru

Cyfleoedd cyfredol

Mae gan GwerthwchiGymru fanylion:

  • contractau gwerth isel (islaw'r trothwy ar gyfer hysbysebu ledled yr UE) 
  • contractau gwerth uwch (y mae rhaid iddynt gael eu hysbysebu ledled yr UE)
  • cyfleoedd is-gontractio - contractau gan gontractwyr arweiniol sydd wedi ennill contractau sector cyhoeddus
 

Bydd pob hysbysiad o gontract yn cynnwys:

  • disgrifiad byr o'r hyn y mae'r Prynwr ei eisiau, gwerth y contract a gwybodaeth berthnasol arall

  • manylion y dyddiad cau ar gyfer ymateb 

  • manylion y sawl y dylid cysylltu â hwy neu ble y gellir dod o hyd i wybodaeth bellach

  • mewn rhai achosion, atodir dogfennau tendr 

 

Hysbysiadau tybiannol 

Mae'r hysbysiadau hyn yn rhoi gwybodaeth am brosiectau posibl yn gynnar ac yn galluogi Cyflenwyr i ymgysylltu â chyrff cyhoeddus ar gam cynnar cyn bod y broses gaffael yn dechrau'n ffurfiol.

Contractau a ddyfarnwyd 

Mae GwerthwchiGymru hefyd yn cynnwys manylion contractau a ddyfarnwyd, hy pan fo'r broses dendro wedi gorffen. 

Gallwch ddod o hyd i'r canlynol:

  • i bwy y dyfarnwyd y contract

  • gwerth y contract

  • y meini prawf a ddefnyddiwyd i ddewis y cyflenwr

  • p'un allai'r cyflenwr/cyflenwyr is-gontractio rhywfaint o'r gwaith ai peidio

Dechrau defnyddio GwerthwchiGymru

Cofrestrwch ar-lein am ddim a dechreuwch ddefnyddio GwerthwchiGymru

(Mae'n bwysig bod eich proffil yn gywir er mwyn sicrhau eich bod yn derbyn yr hysbysiadau cywir ac er mwyn i Brynwyr wybod yn union pa wasanaethau rydych yn eu darparu a ble rydych yn fodlon darparu'r gwasanaethau hynny). 

Mae gwybodaeth ar ddefnyddio'r wefan ar gael yn y canllawiau i ddefnyddwyr y wefan a gallwch wylio ein fideo bach sy'n egluro Sut i ddechrau arni

 

 

 

3. Chwilio am gontractau sector cyhoeddus a sector preifat

Gallwch gael gwybodaeth am gontractau sector cyhoeddus drwy:

  • hysbysebion mewn papurau newydd lleol a chenedlaethol a chylchgronau masnach a phroffesiynol 

  • ymchwilio i gontractau y tu allan i'ch sector busnes a allai gynhyrchu contractau eilaidd i chi, ee os caiff bloc swyddfa newydd ei adeiladu, bydd angen carpedi, desgiau, arwyddion, deunydd ysgrifennu, gwasanaethau glanhau ac ati

  • rhwydweithio a chysylltu â busnesau eraill 

  • ymchwilio i gwsmeriaid posibl a meithrin cysylltiadau â hwy

  • mynd ar drywydd adroddiadau yn y wasg ac adroddiadau eraill - efallai bod cwmni yn ehangu neu'n is-gontractio rhan o archeb fawr

Yn ogystal â defnyddio GwerthwchiGymru, gallwch hefyd ddod i wybod am gyfleoedd yn y sector cyhoeddus drwy:

Ar gyfer cyfleoedd tendro yn Lloegr, yr Alban a Gogledd Iwerddon gweler:

 
 
 
 
 
 

 

 

4. Y broses gaffael

Gweithdrefnau caffael

Mae'n rhaid ymgymryd â gweithgarwch Caffael Cyhoeddus yn unol â'r gofynion yn rheoliadau Caffael yr UE.   Er enghraifft, ni ellir dyfarnu tendrau cystadleuol uwchlaw trothwyon penodol i fusnesau yn seiliedig ar eu lleoliad daearyddol yn unig.   Mae'n rhaid i brynwyr lynu wrth reolau anwahaniaethol er mwyn sicrhau y dilynir proses deg a thryloyw.

Gallwch gael rhagor o wybodaeth am drothwyon yma.

