Cyhoeddwyd y postiad hwn yn gyntaf yn Rhagfyr 2019, ond gall y wybodaeth fod yn ddefnyddiol i fusnesau y mae COVID-19 yn effeithio arnynt. Sylwch y mae'n bosib na fydd rhywfaint o wybodaeth yn gyfredol - gallwch ddod o hyd i'n canllawiau COVID-19 diweddaraf yma.

Cliciwch yma i gael cyngor COVID-19 diweddaraf Llywodraeth Cymru ar gyfer cyflogwyr.


Dychmygwch eich bod chi’n rhedeg busnes lle’r ydych chi’n dibynnu ar eich cwsmeriaid yn eich ffonio i archebu.

Yr unig broblem yw eich bod chi’n methu galwadau, yn archebu’r un apwyntiadau ddwywaith, yn anghofio am apwyntiadau wedi’u canslo ac yn y pen draw yn methu â manteisio i’r eithaf ar eich refeniw ac yn gwneud niwed i’ch enw da yn y broses.

Bydd y sefyllfa hon (a’r rhwystredigaeth!) yn gyfarwydd i lawer o berchnogion busnes yng Nghymru, gan gynnwys bwytai a darparwyr llety, plymwyr a thrydanwyr, a hyd yn oed deintyddion a thrinwyr gwallt.

Barod i dechnoleg ddigidol ysgwyddo’r baich? Cofrestrwch ar gyfer gweithdy #Cyflymubusnesau am ddim!

Felly, beth gellir ei wneud?

Yn hytrach na gwrando ar negeseuon llais neu fethu allan ar fusnes, dylech chi ystyried defnyddio system archebu ar-lein.

Cynnyrch meddalwedd yw hwn sy’n galluogi cwsmer posibl i archebu gweithgaredd neu wasanaeth, naill drwy eich gwefan neu drwy eich tudalen cyfryngau cymdeithasol. Nid yn unig y mae’n symleiddio’r broses archebu, gall hefyd ymdrin ag apwyntiadau sy’n cael eu canslo, aildrefnu apwyntiadau a phrosesu taliadau ar-lein, yn ogystal ag anfon negeseuon atgoffa awtomataidd i leihau’r risg o bobl yn peidio â mynychu eu hapwyntiadau.

Mae hyn i gyd yn gwneud pethau’n haws i chi a’ch cwsmeriaid. O gadw eich apwyntiadau i gyd mewn un lle, gall eich cwsmeriaid archebu apwyntiadau ar amseroedd sy’n addas iddyn nhw drwy’r dyfeisiau a ffefrir ganddynt, fel llechi cyfrifiadurol a ffonau clyfar.

Yn ogystal â rhyddhau eich amser, gallwch chi gynyddu’n sylweddol nifer yr archebion y gallwch eu prosesu, gan gynhyrchu mwy o werthiannau ac elw yn y pen draw!

Beth yw’r manteision?

Arbed amser ac arian

O safbwynt eich busnes, mae’n golygu bod eich gwasanaeth archebu ar gael 24/7. Ymhellach, caiff argaeledd slotiau amser ei ddiweddaru’n awtomatig, felly nid oes unrhyw berygl o archebu’r un slot ddwywaith.

Mae’r system archebu ar-lein hefyd yn lleihau gwaith gweinyddol. Gall ymdrin â phob agwedd ar archebu, gan ryddhau amser i chi a’ch staff ganolbwyntio mwy ar weithgareddau cynhyrchiol. Ac mae’r ffaith ei bod yn gallu olrhain apwyntiadau sydd ar y gweill ac anfon negeseuon ffôn, testun neu e-bost awtomatig i atgoffa cwsmeriaid o’u hapwyntiadau i gyd yn helpu i fynd i’r afael â’r broblem gynyddol o bobl yn peidio â mynychu eu hapwyntiadau.

