Pan darodd y pandemig, gan achosi’r cwmni i golli traean o’u cleientiaid, roedd Eddy Webb, Prif Weithredwr yr asiantaeth marchnata digidol InSynch a'r hyfforddwr marchnata digidol ar gyfer nifer o brosiectau Llywodraeth Cymru, yn wynebu penderfyniad anodd: arbed arian gan roi aelodau newydd o’r staff ar ffyrlo, neu wneud y mwyaf o’r cyfleusterau digidol sydd ar gael i lywio ei dîm yn ddiogel drwy’r pandemig.
“Mae bod ar-lein yn rhan hanfodol o fywyd, nawr yn fwy nag erioed.” meddai Eddy. “Wrth gwrs, fel marchnatwyr digidol, rydyn ni'n gwybod hynny’n well na neb: ond dydw i ddim yn credu ein bod ni wedi sylweddoli faint fyddai cyfleusterau digidol yn ein galluogi i newid ein model busnes yn llwyr i sicrhau fod y busnes yn rhedeg mor esmwyth â phosibl yn ystod y pandemig.”
O ystyried ei arbenigedd ef a’i dîm, penderfynasant weithio o gartref gan lynu wrth yr hyn maent yn ei wybod orau, wrth helpu eu cleientiaid i wneud yr un peth.
Nid yn unig wnaeth y penderfyniad ddatgloi arbedion effeithlonrwydd enfawr i’r cwmni, ond roeddent hefyd yn gallu darparu dwywaith cymaint o seminarau ar-lein a denu dros 30 o gleientiaid newydd o lefydd cyn belled â Seland Newydd - gan ddarparu'r un gwasanaeth o safon uchel i gwsmeriaid.
“Mae bod ar-lein yn rhan hanfodol o fywyd, nawr yn fwy nag erioed”
Nid dyma’r unig newid: newidiodd yr asiantaeth sut yr oeddent yn hyrwyddo eu cyrsiau marchnata am ddim a’u sesiynau un i un, gan ailwampio ei strategaeth hysbysebu ar-lein drwy ehangu cyrhaeddiad y peiriant chwilio a hysbysebion cymdeithasol.
Eglura Eddy: “rydym wedi hen arfer defnyddio Google a Facebook i hysbysebu ein cyrsiau, ac mae’r ymateb wedi bod yn gadarnhaol dros ben. Felly, penderfynasom wario mwy o arian ar hysbysebion a oedd yn targedu ardaloedd ehangach i sicrhau ein bod ni’n derbyn ymholiadau cychwynnol.”
Talodd y penderfyniad i ehangu meini prawf llwyddiant yr hysbysebion ar ei ganfed. Mis Mehefin 2020 oedd y mis gorau yn hanes y cwmni, gan iddynt ddenu dwywaith yn fwy o gleientiaid mewn un mis nag erioed o'r blaen.
“Erbyn hyn, yr hyn sy’n bwysig yw beth rydyn ni’n ei gynnig yn hytrach na’n lleoliad.”
Wrth i'r ffyrdd o wneud busnes newid, fe newidiodd canfyddiadau’r cwmni o bellter hefyd. Cyn y pandemig, roedd llawer o gleientiaid InSynch o fewn pellter gyrru i'w swyddfeydd. Ond wrth i gysylltiadau gwaith symud o rai wyneb yn wyneb i dros FaceTime, roedd hyn wedi cynnig cyfle i’r busnes ddenu busnes o ranbarthau newydd.
Dywed Eddy: “sylweddolom nad yw lleoliad yn gymaint o broblem ag yr oeddem yn ei feddwl. Gwelwyd twf yn y galw am ein sesiynau un i un, gan fod angen help ar fusnesau ledled y byd i drosglwyddo i weithio ar-lein. Erbyn hyn, yr hyn sy’n bwysig yw beth rydyn ni’n ei gynnig yn hytrach na’n lleoliad.
