Defnyddio Technoleg yn eich Busnes

2. Pa fanteision allwn i eu disgwyl?

• Eglurder gwerthfawr: Mae diffinio prosiect gydag amcanion, tasgau, graddfeydd amser a chyfrifoldebau clir yn galluogi pawb i ddeall pam y mae’n digwydd.
   

• Manteision busnes: Mae rheoli prosiect yn helpu cynyddu i’r eithaf y cyfleoedd y gellir eu cael o dechnolegau newydd, fel Band Eang Cyflym Iawn.
   

• Llai o wrthwynebiad: Mae cynnwys pobl o ddechrau prosiect yn meithrin ymrwymiad i newid; gan ysgogi arbedion effeithlonrwydd a chefnogi twf sefydlog.
   

• Ymrwymiad gan gwmnïau: Mae Rheoli Newid yn creu cydweledigaeth trwy gyfathrebu a hyfforddiant parhaus ar gyfer pob rôl a chyfrifoldeb.
   

• Perchnogaeth gan gyflogeion: Bydd staff sy’n cael eu cynnwys o’r camau cynllunio ac mewn penderfyniadau yn cymryd perchnogaeth, gan helpu sicrhau llwyddiant.
   

• Lleihau risg: Mae prosesau rheoli newid yn eich galluogi i nodi heriau ac ymateb i’r rhain yn effeithiol.
   

• Llai o darfu: Gellir nodi, rhagweld a lleihau tarfu ar weithrediadau gyda pharatoi gofalus gan ddefnyddio dulliau rheoli prosiectau.
   

• Mwy o reolaeth: Bydd prosiect sydd wedi’i gynllunio’n dda, gyda graddfeydd amser cytûn, yn cynnwys rheolaethau cost-effeithiol i sicrhau y caiff ei gyflawni o fewn y gyllideb ac yn brydlon.

3. Enghraifft go iawn

Mae ymgynghoriaeth TG sydd wedi ennill gwobrau yn trawsnewid perfformiad busnes ledled y DU drwy rymuso timau TG i goleddu arferion darbodus ac ystwyth. Mae gan DevOpsGuys, a sefydlwyd gan y Prif Swyddog Gweithredol James Smith, a’r Prif Swyddog Cynllunio Stephen Thair yn 2013, 87 o aelodau staff ac mae’n rhagweld y bydd yn tyfu i 500 o gyflogeion a throsiant o £100m o fewn y pum mlynedd nesaf.

Mae’r cwmni, sy’n darparu atebion a modelau gweithredu pwrpasol, yn defnyddio Band Eang Cyflym Iawn fel y gall cleientiaid gyflawni gweithrediadau ar gyflymderau nad oedd modd eu cyrraedd yn flaenorol. “Mae hyn yn cyflawni mwy o ymgysylltiad â chwsmeriaid ac yn datgloi ffrydiau refeniw newydd drwy gyflymu darparu meddalwedd ar draws mentrau Trawsnewid Digidol,” dywed Smith. “Mae hefyd yn galluogi arloesi, sy’n ysgogi mantais gystadleuol, ac mae’n rhywbeth y mae ein cwsmeriaid yn ei werthfawrogi”

• Mae cyflogeion gan mwyaf yn gweithio o bell o leoliadau ledled y DU, gyda thîm yn Sofia, Bwlgaria “Mae’n ein galluogi i recriwtio’r doniau gorau, waeth beth yw eu lleoliad ffisegol, ac mae’n rhoi’r ystwythder i ni weithio ar draws Ewrop, y Dwyrain Canol ac Affrica”.
   

• Mae rheoli tîm o bell yn mynnu nifer o becynnau meddalwedd fel bod y timau’n gallu cysylltu bob dydd i drafod a rheoli gwahanol ofynion prosiectau. Bob mis, mae’r tîm yn cyfarfod yn y pencadlys yng Nghaerdydd i annog adeiladu tîm a dathlu llwyddiannau’r mis blaenorol, a chynllunio’r mis sydd i ddod.
   

