Pa mor hir ydych chi'n ei dreulio yn gwneud eich swydd go iawn? I lawer o weithwyr, efallai y bydd y don ddyddiol o negeseuon e-bost, cyfarfodydd ac ymholiadau yn ymddangos fel pe baent yn amharu ar yr hyn yr hoffech fod yn ei wneud, ond mewn cymdeithas sydd bob amser ar-lein, mae’r tasgau bob dydd hyn yn rhan hanfodol o fusnes. Gall adnoddau digidol helpu i reoli’r baich gweinyddol, fel y profwyd gan gwmni rhith-gynorthwywyr Caerffili, Hello My PA.
Yn ôl astudiaeth ddiweddar, mae'r busnes bach cyffredin yn treulio 120 diwrnod gwaith bob blwyddyn ar dasgau gweinyddol fel gwaith papur, anfonebau a chyfarfodydd. Efallai na fydd cost gweinyddu yn amlwg o ddydd i ddydd, ond pe bai busnesau bach a chanolig Cymru yn gallu treulio’r 120 diwrnod ychwanegol hynny’n gynhyrchiol, byddai’n werth £ 1.8 biliwn i economi’r wlad.
Mae cwmni rhith-gynorthwywyr Hello My PA sydd wedi ei leoli yng Nghaerffili yn gwybod mai'r rhai sydd â'r baich gweinyddol mwyaf yw'r rheini sydd ag adnoddau prin: busnesau newydd a gweithwyr llawrydd. Sefydlodd Annie Browne y busnes ar ôl sylweddoli bod angen cymorth ar fusnesau i oroesi, ond nid oedden nhw’n gallu fforddio llogi staff ychwanegol. Trwy siarad â 250 o weithwyr llawrydd, blogwyr a pherchnogion busnesau bach a chanolig, llwyddodd Annie i ddod at wraidd yr hyn yr oedd ei angen arnynt: cymorth gweinyddol ad-hoc, hyblyg gan arbenigwr.
Mae Hello My PA yn defnyddio adnoddau digidol i ddarparu ystod eang o gymorth gweinyddol i fusnesau, gan gynnwys gwasanaethau PA traddodiadol, gweinyddu, marchnata digidol, mewnbynnu data, cyfryngau cymdeithasol a rheoli perthynas â chwsmer. Y tasgau hyn y mae timau llai yn aml yn ei chael hi'n anodd dod o hyd i amser i'w cyflawni, ac mae felly’n bwyta i mewn i’w hamser rhydd a chreu cydbwysedd gwael rhwng bywyd a gwaith. Mae hefyd yn eu hatal rhag canolbwyntio ar gynhyrchu syniadau neu rhag defnyddio eu sgiliau eu hunain i dyfu eu busnes.
“Mae digidol heb os yn agor byd o gyfle i bobl allu cysylltu a chydweithio”
Meddai Annie: “Heb os, mae adnoddau digidol yn agor byd o gyfle i bobl allu cysylltu a chydweithio ag eraill, a thrwy’r cyfleusterau digidol hyn rydw i wedi helpu i gefnogi llawer o ddarpar entrepreneuriaid i gychwyn a thyfu eu busnes eu hunain.”
Mae’n daith y mae Annie yn gyfarwydd â hi, ar ôl sefydlu Hello My PA ym mis Gorffennaf 2015. Gyda phrofiad blaenorol fel PA a rheolwr swyddfa gyda chwmnïau eraill, defnyddiodd wasanaethau digidol i chwalu’r rhwystrau rhag bod yn entrepreneur benywaidd. A hithau’n fam i 2 o blant, roedd rhagdybiaethau y byddai magu teulu yn rhwystr i’w phenderfyniad i adeiladu busnes llwyddiannus, ond mae technoleg fodern wedi ei helpu i oresgyn y syniadau hen ffasiwn hyn rhag adeiladu ei busnes.
“Fel PA rhithwir, mae adnoddau digidol yn amlwg yn rhan allweddol o’r ffordd rydyn ni’n gwneud busnes”
Mae hyd yn oed rhagdybiaethau traddodiadol fel pwysigrwydd ‘ysgwyd llaw mewn busnes’ wedi’u trawsnewid gyda dull digidol-yn-gyntaf Annie. “Fel PA rhithwir, mae’r digidol yn amlwg yn rhan allweddol o’r ffordd rydyn ni'n gwneud busnes. Rwy'n cael gwefr go iawn o helpu cleientiaid, felly mae gwasanaeth gwych i gwsmeriaid yn hanfodol. Mae adnoddau digidol wedi helpu hynny – a dweud y gwir, nid wyf erioed wedi cwrdd wyneb yn wyneb â llawer o'm cleientiaid. Rwy'n defnyddio Skype neu'r ffôn. Mae un cleient yn benodol nad wyf erioed wedi siarad â hi - mae ein holl gyfathrebu wedi bod dros e-bost. Rydyn ni wedi adeiladu perthynas waith wych dros 4 blynedd, ac rydw i'n cefnogi ei phrosiectau gyda'i chleientiaid ei hun hefyd.”
