1. Crynodeb

Mae’r Ffederasiwn Busnesau Bach yn amcangyfrif bod cwmnïau’n treulio dros 30 awr y mis yn gwneud gwaith cyfrifyddu, gwaith bancio a gwaith sy’n ymwneud â threth.

 

Ac nid yw hyn yn peri syndod pan ystyrir bod y gwaith o gofnodi derbynebau, cofnodi data, delio ag anfonebau, cadw golwg ar yr arian sy’n dod i mewn ac sy’n mynd allan, a llenwi gwaith papur ariannol, yn aml yn cael ei wneud â llaw. Ychwanegwch y gwaith ymhél â ffigurau y mae gofyn ei wneud i ffeilio’ch cyllid gyda’r adran dreth, ac mae hon yn datblygu i fod yn dasg feichus. Yn enwedig os oes gofyn i chi ymgymryd â gweithgarwch PAYE cyflogeion.

 

Er hyn, mae meddalwedd cadw cyfrifon, cyfrifyddu a chyflogres ar y we yn newid popeth.

 

Mae’r rhan fwyaf o becynnau yn awtomateiddio’r tasgau gweinyddol gan arbed amser i chi, lleihau camgymeriadau a’i gwneud yn haws i chi redeg eich busnes. Ac oherwydd bod y data yn cael ei storio ar weinydd diogel oddi ar y safle ac y byddwch yn troi ato gan ddefnyddio enw defnyddiwr a chyfrinair, mae modd i bersonél wedi’u hawdurdodi ei olygu mewn ffordd ddiogel ar unrhyw adeg.

 

Gyda chymaint o becynnau oddi ar y silff sy’n fforddiadwy a dewisiadau amgen pwrpasol ar gael ar gyfer anghenion arbenigol, bydd y canllaw hwn yn amlinellu rhai ystyriaethau. Mae’r rhain yn cynnwys costau cychwynnol, ffioedd sefydlu a pha mor hawdd yw hi i’w defnyddio, ac a yw’ch darparwr meddalwedd yn cynnig diweddariadau awtomatig yn unol â newidiadau deddfwriaethol, fel eich bod yn cydymffurfio â gofynion CThEM.

2. Pa fanteision y gallwn i eu disgwyl?

  • Trosolwg 360: Diweddarwch eich arferion er mwyn cydymffurfio â gweledigaeth CThEM o gael system dreth ddigidol a throsolwg cynhwysfawr o’ch cyfrifon.
     

  • Llif arian symudol: Defnyddiwch offerynnau ar-lein er mwyn lleihau tasgau pwysig ond nad ydynt yn creu elw megis taliadau hwyr, er mwyn cynyddu rhedfa eich llif arian.
     

  • Rheolaeth ariannol: Mae’r rhan fwyaf o feddalwedd yn cynnwys offerynnau adrodd er mwyn gallu gwneud gwaith cynllunio ariannol gwell ac mae’n cynnwys negeseuon atgoffa awtomataidd i gleientiaid a staff.
     

  • Mwy o arbedion effeithlonrwydd: Mae meddalwedd ariannol yn symleiddio prosesau cysylltiedig (cysoniad banc, rheoli llif arian a threuliau, a ffurflenni TAW).
     

  • Costau a reolir: Yn aml, ni fydd tanysgrifiadau meddalwedd talu wrth ddefnyddio ar y cwmwl yn mynnu isafswm o ran cyfnod contract ac mae modd eu stopio ar unrhyw adeg.
     

  • Dewisiadau lluosog: Mae cynhyrchion lefel mynediad sy’n cynnwys nodweddion safonol yn cystadlu ar sail pris ac ar sail cytundebau lefel gwasanaeth, felly dylech gymharu prisiau.
     

  • Tawelwch meddwl: Mae CLGau yn rhwymol ac yn diffinio’r cymorth a’r amseroedd ymateb y gallwch eu disgwyl gan eich darparwr.
     

  • Integreiddio deallus: Cynlluniwyd nifer o gymwysiadau cwmwl i siarad gyda’i gilydd, felly gallwch gynllunio prosesau er mwyn lleihau gwaith dyblygu adrannol.
     

  • Dewisiadau mwy deallus: Mae cymwysiadau cwmwl yn caniatáu i chi ddiweddaru gwybodaeth yn y fan a’r lle o unrhyw leoliad, gan ddefnyddio cyswllt rhyngrwyd.
     

  • Perfformiad gwell: Mae cysylltu meddalwedd cwmwl gyda Band Eang Cyflym Iawn yn golygu na fydd defnyddwyr lluosog yn arafu’r defnydd.
     

  • Gwasanaeth cyson: Mae pecynnau cwmwl yn trwsio bygiau meddalwedd yn awtomatig er mwyn lleihau materion diogelwch, ac maent yn cyfyngu’r amser pan na fydd y gwasanaeth ar gael oherwydd diweddariadau gorfodol.
     