• Mae cwsmeriaid yn cynnwys Admiral, ASOS, BAE, Tŷ’r Cwmnïau, Defra, Fitness First, Gov.uk, Y Weinyddiaeth Amddiffyn, Nokia Systems, Travelodge, Waitrose a’r DVLA.

4. Pam ystyried newid?

Mae llawer o bobl yn dweud ‘os nad yw wedi torri, does dim angen ei drwsio’. Ac mewn rhai achosion, gallai hynny fod yn wir. Ond er mwyn parhau’n gystadleuol yn amgylchedd busnes heddiw sy’n datblygu’n gyflym, yn amlach na pheidio, mae angen i gwmnïau goleddu newid. Heb newid, mae perygl y byddant yn colli’u mantais gystadleuol ac yn methu bodloni anghenion datblygol eu cwsmeriaid. 

Gallai’r newidiadau fod yn rhywbeth bach; mabwysiadu strategaeth cyfryngau cymdeithasol, er enghraifft. Neu gallent olygu rhoi system newydd neu seilwaith cyfan newydd ar waith. Ac yn yr achos hwn, heb newid ymddygiad pobl fel eu bod yn croesawu ffyrdd newydd o weithio, gallai unrhyw fuddsoddiad gael ei wastraffu. Dyma pam mae rheoli newid mor bwysig.

5. Beth yw rheoli newid?

Proses sy’n dylanwadu ar deimladau, agweddau ac ymddygiadau pobl yw rheoli newid. A heb fod yn syndod, caiff y broses ei defnyddio i feithrin cefnogaeth i newidiadau ar raddfa fawr a fydd yn y pen draw yn cyflawni buddion busnes. Yr enghraifft fwyaf amlwg yw pan fydd cwmni’n rhoi system TG newydd ar waith sy’n newid y ffordd y bydd pobl yn mynd i’r afael â’i gwaith o ddydd i ddydd. Ond gall y ddisgyblaeth helpu gyda llawer o fathau o newid; o roi’r gorau i ‘bapur’ a chanolbwyntio ar brosesau ar-lein, i chwalu’r seilos tîm sy’n ffurfio’n naturiol wrth i niferoedd cyflogeion gynyddu.

Mae’n werth gwybod, wrth gyfeirio at reoli newid yn ffurfiol, y gelwir y bobl sydd â rhyw fath o fuddiant yn y newid yn rhanddeiliaid. Ac mae dau brif fath. ‘Noddwyr’ yw’r bobl â phŵer a chanddynt fuddiant uniongyrchol yn y prosiect, ac maent yn cynnwys y tîm rheoli neu fuddsoddwyr, er enghraifft. Ond ‘targedau’ yw’r bobl a fydd yn cael eu heffeithio’n fwriadol gan y newid, ac maent yn cynnwys cyflogeion, partneriaid busnes a chwsmeriaid. Bydd angen i chi ddylanwadu ar y ddau.

I gael rhagor o wybodaeth am sut i wneud hyn a rheoli newid yn llwyddiannus, mae’n werth darllen ein canllaw, ‘Sut i reoli newid digidol yn llwyddiannus yn eich busnes’. Bydd hyn, law yn llaw â gwybodaeth am Reoli Prosiectau, yn rhoi man cychwyn da i chi fel eich bod yn gallu rheoli costau, mesur canlyniadau a rheoli graddfeydd amser prosiectau.

6. Beth yw rheoli prosiectau?

Mae rheoli prosiectau yn ddull strwythuredig y gall busnesau ei ddefnyddio i gyflawni safon uchel o fentrau (prosiectau) i’w cyflawni yn brydlon ac o fewn cyllideb. Ceir nifer o fethodolegau rheoli prosiectau, a’r diwydiant yr ydych yn gweithio ynddo sy’n pennu’r dull gorau i’w ddefnyddio yn aml. Er enghraifft, os ydych chi’n gweithio yn y gwasanaeth sifil, efallai eich bod yn defnyddio PRINCE2, MSP. Neu os ydych chi’n tendro prif gontractwr adeiladu sy’n mynnu bod yr holl isgontractwyr wedi’u hachredu i safon BS6079, gallech ddewis CMMI.

