Sut i Reoli Newid Digidol yn eich Busnes mewn Ffordd Lwyddiannus

1. Crynodeb

Wrth i fusnesau bach a chanolig yng Nghymru fanteisio ar y cyfleoedd a gynigir gan dechnoleg ar-lein, bydd y rhan fwyaf o fusnesau yn newid mewn rhyw ffordd. Boed hynny trwy fanteisio i’r eithaf ar dechnoleg y cwmwl er mwyn parhau i fod yn gystadleuol, delio â’r poenau sy’n gysylltiedig â chyflymu twf, neu weithredu system newydd; mae rheoli newid yn ddisgyblaeth ddefnyddiol i fod yn ymwybodol ohoni.

 

Mae’r canllaw hwn yn amlinellu’r gwerth o asesu a yw’r budd yn gorbwyso’r risg o ymrwymo i newid, a sut i reoli’r broses drawsnewid mewn ffordd lwyddiannus trwy ymgysylltu â rhanddeiliaid. Gyda gweithgarwch cyfathrebu a drefnwyd yn dda o’r cychwyn cyntaf; mae’r bwrdd, y cyflogeion, y partneriaid a’r cwsmeriaid lawer yn fwy tebygol o ymgymryd â’r newidiadau a fydd yn rhoi gwerth i’ch buddsoddiad newydd.

2. Pa fanteision y gallwn i eu disgwyl?

  • Manteision busnes: Mae rheoli newid (CM) yn manteisio i’r eithaf ar y cyfleoedd y mae modd eu sicrhau gan dechnolegau newydd.
     
  • Llai o wrthwynebiad: Mae cynnwys pobl ar ddechrau prosiect yn datblygu eu hymrwymiad i newid;  gan ysgogi arbedion effeithlonrwydd a chynorthwyo twf sefydlog.
     
  • Ymrwymiad gan y cwmni: Mae CM yn creu gweledigaeth a rennir ac mae’n esmwytháu’r cyfnod pontio gyda chyfathrebu a hyfforddiant ar gyfer pob rôl a chyfrifoldeb newydd.
     
  • Lleihau’r risg gymaint ag y bo modd: Mae prosesau rheoli newid yn caniatáu i chi nodi sialensiau ac ymateb i’r rhain mewn ffordd effeithiol.
     
  • Llai o amhariad: Gellir nodi amhariadau i weithrediadau busnes, eu rhagweld a’u lleihau gymaint ag y bo modd wrth wneud gwaith paratoi gofalus.

3. Enghraifft go iawn

Ers i McAlister & Co, practis ansolfedd yn Abertawe, fuddsoddi mewn seilwaith digidol newydd, mae ei faint wedi treblu, mae wedi llwyddo i gynnal trosiant o dros £1 filiwn dros y dair blynedd ddiwethaf, ac mae wedi cynyddu morâl ac effeithlonrwydd y staff.

 

Dywedodd Sandra McAlister, sylfaenydd a chyfarwyddwr rheoli:

 

“Yn ystod ein trawsnewidiad digidol, manteisiom ar y cyfle i adolygu prosesau’r cwmni ac ar ôl cael adborth gan y staff, penderfynom uwchraddio i feddalwedd cwmwl, ac mae hyn wedi gwella ein heffeithlonrwydd mewn ffordd sylweddol. Rhan o’n rôl yw dadansoddi cofnodion mewn cyfriflenni banc. Yn hanesyddol, cofnodwyd hyn ar daenlen â llaw ac fe allai fod wedi cymryd diwrnod cyfan, yn ogystal â’r ffaith y gallai camgymeriadau gael eu gwneud gan bobl. Bellach, mae’r weithred hon yn cymryd ychydig funudau’n unig, ac mae’n lleihau unrhyw gamgymeriadau gymaint ag y bo modd.”

 

  • Mae cyfarfodydd rhith trwy gyfrwng system VoIP (protocol llais dros y rhyngrwyd) yn lleihau amser teithio anghynhyrchiol ac yn lleihau costau gweinyddol.
     
  • Mae system Rheoli Perthnasoedd Cwsmeriaid (CRM) newydd ar y cwmwl yn caniatáu i McAlister & Co neilltuo staff i gyfarfodydd newydd ar sail lleoliad, sy’n golygu bod yr amser teithio yn cael ei leihau ymhellach.
     
  • Yn ogystal, mae’r ap yn caniatáu i’r tîm gwerthu droi at ddata cwsmeriaid ar eu ffôn pan fyddant allan ac yn mynd o le i le.
     
  • Daw hanner busnes masnachol y cwmni o weithgarwch marchnata ar-lein gan gynnwys ymgyrchoedd hysbysebu Google.

4. Beth yw rheoli newid?

Mae rheoli newid yn broses sy’n dylanwadu ar deimladau, agweddau ac ymddygiad pobl. Ac nid yw’n peri syndod clywed ei bod yn cael ei defnyddio er mwyn sicrhau cefnogaeth ar gyfer newidiadau mawr, y byddant yn cynnig manteision i’r busnes yn y pen draw.

