Dyma John Mills, cynghorydd digidol Cyflymu Cymru i Fusnesau, yn rhannu ei awgrymiadau a'r adnoddau gorau i'ch helpu i gadw’ch busnes mewn trefn a dan eich rheolaeth.
1. Dirprwywch y pethau bychain, edrychwch ar y darlun mawr
Mae'r rhan fwyaf o berchnogion busnesau bach yn cael trafferth dirprwyo am eu bod wedi arfer gwneud popeth eu hunain. Hyd yn oed os ydych chi'n dirprwyo (pan allwch chi!), y duedd yw microreoli'r tasgau, gan fynd yn gwbl groes i bwrpas dirprwyo yn y lle cyntaf.
Er mwyn dirprwyo mewn ffordd sy'n arbed amser yn effeithiol:
- Rhaid i chi ddeall cryfderau a gwendidau eich gweithwyr a'ch cyflenwyr gwasanaeth
- Dirprwywch mewn modd rheoledig fel eich bod yn gallu, pan fo'n briodol, llacio rheolaeth ac ymddiried yn y canlyniadau.
Mae dirprwyo’n grymuso staff ac yn eu helpu i wireddu eu gwerth i'ch busnes, sydd yn ei dro yn gwneud iddynt deimlo'n rhan o'ch llwyddiant. Bydd ysgogi gweithwyr fel hyn hefyd yn gwneud eich busnes yn fwy cynhyrchiol.
2. Cynlluniwch ac awtomeiddiwch brosesau busnes a llifoedd gwaith
Pan fyddwch yn rhedeg busnes, mae'n hawdd iawn colli ffocws ar eich gweithrediadau craidd oherwydd tasgau ailadroddus. Gall llawer o'r rhain gael eu hawtomeiddio’n hawdd, gan ganiatáu i adnoddau hanfodol, megis staff, gael eu hadleoli mewn mannau eraill.
Fel arfer, mae llawer o feysydd o’ch busnes a allai elwa o brosesau awtomeiddio sy'n arbed amser, o farchnata i gyswllt a chadw cwsmeriaid. Er enghraifft, gellir creu llwybr clir o’r man lle mae darpar gwsmeriaid yn cysylltu â chi drwy eich gwefan, i ymatebion awtomatig i ymholiadau, sy’n arwain wedyn at negeseuon e-bost marchnata awtomataidd, aildargedu yn seiliedig ar ymatebion a chofnodi CRM ac apwyntiadau awtomataidd ar gyfer cysylltu yn y dyfodol. Mewn model proses busnes o'r fath, yr unig gam y mae’n rhaid i chi ei gyflawni eich hun yw creu'r cynnwys ar gyfer y wefan i ddenu'r cwsmer yn y lle cyntaf, caiff popeth arall ei wneud yn awtomatig.
Dysgwch fwy yn ein gweminar Gweithio'n Gallach, Gweithio'n Fwy Diogel
3. Addaswch a Mabwysiadwch
Mae angen i'ch busnes ddefnyddio pob technoleg ac adnodd sydd ar gael y gellir eu mabwysiadu er mwyn gwella’ch siawns o lwyddo yn y byd busnes modern. Fodd bynnag, cyn dewis eich adnoddau, mae angen i chi ddeall yn gyntaf beth fydd yn fwyaf addas a defnyddiol ar gyfer eich busnes, er mwyn arbed amser i chi. Felly, cyn gweithredu unrhyw seilwaith busnes neu newidiadau newydd, mae'n beth doeth mapio unrhyw brosesau busnes sy'n bodoli eisoes. Fel arfer, dylech edrych ar brosesau TG (gan gynnwys gwefannau, strategaethau cyfryngau cymdeithasol ac ati) a phrosesau a nodau sy’n ymwneud â phobl, er mwyn gweld sut y gallwch wella’r perfformiad busnes. Y nod yw gweithio allan sut y gallwch wneud i'ch busnes redeg mor effeithlon â phosibl.
Dyma ganlyniadau mapio prosesau busnes yn sylfaenol:
- Gwerth i'r cwsmer
- Llai o gostau i'r busnes
- Mwy o elw
Unwaith y byddwch wedi cyflawni'r camau cychwynnol o greu eich cynllun, y wybodaeth hon fydd yn gyrru'r hyn sydd ei angen arnoch fel busnes.
Archebwch eich sesiwn un-i-un rhad ac am ddim gyda chynghorydd digidol er mwyn i ni allu eich helpu ymhellach.
Dyma rai o'r adnoddau ar-lein sydd ar gael a all eich helpu i drefnu eich amser yn well:
- Dysgwch fwy am adnoddau ar-lein yn ein cyfeiriadur Meddalwedd Hanfodol rhad ac am ddim.
- Mae Evernote yn gweithio fel cwpwrdd ffeilio ar-lein. Fe'i cynlluniwyd ar gyfer creu, trefnu a storio gwahanol ddarnau o gyfryngau fel dogfennau testun, ffotograffau, fideos, ffeiliau sain neu dudalennau gwe.
- Mae Trello yn adnodd cydweithredu sy'n trefnu eich prosiectau'n fyrddau. Mae Trello yn dweud wrthych, ar un olwg, beth sydd ar y gweill, pwy sy'n gweithio ar beth, ac ar ba gam o’r broses mae’r gwaith.
- Mae Nozbe yn rheolwr tasgau ar y we ac yn feddalwedd sy’n cadw rhestr o bethau i'w gwneud a fydd yn helpu eich cynhyrchiant - rheoli prosiectau a thracio amser. Mae'n eich galluogi i reoli a thorri tasgau yn gategorïau a rhannau cyraeddadwy. Mae'n gweithio ar draws yr holl lwyfannau symudol ac yn cysoni tasgau rhyngddynt yn gyflym ac yn ddibynadwy.
- Mae Asana yn ddatrysiad rheoli prosiectau sy’n defnyddio’r cwmwl. Mae'n eich galluogi i greu popeth, o restr dasgau syml i brosiect cymhleth sy'n cynnwys terfynau amser a nifer o aelodau tîm.
I gael gwybod mwy am sut y gall adnoddau digidol eich helpu i arbed amser a gweithio'n glyfrach, siaradwch â'n tîm heddiw.