Ac nid prosiectau mawr yn unig sy’n elwa o ddefnyddio iaith gyffredin ar gyfer yr holl staff sy’n gysylltiedig â chyflawni a defnyddio prosiect. Mae cymhwyso egwyddorion sylfaenol rheoli prosiectau i’r prosiectau lleiaf hyd yn oed yn rhoi siawns well o lawer i chi o gyflawni’r canlyniadau a ddymunir, yn brydlon ac o fewn y paramedrau costau a bennwyd gennych. Cymhwyso synnwyr cyffredin strwythuredig ydyw mewn gwirionedd, ac er bod prosiectau’n amrywio o ran maint, mae iddynt nifer o nodweddion cyffredin sy’n dynodi canlyniad llwyddiannus.

Cymorth o fewn y busnes (nawdd) i sicrhau bod rheswm dilys dros ymgymryd â’r prosiect

• Gweithredu: cyflwyno achos busnes i fwrdd sy’n gwneud penderfyniadau, sydd yn ystyried dichonoldeb technegol (a ellir ei wneud) a dichonoldeb masnachol (a ddylid ei wneud).

Cynllun sy’n nodi’r adnoddau gofynnol (deunyddiau/llafur), graddfeydd amser a set o ganlyniadau y gellir eu costio

• Gweithredu: datblygu dogfen cychwyn prosiect sy’n rhannu graddfeydd amser yn gamau rhesymegol, yn amlinellu’r adnoddau sydd eu hangen, ac yn amlygu’r meini prawf ansawdd sydd i’w bodloni.

• Gweithredu: dylai hefyd restru costau a buddion, strwythurau adrodd, a goddefiannau angenrheidiol.

Goddefiannau prosiect i bennu pa mor bell y gall y prosiect or-redeg o ran amser neu gost cyn y cymerir rhyw fath o gamau adfer

• Gweithredu: cyflwyno’ch dogfen Cychwyn Prosiect a chadarnhau neu newid goddefiannau.

• Gweithredu: ar brosiectau mawr, bwrdd y prosiect ar y pwynt canol ym mhob cam ac ar ddiwedd y cam, i adolygu cynnydd a rhoi cymeradwyaeth ar gyfer y cam nesaf.

Adroddiadau sy’n cadarnhau sut mae pethau’n mynd yn eu blaen o gymharu â’r cynllun gwreiddiol (a chamau gweithredu adfer sydd eu hangen)

• Gweithredu: ystyried adroddiadau gwirio wythnosol, adroddiadau misol ar y prif bwyntiau, adroddiadau asesu canol cam a diwedd cam, adroddiadau am eithriadau.

• Ar ôl cwblhau, cadarnhau bod canlyniadau’r prosiect wedi’u cyflawni.

7. Prosiect

Ar gyfer prosiectau mwy, byddai arfer da yn rhoi rheolaethau ffurfiol ar waith. Efallai na fydd angen bob un o’r rhain arnoch chi yn eich busnes eich hun, ond mae’n werth deall beth ydynt a’r manteision y gallant eu cyflawni.

Rhestrir isod ddetholiad o’r prosesau a’r dulliau mwyaf poblogaidd, er y gall dilyn methodoleg lawn yn slafaidd olygu lefelau uchel o orbenion, felly mae’n gwbl dderbyniol i gwmnïau llai ddewis yr elfennau hynny’n unig sy’n fwyaf priodol i’w hanghenion busnes a phrosiectau.

• PRINCE2 - Prosiectau mewn Amgylchedd Rheoledig

• MSP - Rheoli Rhaglenni Llwyddiannus

• APM - Cymdeithas Rheoli Prosiectau

• PMI - Y Sefydliad Rheoli Prosiectau

• CMMI - Sefydliad Model Aeddfedrwydd Galluogrwydd

Ystyriwch hefyd rai o’r offer meddalwedd sydd ar gael i gynorthwyo â rheoli’r prosiect. Mae nifer o’r rhain yn feddalwedd Ffynhonnell Agored neu’n ddatrysiadau rhad ac am ddim i’w defnyddio.

