Rheoli’r Gadwyn Gyflenwi a Chreu Arbedion Effeithlonrwydd

2. Pa fanteision y gallwn i eu disgwyl?

• Mwy o hyblygrwydd: Gall y rhan fwyaf o feddalwedd y cwmwl gyfathrebu gyda systemau eraill felly mae modd gweithredu penderfyniadau busnes yn gyflym ac mewn ffordd fforddiadwy.

• Rhagweld manwl: Mae datrysiadau SCM yn caniatáu i chi gynllunio’ch prosesau cyflenwi neu gynhyrchu a rhannu’r galw a ragwelir gyda chyflenwyr.

• Cynllunio gwell: Mae offerynnau SCM yn galluogi gweithgarwch cynllunio adnoddau effeithiol, fel bod y cynhyrchion a’r gwasanaethau cywir wastad yn y man cywir, ar yr adeg gywir.

• Prosesau wedi’u hwyluso: Rheoli llif cynhyrchion ffisegol gan gyflenwyr i gwsmeriaid ac yn ôl (dychwelyd cynhyrchion, gwasanaethu, ailgylchu a gwaredu).

• Mwy o arbedion effeithlonrwydd: Gweithio gyda chyflenwyr eraill i fireinio’r llif gwybodaeth a rhoi sylw i feysydd lle y mae prosesau sydd wedi dyddio yn llesteirio’r gadwyn gyflenwi.

• Penderfyniadau hyderus: Gwella llif gwybodaeth megis rhagweld y galw, amserlennu archebion ac adrodd am statws cyflenwi yn cyfrannu at benderfyniadau.

• Gwybodaeth Busnes: Pan fydd systemau’n cydweithio ar draws busnesau neu gadwyni cyflenwi, ceir cyfle i ddadansoddi a gweithredu ar sail data cadarn am y farchnad.

• Cydymffurfiaeth haws: Mae systemau TG newydd yn ddigon hyblyg i gydymffurfio â’r safonau ansawdd y mae normau’r diwydiant neu bartneriaid masnachu yn gofyn amdanynt.

• Llif arian gwell: Arbedwch arian ar gyfleuster storio ffisegol trwy weithio yn unol â system mewn pryd o drwch blewyn, gan ryddhau arian ar gyfer gweithgareddau eraill.

• Gwybodaeth well: Storio a throi at wybodaeth cardiau credyd, amodau credyd, amserlenni talu a threfniadau llwythi ar gyfer rheolaeth ariannol well.

• Cyn lleied o amhariad ag y bo modd: Defnyddio gwybodaeth o ansawdd da am y galw mewn prosesau cynllunio cynhyrchiant a manteisio i’r eithaf ar amseriadau a maint llwythi.

• Gweithlu effeithiol: Cyfateb amserlenni llafur a defnydd peiriannau mewn ffordd effeithiol er mwyn bodloni anghenion cwsmeriaid am y gost orau bosibl.

• Rheoli ansawdd a chostau: Mae lleihau rhediadau byr neu lwythi brys trwy lyfnhau’r galw yn caniatáu i chi reoli costau a lleihau gwastraff.

• Awtomateiddio: Olrhain nwyddau trwy’r gadwyn fel bod pob parti yn ymwybodol o ba gynhyrchion a ddarparwyd ac awtomateiddio anfonebu a thaliadau.

3. Enghraifft go iawn

Mae perchennog siop anrhegion boblogaidd yng Nghymoedd de Cymru wedi trawsnewid ei busnes, ar ôl penderfynu buddsoddi mewn system rheoli stoc electronig (EPoS). Mae derbyniadau Alison Chapman, sy’n rhedeg siop Wonder Stuff yn Nhreorci, wedi cynyddu mwy nag un rhan o dair ers gosod y system, ac mae hyn wedi caniatáu iddi neilltuo mwy o amser i fentrau eraill hefyd, sydd wedi helpu i dyfu’r busnes.

“Am y 12 mlynedd cyntaf pan fuom yn rhedeg y siop, arferem ddefnyddio system til â llaw, gan ysgrifennu’r holl werthiannau a rheoli’r stoc â llaw,” esboniodd Ms Chapman. “Arferwn archebu stoc newydd mewn ffordd reddfol, a oedd yn iawn gan amlaf, ond nid oedd fy ngalluogi i ddadansoddi tueddiadau nac olrhain y llinellau poblogaidd, ac yn aml, byddai gennyf gynhyrchion ar ôl na fyddem yn gallu eu gwerthu.”