Yn fwy na hynny, gall systemau archebu ar-lein gysylltu â systemau talu (fel PayPal neu Sage Pay) fel y gallwch chi gasglu taliadau pan fo cwsmeriaid yn archebu apwyntiadau, sydd yn sicr yn helpu â llif arian.

Ffyrdd mwy effeithlon o weithio

Er gall systemau archebu ar-lein weithio ar eu pennau eu hunain, gallwch wneud hyd yn oed yn fwy o arbedion amser pan fyddwch chi’n eu cysylltu ag apiau a gwasanaethau trydydd parti yn uniongyrchol o’ch platfform archebu.

Er enghraifft, efallai y byddwch chi’n dymuno creu anfonebau yn ddi-dor ar gyfer apwyntiadau yn y calendr neu edrych ar hanes taliadau cwsmeriaid unigol. Cysylltwch eich system archebu ar-lein â’ch platfform cyfrifo a ffwrdd â chi!

Yn yr un modd, o ran y system rheoli perthynas â chwsmeriaid (CRM), mae manteision sylweddol o allu creu meysydd CRM wedi’u haddasu, cadw nodiadau cwsmeriaid, edrych drwy hen archebion a hidlo data archebu ar gyfer ymgyrchoedd e-byst wedi’u targedu. Bydd adeiladu delwedd fanylach o’ch cwsmeriaid yn eich helpu chi i olrhain tueddiadau a sicrhau’r nifer uchaf o ailwerthiannau.

Mae 90% o fusnesau twristiaeth a bwytai yng Nghymru yn ei gwneud hi’n haws i gwsmeriaid newydd a phresennol ddod o hyd iddynt ar-lein fel eu bod yn denu archebion o bell ac agos. Rhagor o wybodaeth.

Beth fydd angen i’r dechnoleg ei gyflawni yn eich busnes?

Os ydych chi wedi penderfynu y gallai system archebu ar-lein fod o fantais i’ch busnes, cam cyntaf synhwyrol yw datblygu manyleb amlinellol i sicrhau bod y system rydych chi’n ei dewis neu’n ei datblygu yn cyflawni ei nod. Dyma rai o’r prif ffactorau i’w hystyried:

Ymarferoldeb

Mae’r nodweddion sylfaenol y gallech eu nodi fel rhai ‘hanfodol’ yn cynnwys:

  • Rhyngwyneb ar y we sy’n galluogi eich cwsmeriaid i archebu gwasanaethau drwy eich gwefan neu drwy eich tudalen cyfryngau cymdeithasol;
  • Calendr byw sy’n diweddaru’n awtomatig wrth i gwsmeriaid gofrestru ar gyfer gwasanaethau;
  • Galluoedd prosesu taliadau fel y gallwch chi gasglu taliadau pan fo cwsmeriaid yn archebu apwyntiadau;
  • Negeseuon atgoffa am apwyntiadau sydd ar y gwell y gellir eu hanfon yn awtomatig at eich cwsmeriaid dros e-bost neu SMS.

Fel rydym ni wedi sôn yn barod, mae integreiddio gydag apiau trydydd parti yn gwneud perffaith synnwyr. Felly, meddyliwch yn ofalus p’un a fyddai unrhyw apiau presennol sydd gennych yn barod yn elwa o’u cysylltu â’r feddalwedd archebu ar-lein.

Rhywbeth arall pwysig i’w ystyried yw pa mor hwylus ydyw i’w ddefnyddio ar ochr y cwsmeriaid (a yw’n ddigon hwylus iddynt gwblhau’r broses archebu?) a’ch gwaith rheoli a gweithredu parhaus o’r feddalwedd.

Cyffredinol neu bwrpasol?

Os oes gennych chi brosesau amserlennu unigryw neu anarferol, yna efallai bydd angen pecyn pwrpasol arnoch. Yn yr achos hwn, byddwch chi fel arfer angen contractio datblygwr i lunio pecyn sy'n mynd i'r afael â'ch gofynion penodol chi.

