Cadw golwg ar eich materion ariannol

2. Cadw golwg ar eich materion ariannol

Gwneud yn siŵr bod gennych chi ddigon o arian yn dod i mewn i'r busnes ar yr adeg iawn i dalu'ch holl gostau ac i wneud elw - dyna beth yw rheolaeth ariannol yn ei hanfod.

Rheolaeth ariannol wael yw un o'r pethau mwyaf cyffredin sy'n achosi i fusnes fethu. Bydd llawer o berchnogion busnes yn osgoi mynd i'r afael â'u materion ariannol, gan gredu y gallan nhw ddibynnu'n llwyr ar eu cyfrifydd.

Ydyn, mae cyfrifwyr, pobl sy'n cadw llyfrau a chynghorwyr busnes eraill yn gallu bod yn help mawr. Ond, er mwyn cadw'ch busnes dan reolaeth lwyr, mae angen ichi gadw'ch bys ar y pwls a defnyddio'r ffigurau i asesu perfformiad. Mae hyn hefyd yn eich galluogi i gymryd camau i gywiro pethau os bydd angen. 

3. Monitro'ch llif arian

Rheoli arian parod yw un o brif flaenoriaethau'ch busnes. Mae pobl yn dweud mai 'Arian Parod yw Popeth' ac mae hynny'n sicr yn wir.

Mae eich rhagolwg llif arian yn arf cynllunio hollbwysig. Mae'n help ichi weld a oes gennych chi ddigon o arian parod i dalu'ch holl gostau pan fyddan nhw'n ddyledus. Mae'n help ichi hefyd wneud penderfyniadau pwysig am gynnal y busnes.

Dylech chi fonitro'ch llif arian yn rheolaidd, unwaith yr wythnos o leiaf. Cofnodwch faint yn union sy'n dod i mewn ac sy'n mynd allan a chymharu hynny â'ch rhagolygon. Os cadwch chi lygad barcud ar eich llif arian, gallwch weld y llanw a'r trai ac rydych chi'n fwy tebygol o allu delio â hyn. Os ydych chi'n meddwl eich bod chi'n debygol o wynebu problemau tymor byr gyda'ch llif arian, fe ddylech chi ymateb yn gyflym.

Mae dwy ochr i'r hafaliad arian parod ac os oes gennych chi broblemau arian parod, edrychwch ar y naill a'r llall.

Ar y naill ochr, mae'ch incwm. Gwerthiannau fel rheol sy'n gyfrifol am y rhan fwyaf o'ch incwm. Canolbwyntiwch eich sylw ar werthu ac edrych ar sut y gallwch chi sicrhau gwerthiannau ar unwaith i'ch helpu i ddatrys problem tymor byr. Gwnewch yn siŵr hefyd fod pobl yn talu pob anfoneb sy'n ddyledus cyn gynted ag sy'n bosib.

Ar ochr arall yr hafaliad, mae'r arian sy'n mynd allan o'r busnes. Cadwch reolaeth ofalus ar eich costau. Edrychwch ar bob eitem rydych chi'n bwriadu ei phrynu a gofynnwch a oes gwir angen gwario. Os oes, a oes angen ichi ei phrynu nawr? Ac oes 'na ffyrdd o gadw'r costau cyn ised â phosib, er enghraifft drwy lesio neu hur bwrcas?

Cofiwch, y rheol euraid ar gyfer busnes llwyddiannus yw sicrhau bod yr arian sy'n dod i mewn yn fwy na'r arian rydych chi'n ei wario.

Ar ôl i'ch busnes gael ei draed dano, fe ddylech chi geisio peidio byth â gwario mwy mewn wythnos nag oedd yn y banc yr wythnos flaenorol. Mae'n arfer da hefyd ichi gadw digon o arian parod wrth gefn am fis o leiaf.

