A allai caredigrwydd gostio bron i £6 biliwn y flwyddyn i fusnesau yng Nghymru? Efallai bod yr hyn sy’n cael ei ystyried yn ffafr fach yma ac acw neu ddatblygu perthynas adael busnesau bach a chanolig Cymru ‘yn brin’ - rhywbeth a allai fod yn “llwyddiant neu’n fethiant” yn y cyfnod ansicr sydd ohoni. Dyna wnaeth y cwmni rheoli adeiladu Deacon Marriner ei ddarganfod pan drodd at ddigidol i ymdrin â gwaith cleientiaid yn well.
Boed yn e-bost cyflym y tu allan i oriau gwaith neu ‘scope creep’, efallai bod mynd y cam ychwanegol hwnnw i’ch cwsmeriaid yn ymddangos fel rhywbeth gwbl naturiol er mwyn denu busnes rheolaidd. Ond wrth i’r ansicrwydd economaidd barhau a llif arian parod yn cael ei beryglu, gofalu am y ceiniogau yw'r cam cyntaf i gadw'r punnoedd i lifo i fewn i'ch busnes.
Sylwodd y cwmni rheoli adeiladu o Fae Colwyn ar gost posib caredigrwydd yn gynnar gan droi at ddigidol i sicrhau eu bod yn cadw draw yn ddiogel rhag unrhyw broblemau yn sylfeini’r broses o reoli prosiectau.
Gwasanaeth effeithlon a mynd y pellter ychwanegol
Mae Deacon Marriner, a sefydlwyd gan Katrina Deacon yn 2016, yn ymfalchïo ar ddarparu gwasanaeth effeithlon sy’n canolbwyntio ar eu cleientiaid. Serch hynny, mae’r lefel yma o wasanaeth yn aml yn cynnwys gwneud gwaith di-dâl i gleientiaid o dan faner ‘mynd y cam ychwanegol hwnnw’.
“Doeddwn i ddim yn credu faint o amser ro’n i’n dreulio ar bethau lle nad oeddwn i’n codi unrhyw dâl”
Dywedodd Katrina: “Doeddwn i ddim yn credu faint o amser ro’n i’n dreulio ar bethau lle nad oeddwn i’n codi unrhyw dâl”. Nid yw'n gynaliadwy, yn enwedig i ni fel busnes bach a chanolig. Mae'n hawdd syrthio i'r fagl a byddwn yn annog pob perchennog busnes yng Nghymru i edrych ar eu ffordd o weithio ac i roi cynllun ar waith i'w atal rhag digwydd iddyn nhw.”
Mae gwaith di-dâl yn adio i fyny
I Deacon Marriner, gallai’r gwaith di-dâl hwn fod hyd at 8 awr yn ystod wythnos waith, sy’n gyfystyr â gweithio mis cyfan am ddim bob blwyddyn. Yn seiliedig ar y CMC cyfartalog cenedlaethol, byddai peidio â chodi tâl am fis o waith y flwyddyn yn costio £5.9 biliwn i fusnesau yng Nghymru.
Gyda’r Swyddfa Ystadegau Gwladol yn dangos mai adeiladu oedd y sector a berfformiodd gryfaf yng Nghymru yn 2018, gyda thwf o 3.3 y cant, dylai busnesau yn y diwydiant ystyried yr hyn y gallan nhw ei wneud i sicrhau nad ydyn nhw ar eu colled.
I Deacon Marriner, mae digidol wedi bod yn hollbwysig wrth gadw golwg ar gostau a gweithio'n effeithlon. Roedd gweithdy Cyflymu Cymru i Fusnesau ar gyfer y diwydiant adeiladu yn “berffaith”, dywedodd Katrina, wrth iddi gymryd yr amser i ddeall pryderon diwydiant traddodiadol oedd heb arfer gweithio ar-lein.
“Mae digidol yn ein helpu i weithio’n ddoethach ac wedi rhyddhau amser”
“Mae digidol yn ein helpu i reoli nifer fawr o swyddi. Mae hyn yn allweddol gan ei fod yn golygu y gallwn nawr weithio'n ddoethach. Mae wedi rhyddhau ein hamser, felly mae gennym y gallu i ddelio â galw cynyddol ein cwsmeriaid. Ac fe wnaeth hynny ein rhoi mewn sefyllfa wych i gymryd mwy o gleientiaid ac i dyfu'r busnes ymhellach, ”meddai.