Fodd bynnag, ar gyfer y rhan fwyaf o fusnesau bach yr opsiwn a ffefrir yw pecyn cyffredinol (oddi ar y silff). Mae hyn oherwydd ei fod yn sylweddol rhatach ac ar gael ‘nawr’ yn hytrach na gorfod aros i ddylunio, datblygu a phrofi fersiwn bwrpasol. Dylech hefyd gadw mewn cof fod rhai pecynnu oddi ar y silff yn cynnig rhyw elfen o addasu, yn enwedig o ran y ffordd mae’n edrych ac yn gweithredu.

Y gallu i dyfu yn unol â’r anghenion

Mae’n bwysig bod eich system archebu yn gallu ymdopi â niferoedd cynyddol o gwsmeriaid wrth i’ch busnes dyfu. Dylai unrhyw system a ddewiswch allu tyfu yn unol â’r anghenion a bodloni eich gofynion yn y dyfodol.

Faint mae’n costio?

Y newyddion da i fusnesau bach a chanolig yng Nghymru yw bod nifer o gyflenwyr yn cynnig dewis rhad ac am ddim sydd fel arfer yn fersiwn o’r feddalwedd sydd â llai o nodweddion ond sy’n cynnwys ambell nodwedd amserlennu sylfaenol. Er y bydd cyfyngiad eithaf isel o ran nifer yr archebion misol y gellir eu cymryd, bydd y dewis hwn yn ymarferol ar gyfer rhai busnesau. Mae hefyd nifer o opsiynau ffynhonnell agored sy’n rhad ac am ddim os yw cost yn broblem.

Serch hynny, mae’r mwyafrif o systemau archebu ar gael ar amrywiaeth o gynlluniau misol sy’n addas ar gyfer pob cyllideb. Bydd y pecynnau hyn yn cynnwys nifer cynyddol o archebion a ganiateir bob mis (nifer anghyfyngedig mewn rhai achosion), amrywiaeth ehangach o nodweddion ac opsiynau integreiddio a mwy o ryddid i addasu, gyda’r prisiau’n codi yn unol â hynny.

Enghraifft bywyd go iawn: Fron Farm Yurts

Mae athrawes Ffrangeg mewn ysgol uwchradd sydd hefyd yn fam i ddau o blant wedi cynyddu elw ei busnes glampio teuluol o 20 y cant. Mae’r busnes bellach yn cynnwys lle i gynnal priodas gyda iwrt sy’n ddigon mawr i ddal 90 o bobl.

Mae Natasha Davies-Puddy rheoli gwaith marchnata a chysylltiadau cyhoeddus ar gyfer Fron Farm Yurts, sydd hefyd yn cynnwys man neilltuedig gyda thri iwrt o faint arferol ar gyfer grwpiau llai.

Mynychodd Natasha, nad oedd ganddi unrhyw brofiad blaenorol o farchnata digidol, gyrsiau a gynhaliwyd gan Cyflymu Cymru i Fusnesau, yn ogystal â chael cymorth busnes wyneb yn wyneb. Darllenwch y stori gyfan.

Beth yw’r opsiynau?

Os nad ydych chi’n siŵr lle i ddechrau, mae Cyflymu Cymru i Fusnesau yma i helpu. Yn ogystal â chyngor arbenigol gan ein cynghorwyr busnes digidol, rydym ni’n cynnal gweithdai i ddangos pa offer sydd ar gael.

I’ch helpu chi i ddewis o’r amrywiaeth eang o dechnoleg sydd ar gael, chwiliwch drwy ein cyfeiriadur Meddalwedd Hanfodol – canllaw cyflawn, di-duedd i lu o offer digidol sy’n gallu trawsnewid y ffordd rydych chi’n gweithio er gwell.

 

Ydych chi eisiau dysgu sut gallwch chi ddefnyddio technoleg ddigidol i wella cynhyrchiant?