Nodir amserlenni gofynnol (isafswm) ar gyfer cyhoeddi hysbysiadau, gwahodd tendrau, derbyn dogfennau ac ati ym mhob un o'r gweithdrefnau. Dylech ystyried cymhlethdod y contract a'r amser sydd ei angen i lunio tendrau wrth gyflwyno eich un chi.

Mae'r amserlenni gofynnol yn amrywio yn ôl y weithdrefn a ddefnyddir a chânt eu cynnwys yn y pum gweithdrefn gaffael ganlynol ar gyfer tendrau sector cyhoeddus sydd uwchlaw trothwyon yr UE:

1. Gweithdrefn Agored

Proses dendro ffurfiol yw hon a gall unrhyw gyflenwr sydd â diddordeb mewn cyflwyno tendr wneud hynny.  Gallwch ofyn am ddogfennau tendr drwy'r Gwahoddiad i Dendro ac anfon ymateb - o fewn 52 diwrnod i gyhoeddi hysbysiad contract fel arfer.  Gweler y dudalen yn y canllaw hwn ar y broses dendro

2. Gweithdrefn Gyfyngedig 

Proses dau gam yw hon sy'n eich galluogi i gymryd rhan mewn proses ddewis i gyrraedd rhestr fer cyn yr anfonir unrhyw ddogfennau tendr atoch. Bydd angen i chi ddatgan eich diddordeb drwy gwblhau holiadur cyn-gymhwyso a bydd hyn yn cymryd o leiaf 37 diwrnod fel arfer.  Gweler y dudalen yn y canllaw hwn ar y broses dendro

Ar yr ail gam, gwahoddir y cyflenwyr ar y rhestr fer i ymateb i Wahoddiad i Dendro. Gweler y dudalen yn y canllaw hwn ar y broses dendro.  Yna, caiff y tendrau cyfyngedig hyn eu gwerthuso a chaiff y contract ei ddyfarnu.  Bydd gennych o leiaf 40 diwrnod i gyflwyno'ch tendrau fel arfer.  

Dylid nodi fod posibilrwydd y bydd yr amseroedd uchod yn cael eu lleihau os yw’r broses dendro’n un electronig. Fel rheol hefyd, ceir cyfnod sefyll yn stond rhwng penderfynu ar y dyfarniad contract a'i ddyfarnu'n ffurfiol ac fe all y cyfnodau hyn amrywio. 

3. Deialog Cystadleuol 

Mae'r weithdrefn hon ar gael ar gyfer prosesau caffael cymhleth pan ystyrir na fyddai modd dyfarnu'r Contract drwy weithdrefn Agored na gweithdrefn Gyfyngedig.  Gan na all y Prynwr gynhyrchu Gwahoddiad i Dendro/manyleb gofynion gyflawn, aiff ati i drafod ei anghenion â chyflenwyr dethol er mwyn llunio ateb manwl. 

Mae'r weithdrefn hon yn galluogi Prynwyr i ddechrau deialog â chyflenwr dethol sy'n hyblyg ac a all gynnwys cyflwyniadau ysgrifenedig a chyfweliadau.  Ar ddiwedd y deialog, gofynnir i'r cyflenwyr a ddewisir gyflwyno eu tendrau.

4. Gweithdrefn Wedi'i Negodi

Mae'r weithdrefn hon yn galluogi Prynwyr i ymgynghori â Chyflenwyr sydd wedi cymhwyso ymlaen llaw a negodi telerau'r contract. Dim ond o dan amgylchiadau eithriadol y defnyddir y weithdrefn hon, megis:

  • pan fo brys mawr
  • pan mai cyflenwr yw unig ffynhonnell y nwyddau neu'r gwasanaeth sydd ei angen
  • pan mai dim ond drwy broses negodi y gellir pennu'r union fanyleb 
 

5. Systemau Prynu Dynamig 

Mae System Brynu Ddeinamig yn system gwbl electronig y gellir ei sefydlu i brynu nwyddau, gwasanaethau neu waith cyffredin. Dim ond oes gyfyngedig sydd ganddi.  

