Yn barod i recriwtio?

2. Yn barod i recriwtio?

Mae'ch busnes wedi cael ei draed dano ac yn barod i dyfu. Rydych chi'n ystyried cyflogi'ch gweithiwr cyntaf, ond tybed ai nawr yw'r adeg iawn. Os byddwch chi'n recriwtio'n rhy gynnar, efallai y byddwch chi'n wynebu problemau llif arian. Ond os gadewch chi bethau'n rhy hwyr, efallai y byddwch chi'n straffaglu i ymateb i'r galw.

Mae nifer o ddangosyddion pwysig a allai awgrymu mai nawr yw'r adeg iawn ichi ddechrau cyflogi pobl.

Dyma un senario posib. Chi yw perchennog y busnes ac rydych chi'n rhedeg o gwmpas yn gwneud popeth eich hun ac yn methu ag ymateb i'r galw gan eich cwsmeriaid. Efallai fod yr archebion yn dod i mewn, ond dydych chi ddim yn gallu eu prosesu nhw'n ddigon cyflym. Neu efallai eich bod chi'n canolbwyntio gymaint ar gynhyrchu'r cynnyrch neu ar ddarparu'r gwasanaeth nes bod llif y busnes yn sychu. Mae hyn yn arwydd amlwg bod angen help arnoch chi.

Neu, efallai eich bod chi'n cael eich llethu gan dasgau ymarferol dyddiol y busnes - ateb y ffôn, diweddaru'r gwaith papur, archebu cyflenwadau, trefnu apwyntiadau, gwneud eich cyfrifon ac yn y blaen. Mae'r tasgau bach hyn, sydd eto'n dasgau pwysig, yn eich rhwystro rhag datblygu'r busnes a denu cwsmeriaid newydd. Dyma arwydd sicr arall y gallai pâr arall o ddwylo wneud gwahaniaeth.

Chwilio am arbenigedd penodol

Rheswm arall dros recriwtio efallai yw bod angen arbenigedd neu sgiliau penodol arnoch chi. Mae cadw busnes, o reidrwydd, yn golygu bod yn rhaid ichi gamu y tu allan i'ch cylch cyfforddus a dysgu sgiliau newydd. Serch hynny, mae 'na bwynt yn dod lle bydd hi'n fwy priodol ichi ddefnyddio rhywun sydd â gwybodaeth arbenigol mewn maes penodol.

Er enghraifft, rydych chi'n treulio oriau'n paratoi cyflwyniadau, ond nid defnyddio'r rhyngrwyd i ymchwilio ac wedyn dysgu i ddefnyddio'r gwahanol becynnau cyflwyno yw'ch cryfder chi. Neu efallai fod gennych chi sawl gwahanol brosiect ar y gweill ar yr un pryd, pob un wedi cyrraedd gwahanol gam yn ei ddatblygiad a phob un yn cynnwys nifer o randdeiliaid gwahanol. Efallai eich bod chi'n dda iawn am wneud y gwaith, ond nad ydych chi gystal â hynny am wneud sawl peth ar unwaith.

Yn y ddwy enghraifft hyn, mae'n gwneud synnwyr cyflogi arbenigwr ar baratoi cyflwyniadau, neu reolwr prosiect. 

Dylai'r gyfres hon o gyrsiau BOSS eich helpu i ystyried beth sydd angen i chi ei wneud er mwyn recriwtio staff yn llwyddiannus.

(Cyrsiau digidol BOSS sydd wedi cael eu creu gan Busnes Cymru i’ch helpu sefydlu a rhedeg busnes. Mewngofnodi/Cofrestru yn ofynnol).

3. Manteision recriwtio da i'r busnes

Ar ôl ichi benderfynu eich bod yn barod i gyflogi rhywun, mae angen ichi ddechrau'r broses recriwtio. Gall hyn fod yn draul ar amser ac yn ddrud, ond mae'n ddrutach byth os na fyddwch chi'n gwneud pethau'n iawn a'ch bod yn dethol yr unigolyn anghywir.

Mae proses recriwtio dda yn golygu eich bod yn denu'r bobl iawn sydd â'r sgiliau iawn am y gost iawn ac ar yr adeg iawn. Maen nhw am fod yn rhan o'ch busnes ac maen nhw'n barod ac yn awyddus i gyfrannu.

