Creu bwrdd effeithiol

2. Sut mae creu bwrdd effeithiol

Mae gweithio gyda bwrdd cyfarwyddwyr yn brofiad newydd i nifer o berchnogion busnesau bach, a gall fod yn her. Mae’n debyg eich  bod chi, sef y sylfaenydd a’r cyfranddaliwr mwyaf (mae'n debyg mai chi sy'n berchen ar y busnes i gyd, neu'r rhan fwyaf o'r busnes), wedi arfer dweud sut mae hi i fod a chael y gair olaf gyda phenderfyniadau allweddol.

Fodd bynnag, gall bwrdd cyfarwyddwyr sy’n gweithio’n briodol fod yn rym pwerus ar gyfer llwyddiant eich cwmni.

Gall aelodau bwrdd gynnig cyngor diduedd i chi ar amrywiol feysydd, o strategaethau cynllunio, i sicrhau arian, datblygu partneriaethau strategol a chyflogi’r bobl iawn. Gallan nhw hefyd wneud yn siŵr bod y busnes yn rhedeg yn briodol drwy roi trosolwg annibynnol, gan gadw cydbwysedd a rhoi cyngor ar bolisïau a gweithdrefnau. 

Gall eich bwrdd fod yn ased gwerthfawr i’r busnes.

Dewch o hyd i’r arbenigedd sydd ar goll

Gall cyfarwyddwyr o'r tu allan i’r busnes ddod â phrofiad ac arbenigedd sydd ar  goll yn eich tîm. Er enghraifft, profiad allforio neu brofiad dramor, neu ddealltwriaeth ariannol benodol.

Chwiliwch am brofiad ar fwrdd

Gall pobl sydd wedi gwasanaethu ar fwrdd yn barod fwrw iddi ar unwaith, yn ogystal â rhoi cyfarwyddyd i aelodau eraill, llai profiadol, y bwrdd.

Bwrdd o faint hawdd ei reoli 

Mae byrddau bychan, gyda ffocws pendant, yn golygu bod mwy’n cael ei wneud, mae’r cyfathrebu’n haws ac mae’n cymryd llai o fuddsoddiad o’ch amser i chi ei reoli. Awgrymir bwrdd sy’n cynnwys pum aelod ar gyfer busnes bach ac mae cael odrif yn helpu i osgoi sefyllfa lle mae’r aelodau’n methu’n lân â chytuno wrth wneud penderfyniad.

Dewiswch bobl sy’n gallu cymryd rhan lawn

Gwnewch yn siŵr bod gan ddarpar aelodau bwrdd ddigon o amser i’w roi i’ch cwmni – dim ar gyfer cyfarfodydd bwrdd yn unig, ond hefyd ar sail ad hoc er mwyn rhoi cyngor pan fydd heriau’n codi.

Nodwch ddisgwyliadau clir a chyfathrebwch yn aml

Gwnewch yn siŵr bod y rheini rydych chi’n eu gwahodd i fod yn rhan o’ch bwrdd yn gwbl ymwybodol o’r hyn sy’n ofynnol ganddyn nhw - o ran eich disgwyliadau chi yn ogystal â’u dyletswyddau a’u cyfrifoldebau fel cyfarwyddwyr. Cadwch y sianeli cyfathrebu ar agor drwy gydol y berthynas, dim yn ystod cyfarfodydd bwrdd yn unig.

Pa mor aml, pa bryd ac ymhle 

Nid oes gofyniad penodol o ran pa mor aml y bydd bwrdd yn cwrdd. Er bod nifer yn cwrdd bob chwarter, fe ddylech drefnu’ch cyfarfodydd i roi sylw i anghenion eich busnes. Meddyliwch hefyd am amser y cyfarfodydd – beth sydd fwyaf cyfleus o ran ymrwymiadau eraill aelodau'ch bwrdd – a'r lleoliad – pa fath o leoliad sy’n fwyaf tebygol o arwain at sesiwn gynhyrchiol.

Dewiswch aelodau’ch bwrdd yn ofalus – mae ganddyn nhw rôl hanfodol yn llwyddiant eich busnes, a gallan nhw helpu i’ch arwain at gyflawni twf sylweddol.

3. Cynnal cyfarfod bwrdd llwyddiannus

Mae cyfarfodydd bwrdd da yn gyfarfodydd cynhyrchiol, gyda ffocws i'r drafodaeth, lle mae pawb yn cael cyfle i gymryd rhan a lle mae penderfyniadau cadarnhaol yn cael eu gwneud.

Dyma ambell air i gall ar gyfer cynnal cyfarfod bwrdd llwyddiannus.

• Paratowch yn dda. Gwnewch yn siŵr bod pawb yn gwybod dyddiad, amser a lleoliad y cyfarfod mewn da bryd.
• Paratowch agenda a’i hanfon at bawb a fydd yn bresennol, ynghyd â phapurau cefndir, ychydig ddyddiau cyn y cyfarfod.
• Cyfathrebwch â holl aelodau’r bwrdd cyn y cyfarfod. Gwnewch yn siŵr eu bod yn gwybod yn iawn beth fydd ffocws y cyfarfod, a'u bod wedi cael yr holl wybodaeth sydd ei hangen arnyn nhw i wneud penderfyniadau.
• Dechreuwch ar amser bob tro, a dilynwch yr agenda. Pwrpas yr agenda yw gwneud yn siŵr bod y cyfarfod yn symud yn ei flaen, ac yn rhoi digon o amser i drafod a chymryd camau gweithredu pan fo angen. Mae’n ddefnyddiol paratoi eich agenda ar ffurf safonol, ond gwnewch yn siŵr eich bod yn blaenoriaethu’r pynciau ac yn canolbwyntio ar y materion allweddol ar gyfer pob cyfarfod.
• Cofnodwch drafodion y cyfarfod yn glir.  Dylai’r cofnodion fod yn gryno ac yn berthnasol – maen nhw’n gofnod swyddogol o’r hyn a drafodwyd gan y bwrdd a’r camau gweithredu a ddilynwyd — nid oes angen trawsgrifiad llawn o’r hyn a ddywedwyd.

Cofiwch, mae cofnodion yn ddogfennau cyfreithiol, a dylen nhw adlewyrchu gofal priodol y bwrdd ynghylch pa bynnag benderfyniadau a wnaed.

• Ar ddiwedd y cyfarfod, gwnewch yn siŵr eich bod yn gwirio bod pawb wedi cael cyfle i gyfrannu ac nad oes unrhyw bwyntiau ychwanegol i’w gwneud. Dylai hyn fod yn gryno, ac os oes unrhyw bwyntiau pwysig yn cael eu codi, awgrymir y dylid eu rhoi ar agenda cyfarfod nesaf y bwrdd.
• Ar ôl y cyfarfod, dosbarthwch gofnodion i holl aelodau’r bwrdd yn brydlon. Hefyd, gwnewch yn siŵr bod pob cam gweithredu’n cael ei roi ar waith a bod aelodau’r bwrdd yn cael gwybod am y cynnydd.

Mae cyfarfodydd bwrdd da yn hanfodol i lwyddiant y busnes yn y dyfodol, felly gwnewch yn siŵr bod eich cyfarfodydd chi mor gynhyrchiol â phosib.