Os ydych chi wedi cyrraedd y pwynt o fod yn ystyried opsiynau ar gyfer meddalwedd newydd i gynnal eich busnes, neu ymestyn eich ystod o offer TG i fodloni’ch anghenion cynyddol, yna mae’n hanfodol ystyried sut fydd y cyfan yn integreiddio â’i gilydd. Ac nid yn unig eich systemau mewnol sy’n bwysig; peidiwch ag anghofio y bydd y feddalwedd angen integreiddio â systemau a redir gan eich partneriaid masnachol allweddol, neu gwsmeriaid allweddol hyd yn oed.
Bydd defnyddio gwahanol feddalwedd heb ystyried sut fydd y cyfan yn plethu â’i gilydd yn arwain at anawsterau a diffyg hyblygrwydd
Gall yr anawsterau hynny gynnwys:
- Gwybodaeth ynysig sydd wedi datgymalu ac yn aneffeithiol; er enghraifft dim cysylltiad rhwng eich system Adnoddau Dynol a’ch system gyflogres, neu anallu’ch system e-fasnach i gysylltu â’ch pecyn cyfrifon a chynhyrchu anfonebau fel mater o drefn. Felly hefyd dylai gweithgynhyrchwyr fedru rheoli lefelau stoc mewn perthynas â’u hamserlenni cynhyrchu.
- Efallai y bydd angen ailosod data â llaw o gopïau papur neu o ail sgrin neu fonitor cyfrifiadurol, gyda’r holl risgiau o greu camgymeriadau sy’n gysylltiedig â hynny.
- Gall eich prosesau arafu a cholli’u gallu i gydgordio, ac o ganlyniad collir effeithlonrwydd ac amser (sy’n costio’n ddrud yn y pen draw...).
Mae ein canllaw ar ‘Integreiddio Systemau’ yn egluro’r pwysigrwydd o ddeall a mapio’r llif o wybodaeth sydd yn eich busnes er mwyn i chi fedru gwybod, ar unrhyw adeg, pa ddata sydd ei angen er mwyn i broses fedru gweithio, o ble y daw’r data hwnnw, lle cedwir y data a sut caiff ei ddefnyddio maes o law.
Wedi i chi ymdrin â hynny, yna yr hyn sy’n bwysig yw gwybod sut i gyflawni’r lefelau angenrheidiol o integreiddio rhwng eich gwahanol systemau a gellir dewis amryw o wahanol ddulliau i wneud hynny.
Mae rhai gwerthwyr meddalwedd yn pwysleisio’r ffaith eu bod yn cynnig un datrysiad, gydag ystod o offer sydd yn ‘gydlynol’, gan alluogi data i lifo’n rhwydd rhyngddynt. Er enghraifft mae Sage One Payroll yn integreiddio’n llwyr gyda Sage One Accounts tra gall defnyddwyr Microsoft fanteisio ar y ffaith bod y swît o gynnyrch Office yn cysylltu’n rhwydd â rhaglen cynllunio adnoddau mentergarwch Dynamics.
Wrth gwrs, nid yw hi bob amser yn ymarferol, nac yn wir yn ddoeth, prynu’ch holl anghenion meddalwedd o un darparwr. Felly, ateb arall yw chwilio am gynnyrch gan wahanol gwmnïau lle mae’r integreiddio rhwng y systemau sydd ganddynt eisoes wedi ei sefydlu ac yn gweithio’n ddi-fai gan y defnyddiwr.
Er enghraifft, mae amryw o systemau rheoli dogfennau’n elwa o gael eu hintegreiddio gyda systemau cyfrifo sylweddol, systemau ERP ac Adnoddau Dynol er mwyn medru symud yn gyflym drwy’r gwahanol ddogfennau busnes a gedwir ar ffurf electronig, heb orfod sganio drwy gopïau papur.
Enghraifft arall yw system rheoli cysylltiadau ACT! sydd â chysylltiadau cryf â Microsoft Outlook ac yn cynnig integreiddio rhwydd hefyd â system gyfrifo Sage 50, ac mae’r cyfan wedi ei ddylunio i gynnig prosesau busnes llyfn.