4. Cadw cofnodion

Chi biau'r busnes, ac felly eich cyfrifoldeb chi fydd cadw cyfrifon a chofnodion cywir, talu'r holl dreth sydd arnoch chi a chyflwyno'r holl wybodaeth sy'n ofynnol. Gwnewch yn siŵr bod eich gwaith papur yn cael ei ddiweddaru'n gyson a nodwch unrhyw ddyddiad pan fydd treth yn ddyledus neu pan fydd angen cyflwyno gwybodaeth er mwyn ichi gael digon o amser i baratoi ar gyfer hyn.

Talu treth

A chithau'n berchennog busnes, mae gennych chi ddyletswydd i dalu treth a rhaid ichi gydymffurfio â'r holl ddeddfau sy'n ymwneud â threthi, Yswiriant Gwladol a TAW. Mae hyn yn cynnwys:

• hunanasesu (os ydych chi'n fasnachwr unigol, mewn partneriaeth neu'n gyfarwyddwr cwmni cyfyngedig)
• treth Gorfforaeth (os ydych chi'n gwmni corfforedig)
• TWE (os ydych chi'n gyflogwr)
• TAW (os ydych chi'n disgwyl i'r arian sy'n dod i mewn i'r busnes fod yn fwy na'r trothwy ar gyfer TAW)

Yn fras, dyma'r rheoliadau ar hyn o bryd (Chwefror 2014):

Os ydych chi'n fasnachwr unigol, rhaid ichi:

• anfon ffurflen dreth Hunanasesu bob blwyddyn
• talu Treth Incwm ar yr elw y mae'ch busnes yn ei wneud
• talu Yswiriant Gwladol

Os ydych chi'n cadw cwmni cyfyngedig, mae gennych chi gyfrifoldebau ar ran y cwmni yn ogystal ag ar eich rhan chi'ch hun.

Bob blwyddyn ariannol, rhaid i'r cwmni:

• baratoi cyfrifon statudol
• anfon ffurflen flynyddol i Dŷ'r Cwmnïau
• anfon Ffurflen Dreth y Cwmni at Gyllid a Thollau EM

Rydych chi hefyd yn gyfrifol am dalu Treth Gorfforaeth ar yr elw mae'ch busnes yn ei wneud.

Os ydych chi'n gyfarwyddwr ar gwmni cyfyngedig, rhaid ichi hefyd:

• anfon ffurflen dreth Hunanasesu bob blwyddyn
• talu treth ac Yswiriant Gwladol drwy'r system TWE, os bydd y cwmni'n talu cyflog ichi

I bob busnes, os byddwch chi'n disgwyl i'r arian y bydd eich busnes yn ei ennill yn uwch na throthwy TAW, rhaid ichi gofrestru ar gyfer TAW. Gweler Cyllid a Thollau EM ar gyfer lefel y trothwy ar hyn o bryd.

Mae'r holl wybodaeth berthnasol am eich dyletswyddau i dalu treth ar gael gan Refeniw a Thollau EM sydd hefyd yn gallu cynnig cyngor a chymorth ichi. Gallwch chi gofrestru a llenwi'r holl ddogfennau ar-lein.

Mae rhagor o wybodaeth a chyngor ar gael gan eich cynghorydd busnes yn Busnes Cymru, gan eich cyfrifydd neu gan eich swyddfa nawdd cymdeithasol leol.

GAIR O RYBUDD: Os methwch chi â chyflawni'ch holl ddyletswyddau cyfreithiol, fe allech chi gael dirwy neu fe allai hyd yn oed olygu achos llys.

5. Defnyddio cyfrifydd neu rywun i gadw llyfrau

Mae cyflogi cyfrifydd yn gallu bod yn fuddsoddiad call, yn enwedig os ydych chi'n gwmni cyfyngedig. Mae Treth, TAW ac Yswiriant Gwladol yn gymhleth ac fe all cael cynghorydd proffesiynol arbed llawer iawn o amser ac ymdrech ichi. Bydd cyfrifydd da yn gwneud mwy o lawer na dim ond paratoi'ch cyfrifon. Mae'n gallu:

• eich helpu i redeg eich busnes yn y ffordd fwyaf effeithlon posib o ran treth
• eich helpu i ddeall pa drethi y mae angen ichi eu talu
• gwneud yn siŵr nad ydych chi'n methu dyddiad pwysig pan fydd angen talu treth
• gwneud yn siŵr bod eich datganiadau treth yn gywir
• eich cynghori ynglŷn â sut i reoli eich busnes
• eich helpu i sicrhau eich bod yn cael y lwfansau treth uchaf posib
• rhoi cyngor rhagweithiol ichi am dreth drwy'r flwyddyn

Cofiwch, ni fydd cyfrifydd fel rheol yn gwneud y gwaith beunyddiol o fwydo cofnodion i'r system, oni fyddwch chi'n talu rhagor iddyn nhw am wneud hynny. Byddan nhw'n seilio'r cyfrifon ar y ffigurau y byddwch chi'n eu darparu. Fe allech chi ystyried cyflogi rhywun i gadw'ch llyfrau a fydd yn gwneud y gwaith papur o ddydd i ddydd ac yn cadw'r cofnodion ar eich rhan.

Dewis cyfrifydd

Dyma rai o'r cwestiynau y dylech chi eu hystyried wrth ddewis cyfrifydd:

• ydyn nhw'n brofiadol o ran darparu gwasanaethau i fusnesau fel eich busnes chi?  Efallai y bydd cwmni cenedlaethol mawr o gyfrifwyr yn fwy cyfarwydd ag ymdrin â busnesau mwy o faint sydd wedi'u sefydlu ers tro, ac efallai y bydd gan gyfrifydd annibynnol, llai, fwy o amser i fusnes sy'n dechrau o'r newydd.  Os ydych chi'n fusnes mewn maes arbenigol, efallai yr hoffech chi ystyried cyfrifydd sydd â phrofiad o'ch sector
• oes ganddyn nhw'r cymwysterau proffesiynol priodol? Ydy hi'n ddoeth chwilio am bractis Cyfrifwyr Siartredig neu Siartredig Ardystiedig - mae gan y cyfrifwyr hyn gymwysterau llawn ac maent yn diweddaru eu sgiliau a'u gwybodaeth yn gyson
• pa wasanaethau maen nhw'n eu cynnig a sut maen nhw'n codi tâl? Bydd y rhan fwyaf o gyfrifwyr yn cynnig amrywiaeth eang o wasanaethau. Byddwch yn glir ynghylch beth rydych chi am iddyn nhw ei wneud. Ac os byddan nhw'n cynnig pecyn 'cynhwysol' er enghraifft, holwch beth yn union y mae hyn yn ei gynnwys
• ydy eu swyddfa nhw mewn man hwylus? Er y gallwch chi gynnal y rhan fwyaf o'ch trafodion gyda'ch cyfrifydd ar lein a dros y ffôn a'r e-bost, efallai y byddwch chi am gyfarfod sawl gwaith y flwyddyn i drafod rhai agweddau ar eich busnes. Os felly, mae'n siŵr na fyddwch chi am deithio ymhell
• ydych chi'n teimlo'n gartrefol gyda nhw? Rydych chi am allu datblygu perthynas broffesiynol sydd hefyd yn gyfeillgar ac agored lle y gallwch chi holi a theimlo'n gyfforddus yn trafod eich busnes. Rydym yn eich cynghori i gyfarfod â'ch cyfrifydd cyn ichi gytuno i roi'ch busnes iddyn nhw

Mae bob tro'n beth da cael geirda gan gydweithiwr yn y busnes neu ffrind - defnyddiwch hyn i greu rhestr fer o gyfrifyddion posib ac wedyn penderfynwch drosoch chi'ch hun. 

Yn olaf, cofiwch bob amser mai eich busnes chi ydy hwn, ac ni waeth faint o gymorth gewch chi, mae angen i chi ddeall eich sefyllfa ariannol.

Defnyddiwch y rhestr wirio hon (MS Word 12kb) i'ch helpu i reoli'ch materion ariannol yn effeithiol.