Cynllunio ar gyfer datblygu

2. Cynllunio ar gyfer datblygu

Mae perchnogion busnesau bach craff yn gwybod bod cynllun busnes yn arf gwych, nid yn unig i helpu i arwain a datblygu’r busnes, ond hefyd er mwyn cyfeirio ato er mwyn gwirio lle rydych chi a beth rydych chi wedi'i gyflawni.

Eich cynllun busnes sy’n rhoi’r darlun mawr, hynny yw, y nodau mawr, hirdymor sydd gennych chi ar gyfer eich busnes, yn ogystal â’r cynlluniau manwl, cam wrth gam, ar gyfer sut rydych chi’n bwriadu cyflawni’r nodau hynny.

Mae eich cynllun busnes yn hanfodol os ydych chi’n chwilio am arian allanol neu gymorth gan bartneriaid allanol. Mae’n dangos eich bod yn deall pob agwedd ar eich busnes yn glir, ac mae’n dangos eich bod wedi ymrwymo i ddatblygu yn y dyfodol.

Trosolwg o gynllun busnes yn cael ei ddarparu yn y canllaw 'Llunio cynllun'.

Dadansoddi’ch busnes

Asesu eich perfformiad ar hyn o bryd yw’r cam cyntaf ar gyfer rhoi cynlluniau ar gyfer datblygu ar waith.
Sut mae’r busnes yn perfformio? Ym mha feysydd ydych chi’n gwneud yn dda?

Pa feysydd sydd ddim yn gwneud cystal? Sut ydych chi’n cymharu â’r gystadleuaeth?

Gall fod yn ddefnyddiol pwyso a mesur eich adnoddau. 
Pa arian sydd gennych chi? Faint o bobl sy’n cefnogi eich busnes, ac a oes ganddyn nhw’r sgiliau priodol? Oes gennych chi gadwyn gyflenwi ddibynadwy? Oes gennych chi ddigon o le i ehangu?

Beth am adnoddau anniriaethol fel eich brand, eich gallu dylunio neu eich patentau? Sut gall y rhain gyfrannu at eich cynlluniau ar gyfer datblygu?

Gofynnwch i’ch hun a oes unrhyw beth yn eich dal yn ôl? Beth yw’r heriau mwyaf rydych chi’n disgwyl eu hwynebu?

Bydd rhagweld y materion hyn a rhoi sylw iddyn nhw cyn i chi roi eich cynlluniau ar gyfer datblygu ar waith, yn gwneud y daith yn haws ac yn golygu bod modd rheoli’r broses yn haws.

Defnyddiwch y templed goblygiadau twf ar gyfer fy musnes (MS Word 12kb) hwn i’ch helpu chi nodi pa feysydd y bydd eich cynlluniau ar gyfer datblygu yn fwyaf tebygol o effeithio arnyn nhw.

3. Goblygiadau i berchennog y busnes

Wrth i'ch busnes dyfu, mae eich rôl chi fel perchennog y busnes yn newid.  Nid yw hyn bob amser yn hawdd. Rydych chi’n debygol o fod wedi rhoi llawer o amser ac ymdrech i adeiladu’r busnes. Mae’n siŵr eich bod chi wedi bod yn ymwneud â phob agwedd ar redeg y busnes o ddydd i ddydd ac yn gwybod popeth sydd yna i’w wybod am y busnes. Nawr, wrth i chi symud ymlaen, mae eich rôl yn mynd i fod yn wahanol iawn, ac yn lle gweithio YN y busnes, bydd yn rhaid i chi gymryd cam yn ôl a gweithio AR y busnes. 

Gweithio AR y busnes 

Mae gweithio ar y busnes yn golygu rhoi amser i ddatblygu a rheoli’r busnes, yn hytrach na gwneud y busnes. Mae hyn yn golygu datblygu tîm o’ch amgylch chi a dirprwyo’r tasgau technegol ac ymarferol iddyn nhw. Mae’n golygu creu systemau sy’n caniatáu i eraill wneud y pethau hynny yn y ffordd rydych chi eisiau iddyn nhw gael eu gwneud, ac i’r safon rydych chi am iddyn nhw gael eu gwneud.  

Mae hefyd yn golygu rhoi’r gorau i reoli rhai agweddau a gadael i eraill gymryd cyfrifoldeb yn y busnes.  Mae’n golygu canolbwyntio ar y darlun ehangach, rheoli pobl, sicrhau arian, hyrwyddo marchnata a gwerthu, a gwneud cysylltiadau newydd a dylanwadol. 

Her fawr i berchennog y busnes 

Gall hyn fod yn her fawr i nifer o berchnogion busnes.  Mae’n debyg y byddwch chi’n gadael eich byd cyfarwydd a gwneud pethau mewn meysydd newydd a gwahanol, heb fawr o sgiliau na phrofiad, neu ddim o gwbl.  Rhaid i chi roi’r gorau i’r hyn rydych chi wrth eich bodd yn eu gwneud – a gwylio rhywun arall yn gwneud eich tasgau gwreiddiol.  Efallai y byddwch chi’n cwestiynu all rhywun arall fod yr un mor ymroddedig i’r busnes â chi.

