GwerthwchiGymru - gwerthu i'r sector cyhoeddus

2. Manteision GwerthwchiGymru

Mae GwerthwchiGymru yn wasanaeth ar-lein rhad ac am ddim i'ch helpu i ddod o hyd i wybodaeth am gontractau a chyfleoedd gyda gwasanaeth cyhoeddus Cymru a Phrynwyr-Gontractwyr. (Dyma brif gontractwr sydd wedi ennill cytundeb sector cyhoeddus ac sy'n gallu is-gontractio cyfleoedd i fusnesau eraill neu gontract).
Pan fydd wedi cofrestru, gallwch ddefnyddio i:

• Chwilio am y cyfleoedd presennol
• derbyn rhybuddion am gyfleoedd newydd a RFQ's (ceisiadau am ddyfyniadau)
• linc i byrth arall yn ogystal â GwerthwchiGymru i gynnal eich tendrau
• Defnyddio'r blwch post ar-lein i gyflwyno ymatebion
• gweld PIN (Hysbysiadau gwybodaeth flaenorol) a chyfleoedd yn y dyfodol
• edrych i fyny manylion tendrau a chontractau blaenorol
• Ceisio ac ymateb i gyfleoedd is-gontract
• canfod gwybodaeth gyswllt a phroffiliau cyrff cyhoeddus
• Chwiliwch y newyddion a'r digwyddiadau caffael diweddaraf

Gweler y rhestr lawn o fudd-daliadau a chofrestrwch am ddim https://www.gwerthwchigymru.llyw.cymru/

Y cyfleoedd presennol

Mae gan GwerthwchiGymru fanylion am:

• contractau gwerth isel (islaw'r trothwy ar gyfer hysbysebu ar draws yr UE)
• contractau gwerth uwch (sydd angen hysbyseb ar draws yr UE)
• cyfleoedd is-gontractio - contractau gan brynwyr-gontractwyr sydd wedi ennill contractau'r sector cyhoeddus

Bydd gan bob hysbysiad contract:

• disgrifiad byr o'r hyn y mae'r Prynwr ei eisiau, gwerth y contract a gwybodaeth berthnasol arall
• Manylion y dyddiad cau ar gyfer ymateb
• manylion pwy i gysylltu neu le i ddod o hyd i wybodaeth bellach
• dogfennau tendro ynghlwm (mewn rhai achosion)

Hysbysiadau hapfasnachol

Mae'r hysbysiadau hyn yn rhoi rhybudd cynnar o brosiectau posibl ac yn galluogi cyflenwyr i ymgysylltu'n gynnar â chyrff cyhoeddus cyn i'r caffael ddechrau'n ffurfiol.

Contractau dyfarnu

ContractauMae gan GwerthwchiGymru fanylion cytundebau a ddyfarnwyd hefyd, hy pan fydd y broses dendro wedi gorffen. 
Gallwch ddod o hyd i:

• pwy ddyfarnwyd y contract i
• Gwerth y contract
• Y meini prawf a ddefnyddir i ddewis y cyflenwr
• p'un a all y cyflenwr(au) is-gontractio peth o'r gwaith ai peidio

Cychwyn ar GwerthwchiGymru

Cofrestrwch acyflawnirdim a chychwyn gan ddefnyddio GwerthwchiGymru.

(Byddwch yn ymwybodol o bwysigrwydd cael eich proffil yn iawn gan fod hyn yn hanfodol i chi dderbyn y cyfleoedd rhybudd cywir ac i Brynwyr wybod yn union pa wasanaethau rydych chi'n eu darparu a lle rydych chi'n fodlon darparu'r rhain).

Mae canllawiau ar ddefnyddio'r safle ar gael trwy'r https://www.gwerthwchigymru.llyw.cymru/

3. Defnyddio GwerthwchiGymru

Rhaid i chi gofrestru â GwerthwchiGymru er mwyn gweld ei lawn fanteision. Pan fyddwch yn cofrestru, gofynnir i chi ddarparu gwybodaeth amdanoch chi a’ch busnes a fydd:

• yn sicrhau mai dim ond gwybodaeth am y cyfleoedd tendr sy’n berthnasol i’ch busnes chi y byddwch yn derbyn
• yn rhoi gwybodaeth gywir am eich busnes i ddarpar brynwyr gan gynnwys syniad o faint y contractau y byddwch yn ymgymryd â nhw

Ar y dechrau, dim ond gwybodaeth sylfaenol fydd angen i chi roi am eich busnes, megis sut mae cysylltu â chi a disgrifiad o’r hyn y mae eich busnes yn gwneud. Wrth i chi gofrestru â GwerthwchiGymru, gofynnir i chi ddewis y codau Geirfa Gaffael Gyffredin (CPV) sy'n briodol i'r nwyddau a'r gwasanaethau a gynigir gan eich busnes. Bydd hyn yn golygu mai dim ond rhybuddion am gontractau perthnasol y byddwch yn eu derbyn.

