Camau allweddol y broses recriwtio

2. Camau allweddol y broses recriwtio

Mae dethol yr unigolyn iawn yn dibynnu ar ddilyn cyfres o gamau penodol. Mae'r camau hyn yn cynnig proses syml ichi y gallwch chi ei defnyddio dim ots pa fath o swydd rydych chi am ei llenwi nac ar ba lefel. Mae'r broses hefyd yn sicrhau bod eich recriwtio'n effeithlon, yn effeithiol ac yn deg.

Dyma'r camau:

1. diffinio'r rôl
    
2. adeiladu proffil o'r unigolyn delfrydol i lenwi'r rôl hon
    
3. denu ymgeiswyr
    
4. dethol yr ymgeisydd gorau
    
5. paratoi ar gyfer eich gweithiwr newydd

Mae'r adran hon yn edrych ar bob un o'r camau hyn yn fanwl.

Dylai'r cwrs BOSS hwn eich helpu i ystyried ymhellach beth sydd angen i chi ei wneud yn ystod y broses recriwtio.

(Cyrsiau digidol BOSS sydd wedi cael eu creu gan Busnes Cymru i’ch helpu sefydlu a rhedeg busnes. Mewngofnodi/Cofrestru yn ofynnol).

3. Diffinio'r rôl

Rydych chi wedi penderfynu bod angen help arnoch chi ac mai'r opsiwn gorau yw cyflogi rhywun yn uniongyrchol yn eich busnes. Cyn ichi ruthro i ddod o hyd i rywun, meddyliwch yn ofalus beth ydy'r rôl, beth yw union ofynion y swydd a sut mae'n berthnasol i'r busnes a'ch cynlluniau ar gyfer y dyfodol.

Drwy ysgrifennu disgrifiad swydd, rydych chi'n mynd i'w gwneud hi'n glir beth yw pwrpas, tasgau a chyfrifoldebau'r swydd, nid rhai'r unigolyn.

Mae disgrifiad swydd da yn cynnwys:

• prif bwrpas y swydd - yn ddelfrydol dylai hyn fod yn un frawddeg yn unig
• prif dasgau'r swydd - defnyddiwch ferfau gweithredol er enghraifft 'ysgrifennu', 'trwsio' neu 'gyfrifo' yn hytrach na thermau mwy amwys fel 'ymdrin â' a 'yn gyfrifol am'
• cwmpas a chyfrifoldebau'r swydd - disgrifiwch ddimensiynau a phwysigrwydd y swydd, er enghraifft, nifer y bobl sydd i'w goruchwylio, faint o fanylder sydd ei angen a gwerth unrhyw ddeunyddiau ac offer y byddwch chi'n eu defnyddio
• y llinell adrodd ar gyfer y swydd - sut mae'r swydd yn ffitio i'r busnes ac i bwy y bydd y sawl sy'n gwneud y swydd yn adrodd
• manylion ymarferol - rhowch fanylion am lefel y cyflog, yr oriau, y lleoliad ac a yw'r swydd yn un amser llawn ynteu'n rhan-amser, am gyfnod penodol ynteu dros dro.

Disgrifiad swydd

Defnyddiwch y fframwaith hwn i ddatblygu eich disgrifiadau swydd eich hun:

1. Teitl y Swydd
2. Prif bwrpas y swydd
3. Tasgau allweddol / Prif ddyletswyddau /Canlyniadau allweddol

• a. Tasg 1
• b. Tasg 2
• c. Tasg 3
• d. Tasg 4, ac ati

4. Yn gyfrifol am: staff / offer
5. Yn adrodd i: pwy

Defnyddiwch y templed disgrifiad Swydd (MS Word 12kb) hwn i'ch helpu i lunio disgrifiadau swyddi yn eich busnes.

