Gyda nifer o heriau yn ei hwynebu, mae elusen yng ngorllewin Cymru sy’n gweithio gyda phlant a phobl ifanc rhwng 10 a 30 oed , wedi sylweddoli bod angen iddi feddwl yn wahanol am ddelio’n uniongyrchol â phroblem unigedd gwledig.
Mae Area 43 yn rhedeg canolfan galw heibio a gwasanaethau cwnsela, ac mae hi mewn cysylltiad â 1,800 o bobl ifanc fregus bob blwyddyn, llawer ohonynt yn cael eu hatgyfeirio gan wasanaethau eraill megis addysg, gwasanaethau iechyd meddwl plant a phobl ifanc, meddygon teulu, banciau bwyd a chyfiawnder ieuenctid. Ond oherwydd daearyddiaeth eang a natur wledig Ceredigion, roedd yn anodd estyn mas weithiau.
“Mae angen i bobl ymddiried ynom er mwyn i ni allu cysylltu â nhw pan fo angen. Mae angen iddynt wybod ein bod ni'n ddibynadwy, a bod eu gwybodaeth sensitif yn cael ei chadw’n breifat a diogel, heb anghofio problemau gyda chludiant ac arian parod,” meddai Lisa Head, rheolwr gwasanaethau Area 43. “Rydym yn cydnabod bod hon yn broblem wirioneddol ac yn gallu rhwystro pobl rhag defnyddio gwasanaethau wyneb-yn-wyneb. Er hynny, mae gennym seilwaith digidol gwych, ac rydym wedi sylweddoli nad oeddem yn ei ddefnyddio cymaint ag y gallem. Mae wedi bod yn gymorth i ni wynebu llawer o’r problemau hyn.”
“Fe wnes i newid fy ffordd o feddwl yn llwyr ac roeddwn i’n synnu beth oedd yn bosibl gyda thechnoleg a pha mor syml oedd rhai o'r atebion”
I ddechrau, roedd yr elusen eisiau gweld sut gallai gysylltu â phobl drwy ddefnyddio'r cyfryngau cymdeithasol, ac aeth Lisa i weithdy gyda Cyflymu Cymru i Fusnesau. Ond pan dreuliodd hi amser gyda Paul Gadd, ei chynghorydd busnes o Cyflymu Cymru i Fusnesau, sylweddolodd yn iawn beth oedd y sefyllfa. “Fe wnes i newid fy ffordd o feddwl yn llwyr ac roeddwn i’n synnu beth oedd yn bosibl gyda thechnoleg a pha mor syml oedd rhai o'r atebion,” meddai Lisa.
Aeth yr elusen i'r afael â’i gwefan ugain oed. “O edrych yn ôl, sylweddolais pa mor anhygyrch oedd y wefan i bobl ifanc,” meddai Lisa. Fe wnaeth Paul ein cynghori ynghylch nifer o welliannau y gallem eu gwneud i'r dyluniad, y cynnwys a’r llywio. Fe wnaethom ni ddilyn popeth a ddywedodd, ac mae wedi bod yn effeithiol; mae mwy o bobl yn cysylltu â ni drwy'r wefan. Mae’n wir yn bwysig fod gwasanaethau allweddol yn gweithio gyda’i gilydd i gynnig ymyriadau ac i helpu pan fo person ifanc mewn trwbl. Ac mae hyn yn gallu cynnwys amrywiaeth o broblemau, fel swyddi, teulu, budd-daliadau, cyflogaeth, tai ac ati. Elusen yn cael ei harwain yn gyfan gwbl gan bobl ifanc ydym ni, ac ar yr adegau anaml pryd nad ydym yn gallu rhoi cymorth, byddwn ni'n dangos y ffordd at rywun a fyddai’n gallu helpu.”
Gwnaeth Lisa yn siŵr hefyd fod y wefan yn parhau i edrych yn broffesiynol oherwydd pwysigrwydd atgyfeiriadau a cheisiadau am gyllid. “Fel elusen, rydym yn dibynnu at gyfleoedd ariannu a thendro, ac mae’n hollbwysig rhoi'r argraff gywir er mwyn i ni allu parhau i gefnogi'r gymuned.” Roedd y gweithgaredd hwn yn hollbwysig yn y penderfyniad i roi rhai o wasanaethau Area 43 ar-lein; yn enwedig gan fod ar y bobl ifanc angen cwnsela yn y fan a’r lle. Roedd yr edrychiad newydd wedi eu helpu i gael cyllid i dreialu gwasanaeth digidol yng Ngheredigion. “Mae’r gwasanaeth cwnsela Yma i Chi Ar-lein yn darparu mynediad uniongyrchol at wasanaeth pan fo ei angen ar rywun, ac mae’n gallu gwneud newid mawr i'w hiechyd meddwl a’u llesiant,” meddai Lisa.