 

Yr enghraifft amlycaf yw pan fydd cwmni yn gweithredu system TG newydd sy’n newid y ffordd y bydd pobl yn gwneud eu gwaith o ddydd i ddydd. Ond gall y ddisgyblaeth helpu gyda nifer o wahanol fathau o newid; o adael papur er mwyn canolbwyntio ar brosesau ar-lein, i chwalu’r seilos ar ffurf timau sy’n ffurfio mewn ffordd naturiol wrth i nifer y cyflogeion dyfu.

 

Wrth gyfeirio at reoli newid mewn ffordd ffurfiol, gelwir y bobl y mae ganddynt rhyw fath o fudd yn y newid yn rhanddeiliaid – a cheir dau brif fath. 'Noddwyr’ yw’r bobl gyda grym ac y mae ganddynt fudd uniongyrchol yn y prosiect, felly gallent gynnwys y tîm rheoli neu fuddsoddwyr, er enghraifft. Ond ‘targedau’ yw’r bobl y bwriedir i’r newid effeithio arnynt ac maent yn cynnwys cyflogeion, partneriaid busnes a chwsmeriaid.

 

5. Pam ystyried newid?

Mae nifer o bobl yn cadw at y dywediad; os nad yw wedi torri, nid oes angen ei drwsio. Ac mewn rhai achosion, gallai hynny fod yn wir. Ond er mwyn parhau i fod yn gystadleuol yn yr amgylchedd busnes sy’n esblygu yn gyflym heddiw, mae angen i gwmnïau groesawu newid yn amlach na pheidio. Hebddo, maent mewn perygl o golli eu mantais gystadleuol ac o fethu bodloni anghenion eu cwsmeriaid sy’n dod i’r amlwg.

 

Gallai’r newidiadau fod yn rhywbeth bach, megis defnyddio cyfryngau cymdeithasol am ei botensial masnachol (gan bod bron i ddau o bob tri o ddefnyddwyr y rhyngrwyd yn prynu cynhyrchion ar-lein ac yn defnyddio cyfryngau cymdeithasol er mwyn ymchwilio i gynnyrch). Neu gallai gynnwys gweithredu system newydd. Ac yn yr achos hwn, heb newid ymddygiad pobl, ni chaiff ei botensial llawn ei wireddu ac mae’n fwy tebygol y caiff y system newydd ei gwrthod ac y caiff unrhyw fuddsoddiad ei wastraffu.

 

6. Rhagweld a rheoli risgiau

Er bod risg ynghlwm ag unrhyw newid, gallai’r manteision y bydd yn eu cynnig orbwyso’r effaith bosibl.

 

Er mwyn achosi cyn lleied o amhariad ag y bo modd, sicrhewch mai risgiau a ystyriwyd yn ofalus yw’r rhain a dylid ymgynghori â rhanddeiliaid perthnasol yn ystod sesiwn gynllunio, lle y byddwch yn cytuno pwy fydd yn ymgymryd â’r cyfrifoldeb dros bob maes.

 

Trwy gynnwys rhanddeiliaid o’r cychwyn cyntaf, rydych yn fwy tebygol o sicrhau eu hymrwymiad. Gall gorfodi newid arwain at wrthwynebiad a llesteirio gweithredu.

7. Sut i gynllunio ar gyfer newid

 

Meddwl mewn ffordd strategol: Esboniwch ddiben y newid mewn ffordd gryno, gan ddisgrifio sut y bydd pethau ar ôl i’r prosiect orffen. Bydd hyn yn eich helpu i nodi’r gwahanol grwpiau rhanddeiliaid a chynllunio sut i ymgysylltu â nhw a pha negeseuon y bydd pobl yn cyd-fynd â nhw.

 

Dadansoddwch y bylchau: Nodwch y newidiadau y bydd angen iddynt ddigwydd rhwng y sefyllfa cyn hynny ac ar ôl hynny, ac aseswch y bylchau.  Gallai’r rhain fod yn ffyrdd newydd o weithio a’r sgiliau neu’r ymddygiad neu’r agweddau newydd a fydd yn ofynnol.

 

Gwaredu’r rhwystrau: Diwygiwch neu waredwch unrhyw rwystrau y gallent amharu ar y newid sy’n ofynnol. Gallai’r rhain gynnwys nodau, targedau a chymhellion presennol, ynghyd â meini prawf adrodd.

 

Pennwch y manteision i’r busnes: Mae hyn yn rhan annatod o reoli newid a bydd yn eich helpu i gynyddu darpariaeth lwyddiannus manteision mesuradwy ac ystyrlon i’r busnes.

 

Datblygu fframwaith: Canolbwyntiwch ar y ffyrdd y bydd meysydd busnes yn cael budd gan newid, gan ddarparu fframwaith er mwyn nodi, cynllunio, mesur a rheoli’r buddion hyn mewn ffordd weithredol.