Rhaid defnyddio rheolau Gweithdrefn Agored [LINK] i'w sefydlu ac os byddwch yn bodloni'r meini prawf dethol, gallwch gyflwyno tendr yn egluro sut rydych yn bodloni'r gofynion.   Gallwch wneud hyn unrhyw bryd yn ystod oes y contract gan fod yn rhaid iddo aros ar agor ac, os byddwch yn cydymffurfio â'r fanyleb, gallwch gael eich derbyn.

5. Mathau o gontractau

Dyma'r prif fathau o gontractau y gallech eu gweld mewn gweithgarwch caffael yn y sector cyhoeddus:

Pryniannau untro – fe'u defnyddir ar gyfer cytundebau byrdymor i gyflenwi nwyddau a gwasanaethau i fodloni gofyniad unigol.

Cytundeb fframwaith – trefniant rhwng un Prynwr neu fwy ac un Cyflenwr neu fwy sy'n pennu'r telerau (megis pris ac ansawdd) y gall y cyflenwr ymrwymo i gontractau â'r Prynwr yn y dyfodol oddi tanynt.  Nid oes rhaid i'r Prynwr brynu unrhyw beth o dan gytundebau fframwaith.  

Gallant gael eu sefydlu gan ddefnyddio gweithdrefn Agored, gweithdrefn Gyfyngedig, gweithdrefn Wedi'i Negodi neu Ddeialog Cystadleuol. Mae Prynwyr yn gwahodd darpar gyflenwyr i gynnig eu hunain ar gyfer y fframwaith ac yn dewis yr un/y rhai sydd fwyaf abl i wneud y gwaith. Mae hyn yn golygu y gellir cytuno ar fanylebau, telerau cyflawni, prisiau, a thelerau ac amodau'r contract heb fod angen defnyddio proses dendro lawn bob tro.

Unwaith y caiff y fframwaith ei sefydlu, gwneir contractau unigol drwy gydol cyfnod y cytundeb, hyd at uchafswm o bedair blynedd fel arfer. Os oes mwy nag un Cyflenwr addas ar y fframwaith, gellir cynnal 'cystadleuaeth fach' i benderfynu pwy fydd yn cael y contract.

Contractau yn ôl y gofyn – fe'u defnyddir i gyflenwi swm penodol o nwyddau neu wasanaethau dros gyfnod penodol.  Caiff y nwyddau neu'r gwasanaethau eu darparu naill ai yn ôl amserlen gyflawni neu drwy archebion gwahanol a osodir 'yn ôl y gofyn' yn erbyn y contract.  Mae'r contract hwn yn debyg i gytundeb fframwaith ar wahân i'r ffaith ei fod yn gontract cyfreithiol rhwymol gyda'r cyflenwr i brynu nwyddau a gwasanaethau.

Contractau tymor – contractau sy'n weithredol dros gyfnod penodol o amser.

Is-gontractio – defnyddir y contract hwn ar gyfer Cyflenwyr a fydd yn dirprwyo rhan o gontract i gontractwr arall, gan fod llawer o gontractau gwerth uwch y llywodraeth yn cael eu dyfarnu i gwmnïau mawr. Fodd bynnag, gall busnesau llai o faint barhau i is-gontractio â'r cwmnïau hyn a gallant ffurfio consortiwm â Chyflenwyr eraill i gytuno i gydweithio er mwyn tendro ar gyfer y contractau hyn neu ddarparu gwasanaethau cyhoeddus eraill.

6. Y broses dendro

Mae'r sector cyhoeddus a phrynwyr yn cyrchu cynhyrchion, gwaith a gwasanaethau drwy ddefnyddio'r broses ganlynol:

Diffinio'r strategaeth gaffael - mae'r Prynwr yn diffinio ei nodau, yn penderfynu ar yr hyn sydd ei angen ac yna'n penderfynu sut y caiff yr ymarfer caffael ei gynnal. Mae hyn yn cynnwys dewis y math o gontract a'r weithdrefn gaffael.

Gwahodd tendrau - Mae'r Prynwr yn gwahodd cyflenwyr i ddatgan diddordeb, er enghraifft drwy GwerthwchiGymru. Mewn rhai achosion, bydd yn rhaid i chi gymhwyso ymlaen llaw  (gweler Holiadur Cyn-Gymhwyso) [LINK] cyn i chi gael eich gwahodd i gyflwyno tendr (gweler Gwahoddiad i Dendro ar y dudalen hon [LINK]). Bydd mwy a mwy o gyrff cyhoeddus yn gofyn i chi gyflwyno tendrau yn electronig.