Gallwch hefyd chwilio GwerthwchiGymru am hysbysiadau tendro cyfredol a chanfod manylion cyswllt ar gyfer sefydliadau cofrestredig yn y sector cyhoeddus. Os ydych angen gweithio ar y cyd â busnes arall, gallwch chwilio yn y gronfa ddata am bartner addas.

Unwaith y byddwch wedi cofrestru'n llwyddiannus gyda GwerthwchiGymru, byddwch yn gallu gweld:

• yr hysbysiadau cyhoeddedig diweddaraf sy'n cyfateb i'ch codau CPV;
• manylion o'r rhybuddion a anfonwyd atoch yn y 12 mis diwethaf;
• unrhyw hysbysiadau contract i chi eu harbed;
• unrhyw chwiliadau i chi eu harbed;
• yr holl dendrau neu ddyfynbrisiau a gyflwynwyd gan eich busnes

4. Y broses gaffael

Gweithdrefnau caffael

Mae'n rhaid Caffael Cyhoeddus yn unol â gofynion rheoliadau Caffael yr UE. Er enghraifft, ni ellir dyfarnu tendrau cystadleuol dros drothwyon penodol i fusnesau yn unig ar sail eu lleoliad daearyddol. Mae'n rhaid i brynwyr gadw at reolau sy'n anwahaniaethol i eraill er mwyn sicrhau bod proses deg a thryloyw yn cael ei dilyn.

Gallwch ddod o hyd i ragor o wybodaeth am drothwyon https://www.gwerthwchigymru.llyw.cymru/

Ym mhob un o'r gweithdrefnau mae isafswm amserlenni wedi'u gosod ynghylch cyhoeddi hysbysiadau, gwahoddiad o dendrau, derbyn dogfennau ac ati. Ystyriwch gymhlethdod y contract a'r amser sydd ei angen ar gyfer llunio tendrau wrth gyflwyno'ch un chi.

Mae'r amserlenni lleiaf yn amrywio gyda'r weithdrefn a ddefnyddir ac maent wedi'u cynnwys yn y 5 gweithdrefn gaffael ganlynol ar gyfer tendrau sector cyhoeddus uwchben trothwyon yr UE:

1.    Gweithdrefn Agored

Mae hon yn broses dendro ffurfiol a gall unrhyw gyflenwr sydd â diddordeb mewn cyflwyno tendr wneud hynny.  Gallwch ofyn am ddogfennau tendro drwy'r Gwahoddiad i Dendr (ITT) a chyflwyno ymateb - fel arfer o fewn 52 diwrnod i hysbysiad contract a hysbysebir. https://businesswales.gov.wales/cy/gwerthwchigymru-gwerthu-ir-sector-cy…

2.    Gweithdrefn Gyfyngedig

Mae hon yn broses ddau gam sy'n eich galluogi i ymgymryd â phroses ddethol i gael ei rhestru'n fyr cyn cael eich anfon unrhyw ddogfennau tendro. Bydd angen i chi ddatgan eich mynegiant o ddiddordeb drwy gwblhau holiadur cyn-gymhwyster ac mae hyn fel arfer yn cymryd o leiaf 37 diwrnod https://businesswales.gov.wales/cy/gwerthwchigymru-gwerthu-ir-sector-cy…

Yn yr ail gam, gwahoddir cyflenwyr ar y rhestr fer i ymateb i ITT. https://businesswales.gov.wales/cy/gwerthwchigymru-gwerthu-ir-sector-cy… Yna caiff y tendrau cyfyngedig hyn eu gwerthuso a dyfarnu'r contract. Fel arfer mae gennych o leiaf 40 diwrnod i gyflwyno'ch tendrau.

Nodwch y gellir lleihau'r amserlenni uchod wrth dendro'n electronig. Fel arfer mae cyfnod stop rhwng penderfyniad dyfarnu'r contract a dyfarnu'r contract yn ffurfiol a gall yr amserlen amrywio.

3.    Deialog Gystadleuol

Mae'r weithdrefn hon ar gael ar gyfer caffaeliadau cymhleth pan ystyrir na fydd y gweithdrefnau Agored na Chyfyngedig yn caniatáu dyfarnu'r Contract.  Gan nad yw'r Prynwr yn gallu cynhyrchu manyleb ITT/gofyniad cyflawn maen nhw'n trafod eu hanghenion gyda chyflenwyr dethol i weithio i fyny ateb manwl.