 

Asesu parodrwydd am newid: A oes ymrwymiad i newid ar frig y sefydliad; pa mor dda y cynlluniwyd ac y rheolwyd newidiadau blaenorol;  pa lefelau risg y caniateir i bobl eu cymryd heb feirniadaeth neu gamau ffurfiol yn cael eu cymryd; a oes cyfathrebu dwy-ffordd ar bob lefel?

 

Llunio map newid busnes: Mae’r amserlen hon yn dangos dilyniant a natur newid trwy gyfrwng cerrig milltir, tasgau a chyfrifoldebau. Mae’n mapio’r daith o’r sefyllfa bresennol i’r dyfodol.

 

Rhoi sylw i newid diwylliannol: Bydd ymgysylltu â rhanddeiliaid a’u rheoli yn pennu llwyddiant y prosiect. Mae systemau newydd yn debygol o olygu y bydd gofyn i staff weithio mewn gwahanol ffyrdd neu gyflawni gwahanol dasgau hyd yn oed, ac mae hyn yn gallu bod yn brofiad anghyffyrddus ar y dechrau.

 

Cynnwys pobl: Bydd trafodaethau anffurfiol mewn amgylchedd ymlaciol gydag unigolion yn eu hannog i fynegi pryderon na fyddent yn cael eu codi mewn cyd-destun mwy ffurfiol, gan helpu i lunio ffyrdd o ddelio â nhw.

 

Rheoli’r cyfnod pontio: Mae’n bwysig osgoi unrhyw effaith niweidiol ar weithrediadau busnes tra bod newid yn cael ei weithredu. Efallai y bydd angen datgomisiynu systemau presennol a symud y data hanesyddol a gedwir ynddynt.

 

Ystyried yr effaith: Mae symud data mewn ffordd lwyddiannus yn hanfodol ar gyfer parhad busnes a bydd hyn yn helpu i gynnal morâl staff a hyder cwsmeriaid.

 

8. Beth ddylwn i fod yn ei ystyried?

  • Ymgysylltu â’r rhanddeiliaid: Mae rheoli newid yn ymwneud â phobl, felly dylech sicrhau bod y rhanddeiliaid yn teimlo fel pe baent wedi bod yn ymgysylltu â’r broses o’r cychwyn.
     
  • Byddwch yn realistig: Sicrhewch bod eich datrysiad yn addas i anghenion eich busnes ac i sgiliau eich cyflogeion (ystyriwch randdeiliaid eraill megis partneriaid).
     
  • Annog cyswllt: Gweithdai rheolaidd yw’r ffordd orau o ddadansoddi a deall prosesau busnes cyn cyflwyno systemau newydd.
     
  • Cyfathrebu: Dylech sicrhau bod unrhyw gyfathrebu yn ddidwyll, gan osgoi iaith gymhleth a thechnegol. Gwnewch eich gwaith cartref ac ystyriwch deimladau pobl.
     
  • Rhoi cyhoeddusrwydd i lwyddiant y manteision cyflym i’w sicrhau: Cyfathrebwch am y cam o gyflawni manteision cyflym a’r budd amrywiol y maent wedi’i ddwyn i randdeiliaid.
     
  • Byddwch yn barod i siarad â rhanddeiliaid allweddol yn unigol: Bydd hyn yn annog pobl i nodi’r manteision y byddai modd eu sicrhau ar lefel fwy bersonol h.y. “Beth all hyn ei gynnig i mi?”
     
  • Cydnabod gwahaniaethau: Bydd gan wahanol bobl wahanol anghenion a phryderon a byddant yn deall ac yn mabwysiadu newid ar wahanol gyflymder.
     
  • Dirprwyo: Pryd bynnag y bo modd, rhowch y cyfrifoldeb a’r grym i’r rhai y bydd y newid yn effeithio arnynt.
     
  • Grymuso: Pryd bynnag y bo hynny’n ymarferol, dylech rymuso pobl i wneud penderfyniadau ar lefel weithredol leol.
     
  • Cynnal cyfathrebu: Mae’r rhaglenni newid gorau yn ategu negeseuon craidd trwy gynnig cyngor rheolaidd ac amserol, sy’n ysbrydoli ac sy’n ymarferol.
     
  • Peidiwch â mynd yn rhy gyflym: Yn aml, mae’n ddoeth cymryd camau bach wrth weithredu systemau a phrosesau newydd. Mae’n llawer llai peryglus na dull clec fawr lle y bydd popeth yn newid ar ddiwrnod penodedig.
     
  • Sicrhau bod newid yn cael ei ymgorffori: Bydd llwyddiant yn dod os byddwch yn gallu angori newid mewn diwylliant sefydliad. Bydd hyn yn sicrhau bod y manteision yn gynaliadwy.
     
  • Cynllunio’r hirdymor mewn ffordd fras: Bydd cynlluniau pum mlynedd manwl wedi dyddio bron cyn gynted ag y cânt eu cyhoeddi. Dylech gadw cynlluniau hirdymor yn rhai bras a’u diweddaru gyda’r holl fân ddatblygiadau a newidiadau yn y busnes.

9. Gwybodaeth ychwanegol