Gwerthuso ac egluro tendrau - mae'r Prynwr yn gwerthuso'r tendrau yn erbyn meini prawf penodol, er enghraifft pris, manylebau technegol a chynigion rheoli prosiect. Mae'n bosibl y ceir cwestiynau ac atebion gan y ddau barti yn ystod y cyfnod hwn, cyn y caiff y contract ei ddyfarnu.

Dyfarnu'r contract - mae'r Prynwr yn dyfarnu'r contract i'r Cyflenwr â'r cynnig mwyaf manteisiol yn economaidd o ran pris, manylebau technegol a chynigion rheoli prosiect 

Rheoli'r contract - mae'r Cyflenwr a'r Prynwr yn rheoli'r contract a chaiff perfformiad y Cyflenwr ei wirio a'i fonitro gan y sefydliad. Fel Cyflenwr, mae'n bwysig deall anghenion y Prynwr er mwyn rheoli a chyflawni contract yn llwyddiannus.

HOLIADUR CYN-GYMHWYSO (PQQ): Holiadur Cyn-Gymhwyso

Defnyddir Holiaduron Cyn-Gymhwyso gan y sector cyhoeddus fel y cam cyntaf mewn proses dendro gyfyngedig, deialog cystadleuol neu weithdrefn wedi'i negodi.

Mae'r Holiadur Cyn-Gymhwyso yn galluogi'r Prynwr i nodi'r cyflenwyr hynny a all gyflawni'r contract dan sylw. Yng Nghymru, hyrwyddir y dull SQuID (Cronfa Ddata Gwybodaeth am Gymwysterau Cyflenwyr) fel y dull safonol o ddatblygu Holiaduron Cyn-Gymhwyso. Mae'r dull hwn yn gofyn cwestiynau i gyflenwyr yn seiliedig ar y meini prawf canlynol:

  • derbynioldeb y Cyflenwr

  • statws Economaidd/Ariannol

  • capasiti a Gallu

  • rheolaeth

  • cyfle Cyfartal

  • cynaliadwyedd

  • Iechyd a Diogelwch

Gallwch gael rhagor o wybodaeth am SQuID ar wefan Llywodraeth Cymru.

Sicrhewch eich bod yn:

  • cymryd eich amser i ddarllen drwy'r Holiadur Cyn-Gymhwyso yn ofalus

  • dilyn y nodiadau canllaw a'r cyfarwyddiadau'n drwyadl (h.y. peidiwch ag ysgrifennu mwy nag uchafswm nifer y geiriau a ganiateir i ymateb) 

  • rhowch atebion perthnasol wedi'u hategu gan dystiolaeth (h.y. gellir cynnwys astudiaethau achos a geirdaon os cânt eu derbyn)

  • peidiwch â darparu copïau o bolisïau'r cwmni neu unrhyw ddogfennaeth arall oni ofynnir yn benodol i chi wneud hynny 

  • cysylltwch â'r sefydliad os nad ydych yn siŵr am unrhyw beth

  • eglurwch pam na allwch roi ateb i gwestiwn 

  • sicrhewch fod eich ymateb yn fanwl, wedi'i osod yn glir ac yn hawdd i'w ddilyn (e.e. yr un maint ffont, defnyddio pwyntiau bwled)

  • gofynnwch am adborth os ydych yn aflwyddiannus er mwyn eich helpu gyda thendrau yn y dyfodol

Y gŵyn fwyaf cyffredin a wneir gan brynwyr am yr Holiaduron Cyn-Gymhwyso a dderbynnir ganddynt yw nad yw cyflenwyr wedi darllen y cwestiynau'n drwyadl neu nad ydynt wedi darparu'r wybodaeth y gofynnwyd amdani.

Gall Busnes Cymru - Tendro roi rhagor o gyngor a chymorth i chi ar sut i fynd ati i baratoi Holiadur Cyn-Gymhwyso. Mae Busnes Cymru hefyd yn cynnal gweithdai ar ddeall "GwerthwchiGymru" a "Sut i Gyflwyno Tendr" a gallwch archebu eich lle yma

Os yw eich Holiadur Cyn-Gymhwyso yn llwyddiannus, caiff gwahoddiad i dendro ei anfon atoch.

