Mae cwmni ymgynghori ar asbestos sydd â’i bencadlys yng Nghymru, Enquin Environmental, wedi torri costau’n sylweddol ac wedi gwella gwasanaeth cwsmeriaid yn sgil buddsoddi mewn technoleg newydd a defnyddio band eang cyflym iawn.
Mae’r cwmni wedi llwyddo i arbed dros £300,000, sy’n gyfwerth â 30% o’i gostau cynnal, a bellach mae’n 50% yn fwy cynhyrchiol, trwy ddefnyddio technoleg ddigidol i drawsnewid ei brosesau a’i ddiwylliant.
Sefydlwyd y busnes yn 2002 gan y Rheolwr Gyfarwyddwr, Michael Tully, ac, ers hynny, mae wedi tyfu’n raddol i ddatblygu sail gref o gwsmeriaid masnachol yn y DU, gan gyflogi 30 o aelodau staff mewn tair swyddfa yn y DU a chyflawni trosiant o £1.1 miliwn.
Ond, chwe blynedd yn ôl, sylweddolodd y cwmni fod angen buddsoddi mewn atebion digidol ar gyfer archwilio ac ar gyfer swyddogaethau rheoli swyddfa. Erbyn heddiw, mae bron bob proses a system yn electronig – sy’n golygu bod amseroedd cyflawni gofynion cwsmeriaid 50% yn gyflymach nawr, gan newid o bedair wythnos i lai na phythefnos.
Dywedodd Michael Tully: “Mae buddsoddi mewn technoleg ddigidol a chael mynediad at fand eang cyflym iawn wedi trawsnewid ein busnes yn gyfan gwbl. Mae’n golygu ein bod yn fwy effeithlon ac ystwyth, wedi symleiddio prosesau, ac mae’n ein galluogi i fod yn llawer mwy ymatebol i anghenion ein cwsmeriaid.
“Mae’r feddalwedd newydd wedi ein galluogi i gyflwyno pecyn sydd wedi’i awtomeiddio’n gyfan gwbl, sy’n cael ei ddefnyddio drwy’r broses gyfan, o’r ymholiad cyntaf hyd at anfonebu. Gall cleientiaid ddefnyddio’r porth, sy’n eu galluogi i reoli asbestos yn eu portffolios eiddo 24/7 o unrhyw le yn y byd.”
Mae Enquin yn cynnig gwasanaethau ymgynghori, gan roi cyngor arbenigol a diduedd i lawer o sefydliadau, gan gynnwys awdurdodau lleol, cymdeithasau tai, rheoli eiddo, adeiladau masnachol, diwydiannol, addysg, adeiladu, gofal iechyd a chrefyddol. Mae’n archwilio adeiladau am dystiolaeth o asbestos, yn ogystal â rhoi cyngor ynghylch cydymffurfiaeth asbestos, a’i reoli a chael gwared ohono.
Hefyd, mae buddsoddi mewn meddalwedd newydd wedi arwain at leihau’r amser a dreulir yn mewnbynnu data, ac mae trosglwyddo data trwy fand eang cyflym iawn yn galluogi staff i gael mynediad o bell yn hawdd – pan fydd y data’n cael ei gofnodi a phan fydd y gwaith cyflawn yn cael ei wirio. Mae amser teithio staff yn cael ei leihau hefyd, gan fod y cofnodion yn cael eu trosglwyddo’n ddigidol yn hytrach na chael eu dwyn i’r swyddfa.
Mae gan archwilwyr Enquin y dechnoleg ddiweddaraf er mwyn cofnodi data archwilio, ac maent yn uwchlwytho adroddiadau maes gan ddefnyddio dyfeisiau digidol llaw. Mae gweithio hyblyg, cyflwyno adroddiadau wrth weithio a dosbarthu i ffolderi ar system ganolog wedi galluogi’r cwmni i fod yn fwy cystadleuol, yn fwy proffesiynol ac yn llai cyfyngedig yn ôl eu lleoliad daearyddol.
“Mae awtomeiddio wedi arwain at ddefnyddio llai o bapur o lawer, a gwelir gostyngiad yn y costau postio, sy’n fanteisiol i’n hôl troed carbon, gyda llawer o gleientiaid yn gofyn am fanylion i gydymffurfio â’u polisïau Cyfrifoldeb Cymdeithasol Corfforaethol,” dywedodd Michael Tully. “Mae anfon copïau caled o adroddiadau yn beth prin bellach, gan fod y mwyafrif yn electronig, sy’n ein galluogi i fodloni disgwyliadau cleientiaid trwy ddarparu’r adroddiad yn y fformat sydd ei angen arnynt o fewn amserlenni caeth cleientiaid.”
Er mwyn cynorthwyo datblygiad strategaeth farchnata ddigidol gyflawn, gofynnodd Enquin am gyngor gan Gyflymu Cymru i Fusnesau – gwasanaeth rhad ac am ddim a ariennir gan Lywodraeth Cymru i helpu busnesau i gynyddu effaith gwasanaethau band eang ffeibr.
Cymerodd staff ran mewn sawl dosbarth meistr marchnata digidol, yn ogystal â derbyn cyngor un i un mewn meysydd amrywiol, gan gynnwys datblygu strategaethau cyfryngau cymdeithasol, optimeiddio gwefannau ar gyfer peiriannau chwilio, gweithredu ymgyrchoedd marchnata e-bost effeithiol a chreu cymaint o gyfleoedd cysylltiadau cyhoeddus â phosibl.
Lansiodd Enquin ei wefan newydd wedi’i hoptimeiddio ar gyfer ffonau symudol y llynedd, ac mae nifer yr ymwelwyr â’r gwefannau wedi bod yn codi’n raddol ers hynny. Anfonir cylchlythyr misol at tua 1,350 o gleientiaid posibl a rhai sy’n bodoli eisoes, sy’n cyfeirio traffig at y wefan trwy erthyglau newyddion, sydd hefyd yn cael eu gosod ar LinkedIn.
Y cynlluniau ar gyfer y chwech i ddeuddeg mis nesaf yw cyflwyno strategaeth marchnata ddigidol wedi’i thargedu er mwyn anfon mwy o draffig at y wefan, cynyddu cysylltiadau a chreu mwy o fusnes – gyda’r nod o helpu Enquin i gyflawni ei dargedau twf o gynyddu trosiant i £1.3 miliwn a chyflogi tri aelod arall o staff.
I gloi, dywedodd Michael Tully: “Fel busnes cymharol fach, gydag adnoddau cyfyngedig, mae’n hanfodol ein bod yn cynyddu ein henillion ar unrhyw fuddsoddiad mewn marchnata cymaint â phosibl. Mae Cyflymu Cymru i Fusnesau wedi ein helpu trwy ddarparu gwybodaeth ymarferol, argymhellion ar sut i arbed amser, a chyngor ynghylch ffyrdd o fanteisio ar dechnoleg ddigidol i’r eithaf.”