• IPMS - System Rheoli Rhaglenni Integredig
• Microsoft Project - Offeryn Rheoli Prosiectau yn seiliedig ar gyfrifiadur personol
• Microsoft SharePoint - Offeryn rhannu dogfennau yn seiliedig ar gyfrifiadur personol
• AceProject - Offer Rheoli Prosiectau yn seiliedig ar Gwmwl a Meddalwedd fel Gwasanaeth (SaaS)
• 2-plan - Meddalwedd Ffynhonnell Agored, Rhad ac am Ddim
• EPM Live - Mae’n integreiddio MS Project a SharePoint
• FusionForge - Offer cydweithredu rhad ac am ddim a addaswyd o ‘Forge’
• GanttProject - Offeryn amserlennu prosiectau rhad ac am ddim
• Project.net - Meddalwedd Rheoli Prosiectau Ffynhonnell Agored
• Rational Plan - Cynllun amgen i MS Project
• Web 2 Project - Meddalwedd Rheoli Prosiectau Ffynhonnell Agored

8. Pwyntiau gweithredu a chynghorion a argymhellir

Sicrhewch fod cynlluniau eich prosiect yn ymdrin â’r agweddau allweddol canlynol (hyd yn oed os ydynt mewn termau cyffredinol iawn):

• Cerrig milltir hollbwysig

• Targedau cyflawnadwy allweddol a’u meini prawf ansawdd

• Adroddiadau

• Cyfanswm costau

• Cyfanswm buddion

   

  Adolygwch gynnydd eich prosiect yn rheolaidd:

  Cadwch gofnodion clir o ba weithrediadau sy’n digwydd yn y cwmwl a pha rai sy’n fewnol – a ble mae data’n cael ei storio. Yn ogystal, byddwch yn glir ynghylch y broses “drosglwyddo” o dîm y prosiect i’r defnyddiwr systemau neu reolwr.

   

  Gwerthuswch eich prosiect

  Ar gyfer prosiect bach, dylech gael adborth ysgrifenedig gan y bobl allweddol sy’n gysylltiedig, a llunio papur byr ar y “gwersi a ddysgwyd”. Dylai hwn amlygu beth aeth yn dda (a pham) a beth aeth o’i le (a pham). Gall y gwersi hyn fod yn amhrisiadwy yn y dyfodol fel gwybodaeth ar gyfer ymgymryd â phrosiectau tebyg.

   

  Yn olaf, adolygwch unrhyw syniadau newydd yn feirniadol cyn cychwyn arnynt fel prosiect

  Ystyriwch y cwestiynau canlynol wrth werthuso menter newydd o fewn eich busnes er mwyn eich helpu i benderfynu p’un a ddylai’r fenter hon fod yn brosiect neu beidio...

9. Beth yw’r fenter?

Beth yw’r fenter?

• Ym mha ffyrdd ydym ni am i’ch busnes fod yn wahanol o ganlyniad i’r fenter hon?

• Beth yw’r rail resymegol dros newid? A yw’r fenter yn cynnig gwerth am arian?

• Beth fyddai angen i chi ei fesur er mwyn gwerthuso’r newidiadau?

   

  Pwy yw’r rhanddeiliaid?

• Pwy sy’n debygol o gael ei effeithio? Gan bwy y mae’r grym neu’r dylanwadu i hwyluso neu atal y fenter?

   

  Pa ganlyniadau y mae’r rhanddeiliaid â blaenoriaeth eu heisiau?

• A yw hyn yn newid ein hymagwedd?

• Sut mae’r fenter hon yn gysylltiedig â mentrau eraill? Beth yw blaenoriaeth y fenter hon mewn perthynas â mentrau eraill?

   

  Pa fecanweithiau, systemau, prosesau a newid y mae’r fenter yn eu dynodi?

• Beth sydd angen i ni ei wneud neu ei newid? A allem ni wneud dim?

• Pa ddull cyflwyno ddylem ni ei ddefnyddio?

   

  Beth yw cwmpas y fenter hon?

• Beth sy’n cael ei gynnwys? Beth sy’n cael ei eithrio? Beth sy’n hanfodol a beth sy’n fonws?

   

  Beth yw’r meini prawf llwyddo?

