Yn bell o fod yn air jargon marchnata, mae cyfathrebu unedig yn cyfeirio at integreiddio dyfeisiau, rhaglenni a dulliau cyfathrebu er mwyn datblygu dulliau cydweithredol a chynhyrchiol o gyfathrebu. Gall hyn gynnwys cyfuniad o wasanaethau cyfathrebu amser real fel negeseuon gwib, IP troslais (VOIP), fideo-gynadledda a byrddau gwyn rhyngweithiol, neu ddulliau heb fod yn amser real, fel e-bost, negeseuon testun neu negeseuon llais.
Yn y pen draw, mae cyfathrebu unedig yn dod â dulliau cyfathrebu amrywiol at ei gilydd i greu cysondeb rhwng dyfeisiau a llwyfannau er mwyn symleiddio prosesau busnes.
Os ydych yn awyddus i roi hwb i’ch effeithlonrwydd a’ch cynnyrch trwy gyfathrebu unedig, dyma bedwar awgrym a all eich helpu i drosglwyddo:
Ydy cyfathrebu unedig yn addas ar gyfer eich busnes?
Mae cyfathrebu unedig yn cynnig manteision mawr i fusnesau, fel lleihau costau, ehangu parhad busnes a gwella diogelwch. Fodd bynnag, mae’n gallu bod yn brosiect costus sy’n cymryd llawer o amser os nad ydych chi wedi paratoi’n iawn ar gyfer y newid. Gall ei fabwysiadu yn aneffeithlon gynyddu’r peryglon diogelwch posibl hefyd. Dechreuwch trwy ddatblygu achos busnes ar gyfer cyfathrebu unedig ac ystyried pa fanteision y gallwch eu gweld yn ymarferol.
Adolygu eich prosesau a’ch systemau presennol
Aseswch y seilwaith sydd gennych yn barod er mwyn amlygu prosesau cyfathrebu presennol eich busnes. Sut gallwch wella’r rhain, pa ddulliau ychwanegol a all fod o fudd i’r busnes, a beth ydych chi’n gobeithio ei gyflawni â chyfathrebu unedig? Trwy weld trosolwg clir o’ch systemau presennol, gallwch amlygu rhwystrau, pennu eich anghenion penodol a theilwra eich dull.
Llunio cynllun mudo
Bydd datblygu cynllun mabwysiadu strwythuredig yn eich galluogi i fonitro a rheoli newidiadau. Gall cyfuno eich technolegau cyfathrebu fod yn gwlwm dryslyd os nad ydych yn egluro beth sy’n cael ei integreiddio ac unrhyw ddulliau sy’n cael eu cyflwyno. Bydd cynllun mudo, felly, yn eich helpu i ddatblygu dull graddol o uno cyn i chi ddechrau arni.
Trawsnewid eich rhwydwaith
Y cam olaf yw gweithredu a chyflwyno’r gweithgareddau a fydd yn trawsnewid eich rhwydwaith a’ch busnes. Wrth i chi reoli newid, mae’n bwysig ystyried eich bod yn newid prosesau busnes yn ogystal â phrosesau technolegol. Bydd cyflwyno’r newidiadau yn raddol yn eich helpu i leihau risgiau, camgymeriadau ac ymyrryd sylweddol. Gallwch osgoi dryswch trwy sicrhau bod y staff yn ymwybodol ac yn barod am y newidiadau a fydd yn digwydd, a’r cyfnod amser disgwyliedig ar gyfer cyflwyno’r newidiadau hyn.