Mae twf technoleg ddigidol wedi arwain at newid mawr yn y ffordd y caiff dogfennau a data eu trafod, eu storio a’u rhannu. I nifer o ddiwydiannau, mae systemau ffeilio papur, rhannu ffeiliau trwy e-bost, a dibynnu ar gofbinau USB, yn hen ffyrdd o weithredu. 

 

Yn hytrach na chymryd llawer o le ffisegol yn y swyddfa, wynebu rhwystrau pan mae ffeiliau e-bost yn rhy fawr, neu reoli problemau diogelwch, gall llwyfan rhannu ffeiliau ar-lein gael gwared ar gyfyngiadau a galluogi eich busnes i fod llawer yn fwy cyflym, hygyrch a diogel yn y byd digidol.

 

Os ydych wrthi’n newid i rannu ffeiliau ar-lein neu eisiau gweithredu arfer gorau i wneud rheoli ffeiliau digidol yn fwy effeithlon, dyma 6 awgrym i helpu’ch busnes wneud y mwyaf o systemau rhannu ffeiliau digidol.

 

Sicrhewch eich bod chi’n dewis llwyfan diogel

 

Yn bennaf oll, dewiswch lwyfan rhannu ffeiliau sy’n cynnig lefel uchel o ddiogelwch. Gall storio eich dogfennau ar-lein fod yn ffordd wych i sicrhau diogelu eich gwybodaeth yn well, o’i gymharu â storio’n lleol neu’n ffisegol. Fodd bynnag, mae’n bwysig eich bod chi’n gwneud ychydig o ymchwil i ddewis llwyfan sy’n cynnig nodweddion storio a chadw wrth gefn diogel.   

 

Profwch y system

 

Ochr yn ochr â chynnig diogelwch da, mae’n bwysig profi’r llwyfan i sicrhau ei fod yn bodloni’ch anghenion busnes penodol. A yw’ch cyflymder lanlwytho a lawrlwytho’n dda? A oes unrhyw gostau ychwanegol? A yw’r llwyfan yn hawdd i’w ddefnyddio? A oes amrywiaeth o nodweddion, petai angen i chi ehangu eich defnydd? Mae Cyfeiriadur Meddalwedd Cyflymu Cymru i Fusnesau yn cynnig trosolwg o’r amrywiaeth o feddalwedd rhannu ffeiliau sydd ar gael. Lawrlwythwch y cyfeiriadur rhad ac am ddim!

 

Diffiniwch strwythur ffeiliau

 

Ar ôl i chi benderfynu ar lwyfan rhannu ffeiliau, mae’n hanfodol eich bod chi’n dechrau fel yr ydych yn bwriadu parhau! Bydd diffinio strwythyr ffeiliau yn sicrhau bod eich dogfennau’n cael eu trefnu’n effeithiol ac yn hawdd i holl aelodau’r tîm eu cyrchu. Mae hyn yn cynnwys labelu ffolderi’n gywir, grwpio dogfennau’n briodol a scirhau bod y ffeiliau sy’n cael eu cyrchu amlaf yn cael eu cadw mewn lleoliad amlwg.

 

Defnyddiwch fformat enwi cyson

 

Bydd fformat enwi cyson yn ategu strwythur ffeiliau clir. Gwnewch yn siwr eich bod chi’n defnyddio enwau ffeiliau sy’n gyson ac sy’n gwneud synnwyr i aelodau’r tîm. Bydd rhoi rhyddid i staff enwi fel y dymunant yn ei gwneud hi’n syml i unigolion ddod o hyd i ddogfennau, ond gall achosi problemau wrth chwilio am ddogfennau’n ddiweddarach neu wrth gydweithio.

 

Sicrhewch fod y tîm cyfan yn defnyddio’r llwyfan yn effeithiol

 

Does dim pwrpas newid i storio a rhannu ffeiliau ar-lein os nad yw’r tîm cyfan yn gysylltiedig. Os oes eisoes gennych chi lwyfan ar waith, neu os ydych chi’n dechrau arni, gwnewch yn siwr bod pob aelod o’r tîm yn ymwybodol o sut caiff y llwyfan ei ddefnyddio a sut dylid ei gyrchu. Gall gwneud eich llwyfan rhannu a storio ffeiliau yn brif system, neu unig system y busnes, helpu i hybu cyweithio a gweithio’n fwy effeithiol.

 

Peidiwch â gadael i’ch dogfennau fynd allan o reolaeth!

 

Os ydych chi’n storio dogfennau’n aml ar eich llwyfan dewisol, mae’n hanfodol nad ydych yn gadael iddo fynd allan o reolaeth! Ni fyddech yn gadael i gabinet ffeilio ffisegol orlifo a chymryd drosodd y swyddfa, ac mae’r un mor bwysig cadw rheolaeth ar eich system ar-lein. Peidiwch â chadw dogfennau wedi’u storio’n hwy nag sy’n angenrheidiol, ac adolygwch beth sy’n cael ei storio’n rheolaidd. Bydd yn llawer rheoli’n rheolaidd yn hytrach na mynd i’r afael â nifer enfawr o ddogfennau o bosibl, yn achlysurol.

 

Rhannwch y dudalen hon

Argraffwch y dudalen