Mae'r weithdrefn hon yn caniatáu i Brynwyr ddechrau deialog gyda chyflenwyr dethol sy'n hyblyg a gall gynnwys cyflwyniadau a chyfweliadau ysgrifenedig. Ar ddiwedd y ddeialog, gofynnir i gyflenwyr a ddewisir cyflwyno eu tendrau.

4.    Trefn wedi'i negodi

Mae'r weithdrefn hon yn caniatáu i Brynwyr ymgynghori â Chyflenwyr sydd wedi cymhwyso ymlaen llaw a thrafod telerau'r contract a dim ond mewn amgylchiadau eithriadol y mae'n cael ei ddefnyddio, megis:

• mewn achosion o frys eithafol
• Pan mai cyflenwr yw unig ffynhonnell y nwyddau neu'r gwasanaeth sydd eu hangen
• pan na ellir penderfynu'r union fanyleb drwy drafod

5.    System Prynu Ddeinamig

Mae System Prynu Ddeinamig (DPS) yn system gwbl electronig y gellir ei sefydlu ar gyfer prynu nwyddau, gwasanaethau neu waith a ddefnyddir yn gyffredin ac mae ganddo hyd oes gyfyngedig.

Dim ond drwy ddefnyddio rheolau'r Weithdrefn Agored y gellir sefydlu DPS ac os ydych yn bodloni'r meini prawf dethol gallwch gyflwyno tendr yn esbonio sut rydych chi'n cwrdd â gofynion. Gall hyn fod ar unrhyw adeg yn ystod rhychwant bywyd y contract gan fod yn rhaid iddo aros ar agor ac os ydych yn cydymffurfio â'r fanyleb gellir eich derbyn.

5. Mathau o gontract

Dyma'r prif fathau o gontract y gallwch eu gweld wrth gaffael yn y sector cyhoeddus:

Pryniannau untro – a ddefnyddir ar gyfer cytundebau tymor byr i gyflenwi nwyddau a gwasanaethau i gwrdd â gofyniad unigol.

Cytundeb fframwaith - trefniant rhwng un neu fwy o Brynwyr yw hwn ac un neu fwy o Gyflenwyr sy'n sefydlu'r telerau (fel pris ac ansawdd) y gall y cyflenwr ymrwymo i gontractau gyda'r Prynwr yn y dyfodol.  Nid yw cytundebau fframwaith yn creu unrhyw rwymedigaeth ar y Prynwr i brynu unrhyw beth mewn gwirionedd.  

Gellir eu sefydlu gan ddefnyddio'r gweithdrefnau Deialog Agored, Cyfyngedig, Trafodedig neu Gystadleuol. Mae prynwyr yn gwahodd cyflenwyr posib i roi eu hunain ymlaen ar gyfer y fframwaith a dewis yr un(au) sydd fwyaf abl i wneud y gwaith. Mae hyn yn caniatáu manylebau y cytunwyd arnynt, telerau dosbarthu, prisiau, a thelerau ac amodau contract heb fod angen defnyddio proses dendro lawn bob tro

Ar ôl sefydlu'r fframwaith, mae contractau unigol yn cael eu gwneud drwy gydol cyfnod y cytundeb, sydd fel arfer hyd at uchafswm o 4 blynedd. Os oes mwy nag un Cyflenwr addas ar y fframwaith, mae'n bosib y bydd 'cystadleuaeth fach' yn cael ei chynnal i benderfynu pwy sy'n cael y contract.

Contractau galwadau - a ddefnyddir i gyflenwi nifer penodol o nwyddau neu wasanaethau dros gyfnod penodol. Mae'r ddarpariaeth naill ai'n cael ei wneud drwy amserlen gyflenwi neu drwy orchmynion 'galw i ffwrdd' ar wahân a roddir yn erbyn y contract. Yn debyg i gytundeb fframwaith ac eithrio ei fod yn gontract sy'n gyfreithiol rwymol gyda'r cyflenwr i brynu nwyddau a gwasanaethau.

Contractau tymor – a ddefnyddir ar gyfer contractau sy'n gweithredu dros gyfnod penodol o amser.

Is-gontractio – a ddefnyddir ar gyfer cyflenwyr a fydd yn dirprwyo rhan o gontract i gontractwr arall, gan fod llawer o'r contractau llywodraeth gwerth uwch yn mynd i gwmnïau mawr. Fodd bynnag, gall busnesau llai parhau i is-gontractio gyda'r cwmnïau hyn a gall ffurfio consortiwm gyda Chyflenwyr eraill i gytuno i gydweithio i dendro ar gyfer y contractau hyn neu i ddarparu gwasanaethau cyhoeddus eraill.
 