• Sut beth yw llwyddiant? Beth yw’r cerrig milltir? Beth yw’r rhag-amodau ar gyfer llwyddo? Pa bethau mawr, os ydynt yn eisiau, allai achosi i’r fenter fethu?

   

  Beth fydd yn rhaid i chi ei gynhyrchu?

• A oes angen i chi gyflawni unrhyw beth? Pa bethau sy’n rhan o hynny? Dadansoddwch hynny i lefel sy’n eich galluogi i ddeall beth sy’n rhaid ei wneud er mwyn creu’r gwahanol rannau.

   

  Beth sydd ei angen arnoch gan bobl eraill?

• Beth na allwch chi neu na ddylech chi ei wneud eich hunan? Pa ymrwymiad neu berchnogaeth sydd ei angen arnoch gan randdeiliaid?

   

  Faint fydd ei angen arnoch chi ar gyfer y prosiect?

• Faint o ymdrech neu adnoddau sydd eu hangen?

• A yw lefel yr ymdrech/adnoddau yn gyson â chwmpas y prosiect (a yw’n dal i gynnig gwerth am arian)?

   

  Ym mha drefn y mae angen i bethau gael eu gwneud?

• Pa bethau y mae angen eu gwneud gyntaf? A allwch chi wneud pethau ar yr un pryd?

• A oes trefn benodol ar gyfer pethau sydd flaenaf ar yr amserlen neu’n ysgogi’r amserlen?

   

  Pa adnoddau sydd ar gael?

• A yw’r adnoddau a’r sgiliau angenrheidiol gennych? A oes angen i chi ailystyried y dull cyflawni neu’r cwmpas?

• A oes ffyrdd gwahanol o wneud pethau a fyddai’n eich galluogi i gyflawni’r allbynnau gyda’r adnoddau a’r sgiliau sydd gennych?

   

  Pa ragdybiaethau ydych chi’n eu gwneud?

• Beth sydd gennych sy’n bwysig ar gyfer creu’r cynllun a dwyn pethau yn eu blaenau? A allwch chi gadarnhau unrhyw rai o’r rhagdybiaethau hyn?

• A fyddai’r cynllun yn wahanol pe na bai’r rhagdybiaethau yn dal dŵr? Pa lefel risg sydd ynghlwm â’r rhagdybiaethau?

   

  Beth yw’r cyfyngiadau?

• A oes unrhyw gyfyngiadau cyfreithiol, cymdeithasol, amgylcheddol neu gyfyngiadau eraill? A yw’r cyfyngiadau yn rhai go iawn? Pa lefel risg sydd ynghlwm â’r cyfyngiadau?

   

  Beth yw’r rhwystrau rhag llwyddiant?

• Beth arall allai eich atal neu’ch arafu at bwynt lle na fyddech yn gallu llwyddo?

   

  Beth yw canlyniadau a sgil-effeithiau tebygol ein llwyddiant?

• A allai unrhyw ganlyniadau negyddol ddeillio o’r fenter hon? A allech chi fod yn rhy llwyddiannus? Pa lefel risg a ymhlygir gan sgil-effeithiau hyn?

   

  Pwy sy’n debygol o fod dan anfantais yn sgil eich llwyddiant chi?

• A allen nhw achosi problemau, a sut? A ydynt yn peri risg?

• Beth yw tebygolrwydd ac effaith pob risg a’i ffactor risg (uchel, isel, canolig)?

• A oes gwrth-fesurau y gallwch eu gweithredu, a beth yw eich ailasesiad o’r risg ar ôl i ni weithredu’r gwrth-fesurau?

   

  Pa gynlluniau wrth gefn sydd eu hangen arnoch chi?

• Beth allech chi ei wneud pe bai’r risgiau yn troi’n realiti? A oes angen cynlluniau ar wahân arnoch chi ar gyfer y cynlluniau hyn wrth gefn?

• Gan ystyried yr atebion blaenorol, beth yw’r cynllun? A yw’n gyflawn ac a oes modd ei gyflawni? Beth yw cynllun B?

10. Gwybodaeth ychwanegol

Defnyddiwch gyfeirlyfr meddalwedd Cyflymu Cymru i Fusnesau i archwilio’r feddalwedd a allai eich helpu i redeg eich busnes.