Mae meddalwedd wedi bod yn allweddol i'r llwyddiant hwn, yn bennaf rhaglen cadw amser, Harvest, a phecyn rheoli prosiectau, Asana. Drwy gysylltu’r ddwy system gyda’i gilydd, mae Katrina yn gallu gweld yn gyflym faint o amser sy'n cael ei dreulio ar waith cleientiaid at ddibenion bilio, yn ogystal â chael ffordd gyflawn o dracio’r broses o archwilio’r holl swyddi a gwblhawyd ar gyfer cleient – sy’n lleihau'r risg o ymgymryd â mwy o waith di-dâl.
“Mae'r system rheoli prosiectau rydyn ni'n ei defnyddio nawr yn darparu proses dracio gyflawn o'r tasgau sy'n cael eu hychwanegu, pryd maen nhw'n cael eu hychwanegu a'u cwblhau, a phwy sy’n ymgymryd â nhw”.
“Byddem yn colli hyd at ddwy awr y dydd – nawr mae digidol yn talu am ei hun”
“Mae'r ffaith ei fod wedi'i integreiddio â meddalwedd cadw amser yn golygu bod yr amser mae'n ei gymryd i'w gwblhau yn cael ei fesur yn fwy cywir, sy’n caniatáu i ni anfon bil at gleientiaid yn gyflym ac yn gywir. Cyn hynny, byddem yn colli rhwng 30 munud a dwy awr y dydd yn gwneud gwaith ‘am ddim’ ond nawr gallwn gadw golwg ar hynny ac mae’n golygu bod y feddalwedd yn talu amdano’i hun yn y bôn.”
Er bod meddalwedd tracio yn gadael i fusnesau sylwi ar dueddiadau ac ymateb i hynny, roedd Deacon Marriner eisoes yn rhagweithiol wrth reoli’r swyddfa drwy fabwysiadu Office 365 i gydweithio ac i weithio o bell yn haws. Mae hefyd yn caniatáu i'r cwmni gael gafael ar ddogfennau o unrhyw le, gan wneud cyfarfodydd â chleientiaid ar safle yn fwy cynhyrchiol gan y gellir cael gafael ar ffeiliau o fewn ambell glic.
“Rydym wedi cael mwy o ymwelwyr ac ymholiadau drwy’r wefan”
Y gwasanaeth cydweithredol agos hwn y mae'r cwmni yn awyddus i’w ddatblygu gyda chleientiaid newydd. Yn dilyn sesiwn 1:1 gydag ymgynghorydd busnes digidol, gwelsant sut y gallai gwella eu SEO wneud eu gwefan yn fwy gweladwy i ddarpar gleientiaid. Dywedodd Katrina: “fel rhan o gymorth Cyflymu Cymru i Fusnesau, cafwyd adroddiad gwefan, a amlygodd feysydd arfer gorau y dylem ganolbwyntio arnyn nhw ar gyfer SEO. Fe wnaethom weithredu'r newidiadau a argymhellwyd gan ein hymgynghorydd i wella ein gwelededd mewn canlyniadau chwilio, ac mae'n gweithio. Rydym wedi cael mwy o ymwelwyr ac ymholiadau drwy'r wefan.
A gyda sylfaen cwsmeriaid sy'n tyfu; mae cadw data cleientiaid yn ddiogel yn hollbwysig er mwyn sicrhau bod y cwmni’n cynnal ei enw da yn ogystal â ffydd y cwsmeriaid. Mae hyn yn arbennig o bwysig yn sgil cyflwyno'r deddfau GDPR yn 2018.
Cyfaddefodd Katrina, “Doeddwn i ddim yn ymwybodol o GDPR ac ni fyddwn wedi bod yn barod ar gyfer y dyddiad cau ond fe wnaeth y cyngor fy helpu i fynd i’r afael â’r hyn roedd angen i fi ei wneud i sicrhau, nid yn unig bod y cwmni’n cydymffurfio, ond hefyd y gallwn drosglwyddo cyngor allweddol ymlaen i gleientiaid.”
“Fe wnaeth Cyflymu Cymru i Fusnesau fy helpu i werthfawrogi pwysigrwydd cadw data’n ddiogel”
Ychwanegodd Katrina: “Doeddwn i ddim yn gwerthfawrogi gwerth data ar y dechrau, ond fe wnaeth Cyflymu Cymru i Fusnesau fy helpu i werthfawrogi pwysigrwydd cadw data’n ddiogel. Ac mae hyn wedi rhoi tawelwch meddwl i’n cwsmeriaid ein bod wedi ymrwymo i ddiogelu eu gwybodaeth. Y cam nesaf i ni fydd cael yr ardystiad Hanfodion Seiber”.
“Mae cofleidio digidol wedi ein helpu i symud ymlaen yn llwyddiannus”
“Mae cofleidio digidol wedi cael effaith enfawr ar ein busnes mewn nifer o feysydd allweddol ac mae'n ein helpu i symud ymlaen yn llwyddiannus ac i dyfu'r busnes.”