6. Y broses dendro

Mae'r sector cyhoeddus a phrynwyr yn dod o hyd i gynnyrch, gwaith a gwasanaethau trwy ddefnyddio'r broses ganlynol:

Diffiniwch y strategaeth gaffael - mae'r Prynwr yn diffinio ei nodau, yn penderfynu beth sydd ei angen, ac yna'n penderfynu sut y bydd yr ymarfer caffael yn cael ei gynnal. Mae hyn yn cynnwys dewis math y contract a'r weithdrefn gaffael.

Gwahodd tendrau - mae'r Prynwr yn gwahodd diddordeb gan gyflenwyr, er enghraifft drwy GwerthwchiGymru. Mewn rhai achosion, bydd yn rhaid i chi fod yn gymwys ymlaen llaw cyn cael gwahoddiad i dendro. Yn gynyddol, bydd cyrff cyhoeddus yn gofyn i chi gyflwyno eich tendrau yn electronig.

Gwerthuso ac egluro tendrau - mae'r Prynwr yn gwerthuso'r tendrau yn erbyn meini prawf gosod er enghraifft, o ran pris, manylebau technegol a chynigion rheoli prosiectau. Gall y cyfnod hwn gynnwys cwestiynau ac atebion o'r ddwy ochr cyn dyfarnu'r contract.

Dyfarnu'r contract - mae'r Prynwr yn dyfarnu'r contract i'r Cyflenwr y mae ei gais y mwyaf manteisiol yn economaidd mewn perthynas â phris, manylebau technegol a chynigion rheoli prosiectau.

Rheoli'r contract - y Cyflenwr a'r Prynwr sy'n rheoli'r contract ac mae perfformiad y Cyflenwr yn cael ei wirio a'i fonitro gan y sefydliad. Fel Cyflenwr mae'n bwysig deall anghenion y Prynwyr ar gyfer eich rheolaeth a darparu contract llwyddiannus.

Holiadur Cyn-Gymhwyster (PQQ)

Defnyddir PQQs gan y sector cyhoeddus fel y cam cyntaf mewn deialog gyfyngedig, gystadleuol neu broses dendro a drafodwyd.

Mae'r PQQ yn caniatáu i'r Prynwr adnabod y cyflenwyr hynny sy'n gallu cyflawni'r contract dan sylw. Yng Nghymru, hyrwyddir dull y Gronfa Ddata Gwybodaeth Cymwysterau Cyflenwyr (SQuID) fel y dull safonol o ddatblygu cwestiynau cyffredin ac mae'n gofyn cwestiynau i gyflenwyr sy'n seiliedig ar y meini prawf canlynol:

• derbynadwyedd cyflenwyr
• Statws economaidd/ariannol
• Capasiti a gallu
• Rheolaeth
• Cyfle cyfartal
• Cynaliadwyedd
• Iechyd a Diogelwch

Cael gwybod mwy am SQuID ar wefan Llywodraeth Cymru

Gwnewch yn siŵr eich bod:

• cymerwch eich amser a darllen trwy'r PQQ yn ofalus
• dilynwch y nodiadau canllaw a'r cyfarwyddiadau yn drylwyr (hy ddim yn fwy na'r nifer uchaf o eiriau rydych yn eu defnyddio i ymateb)
• rhoi atebion perthnasol wedi'u cefnogi gyda thystiolaeth (hy yn cynnwys astudiaethau achos a chyfeiriadau lle bydd y rhain yn cael eu derbyn)
• peidiwch â darparu copïau o bolisïau'r cwmni nac unrhyw ddogfennaeth arall oni bai y gofynnir yn benodol am wneud hynny
• Cysyllty a’r mudiad os ydych yn ansicr am ynrhyw beth
• Esboniwch pam na allwch roi ateb am gwestiwn
• sicrhau bod eich ymateb yn fanwl, wedi'i osod yn glir ac yn hawdd i'w ddilyn (ee yr un maint ffont, defnydd o bwyntiau bwled)
• Cael adborth os nad ydych yn llwyddiannus i helpu gyda thendroadau'r dyfodol

Y gŵyn fwyaf cyffredin y mae prynwyr yn ei gwneud am PQQs maen nhw'n ei dderbyn yw nad yw cyflenwyr wedi darllen y cwestiynau'n drylwyr neu heb ddarparu'r wybodaeth y gofynnwyd amdani.