4. Adeiladu manyleb person

Lluniwch fanyleb person ar sail gofynion y swydd

• Pa sgiliau, gwybodaeth a gallu sydd eu hangen? Pa rai o'r sgiliau hyn sy'n hanfodol a pha rai sy'n ddymunol? Pa sgiliau y gallwch chi eu dysgu i'r ymgeisydd a pha sgiliau y mae'n rhaid iddyn nhw feddu arnyn nhw eisoes?
  • Ar gyfer busnes bach, bydd sgiliau ymarferol a phrofiad yn aml yn fwy gwerthfawr na chymwysterau ffurfiol. Bydd angen pobl arnoch sydd â'r agwedd iawn ac sy'n ddibynadwy, yn hyblyg ac yn barod i ddysgu. Yn ogystal â phrawf o'u gallu, efallai y byddwch chi hefyd am edrych ar allu posib rhywun i feithrin y sgiliau priodol.
• Pa fath o brofiad sydd ei angen? Pa gymwyseddau sydd eu hangen?
  • Cofiwch y gall sefyllfaoedd cysylltiedig â gwaith roi profiad i rywun, ond y gall gwirfoddoli neu weithgareddau hamdden wneud hynny hefyd.
• Pa lefel o addysg a hyfforddiant ddylai fod gan yr unigolyn?
  • Gofalwch mai dim ond yr hyn sy'n angenrheidiol ar gyfer y swydd yw hyn, nid beth fyddai orau gennych chi'n bersonol. Mae profiad yn aml yn gallu dangos yn well a yw rhywun yn addas nag y gall cymwysterau ffurfiol.
• Oes 'na feini prawf penodol sy'n berthnasol i rinweddau personol neu amgylchiadau sy'n hanfodol ac yn uniongyrchol gysylltiedig â'r swydd? Cofiwch, mae'n anghyfreithlon gwahaniaethu ar sail oedran, rhyw, hil, cenedligrwydd, crefydd neu gred, neu anabledd.
  • Bydd manyleb person yn help ichi fynd drwy'r broses ddethol a chyfweld mewn ffordd systematig.

Defnyddiwch y templed hwn i'ch helpu i ddatblygu manyleb person (MS Word 11kb)

Defnyddiwch y templed hwn i'ch helpu i ysgrifennu disgrifiad swydd a manyleb person (MS Word 13kb) ar gyfer y swydd rydych am ei llenwi yn eich busnes. 

5. Denu ymgeiswyr

Nawr, rydych chi'n dechrau chwilio am ymgeiswyr addas. Meddyliwch ymhle y gallwch chi hysbysebu er mwyn denu amrywiaeth eang o ymgeiswyr o safon. Eich nod fydd cael yr ymateb gorau am y gost leiaf.

Dyma ambell le ichi ei ystyried:

• Argymhellion uniongyrchol a cheisiadau heb eu cymell - efallai fod pobl wedi dod atoch chi eisoes yn holi am waith neu fod cydweithwyr wedi argymell pobl y maen nhw'n meddwl y bydden nhw'n addas i'ch busnes chi.
• Mae'r Ganolfan Byd Gwaith yn arddangos swyddi gwag ac yn cyfeirio pobl heb godi tâl. Maen nhw hefyd yn gallu'ch helpu a'ch cynghori drwy'r broses recriwtio. Cysylltwch â swyddfa'r Canolfan Byd Gwaith leol neu ewch i GOV.UK i gael gwybod rhagor. Maen nhw hefyd yn gallu'ch cynghori am y gwahanol gynlluniau cyflogaeth sydd ar gael i'ch helpu i recriwtio.
• Gwefannau recriwtio, er enghraifft Monster, JobsinWales, Gumtree a llawer o rai eraill. Dyma'r lle cyntaf yn aml i chwilio am ymgeiswyr addas a hefyd i hysbysebu swyddi gwag. Cofiwch y gallai hyn gyfyngu'ch chwilio i'r bobl hynny'n unig sy'n gyfarwydd â defnyddio cyfrifiaduron.
• Cyfryngau cymdeithasol, er enghraifft LinkedIn, Twitter, Facebook ac ati. Dyma ddewis sy'n tyfu'n gyflym, yn enwedig ar gyfer sgiliau arbenigol, graddedigion ac ymgeiswyr ar lefel uwch.
• Asiantaethau recriwtio masnachol - bydd rhai asiantaethau'n arbenigo mewn mathau penodol o waith, er enghraifft, gwaith ysgrifenyddol, swyddfa, staff cyfrifyddu, adeiladu ac ati. Mae'n bosib y bydd gan asiantaethau ymgeiswyr posib sydd eisoes wedi cofrestru gyda nhw ac felly fe all hynny helpu i gyflymu'r broses. Cofiwch, mae asiantaethau recriwtio masnachol yn codi tâl am eu gwasanaethau - fel rheol bydd hyn yn ganran o'r cyflog a delir i'r ymgeisydd llwyddiannus, gan amlaf tua 15%.
• Sefydliadau chwilio am uwch swyddogion - bydd y rhain yn gweithio mewn ffordd debyg i asiantaethau recriwtio, ond fel rheol, byddan nhw'n gweithio mewn meysydd uwch-reoli neu feysydd arbenigol. Byddan nhw'n chwilio am ymgeiswyr addas sy'n gweithio mewn cwmnïau eraill, naill ai drwy fynd atyn nhw'n uniongyrchol neu drwy hysbysebu arbenigol.
• Papurau lleol neu genedlaethol - yn draddodiadol, dyma'r lle cyntaf y bydd pobl yn mynd i hysbysebu ar gyfer recriwtio. Cofiwch, wnaiff dilyn y llwybr hwn ddim arwain bob tro at y canlyniadau rydych chi'n gobeithio'u cael. Holwch am y cyhoeddiadau rydych chi'n eu hystyried a chael gwybod pa gyfraddau ymateb maen nhw wedi'u cael ar gyfer hysbysebion am swyddi tebyg.
• Cyhoeddiadau arbenigol, cyfnodolion masnach neu broffesiynol er enghraifft - mae'r rhain yn sicr o gyrraedd grŵp penodol o ymgeiswyr posib ac fe allan nhw sicrhau ymateb cadarnhaol.
• Ysgolion a cholegau lleol a'r Gwasanaeth Gyrfaoedd - gwnewch yn siŵr eu bod nhw'n gwybod am y sgiliau a'r galluoedd rydych chi'n chwilio amdanyn nhw. Fe all fod yn ddefnyddiol hefyd ichi gynnig profiad gwaith neu gyfle i bobl gysgodi swydd - gall hyn fod o fudd i'r ddwy ochr.

Yr hysbyseb recriwtio

Yn ogystal ag ystyried ble i hysbysebu, rhaid ichi ystyried yr hysbyseb ei hun hefyd. Mae hysbyseb swydd effeithiol yn gwerthu'r swydd a'r busnes - mae hyn yn arbennig o bwysig i fusnesau bach a newydd, lle nad yw enw'r cwmni o reidrwydd yn gyfarwydd iawn i bobl.

Dylai gynnwys prif elfennau'r disgrifiad swydd a'r fanyleb person, a hefyd dylai gynnwys disgrifiad byr o'ch busnes. Gwnewch yn siŵr eich bod yn cynnwys manylion am sut mae ymgeisio ac erbyn pryd.

Cadwch yr hysbyseb yn fyr ac i'r pwynt. Gwnewch yn siŵr ei bod yn glir, yn hawdd ei deall ac wedi'i theilwra i'ch cynulleidfa darged. A chofiwch sicrhau nad yw'n gwahaniaethu'n annheg a'ch bod yn osgoi iaith sy'n cyfeirio'n benodol at un rhyw neu un diwylliant. Er mwyn ehangu apêl yr hysbyseb ac o bosib er mwyn cynyddu nifer yr ymgeiswyr, fe allech chi ystyried cynnwys cymal am gydraddoldeb, yn ogystal â mathau eraill o wybodaeth, er enghraifft patrymau gweithio hyblyg ac ati.