Rydych chi’n poeni am adael i’ch 'babi' fynd – ond fel pob rhiant, rhaid i chi roi’r arfau a’r credoau iawn i’ch plant a chymryd cam yn ôl er mwyn gadael iddyn nhw dyfu.

Adeiladu rhwydwaith cefnogi 

Problem arall yw y gall perchnogion busnes deimlo’n unig, heb neb i siarad â nhw am faterion a phroblemau busnes. Gall bod yn rhan o rwydwaith cefnogi busnes helpu. Mae’r fforymau hyn yn rhoi cyfle i chi gwrdd â phobl fusnes o’r un anian er mwyn cael y newyddion diweddaraf, trafod materion a rhannu syniadau.  Gall cael mentor busnes fod yn ddefnyddiol hefyd, sef rhywun rydych chi’n ymddiried ynddo ef ac yn ei barchu, ac sy’n gallu gwrando a rhoi cyngor ac arweiniad i chi.

4. Goblygiadau i’r busnes

Mae twf yn effeithio ar bob agwedd ar eich busnes.  Dyma rai o’r meysydd allweddol i chi eu hystyried:

Adeiladu a rheoli tîm

Ychydig iawn o berchnogion busnes sy’n meddu ar yr holl sgiliau angenrheidiol i redeg busnes sy’n datblygu’n effeithiol, yn arbennig wrth i’r materion ddod yn fwy cymhleth.   Cyn rhuthro i ymgyrch recriwtio mawr, edrychwch ar y sgiliau a’r profiadau sydd gennych yn y busnes yn barod, a nodwch y rheini sydd eu hangen arnoch chi i fynd â’r busnes yn ei flaen – nawr, beth yw’r bylchau. Gofynnwch i’ch hun sut gallwch chi eu llenwi.

Cofiwch cyflogi staff llawn amser, dim ond un opsiwn yw, mae llawer o bobl eraill. Mae'r rhan Tîm Adeiladu yn mynd â chi drwy fanylion recriwtio cyflogeion ac adeiladu tîm.

Creu systemau a gweithdrefnau 

Mae ysgrifennu'r ffordd rydych chi’n gwneud pethau a darparu arweiniad mewn llawlyfr systemau a gweithdrefnau yn un o’r tasgau mwyaf gwerthfawr y gallwch ei wneud.  Yn aml iawn, dyma ble mae ‘elfen gyfrinachol' eich busnes – efallai nad yw eich cynnyrch na’ch gwasanaethu’n unigryw, ond efallai mai sut rydych chi’n gwneud pethau sy’n gwneud gwahaniaeth.  

Wrth i nifer y bobl sy’n ymwneud â’ch busnes gynyddu, mae’n bwysicach nag erioed bod pethau’n cael eu gwneud mewn ffordd gyson er mwyn cynnal yr ansawdd.

Materion eiddo a chyfarpar

Mae cael digon o le ar gyfer eich cynlluniau ar gyfer datblygu yn hanfodol bwysig.  Ble bydd yr aelodau staff newydd yn eistedd? Oes yna ddesg, llinell ffôn, cyfrifiadur a chyswllt â’r rhyngrwyd ar eu cyfer? Oes digon o lei i agor llinell gynhyrchu newydd?  Beth yw maint a phwysau’r peiriant newydd? Oes gennych chi'r lle a’r cyfleusterau i gadw deunyddiau crai ychwanegol – beth am y stoc, ble allwch chi gadw hynny?
Mae’r rhain yn bethau ymarferol iawn, ond hanfodol, y mae'n rhaid i chi roi sylw iddyn nhw yn ystod y cyfnod cynllunio.

Edrychwch hefyd ar amodau eich cytundeb eiddo neu les gyfredol.   Am ba mor hir mae eich les gyfredol yn para? Allwch chi wneud beth fynnwch chi, ac a yw’n caniatáu ar gyfer ehangu? 

Mae’n bosib y bydd cymalau cyfyngol a allai gyfyngu ar rai gweithgareddau, felly gwnewch yn siŵr eich bod yn gwirio’r manylion. 

Os ydych chi’n chwilio am eiddo newydd, holwch pa grantiau sydd ar gael mewn gwahanol feysydd. Gall eich cynghorydd busnes yn Busnes Cymru eich cyfeirio at arbenigwyr yn y pwnc hwn.
 

Ffynonellau a’r gadwyn gyflenwi

Mae twf yn golygu eich bod yn debygol o fod yn cynyddu cynhyrchiant yn sylweddol.  Ydych chi mewn sefyllfa i ganfod yr holl ddeunyddiau sydd eu hangen ar gyfer y lefel gynhyrchu a ragwelir? 

Mae’n bosib y byddwch chi’n gweld na fydd rhai o’ch cyflenwyr presennol yn gallu ymdopi â’r lefelau cynhyrchu newydd, ac y bydd angen i chi ddod o hyd i gyflenwyr newydd.  Mae bob amser yn ddoeth cael o leiaf un cyflenwr amgen ar gyfer deunyddiau allweddol – a hefyd gwybod ble mae ffynonellau amgen ar gyfer popeth sydd ei angen arnoch chi.