Busnes Cymru - Tendro gall roi cyngor a chefnogaeth bellach i chi wrth baratoi PQQ. Maent hefyd yn cynnal gweithdai i gefnogi busnesau er mwyn deall 'GwerthwchiGymru a  ‘Sut i dendro' a gallwch archebu https://wales.business-events.org.uk/cy/eventsearch/?dsSector=&dsTopic=…

Os bydd eich PQQ yn llwyddiannus, bydd gwahoddiad i chi dendro.
 

Gwahoddiad i Dendro (ITT)

Mae derbyn ITT yn eich galluogi i gyflwyno eich cais am dendr.

Dim ond os ydych wedi gwneud cais amdanynt yn uniongyrchol fel rhan o weithdrefn agored y byddwch yn anfon y dogfennau ITT at ei gilydd, neu'n dilyn proses cyn-gymhwyster fel rhan o ddeialog gyfyngedig, gystadleuol neu weithdrefn a drafodwyd. Mae'r wybodaeth yn y dogfennau ITT fel arfer yn cynnwys:

• Llythyr ffurfiol o wahoddiad i dendr
• Gwybodaeth gefndirol
• cyfarwyddiadau – gan gynnwys gofynion cau a chyflwyno
• manyleb – manylion yr hyn sy'n cael ei brynu, gan gynnwys unrhyw gynnyrch arbennig neu ofynion gwasanaeth
• prisio a chyflwyno templedi amserlen
• Telerau ac Amodau'r prynwr
• meini prawf dyfarnu (a dewis os Gweithdrefn Agored)

Gofynnwch gwestiynau os ydych yn ansicr ynghylch unrhyw agwedd ar y gofynion a'r disgwyliadau yn yr ITT. Fel arfer mae atebion yn cael eu rhannu gyda chyflenwyr eraill sydd hefyd yn tendro felly mae'n bwysig ystyried yr holl gwestiynau ac atebion a ofynnir gan y gallai fod rhagor o wybodaeth i chi ei hystyried.

Bydd gennych gyfnod cyfyngedig o amser felly darllenwch bopeth yn ofalus, sicrhewch fod eich ymatebion yn ymdrin â phopeth sydd ei angen a dilyn cyfarwyddiadau yn ôl y cyfarwyddyd.

Os byddwch yn penderfynu na fyddwch yn ymateb i ITT, rhowch wybod i'r prynwr. Mae'n gwrteisi cyffredin, mae'n eu helpu i fesur ymatebion a gallant fod yn gwsmer pwysig yn y dyfodol.

Busnes Cymru - Tendro gall roi cyngor a chymorth pellach i chi wrth baratoi ITT. Maent hefyd yn cynnal gweithdai i gefnogi busnesau er mwyn deall 'GwerthwchiGymru’ a 'Sut i dendro' a gallwch archebu Digwyddiadur Busnes Cymru - Chwilio (business-events.org.uk)

Cael adborth ar dendrau aflwyddiannus

Os nad ydych yn llwyddiannus mewn tendr ac eisiau darganfod pam, mae'n ofynnol i sefydliadau'r sector cyhoeddus roi adborth i chi. Dylech ddefnyddio'r cyfle i dderbyn adborth er mwyn deall ble gallwch gryfhau eich cyflwyniadau tendro i wella'ch siawns o ennill contractau yn y dyfodol.
 

7. Datgelu gwybodaeth yn eich tendr

Pan fyddwch yn ysgrifennu eich tendr, bydd angen i chi benderfynu a yw unrhyw wybodaeth ynddo yn fasnachol sensitif.

Deddf Rhyddid Gwybodaeth

Mae pob cytundeb gyda chyrff cyhoeddus yn ddarostyngedig i'r  (https://www.gov.uk/make-a-freedom-of-information-request)

Mae hyn yn golygu bod yn rhaid datgelu gwybodaeth yn eich tendr i unrhyw un sy'n gofyn amdano, oni bai ei fod wedi'i heithrio (er enghraifft, os yw'n http://www.ipo.gov.uk/types/patent/p-about/p-need/p-need-secret.htm). Mae hyn yn rhoi'r hawl cyffredinol i unrhyw un, gan gynnwys eich cystadleuwyr, weld gwybodaeth sy'n cael ei chadw gan awdurdodau cyhoeddus - gan gynnwys y wybodaeth yn eich tendr.

‘Guidance on contract information that is exempt from the Freedom of Information Act’ (PDF, 48KB) 

Cytundebau diffyg datgelu

Dylech nodi'n glir os oes unrhyw un o'ch gwybodaeth yn fasnachol gyfrinachol. Os yw, yna dylech ofyn am gytundeb peidio â datgelu.

‘Non-disclosure agreements’ (PDF, 214KB) from the Intellectual Property Office (IPO)