Ffurflenni cais

Gall fod yn help ichi ddefnyddio ffurflen gais wrth recriwtio, yn hytrach na dibynnu ar bob ymgeisydd i ymateb yn ei ffordd ei hun. Yn gyntaf, mae hyn yn golygu y gallwch fod yn siŵr bod yr ymgeiswyr yn darparu'r holl wybodaeth sydd ei hangen ac sy'n berthnasol i'r swydd. Mae hefyd yn ei gwneud yn haws ichi gymharu tebyg â'i debyg ac i lunio barn gychwynnol.

Yn olaf, bydd y ffordd y llenwir y ffurflen gais yn gallu dangos a yw'r ymgeisydd yn addas - serch hynny, cofiwch beidio â gwahaniaethu ar sail anabledd a gwnewch yn siŵr bod y dull ymgeisio'n rhoi'r un cyfle i bob ymgeisydd.

Cofiwch, dim ond at ddibenion monitro y dylech ofyn am wybodaeth am bethau fel statws priodasol, tarddiad ethnig neu ddyddiad geni ac fe ddylech gadw'r wybodaeth honno ar wahân i'r brif ffurflen ymgeisio. Rhaid ichi esbonio i'r ymgeiswyr beth yw pwrpas casglu'r wybodaeth hon a dweud na chaiff y wybodaeth y byddan nhw'n ei rhoi ar y ffurflen hon ei defnyddio'n rhan o'r broses ddethol.

6. Dethol yr ymgeisydd gorau

Mae nifer o gamau i'w dilyn wrth ddethol yr ymgeisydd gorau.

• Yn gyntaf, rhestrwch eich meini prawf ar gyfer dethol. Gwnewch restr wirio sy'n cynnwys y sgiliau a'r profiad hanfodol neu ddymunol sydd eu hangen. Defnyddiwch eich rhestr wirio i asesu i ba raddau y mae'r ymgeiswyr yn cyfateb i'r fanyleb swydd a'r fanyleb person.
• Penderfynwch pwy sy'n gwneud y penderfyniad. Efallai yr hoffech chi ofyn am help eich cynghorwr busnes neu gydweithiwr ym myd busnes yn y broses dethol a chyfweld. Mae hyn yn helpu i sicrhau nad oes dim rhagfarn bersonol yn rhan o'r broses. Mae'n help hefyd os bydd o leiaf un o'r panel dethol wedi'i hyfforddi ym maes materion Cydraddoldeb ac Amrywiaeth.
• Didolwch y ceisiadau, gan ddefnyddio'ch rhestr meini prawf ar gyfer dethol er mwyn creu rhestr fer o bobl i gyfweld â nhw. Dim ond yr ymgeiswyr hynny sy'n cyflawni'r holl feini prawf hanfodol y dylech chi eu dewis.
• Anfonwch lythyr yn gwahodd ymgeiswyr am gyfweliad. Gwnewch yn siŵr eich bod yn gofyn a oes angen unrhyw drefniadau penodol arnyn nhw yn y cyfweliad - er enghraifft, ramp dros risiau neu lefelau golau clir. Hefyd, os ydych chi'n bwriadu talu costau teithio rhesymol i'r ymgeisydd ddod i'r cyfweliad, gwnewch hynny'n glir.

Y broses gyfweld

Bydd y rhan fwyaf o'r swyddi'n defnyddio proses gyfweld. Mae hyn yn golygu y gallwch chi gael gwybod a yw'r ymgeisydd yn addas ar gyfer y swydd a bydd hefyd yn rhoi cyfle i chi roi gwybodaeth i'r ymgeisydd am y swydd ac am eich busnes chi.