Beth am y perthnasau sydd gennych chi gyda phawb yn eich cadwyn gyflenwi?  Ydych chi’n gwybod sut maen nhw’n debygol o ymateb a pha gymorth allan nhw ei roi i chi os oes angen cynyddu neu ostwng eich amcangyfrifon newydd? 

Mae meithrin perthnasau cadarnhaol yn eich cadwyn gyflenwi yn un o dasgau allweddol perchennog busnes, yn arbennig yn ystod cyfnodau o dwf.
 

Cyfathrebu effeithiol

Wrth i’r busnes dyfu, mae’n debyg y bydd nifer fwy o bobl yn gysylltiedig, o fewn y busnes a’r tu allan. Rhaid i chi gael cyswllt rheolaidd â gweithwyr cyflogedig, cwsmeriaid, cyflenwyr, cyllidwyr, buddsoddwyr a chyfranddalwyr – a rhaid i’r hyn rydych chi’n ei ddweud a sut rydych chi’n ei ddweud (y dulliau cyfathrebu sy’n cael eu defnyddio) fod wedi’u teilwra ar gyfer pob grŵp penodol. 

Mae darparu gwybodaeth, rhoi cyfarwyddiadau a rhoi a derbyn adroddiadau mewn ffordd amserol ac effeithlon yn sicrhau bod y busnes yn cael ei redeg yn rhwydd.  Ond ni ddylid bychanu’r amser sy'n cael ei roi ar ryngweithio personol a datblygu perthnasau.  Unwaith eto, dyma faes allweddol i berchennog y busnes gymryd rhan ynddo.

Defnyddiwch bopeth sydd gennych chi – o e-bost, negeseuon testun neu SMS, ffôn a chyfarfodydd wyneb yn wyneb. Mae’r rhyngrwyd wedi arwain at nifer o gyfleoedd newydd ar gyfer cyfathrebu, rhannu a chydweithio.  Mynnwch gyngor i ganfod pa offer a thechnegau all fod yn ddefnyddiol i’ch busnes, a pha rai sy’n cael eu defnyddio gan y rheini rydych chi’n cyfathrebu â nhw.

Gweinyddu a chadw cofnodion 

Po fwyaf yw’r busnes, po fwyaf tebygol yw hi y bydd mwy a mwy o fiwrocratiaeth.  Yn ogystal â gofynion cyfreithiol a rheoleiddiol, mae’r gwaith papur sy’n gysylltiedig â chael mwy o weithwyr cyflogedig, mwy o gynhyrchu a gweithrediadau busnes mwy cymhleth yn debygol o gynyddu.

Gall defnyddio’r dechnoleg briodol, gan gynnwys manteisio ar ffeilio ar-lein, fod yn effeithiol o ran helpu i reoli’r baich gweinyddol.

Gall fod yn syniad da dirprwyo’r cyfrifoldeb gweinyddol o ddydd i ddydd i unigolyn neu dîm dibynadwy yn y busnes.  Mae hyn yn eich rhyddhau chi, perchennog y busnes, i reoli’r gweithgareddau lefel uchaf a sicrhau eich bod yn glynu at y dyddiadau pwysig.

Goblygiadau ariannol a threth

Mae mwy o drosiant, marchnadoedd newydd (gan gynnwys marchnadoedd allforio) a threfniadau ariannu mwy cymhleth oll wedi cael effaith ar oblygiadau ariannol a threth eich busnes.  

Mae’n debygol y bydd nifer o bethau newydd i’w gwneud ac i’w hosgoi, yn ogystal â threfniadau cyflwyno adroddiadau ariannol a dyddiadau ar gyfer talu – er enghraifft, pan godir TAW, neu os ydych chi’n delio â chwsmeriaid o du allan i’r Du, sut mae prisiau trosglwyddo’n effeithio ar eich busnes. Mae’r rhain yn agweddau pwysig ac arwyddocaol o’ch busnes.  

Cofiwch gael cyngor proffesiynol bob tro, er mwyn gwneud yn siŵr eich bod yn bodloni’ch holl oblygiadau ariannol a threth. Mae’ch cyfrifydd mewn sefyllfa dda i’ch cynghori ynghylch beth yw’r oblygiadau ar gyfer eich busnes.

Mae gwybodaeth lawn ar gael yn GOV.UK a gall eich cynghorydd busnes yn Busnes Cymru eich cyfeirio at arbenigwyr priodol i gael cymorth pellach.

Llywodraethu corfforaethol 

Llywodraethu corfforaethol yw’r system ar gyfer cyfarwyddo a rheoli cwmnïau, ac mae’n gwneud yn siŵr bod cwmnïau’n gweithredu mewn ffordd deg, gyfiawn a phriodol.

Cofiwch cyflogi staff llawn amser, dim ond un opsiwn yw, mae llawer o bobl eraill. Mae'r rhan Tîm Adeiladu yn mynd â chi drwy fanylion recriwtio cyflogeion ac adeiladu tîm.