  • Cadw data wrth gefn: Lleihau’r risg o golli gwaith pwysig a gorfod dechrau eto gyda gweithgarwch cadw data wrth gefn awtomataidd ar y cwmwl.

3. Enghraifft go iawn

Mae cwmni ymgynghorol asbestos Enquin Environmental, y mae ei bencadlys yng Nghymru, wedi arbed dros £300,000, sy’n cyfateb â 30% o’i gostau rhedeg, ac mae wedi codi ei gynhyrchiant 50% trwy ddefnyddio technoleg ddigidol i drawsnewid ei brosesau a’i ddiwylliant.

 

Woman using a mobile tablet

 

Roedd y cwmni wedi cydnabod yr angen i fuddsoddi mewn datrysiadau digidol ar gyfer swyddogaethau rheoli swyddfa a chynnal arolygon, ac erbyn heddiw, mae bron pob proses a system yn rhai electronig. Mae hyn wedi cyflymu amseroedd trosiant cwsmeriaid yn sylweddol, gymaint â 50%, a’i leihau o bedair wythnos i lai na phythefnos.

 

  • Mae meddalwedd newydd yn arbed amser trwy awtomateiddio gweithgarwch casglu data o’r ymholiad cychwynnol i’r gwaith anfonebu, ac mae modd croeswirio ei gywirdeb o bell.
     

  • Bellach, bydd cleientiaid yn troi at eu porth eu hunain er mwyn rheoli asbestos yn eu portffolios eiddo 24/7 o unrhyw fan yn y byd.
     

  • Caiff amser teithio staff ei leihau, gan bod cofnodion yn cael eu trosglwyddo’n awtomatig yn hytrach na’u cludo i’r swyddfa.
     

  • Mae gan arolygwyr Enquin y dechnoleg ddiweddaraf er mwyn casglu data arolygon a lanlwytho adroddiadau maes gan ddefnyddio dyfeisiau llaw digidol.
     

  • Mae gweithio mewn ffordd hyblyg, darparu adroddiadau yn y fan a’r lle a ffeilio ar system ganolog yn golygu na chaiff y cwmni ei gyfyngu gan ddaearyddiaeth ac mae’n fwy cystadleuol a phroffesiynol.

4. Pam ddylai hyn fod yn bwysig i chi?

Mae nifer o berchnogion busnesau mor brysur yn rhedeg eu busnes ac yn sicrhau cleientiaid newydd nad oes ganddynt fawr iawn o amser i reoli eu cyllid mor dda ag y byddent yn dymuno.

 

Ond mae sicrhau bod llif arian yn ddigon symudol er mwyn cynnal cwmni yn broblem go iawn. Yn arbennig, gan bod ymchwil a gynhaliwyd yn ddiweddar yn awgrymu bod perchnogion busnesau bach yn treulio 1.3 diwrnod y mis ar gyfartaledd yn ceisio casglu arian sy’n ddyledus iddynt gan bod tua 64% o daliadau’n hwyr. (Xero/Censuswide)

5. Gweithio mewn ffordd fwy ddeallus

Fodd bynnag, mae nifer o ddulliau gwahanol y gallwch eu defnyddio er mwyn lleihau risg rheolaeth ariannol llac gymaint ag y bo modd. A’r un mwyaf defnyddiol yw symud ar-lein er mwyn i chi allu awtomateiddio tasgau gweinyddol i arbed amser a chaniatáu i’ch hun ganolbwyntio ar yr hyn yr ydych chi’n ei wneud orau.

 

Mae’n benderfyniad a allai beri i chi stopio a meddwl, ond mae’n werth nodi mai cyflogres oedd un o’r meysydd busnes cyntaf i ddarparwyr meddalwedd ganolbwyntio arno. Felly mae’r farchnad ar gyfer meddalwedd ariannol wedi cael ei phrofi ac mae’n gymharol aeddfed.

6. Beth yw'r cwmwl?

Er hyn, gan ein bod yn gyfarwydd â lawrlwytho meddalwedd a storio data ar ein cyfrifiaduron neu’n rhwydweithiau ein hunain, gall y syniad o symud i’r Cwmwl fod yn un brawychus. Ond nid yw’n rhywbeth mor anniriaethol ag yr ydych yn ei ddychmygu efallai. 

 

Mewn gwirionedd, rydych chi’n rhentu lle ar weinydd mewn stordai enfawr er mwyn storio eich data a throi at feddalwedd trwy’r rhyngrwyd gan gwmnïau sy’n rhentu lle hefyd. Felly byddai’r gwahaniaeth rhwng parcio eich car ar eich tramwyfa lle y gallwch ei weld, a’i barcio mewn maes parcio aml-lawr diogel lle na allwch ei weld ond rydych yn gwybod ei fod yno, ac mae modd i chi ei gasglu ar yr amod eich bod yn parhau i dalu’r taliadau, yn gyfatebiaeth. 