Cofiwch roi'r un cyfle i bob ymgeisydd gyflwyno'i hun yn y ffordd orau bosib, i ddangos ei fod yn addas ar  gyfer y swydd ac i holi'r sawl sy'n cyfweld.

Fe'ch cynghorir i ddilyn yr un patrwm bob tro yn y cyfweliad - gan ddefnyddio set safonol o gwestiynau ar gyfer pob ymgeisydd a rhoi'r un faint o amser iddyn nhw. Defnyddiwch gwestiynau agored (hynny yw cwestiynau nad oes modd eu hateb drwy ddweud Ie neu Nage yn unig) er mwyn annog ymgeiswyr i siarad yn rhydd.

Gwnewch yn siŵr bod pawb sy'n cyfweld wedi paratoi'n dda a'u bod wedi darllen y ffurflenni cais, a'r manyleb swydd a pherson ymlaen llaw. Dylech wybod pa feysydd y mae angen eu harchwilio rhagor neu y mae angen rhagor o eglurhad yn eu cylch a chynllunio pa gwestiynau rydych chi am eu gofyn. Gofalwch beidio â gofyn cwestiynau a allai wahaniaethu, er enghraifft "ydych chi'n bwriadu cael plant yn yr ychydig flynyddoedd nesaf?" Hefyd, byddwch yn barod i ateb cwestiynau'r ymgeiswyr.

Er mai cyfweliad yw hwn, anogwch yr ymgeisydd i ymlacio. Gwnewch yn siŵr nad oes dim yn tarfu arnoch chi yn ystod y cyfweliad.

Ar ddiwedd pob cyfweliad, dywedwch wrth yr ymgeisydd beth fydd yn digwydd nesaf a pha bryd y gallan nhw ddisgwyl clywed gennych chi.

Gwneud y penderfyniad iawn

Penderfynwch pwy rydych chi am ei gyflogi cyn gynted â phosib ar ôl y cyfweliad. Defnyddiwch system sgorio ffurfiol ar sail cymwyseddau'r ymgeisydd yn hytrach nag ar sail yr hyn sydd orau gennych chi'n bersonol. I gryfhau'r broses hon eto, efallai yr hoffech chi bwysoli'r wahanol gwestiynau yn ôl eu pwysigrwydd.

Tafolwch bob ymgeisydd o'i gymharu â'r meini prawf dethol ac wedyn ei gymharu â'r ymgeiswyr eraill. Cymharwch sgôr pob cyfwelydd a gwneud penderfyniad ar y cyd.

Byddwch yn ofalus gydag unrhyw nodiadau y byddwch yn eu gwneud yn ystod y cyfweliad. O dan y Ddeddf Diogelu Data, caiff ymgeiswyr ofyn am weld unrhyw nodiadau rydych chi wedi'u gwneud.

Ar ôl y cyfweliad

Pan fyddwch chi wedi penderfynu, ysgrifennwch at bob ymgeisydd a diolch iddyn nhw gan ddweud a ydyn nhw wedi bod yn llwyddiannus neu beidio. Gwnewch hyn cyn gynted ag sy'n bosib ar ôl y cyfweliad.

Os yw'n bosib, rhowch adborth cadarnhaol i ymgeiswyr aflwyddiannus am unrhyw agweddau lle y gallen nhw wella er mwyn llwyddo yn y dyfodol. Rydych chi am roi argraff ffafriol i bob ymgeisydd o'ch cwmni - hyd yn oed os nad ydyn nhw wedi llwyddo i gael y swydd hon, efallai y byddan nhw'n addas ar gyfer swyddi yn y dyfodol.  Efallai yr hoffech chi gadw'u ceisiadau neu eu CV yn eich ffeiliau at rywbryd eto.

Yn yr adran nesaf o'r modiwl hwn, byddwn ni'n edrych ar beth i'w wneud ar ôl dewis yr ymgeisydd iawn.

Nesaf: Paratoi ar gyfer eich gweithiwr newydd