Mae treulio amser yn sicrhau eich bod yn dethol y person iawn yn fanteisiol mewn sawl ffordd:

• mae gweithwyr da yn llai tebygol o adael a byddan nhw'n aros gyda'ch busnes yn hwy.
• maen nhw fel rheol yn fwy hyderus ac yn gallu delio â sawl tasg gan addasu'n fwy cyflym i rolau newydd.
• maen nhw'n dod yn fwy cynhyrchiol mewn cyfnod byr.
• maen nhw'n llai tebygol o fod ag angen sylw o hyd ac ar ôl iddyn nhw gael eu traed danynt, bydd angen llai o oruchwyliaeth uniongyrchol arnyn nhw.
• maen nhw'n fwy tebygol o gyfrannu'n frwd at ddatblygu'r busnes a chynnig syniadau i wella cynhyrchiant a dulliau o weithio.
• maen nhw'n ysbrydoli aelodau eraill o'r staff ac yn helpu i'w datblygu.

4. Cost gwneud pethau'n anghywir

Mae dethol yr ymgeisydd iawn yn dod â llu o fanteision, ond mae'n werth edrych ar gost gwneud pethau'n anghywir a beth a all ddigwydd os na fyddwch chi'n dilyn proses recriwtio ffurfiol.

• Yn gyntaf, y costau go iawn - y costau ariannol. Mae adroddiadau ynghylch faint mae'n gostio i gyflogi gweithiwr newydd yn amrywio'n sylweddol, o 5% o gyflog y gweithiwr i 200%!  Mae pawb yn cytuno beth bynnag ei fod yn fusnes drud.
• Mae recriwtio hefyd yn gryn draul ar amser. Mae hyn yn golygu ei bod yn rhaid i chi, berchennog y busnes, roi gwaith arall o'r neilltu er mwyn gwneud hyn.
• Rydych chi'n cyflogi'r bobl anghywir - efallai eu bod nhw'n llai cynhyrchiol na'r disgwyl, efallai nad oes ganddyn nhw' sgiliau roeddech chi'n chwilio amdanyn nhw, a dydyn nhw ddim yn gallu gwneud y pethau roeddech chi'n awyddus iddyn nhw'u gwneud. Nid yn unig y mae hyn yn golygu bod yn rhaid ichi wneud iawn am eu perfformiad gwael nhw ond mae'n rhaid ichi hefyd wneud llawer o'r tasgau eich hun.
• Mae datrys y sefyllfa'n debygol o olygu cost ariannol. Ar ei orau, efallai y bydd angen ichi roi helpu ychwanegol i'r unigolyn, naill ai'n bersonol neu drwy ddarparu hyfforddiant. Ar ei waethaf, gan eich bod wedi'u cyflogi, bydd costau ynghlwm wrth eu diswyddo. Efallai y bydd yn rhaid ichi wneud taliad diswyddo, neu, os byddwch chi'n delio â phethau'n anghywir, efallai y bydd yn rhaid ichi wynebu tribiwinlys cyflogaeth.
• Bydd yn rhaid ichi fynd drwy'r broses recriwtio eto a bydd hynny'n costio mwy o amser ac arian ichi.
• Yn olaf, peidiwch â thanamcangyfrif y 'ffactor trafferth' - llawer o ymdrech heb fawr neu ddim gwobr.

5. Goblygiadau recriwtio i'ch busnes

Ddylech chi ddim recriwtio pobl heb feddwl yn ofalus - dim ond er mwyn 'gorffen y gwaith'. Treuliwch amser a meddyliwch am eich strategaeth fusnes ar gyfer y dyfodol. Edrychwch ar y tymor hwy a gofynnwch i'ch hun beth rydych chi am ei gyflawni a phwy sydd ei angen arnoch chi i'ch helpu i gyflawni hynny.

Mae goblygiadau ariannol mawr ynghlwm wrth gyflogi'ch gweithiwr cyntaf. Yn ogystal â'r cyflog a chost y recriwtio ei hun, mae costau eraill i'w hystyried. Y gost gyntaf yw treth a chyfraniadau Yswiriant Gwladol.