Mae effaith y system newydd wedi bod yn drawsnewidiol, gan ganiatáu i’r busnes leihau’r amser sy’n cael ei dreulio ar reoli stoc gymaint ag 20%, a lleihau cyfanswm y stoc a gaiff ei gadw ar y safle gymaint â thua chwarter. Trwy ddadansoddi tueddiadau yn lefelau gwerthiant gwahanol gynhyrchion, mae Wonder Stuff wedi amrywio’r cynhyrchion y mae’n eu gwerthu hefyd – gan gynyddu llinellau gemwaith a chardiau cyfarch personoledig, a chadw llai o eitemau yr oedd hi’n anoddach eu gwerthu.

 “Yn ogystal, mae’r system wedi caniatáu i ni ddefnyddio datrysiadau technoleg eraill fel ap gwerthwr symudol Amazon. Aethom ati i dreialu’r ap fel ffordd o symud stoc heb ei werthu, gan sganio detholiad o eitemau a chyflawni archebion ein hunain. Yn fwy diweddar, mae’r ap wedi dod yn rhan integredig o’n strategaeth werthu a byddwn yn gwneud archebion ychwanegol am nwyddau sy’n gwerthu’n arbennig o dda ar-lein, gan ddefnyddio Amazon i’w cyflawni. Bellach, mae’r ap yn gyfrifol am tua 3% o’r holl werthiant ac mae’r ganran hon yn tyfu.”

4. Beth yw rheoli cadwyn gyflenwi?

Rheoli Cadwyn Gyflenwi (SCM) yw’r broses o hwyluso gweithgareddau cyflenwi busnes er mwyn gwella effeithlonrwydd, arbed arian, manteisio i’r eithaf ar y gwerth i’r cwsmer a sicrhau mantais gystadleuol yn y farchnad. Mae’n ymwneud â rheoli adnoddau a deunyddiau ac mae’n cynnwys deunyddiau crai, gwaith sy’n mynd rhagddo, a nwyddau gorffenedig o’r man y maent yn tarddu ohono i’r pwynt defnyddio. Gallai elfennau o fewn SCM gynnwys rheoli stoc, prynu, logisteg cyflenwi a systemau rhagweld gwerthu.

Mae technoleg Band Eang Cyflym Iawn yn cynorthwyo gweithrediad effeithlon SCM trwy sicrhau bod y wybodaeth reoli ar gael ble bynnag a phryd bynnag y bydd ei hangen.

5. Cychwyn arni

Ceir nifer o gamau allweddol er mwyn pennu sut ac os y bydd modd i chi gael budd gan system SCM yn eich busnes chi.

Gwerthuso’r manteision gweithredol a’r costau i’w harbed

Y cam cyntaf yw ystyried eich busnes eich hun, ei gynhyrchion neu ei wasanaeth, ei gwsmeriaid a’i gyflenwyr a phennu’r manteision gweithredol y gallai’ch busnes chi eu sicrhau a’r costau y gallai eu harbed.

Ffurfio cysylltiadau gyda’r cyflenwyr a’r cwsmeriaid allweddol hyn

Yr ail gam fydd archwilio ystod eang o swyddogaethau yn eich busnes chi ac ym musnesau eich partneriaid a cheisio nodi arbedion effeithlonrwydd neu gostau y mae modd eu harbed.

Dadansoddi a chofnodi’r llif proses busnes rhwng eich busnes chi a’ch cwsmeriaid a’ch cyflenwyr

Ar gyfer rhai gofynion, megis cynaladwyedd cynhyrchion naturiol neu fwyd penodol, efallai y bydd angen i chi gael dealltwriaeth lawn o’r broses yn ôl i gyflenwr y deunyddiau crai, a’r gallu i’w holrhain yn llawn.

Gall Mapio Proses Busnes ar y Cyd nodi prosesau a gaiff eu dyblygu neu weithdrefnau nad ydynt yn cael eu cyflawni mewn ffordd ddigonol. Bydd rhoi sylw i’r rhain yn caniatáu gwelliant o ran llif y broses, gan arbed amser a chost, a chan waredu camgymeriadau.

Nodi’r gwerth a ychwanegir a’r gost a ychwanegir yn ystod pob cam

Os bydd y gwerth a ychwanegir yn isel neu os bydd y gost a ychwanegir yn uchel, bydd ystyried dewisiadau amgen neu asesu a oes modd cyfiawnhau’r newid yn benderfyniad i’r rheolwyr.

Edrych am weithgarwch dyblygu y mae modd rhoi sylw iddo

Gallai hyn ddigwydd wrth brosesu archebion neu wrth ddal stoc (e.e. cofnodi gwybodaeth mewn lleoliadau lluosog).