“Gan nad oes angen i mi deithio, rwyf 50% yn fwy effeithlon nag yr oeddwn o'r blaen. Mae nifer y cyfarfodydd y gallwn eu cynnal gyda’r cleientiaid wedi cynyddu'n sylweddol, felly rydym yn gwasanaethu ein cleientiaid yn well o ganlyniad i hynny.”
Yn wir, aeth InSynch o gynnal dim cyfarfodydd ar-lein cyn y pandemig, i dros 900 dros gyfnod o bum mis drwy’r platfform cyfarfod rhithiol, Google Meet. Cadwodd eu tîm mewnol mewn cysylltiad â’i gilydd gan ddefnyddio platfform comms Slack, sydd wedi bod yn ffordd o gynnal lles staff yn ystod cyfnodau heriol.
“Mae ein staff hefyd yn fwy cysylltiedig. Drwy gofleidio Slack yn llwyr, rydym wedi gwella ein cyfathrebu mewnol. Gall gyfathrebu dros e-bost fod yn broses hynod o araf, ond mae Slack yn galluogi’r tîm i weithio 25% yn fwy effeithlon. Hyd yn oed wedyn, os bydd problem yn cymryd mwy nag ychydig o negeseuon i’w sortio, byddwn yn neidio'n syth ar alwad fideo ac yn datrys pethau ar unwaith.”
“Fel tîm, rydym yn fwy cysylltiedig nag erioed”
Er bod pawb yn gweithio o gartref, roedd InSynch yn awyddus i’r tîm barhau a’r sgyrsiau swyddfa gan ei fod yn ffordd wych o sbarduno syniadau.
“Crëwyd sgwrs fideo 'Open Office' ar Google Meets sy'n galluogi’r tîm i gymdeithasu â’i gilydd fel pe baent yn y swyddfa,” esbonia Eddy. “Mae’n ffordd o ail-greu amgylchedd y swyddfa, lle gall pobl gael sgyrsiau uniongyrchol â'i gilydd. Er bod pawb mor bell, roedden ni’n benderfynol o gynnal yr amgylchedd hwnnw; mewn gwirionedd rydym yn fwy cysylltiedig nag erioed!”
Yn ogystal â chefnogi eu cleientiaid, mae InSynch wedi sicrhau eu bod nhw un cam ar y blaen drwy gynnig hyfforddiant parhaus i’w staff. Roedd hyn yn cynnwys mynychu gweithdy marchnata digidol Cyflymu Cymru i Fusnesau ym mis Medi 2019, gyda sesiwn un i un ddilynol gyda'r cynghorydd busnes digidol Paul Gadd - cyfle gwych i gymryd cam yn ôl ac asesu eu defnydd o gyfleusterau digidol.
“Roedd y gefnogaeth yn wych,” meddai Eddy. “Cynigwyd ystod eang o syniadau a anogwyd ni feddwl yn fwy strategol am ein hymagwedd at weithio’n ddigidol.”
“Un o’r buddion mwyaf i ni mewn gwirionedd oedd y cymorth un i un a gawsom gan y cynghorydd busnes digidol, Paul Gadd. Roedd yn gyfle gwych i ni gael adborth teg gan rywun o’r tu allan. Gwnaeth inni gymryd cam yn ôl a chanolbwyntio ar yr hyn a oedd yn gweithio a sut y gallem gymhwyso hynny i feysydd eraill o fewn y busnes.”
“Mae gweithio’n ddigidol wedi arbed ein busnes”
A chyda dwywaith cymaint o gleientiaid ers mis Mai’r llynedd, mae InSynch yn edrych ymlaen at dwf parhaus. Daw Eddy i'r casgliad: “Mae'r rhyngrwyd wedi dangos ei werth yn ystod y flwyddyn ddiwethaf. Mae wedi profi i ni y gallwn ddarparu’r un gwasanaeth yr un mor effeithlon ar-lein, os nad yn well, ac mae wedi ein helpu i dyfu'r busnes er gwaethaf yr holl heriau.
“Rwy'n argymell yn gryf bod busnesau yng Nghymru yn cofrestru ar gyfer cymorth digidol i Cyflymu Cymru i Fusnesau. Mae gweithio’n ddigidol wedi arbed ein busnes eleni.”