Rhaid ichi dalu cyfraniadau YG ar ran eich gweithiwr drwy'r system Talu Wrth Ennill. Mae hyn yn golygu bod yn rhaid ichi sefydlu cynllun cyflogres gyda Chyllid a Thollau Ei Mawrhydi - mae manylion llawn am hyn a'r cyfraddau Yswiriant Gwladol ar hyn o bryd ar gael yn y wefan yma. Gallwch chi wneud hyn eich hun, sy'n golygu amser, neu drwy eich cyfrifydd, gwasanaeth y byddan nhw'n codi tâl arnoch chi amdano. Erbyn hyn, mae'n ofyniad hefyd ichi wneud cyfraniadau pensiwn ar ran eich gweithwyr a rhaid cynnwys hyn yn eich costau.

Mae gofyn ichi, yn ôl y gyfraith, gael yswiriant atebolrwydd cyflogwr. Gall y rhan fwyaf o froceriaid yswiriant drefnu hyn ichi. Mae'r rheoliadau iechyd a diogelwch wedi cynyddu yn y blynyddoedd diwethaf ac mae'n ofyniad cyfreithiol arnoch chi i ddarparu gweithle iach a diogel i'ch gweithwyr. Cofiwch sicrhau eich bod yn gwybod sut mae'r rheoliadau'n effeithio ar eich busnes - yn ogystal â'r gost, efallai y bydd angen ichi addasu'r dulliau gweithio.

Mae ystyriaethau mwy ymarferol hefyd. Ble y bydd eich gweithiwr newydd yn gweithio? Oes angen desg, cyfrifiadur, gwisg neu ddillad gwaith arbennig arnyn nhw, neu unrhyw offer arbenigol? Beth am hyfforddiant, nawr ac yn y dyfodol?

Yr ystyriaeth ariannol arall yw sut y mae gweithiwr yn mynd i effeithio ar eich llif arian. I lawer o fusnesau cyflogau gweithwyr yw'r gost sefydlog fwyaf a rhaid ichi gael llif arian cyson i dalu cyflogau a'r costau cysylltiedig.

Cofiwch sicrhau eich bod yn gwybod am yr holl oblygiadau sydd ynghlwm wrth gyflogi gweithiwr newydd cyn mentro. Mae'n bosib bod dewisiadau eraill yn hytrach na chyflogi gweithiwr amser llawn ac y byddai hynny'n hwyluso'r ffordd ichi ddod yn gyflogwr.

6. Dewisiadau eraill yn lle cyflogi'n uniongyrchol

Un o'r camgymeriadau mwyaf y bydd busnesau bach yn ei wneud yw cyflogi gweithwyr cyn iddyn nhw fod yn barod. Cyn ichi gymryd y cam mawr hwn, gofynnwch ichi'ch hun 'oes 'na ddigon o waith i gynnal y gweithiwr yn y dyfodol rhagweladwy?'

Er eich bod chi o bosib yn cael trafferth gwneud y gwaith i gyd eich hun, neu er eich bod am ollwng rhai tasgau er mwyn ichi ganolbwyntio ar waith uwch ei werth, meddyliwch yn ofalus am y posibiliadau eraill yn lle cyflogi rhywun.

Ai swydd amser llawn sydd ei hangen, ynteu a allai hi fod yn swydd ran-amser?

Ai swydd barhaol sydd ei hangen ynteu un ar gyfer prosiect neu weithgaredd penodol?

A oes angen y swydd o hyd, ynteu ar gyfer cyfnod penodol (gwaith tymhorol), ynteu'n achlysurol yn unig?

Fe allech chi ystyried defnyddio staff dros dro neu staff asiantaeth ar gyfer swydd tymor byr neu dymhorol. Mae staff llawrydd neu gymdeithion yn ddelfrydol i weithio ar brosiectau ad hoc ac yn ôl y galw. Mae'n bosib defnyddio arbenigwyr allanol i ddarparu gwasanaeth ar gyfer rhai agweddau ar y busnes, er enghraifft dylunio graffig, datblygu gwefan neu gynnal a chadw Technoleg Gwybodaeth, neu ddefnyddio darparwyr gwasanaethau cyffredinol er enghraifft pobl sy'n gwneud gwaith cadw llyfrau, gweinyddu a chymorth ysgrifenyddol neu gwmnïau ateb y ffôn.

Mae'n bosib prynu llawer o'r gwasanaethau allanol ac ad hoc hyn bellach 'o bell' gan ddefnyddio gwasanaethau rhithiol. Ystyriwch eich opsiynau'n llawn cyn penderfynu cyflogi rhywun yn uniongyrchol.

Nesaf: Camau allweddol y broses recriwtio