Gwahoddiad i Dendro

Derbyn Gwahoddiad i Dendro sy'n eich galluogi i gyflwyno eich cynnig am dendr.

Dim ond os ydych wedi gwneud cais am y dogfennau Gwahoddiad i Dendro yn uniongyrchol fel rhan o weithdrefn agored, neu'n dilyn proses cymhwyso ymlaen llaw (gweler Holiadur Cyn-Gymhwyso [LINK]) fel rhan o weithdrefn gyfyngedig, deialog cystadleuol neu weithdrefn wedi'i negodi y cânt eu hanfon atoch. Fel arfer, mae'r wybodaeth yn y dogfennau Gwahoddiad y Dendro yn cynnwys:

  • llythyr ffurfiol yn eich gwahodd i dendro

  • gwybodaeth gefndirol

  • cyfarwyddiadau - gan gynnwys y dyddiad cau a'r gofynion cyflwyno

  • manyleb - manylion yr hyn sy'n cael ei brynu, gan gynnwys unrhyw ofynion arbennig o ran cynhyrchion neu wasanaethau

  • templedi prisio ac amserlenni cyflawni

  • telerau ac amodau'r prynwr

  • meini prawf dyfarnu (a dewis os yw'n Weithdrefn Agored)

Gofynnwch gwestiynau os ydych yn ansicr am unrhyw ran o'r gofynion a'r disgwyliadau yn y Gwahoddiad i Dendro. Fel rheol, bydd yr atebion yn cael eu rhannu gyda'r holl ddarpar gyflenwyr felly mae'n hollbwysig ystyried yr holl gwestiynau a'r atebion gan y bydd hi'n bosib bod gwybodaeth bellach i chi ei hystyried.

Bydd gennych gyfnod cyfyngedig felly darllenwch bopeth yn ofalus, sicrhewch fod eich ymatebion yn cwmpasu popeth sydd ei angen a dilynwch y cyfarwyddiadau a roddir.

Os byddwch yn penderfynu peidio ag ymateb i Wahoddiad i Dendro, rhowch wybod i'r prynwr. Yn ogystal â dangos cwrteisi, bydd hyn hefyd yn eu helpu i fesur ymatebion ac efallai y bydd yn gwsmer pwysig yn y dyfodol.

If you decide that you will not respond to an ITT, let the buyer know. It’s common courtesy, it helps them gauge responses and they may be an important future customer.  Mae Busnes Cymru hefyd yn cynnal gweithdai i helpu busnesau ddeall "GwerthwchiGymru" a "Sut i Gyflwyno Tendr" a gallwch archebu eich lle yma

Gall Busnes Cymru - Tendro roi cyngor a chymorth pellach i chi ar sut i fynd ati i baratoi Gwahoddiad i Dendro

Cael adborth ar dendrau aflwyddiannus

Os na fydd eich tendr yn llwyddiannus a'ch bod am wybod pam, mae'n ofynnol i sefydliadau sector cyhoeddus roi adborth i chi. Dylech ddefnyddio'r cyfle i gael adborth i ddeall sut y gallwch wella'r tendrau a gyflwynir gennych er mwyn gwella eich siawns o ennill contractau yn y dyfodol. 

 

7. Datgelu gwybodaeth yn eich tendr

Pan fyddwch yn ysgrifennu tendr, bydd angen i chi benderfynu a oes unrhyw wybodaeth ynddo yn fasnachol sensitif.

Deddf Rhyddid Gwybodaeth

Mae pob contract â chyrff cyhoeddus yn ddarostyngedig i'r Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth.

Mae hyn yn golygu bod yn rhaid i wybodaeth yn eich tendr gael ei datgelu i unrhyw un sy'n gofyn amdani, oni chaiff ei heithrio (er enghraifft, os yw'n un o gyfrinachau'r fasnach). Mae hyn yn rhoi'r hawl gyffredinol i unrhyw un, gan gynnwys eich cystadleuwyr, weld gwybodaeth a ddelir gan awdurdodau cyhoeddus - gan gynnwys y wybodaeth yn eich tendr.

Cytundebau i beidio â datgelu gwybodaeth

Dylech nodi'n glir a oes unrhyw wybodaeth a nodwyd gennych yn fasnachol gyfrinachol. Os oes, yna dylech ofyn am gytundeb i beidio â datgelu gwybodaeth.

 

Rhannwch y canllaw hwn