Mae NLS Solicitors wedi rhoi lle blaenllaw i dechnoleg ddigidol yn ei weithgareddau er mwyn prosesu’r nifer cynyddol o ymholiadau mewnfudo mae’n eu derbyn ers refferendwm yr UE.
“Mae unrhyw beth all helpu i leihau pwysau o ganlyniad i oedi mewn sefyllfaoedd emosiynol yn help mawr,” dywedodd Nicholas Webb, un o’r pedwar partner sylfaenol.
Wrth i’r DU adael yr Undeb Ewropeaidd mae’r cyfreithwyr, sy’n cynnig cymorth mewn perthynas â fisâu i deuluoedd a hawliadau lloches, sy’n noddi ceisiadau am drwyddedau ac achosion o ryddid i symud yn Ewrop; yn disgwyl y bydd nifer y bobl sy’n gofyn am gyngor yn codi’n sylweddol.
Mae defnyddio'r cwmwl wedi bod yn hollbwysig i leihau costau
“Gyda’r ansicrwydd ynghylch mewnfudo yn amlygu ei hun, roeddem eisiau defnyddio’r rhyngrwyd a thechnoleg cwmwl i wneud pethau’n haws.
“Yn aml mae pobl angen gwybodaeth yn syth ac angen teimlo bod rhywun yn gofalu am eu hachos ac nad yw’n cael ei golli yn y system. Felly mae ein gallu i leihau gwaith gweinyddol, i fod yn ymatebol ar unwaith, ac i fod yn hygyrch drwy Skype, er enghraifft, wedi bod yn help mawr,” eglurodd Webb.
“Mae gan y cwmni swyddfeydd ac enw da eisoes yng Nghaerdydd, Casnewydd ac Abertawe, ac mae yna gynlluniau ar droed i ymestyn i Fryste.
“Mae’r cwmwl wedi bod yn sylfaenol bwysig wrth sicrhau bod achosion ein cleientiaid yn mynd rhagddynt a bod y costau’n isel. Mae hynny’n allweddol pan ydych yn ystyried y buddsoddiad cychwynnol sydd ei angen er mwyn agor tair swyddfa a chyflogi 11 o bobl, a dwy swydd arall i’w llenwi’n fuan. Ni fyddem wedi gallu gwneud hynny heb feddwl yn ddigidol.
“Bob amser yr oeddem yn ysgrifennu llythyr o’r blaen, roedd raid i ni nodi enw’r cleient, ei gyfeiriad a’r cyfeirnodau â llaw. Yn unigol, nid yw hynny ond yn cymryd ychydig o funudau, ond os bydd 10 llythyr yn cael eu cwblhau yn ddyddiol, mae hynny’n golygu hyd at awr o waith.
Gallwn weld dogfennau pwysig lle bynnag yr ydym
“Nawr mae ein system rheoli achosion yn cynhyrchu’r manylion yma’n awtomatig ac yn eu lanlwytho i’r cwmwl fel y gallwn ymdrin ag anghenion presennol ein cleientiaid.”
Bu i NLS Solicitors ddewis eu system rheoli achosion newydd (Osprey) oherwydd ei fod yn hygyrch o unrhyw swyddfa, ac mae ei gyfleuster storio yn cydymffurfio â’r Awdurdod Rheoleiddio Cyfreithwyr (SRA), felly mae’r holl ddata yn ddiogel.
Ychwanegodd Nicholas: “Mae wedi arwain at nifer o fuddion. Er enghraifft, nawr gallwn gael mynediad i ddogfennau allweddol ble bynnag yr ydym a darparu diweddariadau amser real i’n cleientiaid.
“Felly, os bydd llythyr yn cyrraedd ein swyddfa yng Nghaerdydd, mae’n cael ei lanlwytho i’r cwmwl sy’n golygu y gall y gweithiwr achos ei weld yn syth os ydynt mewn swyddfa arall neu ar leoliad gyda’r cleient.
Gallwn ddechrau gweithio ar achosion ar unwaith
“Rydym hefyd yn derbyn ceisiadau rhyngwladol mewn perthynas â chyfarwyddyd ynghylch mewnfudo, felly rydym yn gwerthfawrogi cael cysylltiad rhyngrwyd dibynadwy, ac wrth gwrs mae’r cwmwl angen hynny.
“Mae defnyddio Skype a meddalwedd cynadledda fideo arall wedi arbed cannoedd o bunnoedd i ni o ran costau ffonio, ac mae’n ein galluogi i feithrin perthynas cyn i’r unigolyn gyrraedd y DU.
“Mae hynny yn rhoi cyfle i ni ddechrau gweithio ar eu hachos yn syth, sy’n rhywbeth nad yw rhai cyfreithwyr yn gallu ei wneud.
Mae ein busnes wedi tyfu yn organig o ganlyniad i adolygiadau cadarnhaol ac argymhellion i ffrindiau a theulu, ac mae llawer o hynny wedi deillio o’n defnydd o arloesedd.”