 

Hwn yw’r model a ddefnyddir gan nifer o ddarparwyr Meddalwedd fel Gwasanaeth (SaaS) ac mae’r rhan fwyaf ohonynt yn defnyddio Cymylau cyhoeddus lle y rhennir meddalwedd ac adnoddau caledwedd (megis storio data). I chi, mae hyn yn golygu y byddwch yn talu tâl tanysgrifio misol er mwyn troi at feddalwedd cyflogres ar-lein yn ôl y galw, er enghraifft, ac y byddwch yn ei defnyddio er mwyn gwneud eich gwaith adrodd a phrosesu cyflogres chi. 

 

Mae hyn yn gweithio’n dda i’r rhan fwyaf o fusnesau bach, er y byddai’n well gan fusnesau mwy neu’r rhai sy’n dal data preifat gwerthfawr, megis banc, dalu am Gwmwl preifat lle y mae’r mynediad i adnoddau ar-lein yn fwy cyfyngedig.

7. Pam defnyddio’r cwmwl?

Yn ogystal â chaniatáu i chi dalu wrth ddefnyddio, mae’r rhan fwyaf o ddarparwyr ar-lein yn diweddaru eu meddalwedd yn rheolaidd dros nos, fel y bydd gennych chi yr adnodd gorau bob amser, gyda chyn lleied o amhariad ag y bo modd. Ond gan bod cymaint o ddarparwyr erbyn hyn, a bod gwahanol ddewisiadau ar gael, mae’n werth gofyn a yw eu diweddariadau awtomatig yn cynnwys mesurau cydymffurfio er mwyn bodloni newidiadau deddfwriaethol. Mae hyn yn arbennig o bwysig o ystyried ffocws y Llywodraeth ar ‘sicrhau bod treth yn ddigidol i fusnesau’. Er, ni fydd yn rhaid i chi ei ddefnyddio tan fis Ebrill 2019, a dim ond os ydych chi dros y trothwy TAW.

 

Awgrymwn ei bod yn ddoeth eich bod yn mynd yn ddigidol yn gynharach yn hytrach nag yn hwyrach, gan bod CThEM yn llywio’r fenter ac mae’n gwneud synnwyr i gydymffurfio a defnyddio ffurfiau cydweddol. Os byddwch yn dewis gwneud hyn, ceir nifer o systemau ar-lein sydd wedi cael eu profi ac y mae’n werth ymchwilio iddynt. Mae rhai yn arbenigo mewn cadw cyfrifon yn unig er enghraifft, ond mae nifer ohonynt yn cynnig yr holl nodweddion y bydd eu hangen ar fusnes bach er mwyn rhedeg ‘adran’ gyllid hollol effeithlon. Ac erbyn hyn, mae nifer o apiau ar gael i’w lawrlwytho er mwyn mireinio a phersonoleiddio’r system mewn ffordd sydd fwyaf addas i’ch anghenion chi.

8. Cychwyn arni

Yn aml, mae modd uwchraddio meddalwedd am ddim sy’n cynnig ymarferoldeb sylfaenol i drefniant tanysgrifio misol. Ac maent yn cynnig cyfle da i chi roi cynnig arno cyn prynu.

 

Ewch ati i gymharu prisiau, cytundebau lefel gwasanaeth, cydymffurfiaeth, symud data ac adolygiadau gan gwsmeriaid. A meddyliwch am yr hyn yr ydych yn dymuno’i wneud. Dylech gychwyn gyda phecynnau oddi ar y silff, sy’n cynnig gwerth am arian rhagorol os mai dim ond swyddogaethau busnes safonol a syml y mae eu hangen arnoch. Sicrhewch, fodd bynnag, eich bod chi a’r gwerthwr ar yr un dudalen, oherwydd efallai y bydd rhywbeth sy’n safonol i chi yn cael ei ystyried yn rhywbeth arbenigol gan eraill.

 

Mae’r rhain yn cynnwys, ond nid ydynt wedi’u cyfyngu i:

  • Gyfrifyddu ar gyfer endidau di-elw

  • Rheoli credyd

  • e-Fasnach a phwynt gwerthu

  • Ymarferoldeb rhyngwladol megis arian tramor a threthi gwerthu

  • Prosesu archebion prynu

Os nad ydych yn siŵr, dylech gael cyngor cyn i chi ddefnyddio system gyllid ar-lein. A gofynnwch gwestiynau allweddol.

