Os ydych chi wedi penderfynu buddsoddi mewn asiantaeth er mwyn rheoli unrhyw ran o’ch prosesau busnes neu weithgareddau marchnata, mae’n debygol eich bod wedi treulio amser yn adolygu, cymharu a gwerthuso asiantaethau posibl cyn dod i benderfyniad terfynol.
Pan roeddech chi wedi penderfynu ar eich dewis asiantaeth, mae’n siŵr eich bod chi wedi gofyn cwestiynau am eu profiad, eu sgiliau a’u perfformiad ar y cyfan, ac wedi adolygu geirdaon gan gleientiaid. Mae’n gallu bod yn hawdd, pan fyddwch wedi trosglwyddo o fod yn gwsmer â diddordeb i gleient, eistedd yn ôl a gadael i’r asiantaeth wneud ei gwaith, fel y gallwch chi ganolbwyntio ar eich gwaith chi. Wedi’r cyfan, dyna’r rheswm dros eu cyflogi… Ynte?
Yn anffodus, nid dyma’r achos. Fel cleient, mae’n bwysig eich bod chi’n cymryd camau i ddeall pa mor dda y mae’r asiantaeth yn perfformio ar gyfer eich busnes, pa mor effeithiol ydyn nhw wrth fodloni eich amcanion a sut mae hyn yn effeithio ar dwf a llwyddiant eich busnes ar y cyfan.
Os mai dyma’r tro cyntaf i chi weithio gydag asiantaeth, mae’n gallu bod yn gymhleth i bennu sut byddwch yn monitro eu perfformiad mewn ffordd effeithiol.
Er y bydd eich meincnodau penodol yn ddibynnol ar amcanion unigol eich busnes, a’r berthynas sydd gennych â’r asiantaeth, dyma chwe ffordd i’ch helpu i dalu mwy o sylw i weithgareddau eich asiantaeth, asesu pa mor effeithiol y maen nhw’n cyflawni eich amcanion, a chynnal dull cyson o fonitro perfformiad.
Sefydlu nodau ac amcanion
Mae’n bwysig eich bod yn gosod amcanion diffiniedig, gyda tharged neu ganlyniad clir. Trwy sicrhau bod eich tîm mewnol a’r asiantaeth allanol ar yr un dudalen wrth ystyried amcanion, bydd gennych rywbeth penodol er mwyn gosod meincnodau. Yn ogystal, mae’n hollbwysig eich bod chi’n pennu sut bydd cyflawni’r amcanion hyn yn edrych. Os ydych yn targedu mwy o gleientiaid, a fyddwch yn blaenoriaethu ansawdd gwell, meintiau mwy neu sector penodol? Oes angen i’r cwsmeriaid hyn brynu eich cynnyrch, cofrestru ar gyfer y gwasanaeth, neu ymuno â rhestr bostio i gael eu hystyried fel cwsmer newydd? Os byddwch yn eglur yn fewnol ac yn allanol, mi fydd hi’n haws monitro sut mae’r asiantaeth yn perfformio yn erbyn eich amcanion penodol.
Pwyll piau hi
Os ydych chi wedi penderfynu defnyddio asiantaeth, mae’n debygol mai’r rheswm dros hyn yw nad oes amser gennych i ymgymryd â’r tasgau neu nad oes modd i chi gyflogi staff i wneud y gwaith yn fewnol. Mae’n gallu bod yn hawdd gadael y gwaith gyda’r asiantaeth a thybio bod y cyfan yn mynd fel watsh, ond bydd gosod amser yn yr amserlen i fonitro cynnydd yr asiantaeth yn rheolaidd yn rhoi dealltwriaeth well o’u perfformiad ar y pryd, yn hytrach na darganfod mewn chwe mis nad oes unrhyw beth wedi cael ei gwblhau neu ei gyflawni fel y disgwyl.
Beth yw eich amserlen?
Er mwyn sicrhau eich bod yn adolygu perfformiad eich asiantaeth yn erbyn targedau, sefydlwch amserlen gyson ond rhesymol er mwyn asesu targedau, canlyniadau a gweithgareddau allweddol. Bydd monitro perfformiad yn fisol yn rhoi trosolwg gwell i chi o gynnydd, ond bydd hefyd yn rhoi digon o amser i’r asiantaeth wneud tasgau a gwelliannau yn ôl yr angen. Fodd bynnag, mae’n bwysig ystyried ffactorau allweddol fel hyd y cytundeb a chyfnod amser yr amcanion penodol er mwyn llunio eich amserlen monitro perfformiad o gwmpas hyn.
Adrodd ar amcanion
Pennwch ffordd gyson a chlir y gallwch ei dadansoddi ac adrodd ar berfformiad yr asiantaeth, a sut maen nhw’n gweithio tuag at yr amcanion. Mae’n bwysig eich bod yn monitro eich dewis elfennau neu ffigyrau mewn ffordd gyson, fel bod modd i chi gymharu’r cynnydd fesul mis. Mae bod yn eglur â’r asiantaeth am sut a beth fyddwch yn ei fonitro a’r wybodaeth fydd ei hangen arnoch yn gallu eich helpu i gynnal llinellau cyfathrebu agored â’ch asiantaeth, a datblygu perthynas gadarnhaol a pharhaol a all fod yn fanteisiol i chi yn y tymor hir.
Cyfleoedd ar gyfer adborth
Achubwch ar gyfleoedd i drafod yr adborth gan eich asiantaeth. Yn ogystal â deall perfformiad yr asiantaeth yn erbyn eich amcanion, efallai y byddwch yn sylweddoli bod angen i chi ail-asesu eich amcanion pan na fydd targedau cael eu cyflawni. Gallwch ystyried a oeddent yn afrealistig neu pa fath o waith fydd ei angen er mwyn eu cyflawni. Nid yn unig y bydd monitro perfformiad eich asiantaeth yn rhoi syniad i chi o ba mor effeithiol yw eu gwaith, ond bydd hefyd yn rhoi dealltwriaeth well o’ch busnes eich hun.
Rheoli eich disgwyliadau
Mae’n hollbwysig eich bod yn rheoli eich disgwyliadau o’r asiantaeth, ac yn ystyried pa lefel perfformiad sy’n dderbyniol. Os ydych chi’n meddwl nad yw’r asiantaeth yn perfformio i’r safon a ddisgwylir, sicrhewch eich bod yn realistig ac yn mynd at y sefyllfa â phwyll a thystiolaeth glir. Bydd trafodaeth gynhyrchiol am wella cynnydd a pherfformiad yn fwy effeithiol (ac yn well o ran cynnal perthynas dda) na mynd yn rhwystredig a gwneud gofynion gormodol.