Roedd busnes ffotograffiaeth wedi cyfnewid lluniau am gloeon rhithiol i sicrhau eu bod yn glynu wrth ganllawiau GDPR llym fel rhan o ffocws eang ar eu gweithgarwch digidol.
Dechreuodd sylfaenwyr SLJ Photography LTD, Stephen a Lyndsay Jones weithredu pan gaewyd eu stiwdio yn y Rhyl, Sir Ddinbych oherwydd cyfyngiadau COVID.
Gyda phortreadau teuluol a lluniau taro teisennau ar gyfer babis a phlant bach wedi’u gohirio, gwrthododd Stephen edrych ar yr ochr negyddol.
Meddai: “Doedden ni ddim yn mynd i eistedd a gwneud dim tra oedd y stiwdio ar gau. Roeddem wedi defnyddio’r amser rhydd ychwanegol i ymchwilio sut gallem wneud y busnes yn fwy effeithlon. Roeddem yn chwilio am grantiau a allai ein helpu a chanfod y cymorth a oedd yn cael ei gynnig gan Cyflymu Cymru i Fusnesau. Roedd eu cyngor wedi ein sbarduno i ailwampio’r rhan fwyaf o’n prosesau busnes drwy gyflwyno atebion digidol.”
Gan gynnal adolygiad trylwyr o’r prosesau sydd ar waith, roedd Cyflymu Cymru i Fusnesau yn gallu darparu adroddiad manwl, yn rhestru nodau gweithredu ar gyfer SLJ Photography LTD, yn ogystal â chyfeirio at grantiau ac adnoddau pellach.
Dywedodd Stephen: “Roedd yr adroddiad yn tynnu sylw at y ffaith y gallai ein stiwdio fod wedi cael ei chau ar unrhyw adeg heb systemau data modern. Roedd hynny’n destun pryder mawr, a rhoesom yr argymhellion diogelwch ar waith ar frys.
“Rydym yn cadw llawer o ddata cwsmeriaid, fel enwau a chyfeiriadau, ond hefyd ffotograffau o blant. Rhaid i chi barchu hynny a chymryd cyfrifoldeb dros reoli’r data’n gywir.
“Roedd yr ymgynghoriad un-i-un yn agoriad llygad i ni a chyn hynny doeddwn i ddim yn sicr ynghylch pa mor ddefnyddiol fyddai hynny. Fy meddylfryd i oedd mai ni yw perchennog y busnes, a roeddem yn gwybod beth i’w wneud.
“Rydych chi’n aml yn ceisio gweld eich busnes o safbwynt y cwsmer, ond dydych chi ddim yn tueddu i feddwl amdano o safbwynt cynghorydd busnes.”
Er mwyn gwella eu prosesau rheoli data, mae’r stiwdio wedi buddsoddi mewn cyfres o dechnolegau ers hynny, gan gynnwys cyfrifiaduron newydd, gyriannau caled allanol, a system storio yn y cwmwl diogel Google.
Wrth ystyried datblygiad technoleg ers iddo ymuno â’r diwydiant yn 2011, ychwanegodd Stephen: “Roedd hi’n anodd addasu i’r prosesau newydd i ddechrau, ond rydyn ni’n byw mewn cyfnod lle mae cymaint o adnoddau digidol ar gael i helpu busnesau bach.
“Ni fyddem wedi gwybod am offer digidol diogel, fel storio yn y cwmwl, oni bai am Cyflymu Cymru i Fusnesau. Nawr, rydyn ni’n storio data ac yn cael gwared ar luniau mewn ffordd ddiogel.
“Nid yw’n ddigon da dweud eich bod yn trin data’n gywir; rhaid i chi allu dangos eich bod yn gyfrifol, ac yn awr gallwn wneud hynny gyda’r prosesau newydd hyn.”
Gan hyrwyddo gweddnewidiad digidol y busnes, mae Stephen a Lyndsay wedi cael cymorth dylunydd gwefannau, gan obeithio y bydd edrychiad newydd, cyflymder cyflymach ar y safle, a thactegau SEO syml yn rhoi hwb i ennill busnes newydd.
Dywedodd Stephen:
“Diolch i Cyflymu Cymru i Fusnesau, roeddem yn gymwys i gael grant gan y cyngor i gyfrannu at ddylunydd gwefannau. Heb i’n hymgynghorydd dynnu sylw fod ein gwefan yn edrych yn hen, ni fyddem wedi bod yn gymwys ar gyfer y cyllid.
“Bydd gallu comisiynu gweithiwr proffesiynol yn gwneud gwahaniaeth mawr i’r canlyniad – rydyn ni wedi gwneud mân newidiadau i’r safle ein hunain, fel symud i barth gwell ac ychwanegu allweddeiriau SEO, ond byddwn yn gweld y gwir welliannau pan fydd y dyluniad newydd yn mynd yn fyw.”
Nid dyna ddiwedd y gwelliannau, gyda system CRM integredig ar y gweill ar gyfer y dyfodol agos. Fel perchnogion busnes sy’n wynebu cwsmeriaid, mae Stephen a Lyndsay wedi gweld blaenoriaethau eu cwsmeriaid yn newid ers eu croesawu’n ôl i’r stiwdio ar ôl y tarfu dros y blynyddoedd diwethaf.
Dywedodd Stephen: “Rydym yn fusnes lleol mewn cymuned fach ac mae gennym lawer o gwsmeriaid ffyddlon. Un newid ymysg cwsmeriaid yw’r awydd i gefnogi cwmnïau annibynnol sy’n cael eu rhedeg gan deuluoedd. Mae busnesau bach wedi cael trafferth ac mae ymrwymiad o gefnogaeth yn y gymuned. Drwy lansio system CRM, gallwn ymgysylltu â’n cwsmeriaid a’u gwobrwyo gyda gostyngiadau am eu ffyddlondeb.”
Gyda’r wefan newydd ar fin rhoi hwb i fusnes newydd a system CRM i annog pobl i ddychwelyd, mae SLJ Photography nawr ar y trywydd iawn i lwyddo, diolch i Cyflymu Cymru i Fusnesau. Gyda chynlluniau i roi gwelliannau pellach ar waith yn y dyfodol, fel ymgyrchoedd e-bost a system Pwynt Gwerthu Electronig (EPOS) newydd i wneud trafodion yn fwy diogel a syml, mae Stephen yn ddiolchgar am y gefnogaeth a gafwyd.
Dywedodd: “Buasai Lindsay a minnau yn argymell Cyflymu Cymru i Fusnesau i unrhyw un. Maen nhw wedi ein helpu ni i edrych ar ein busnes o safbwynt cwbl newydd ac mae wedi bod yn agoriad llygad. Mae’r adroddiad yn fanwl, ond does dim rhaid i chi weithredu ar bopeth sy’n cael ei awgrymu – fe wnaethon ni edrych ar yr hyn roedden ni eisiau ei flaenoriaethu yn gyntaf.
“Rydyn ni bob amser yn edrych ymlaen ag agwedd gadarnhaol. Gallwch ymlacio a meddwl ‘rydym wedi gwneud popeth y gallwn ei wneud’, ond bydd rhywbeth arall bob amser.”