  • A oes angen system arnoch sy’n cysylltu â’ch banc ac sy’n gofyn i chi fewngofnodi a nodi’ch manylion?
  • A yw gwerthwr y feddalwedd yn trin a/neu’n storio’r rhain mewn ffordd ddiogel?
  • Beth yw sefyllfa’r gwerthwr a’r banc ynghylch atebolrwydd cyfreithiol os bydd twyll neu unrhyw ddigwyddiadau anffodus eraill yn digwydd?
  • Pa systemau y mae angen i’r gyflogres, cyfrifyddu a chadw cyfrifon gyfathrebu â nhw?
  • Er enghraifft, a ydych chi’n dymuno cynnig mynediad hunanwasanaeth i nodweddion adnoddau dynol a chyflogres amrywiol i gyflogeion?

Pan fydd gennych y ffeithiau am yr hyn y mae angen i’ch system ei wneud, archwiliwch ei bod yn cydweddu â’ch holl feddalwedd a’r dyfeisiau yr ydych yn eu defnyddio ar hyn o bryd neu’r rhai yr ydych yn bwriadu eu defnyddio yn y dyfodol. Mae’n mynd yn haws ac yn haws cysylltu gwahanol fathau o gymwysiadau meddalwedd a gwasanaethau yn y Cwmwl gan ddefnyddio offerynnau ‘pwyntio a chlicio’ nad oes angen eu rhaglennu na meddu ar wybodaeth arbenigol er mwyn eu defnyddio.

 

Y fantais yw bod modd cysylltu gwasanaethau cadw cyfrifon, cyfrifyddu a chyflogres ar-lein a data cysylltiedig yn hawdd gydag amrediad y gwasanaethau a’r meddalwedd busnes eraill sy’n tyfu, ac y maent ar gael ar-lein a thrwy eu gosod ar eich cyfrifiaduron. Ac mae hyn yn gallu cynnig arbedion sylweddol fel y mae’n henghraifft ymarferol yn dangos.

9. Beth ddylwn i fod yn ei ystyried?

  • Ystyriwch y costau: Fel arfer, bydd y gost yn cynyddu gyda lefel yr ymarferoldeb a ddefnyddir a nifer y bobl y bydd angen iddynt droi at y system. Ac er y gall system sy’n bodloni anghenion unig fasnachwr gostio cyn lleied â £15 y mis, gall cwmni cyfyngedig bach ddisgwyl talu dwywaith y swm hwn, ac fe allai’r costau i fenter fawr fod yn filoedd.
     

  • Cael help a chyngor: Mae’r rhan fwyaf o gyflenwyr yn cynnig rhywfaint o help wrth sefydlu’r gwasanaeth a’i ffurfweddu, ond gwnewch yn siŵr y byddant yn gwneud popeth y bydd angen i chi gael help gydag ef. Neu gofynnwch i arbenigwr TG neu ail-werthwr sy’n arbenigo mewn prosiectau pontio a/neu y mae ganddynt brofiad o’r system a ddewiswyd gennych, am gyngor.
     

  • Siaradwch â’ch cyfrifydd: Fe’ch cynghorir bob amser i drafod eich cynlluniau gyda’ch cyfrifydd neu’ch tîm cyllid. Efallai y byddant yn gallu eich helpu i ddewis y system sydd fwyaf addas i’ch anghenion chi, gan gynorthwyo gyda’r gweithgarwch sefydlu cychwynnol. Wrth gwrs, gallent fod yn defnyddio’r system eu hunain er mwyn helpu gyda’ch cyfrifon misol neu ar ddiwedd y flwyddyn, felly mae sicrhau ymrwymiad yn allweddol.
     

  • Cynllunio ar gyfer y cyfnod pontio: Os ydych chi eisoes yn defnyddio meddalwedd taenlenni, cadw cyfrifon a chyfrifyddu, neu systemau busnes eraill (megis Rheoli Perthnasoedd Cwsmeriaid neu e-fasnach), efallai y bydd angen i chi ystyried gweithgarwch integreiddio neu symud data. Os ydych yn dymuno dwyn data o system bresennol i mewn, byddwch yn gweld lefelau cymorth amrywiol, gan ddibynnu ar ddarparwr y gwasanaeth.
     

  • Profi’r broses symud: Efallai y bydd defnyddwyr presennol yn dymuno sicrhau bod eu cynlluniau symud yn cynnwys gweithgarwch profi meddalwedd, cadw cofnod wrth gefn o ddata presennol a phryd a sut i fynd yn fyw gyda’r system newydd.  Bydd eich proses o bontio i gyfrifyddu ar-lein yn fwy beichus na phrofiad defnyddwyr a fydd yn ei ddefnyddio am y tro cyntaf, ac efallai y bydd gofyn i chi gael rhywfaint o gymorth gan arbenigwyr.

10. Gwybodaeth ychwanegol