Manteisio i’r eithaf ar ofynion dal stoc pan fo modd

Defnyddio gweithgarwch rhagweld y galw, symiau ailgyflenwi priodol, amser arwain, maint optimwm llwythi ac amseroedd arwain i gynhyrchu, er mwyn gwella’r gweithgarwch dal stoc gymaint ag y bo modd.

Cytuno ar amlder a llif gwybodaeth rhwng y partïon

Bydd cytuno ar fath ac amlder gweithgarwch adrodd yn sicrhau bod y wybodaeth angenrheidiol yn y fan lle y mae ei hangen ac ar yr adeg pan fydd ei hangen.

Ystyried rhannu gwybodaeth ar draws cwsmeriaid a chyflenwyr lluosog

Dewis dulliau safonol pan fo modd er mwyn sicrhau prosesau a gweithdrefnau rhannu gwybodaeth cyson.

Gallai meysydd gynnwys:

• Prosesau archebu ac ymholiadau cwsmeriaid

• Caffael

• Datblygu cynnyrch a masnacheiddio

• Cymorth/rheoli llif cynhyrchu

• Dosbarthiad ffisegol

• Darparu trwy gyflenwyr allanol/partneriaethau

• Mesur perfformiad

• Rheoli gweithgarwch storio

   

Cynnal rhaglenni peilot cychwynnol ar gyfer partneriaid derbyn a/neu uwch

Monitro, adolygu ac addasu’r systemau wrth i brofiad dyfu. Dewis graddfa ar gyfer y peilot sy’n adlewyrchu gallu ac y mae modd ei reoli. Yn olaf, dewis newid cynyddrannol a pheidio ymgymryd â gormod ar yr un pryd.

6. Cyngor a phwyntiau gweithredu a argymhellir

• Mae cynllunio a pharatoi yn hollbwysig: Pan fo sawl cwmni yn ymwneud â’r broses, mae’n hanfodol cytuno ar ddulliau gweithredu a disgwyliadau o’r cychwyn, a’u cofnodi.
   

• Mae cydweithio yn gofyn am ymddiriedaeth a dyfalbarhad: Meithrin perthnasoedd cadarn trwy rannu gwerthoedd a chanlyniadau.  Deall amcanion eich partneriaid o’r broses a’u helpu i’w cyflawni.
   

• Hyfforddiant: Sicrhau bod eich staff yn deall PAM eu bod yn defnyddio’r prosesau a’r systemau SCM hyn, nid SUT y dylent ei wneud yn unig.
   

• Rheoli newid: Os byddwch yn symud i’r cwmwl, efallai y bydd angen i’ch staff ddysgu ffordd newydd o weithio. Nodwch brosesau a systemau y mae angen iddynt newid cyn eu gweithredu a chynlluniwch a chytunwch ar gyfrifoldebau ac amserlenni gyda staff.
   

• Ymchwilio i ddefnyddio codau bar: Mae casglu data yn awtomatig yn arbed amser ac yn gwella cywirdeb. Mae hyn yn arbennig o wir os oes gennych chi nifer fawr o gynhyrchion, ac felly, setiau data mawr i’w rheoli.
   

• Rheoli disgwyliadau: Mae hidlo a rhybuddio yn hollbwysig er mwyn sicrhau eich bod yn gweld y data pwysig a pherthnasol mewn ffordd amserol. Gall defnyddwyr droi at a chwilio trwy’r data er mwyn ymchwilio i eithriadau i weithgarwch prosesu arferol. A gall adroddiadau rheolaidd amlygu a yw prosesau’n gweithredu yn unol â disgwyliadau.
   

• Cynnal cyfarfodydd rheolaidd yn fewnol a gyda phartneriaid:Defnyddiwch y cyfarfodydd hyn er mwyn adolygu cynnydd a chadarnhau neu newid cynlluniau gweithredu. Mae’r llif gwybodaeth rhwng y bobl allweddol dan sylw yr un mor bwysig â’r llif data awtomatig er mwyn meithrin a chynnal ymddiriedaeth.
   

• Ewch ati i lunio model buddion a’i fonitro’n rheolaidd: Mae gan raddfa’r gweithgarwch sy’n ymwneud â rheoli cadwyni cyflenwi y potensial i gynnig buddion pwerus. Dylech sicrhau y caiff ei fonitro, gan ymchwilio i amrywiadau a chymryd camau er mwyn sicrhau bod y buddion optimwm yn cael eu sicrhau.

7. Gwybodaeth ychwanegol

Defnyddiwch gyfeirlyfr meddalwedd Cyflymu Busnes Cymru i archwilio’r feddalwedd a allai’ch helpu chi i redeg eich busnes.