O gofio bod systemau CRM yn gynyddol wrth wraidd sut mae busnesau bach yn rheoli’u gwaith marchnata a gwerthiant, nid yw’n syndod felly bod integreiddio yn ffactor critigol wrth ddewis y system gywir yn hyn o beth. Mae systemau CRM modern yn cynnwys elfen integreiddio sydd wedi ei gynnwys eisoes er mwyn sicrhau bod negeseuon e-bost yn gweithio. Bydd rhai’n gweithio gydag unrhyw system e-bost tra bydd rhai ond yn gweithio â rhaglen e-bost benodol fel Microsoft Outlook.
Mae systemau CRM eraill yn cynnig lefelau pellach o integreiddio. Er enghraifft mae gan Salesforce.com yn cynnig amryw o declynnau ar gyfer integreiddio a gellir cael mynediad at unrhyw wybodaeth a gedwir yng nghronfa ddata salesforce fel petai yn yr un adeilad neu ar yr un cyfrifiadur. Mae nodweddion syml fel integreiddio â chynnyrch yn y swît Microsoft Office oll wedi eu cynnwys mewn darn o feddalwedd o’r enw ‘Salesforce Connect for Office’ sy’n cynnwys nodweddion fel:
Excel
- Mewngludo data Salesforce i Excel a chynnig fformiwlâu a fformatio
- Cyfuno gwahanol setiau data drwy ddefnyddio’r nodwedd Excel VLOOKUP
- Adeiladu dangosfyrddau drwy ddefnyddio tablau pifod a siartiau Excel
Word
- Cyfuno data Salesforce a ddiweddarwyd i mewn i’ch dogfennau
- Cynhyrchu cynigion, dyfynbrisiau a llythyrau personol
- Ychwanegu cynigion o gynnyrch fel rhan o gynnig
Ymhellach, gall y rhan fwyaf o systemau efasnach integreiddio ag ystod eang o ddatrysiadau ategol sy’n cynnig nodweddion ychwanegol, medrusrwydd a mewnwelediadau cwsmer fel:
- Google Analytics ac Optimeiddio Peiriannau Chwilio (SEO)
- Integreiddio Amazon ac eBay i alluogi’r un eitemau gael eu rhestru mewn amryw o farchnadoedd ar yr un pryd
- PayPal a gwasanaethau prosesu taliadau eraill
- Sganio cod bar ac argraffu, a thracio RFID
Wrth gwrs, efallai y cewch eich hun mewn sefyllfa, am resymau hanesyddol o bosib neu yn sgil pwysau neu ddylanwad gan bartner masnachol, lle bydd angen i chi ddefnyddio dau gynnyrch meddalwedd nad ydynt wedi eu hintegreiddio. Os felly, efallai y gallech fanteisio ar Ryngwyneb Rheoli Cymwysiadau (API) er mwyn cyflawni hyn.
Gellir defnyddio API i alluogi un rhaglen gyfrifiadurol i siarad ag un arall a throsglwyddo gwybodaeth neu gwblhau tasg. Gwna hyn drwy ddarparu’r holl flociau adeiladu sydd eu hangen ar raglennydd er mwyn ei alluogi i symud gwybodaeth rhwng rhaglenni. Er enghraifft, byddai API yn galluogi torri a gludo darn bach o ddogfen LibreOffice i mewn i daenlen Excel.
Efallai y byddwch angen datblygwr i gynnal gwaith ar eich rhan, ond y cam cyntaf allweddol fydd sicrhau bod gan y feddalwedd dan sylw API. Felly os ydych yn ystyried cyflwyno datrysiad meddalwedd newydd, doeth fyddai gofyn y cwestiynau canlynol i’r gwerthwr cyn i chi brynu:
- A yw’n integreiddio ag unrhyw ddatrysiadau eraill sydd gennych chi?
- A yw’n integreiddio ag unrhyw ddatrysiadau trydydd parti eraill?
- A oes gan y cynnyrch API a ellir ei ddefnyddio gan raglennwyr i ymestyn y datrysiad?
Os llwyddwch i ddeall sut mae APIs yn eich galluogi i integreiddio gwahanol rannau o’ch systemau TG, gallwch fynd ati i ddiogelu eich buddsoddiadau i’r hirdymor. Ni fyddwch yn ddibynnol ar unrhyw nodwedd neu ddarparwr neilltuol mwyach, ond yn hytrach cewch ystyried y cyfan fel system gyfansawdd sy’n ‘plygio’ i mewn i’w gilydd fel y mynnwch.