“Mae’r digidol yn cadw popeth mewn un lle”
Mae meddalwedd cynadledda fideo yn sicr yn gwneud amser wyneb yn wyneb yn llai o drafferth, ac mae'r cyfleoedd i symleiddio yn rhywbeth y mae Annie wedi'i gofleidio'n llawn. “Rydyn ni'n defnyddio cyfuniad o apiau hygyrch fel DropBox, Office 365 a Trello i reoli ein prosiectau cleientiaid a chadw eu ffeiliau'n ddiogel yn y cwmwl. Mae'n rhoi platfform hygyrch i ni ac yn cadw popeth mewn un lle, sy’n golygu ein bod yn gallu prosesu gwaith o lawer o ffynonellau.”
“Mae wedi arbed tipyn o amser!”
Nid yn unig y mae'r dull hwn wedi gwneud rheoli ei busnes ei hun yn haws, mae Annie hefyd wedi helpu cleientiaid i symud i ddigidol. Mae Ffederasiwn yr Awdurdodau Claddu ac Amlosgi (FBCA) yn cynnal archwiliadau o amlosgfeydd ledled y DU. Mae symud y ffurflenni arolygu o bapur i dabled wedi rhoi’r gallu iddynt wneud 60 arolygiad y flwyddyn, 55 yn fwy nag o’r blaen. “Maen nhw wedi bod yn rhedeg ers 1924,” meddai Annie, “felly roedd symud eu gwaith i’r cwmwl yn syniad hollol newydd. Mae wedi arbed tipyn o amser!”
“Dim ots ble ydw i, gallaf reoli’r busnes yn union fel bod yn y swyddfa.”
Fel mam i blant ifanc, mae amser yn werthfawr i Annie. “Mae adnoddau digidol wedi helpu i gynnal cydbwysedd iach rhwng bywyd a gwaith gan fy mod yn gallu sefydlu swyddfa yn unrhyw le. Mae ein holl waith yn cael ei storio yn y cwmwl felly does dim ots ble ydw i, gallaf reoli'r busnes yn union fel bod yn y swyddfa. Hefyd, mae teithio llai a defnyddio llai o bapur yn bendant yn fwy cyfeillgar i'r amgylchedd."
Mae hyblygrwydd digidol yn caniatáu i Hello My PA wneud mwy yn ôl gofynion y llwyth gwaith, gan roi sylfeini cadarn iddynt dyfu. Ac mae'n dwf y bu cefnogaeth Cyflymu Cymru i Fusnesau yn gefn iddo, ar ffurf gweithdy Optimeiddio Peiriannau Chwilio (SEO) a sesiwn 1:1 gydag adroddiad dilynol.
“Doedd gennym ni ddim llawer o strategaeth farchnata ar-lein mewn gwirionedd, felly roeddwn i'n meddwl y byddai cefnogaeth gan Cyflymu Cymru i Fusnesau yn ein helpu i ganolbwyntio ar hyn a chyflymu ein twf. Rwyf wedi clywed am y gwasanaeth gan fusnesau eraill rwy'n gweithio ochr yn ochr â nhw yng nghanolfan arloesi a menter Welsh ICE , felly fe wnes i gofrestru fy Nghynorthwyydd Marchnata, Megan, ar gyfer cwrs SEO." Ymunodd Megan â'r cwmni trwy raglen arall gan Lywodraeth Cymru, sef Twf Swyddi Cymru.
Trwy wella SEO eu gwefan i ymddangos yn uwch ar beiriannau chwilio, mae Hello My PA wedi gwneud eu hunain yn fwy gweladwy i ddarpar gleientiaid sydd am arbed amser ar weinyddiaeth yn ogystal ag ychwanegu llinyn arall i’w bwa.
“Gall fod yn frawychus i fusnesau bach a chanolig uwchsgilio eu staff os oes rhaid talu amdano – wrth lwc roedd Cyflymu Cymru i Fusnesau yn rhad ac am ddim”
“Gall fod yn frawychus i fusnesau bach a chanolig uwchsgilio eu staff os oes rhaid talu amdano - wrth lwc, roedd Cyflymu Cymru i Fusnesau yn rhad ac am ddim ac enillodd Megan y sgiliau i reoli ein SEO ein hunain. Rydyn ni nawr hefyd yn rheoli SEO rhai o’n cleientiaid fel rhan o’n gwaith marchnata ar-lein, felly mae’n ffrwd refeniw newydd i ni.”
“Mae'r defnydd o ddigidol nid yn unig wedi fy helpu i ddechrau a thyfu fy musnes gan oresgyn heriau fel y wasgfa ariannol. Rwyf wedi creu busnes y gallaf ei redeg yn hyblyg ar gyfer y cyfuniad bywyd a gwaith gorau posibl, diolch i'r dechnoleg a ddefnyddiwn.”
“Byddwn yn bendant yn argymell Cyflymu Cymru i Fusnesau i fusnesau bach a chanolig eraill yng Nghymru. Ar wahân i fod o werth mawr, maen nhw wedi mynd i'r afael â'r hyn sydd ei angen ar fusnesau ac maen nhw eisoes wedi nodi pa gefnogaeth sy’n angenrheidiol.”