Mae Gwasanaeth Cwnsela Ar-lein Yma i Chi yn cael ei gefnogi gan Gynnal y Cardi (sy'n cael ei weinyddu gan Gyngor Sir Ceredigion) dan y cynllun LEADER yng Ngheredigion, ac mae wedi cael cyllid drwy Raglen Datblygu Gwledig - Cymunedau Gwledig Llywodraeth Cymru 2014-2020, sy'n cael ei hariannu gan Gronfa Amaethyddol Ewrop ar gyfer Datblygu Gwledig a Llywodraeth Cymru.
“Mae pobl sy'n methu teithio i'r ganolfan yn Aberteifi, neu’n methu defnyddio ein gwasanaethau cwnsela mewn ysgolion yng Ngheredigion, nawr yn gallu cael gwasanaethau cwnsela ar-lein. Mae anghenion pobl ifanc yn aml yn gymhleth, ond oherwydd eu bod wedi arfer treulio amser ar lwyfannau digidol, fe wnaethom ni weld bod cwnsela ar-lein yn ffordd ddelfrydol o helpu pobl sy'n methu dod atom ni am ryw reswm. Yn ffodus, mae Ceredigion wedi cael buddsoddiadau mawr mewn seilwaith digidol, felly mae gennym gysylltiad dibynadwy ar gyfer gwasanaethau ar-lein.”
Gan fod Area 43 yn ceisio cael cyllid i barhau gyda’r gwasanaeth cwnsela ar-lein, roedd Lisa yn ymwybodol o’r baich y gallai’r cynnydd yn y gwaith papur ei roi ar staff sydd eisoes yn brysur. “Fe wnaeth Paul ganfod ateb arall ar gyfer ein gwaith gweinyddol o ddydd i ddydd, sef meddalwedd busnes ar-lein G-Suite. Rydym yn gweld tua 300 i 400 o bobl ifanc yn ein canolfan galw heibio bob blwyddyn, ac rydym yn darparu gwasanaethau cwnsela i ryw 1,500. Mae hynny’n creu llawer o waith papur, ond roeddem hefyd yn gweld ein bod ni'n cael trafferth rheoli ein hamser yn effeithiol oherwydd bod gennym wahanol leoliadau ar gyfer ffeiliau a gwybodaeth ac nid oedd y staff yn gallu agor pethau ar yr un pryd.
Os oes sefydliadau mewn sefyllfa debyg, fy nghyngor i yw y dylent ei groesawu’n llwyr. Mae’n newid mawr – ond mae wedi talu ar ei ganfed.”
Drwy ddilyn cyngor Paul, rydym wedi troi o fod yn swyddfa sy'n defnyddio papur yn bennaf i ddefnyddio llawer mwy ar y cwmwl drwy sefydlu G-Suite. Mae hyn wedi rhoi mwy o strwythur i ni ac wedi arbed amser. Mae wedi golygu ein bod ni'n gallu bod yn well am gydlynu a rheoli’r gwasanaethau a ddarparwn i 1,800 o bobl y flwyddyn.”
Mewn sector sydd heb fod yn adnabyddus am arloesi digidol, mae Area 43 yn enghraifft o elusen yn mynd yn groes i’r lli drwy ddefnyddio digidol i ganfod ffyrdd o weithio’n fwy effeithlon, marchnata ei hun yn llwyddiannus ar-lein, ac yn y pen draw i ddarparu gwasanaeth gwell i'r defnyddwyr. Ychwanegodd Lisa: “Rydym wedi symleiddio ein systemau gydag e-bost, storfeydd a mynediad at ddogfennau yn cael eu rheoli’n ddiogel mewn un lle a gallwn ddefnyddio’r feddalwedd o bell.
“Mae wedi bod yn brosiect cyson i gyflwyno digidol a thechnoleg i dîm sydd wedi arfer â phapur a dulliau oddi ar lein. Os oes sefydliadau mewn sefyllfa debyg, fy nghyngor i yw y dylent ei groesawu’n llwyr. Mae’n newid mawr – ond mae wedi talu ar ei ganfed.”