Bydd busnes cymdeithasol yn cael ei sefydlu fel math penodol o endid cyfreithiol, sy’n rhoi hawliau pwysig i’r cwmni.
Mae hyn yn cynnwys amrywiaeth o agweddau, o lunio contractau â chyflenwyr, cwsmeriaid, cyflogeion a phartneriaid prosiect i ddiogelu cyfreithiol, hawliau a chyfyngiadau aelodaeth.
Yn yr adran hon, edrychwn ar y prosesau sy’n gysylltiedig â bodloni gofynion cyfreithiol fel busnes cymdeithasol, a sut dylech chi adrodd am eich gweithgarwch masnachu.
Atebolrwydd cyfyngedig ar gyfer busnesau cymdeithasol
Mae’r rhan fwyaf o ffurfiau o endid cyfreithiol yn darparu diogelu atebolrwydd cyfyngedig i’w haelodau a’u cyfarwyddwyr a/neu swyddogion. Ni waeth pa fath o ffurf gyfreithiol y mae’r busnes cymdeithasol wedi’i mabwysiadu, mae’n destun holl gyfreithiau’r wlad fel unigolyn go iawn, ac mae gan y rheiny sy’n gwneud busnes â’r cwmni hawl i gael gwybodaeth sylfaenol am y busnes.
I sicrhau nad yw diogelu atebolrwydd cyfyngedig yn cael ei golli, rhaid i endidau cyfreithiol fel cwmnïau, ddarparu’r wybodaeth sylfaenol hon ar y cofnod cyhoeddus.
Prosesau adrodd cyfreithiol mewnol
Mae nifer o gamau y gallwch eu hymgorffori ym mhrosesau mewnol eich busnes cymdeithasol i sicrhau bod gofynion adrodd cyfreithiol yn cael eu bodloni, a bod cyflogeion yn cydymffurfio â rheoliadau diwydiant.
Cynnal ymwybyddiaeth o ofynion cyfreithiol
Mae’n bwysig sicrhau bod yna bobl go iawn yn cadw hyn dan reolaeth ar ran y busnes cymdeithasol. Y cam cyntaf yw deall yr union fath o endid cyfreithiol neu gorff rheoleiddio y mae angen iddynt adrodd iddo, a sut i wirio bod y cofnod cyfreithiol hwn yn gyfoes. Er enghraifft, os mai ffurf gyfreithiol eich busnes cymdeithasol yw ‘Cwmni Cyfyngedig trwy Warant’ ('Company Limited by Guarantee'), y rheoleiddiwr dan sylw fydd Tŷ’r Cwmnïau.
Ar eu gwefan, mae cofrestr neu restr o’r holl gwmnïau. Trwy nodi’r enw cofrestredig neu’r rhif cofrestru, mae’n bosibl gwirio bod y cwmni wedi ei gofrestru o hyd, yn hytrach na’i fod wedi cael ei ddileu am ryw reswm arall fel methu darparu gwybodaeth reolaidd. Os yw’r cwmni wedi cael ei ddadgofrestru, bydd rhaid iddo gael ei ailgofrestru.
Mae math o endid cyfreithiol a rhif cofrestru unigryw eich busnes cymdeithasol ar y Dystysgrif Ymgorffori neu’r Dystysgrif Cofrestru.
Cadw cofnodion busnes cymdeithasol
Mae’n ofynnol i gwmni gadw cofnodion a rhannu rhai o’r rhain gyda’r rheoleiddiwr a rhai ohonynt gyda’r byd yn gyffredinol. Er enghraifft, ble mae ei swyddfa gofrestredig? Rhaid iddo rannu’r swyddfa gyda’i holl gyrff rheoleiddio, a’u hysbysu pan fydd hyn yn newid. Mae hyn yn helpu awdurdodau i wybod at ble i ysgrifennu os bydd angen gwybodaeth arnynt, neu os bydd arnynt eisiau hysbysu’r busnes cymdeithasol eu bod yn bwriadu mynd yno ac archwilio’r cofnodion corfforaethol.
Arddangos manylion cofrestru eich busnes cymdeithasol
Rhaid i’r un wybodaeth fod ar gael i’r byd yn gyffredinol rhag ofn fod angen i bobl neu endidau cyfreithiol eraill gyflwyno hysbysiad cyfreithiol. Mae’n ofyniad cyfreithiol i roi cyfeiriad y swyddfa gofrestredig ar yr holl ohebiaeth o’r busnes cymdeithasol a allai gynnwys y parti arall yn cymryd rhan mewn trefniant cytundebol neu risg neu atebolrwydd. Mae hyn yn cynnwys dogfennau archeb, anfonebau, contractau, negeseuon e-bost a’r wefan (rhywle ble gall pobl ddod o hyd iddynt, fel yr hafan, y dudalen ‘Amdanom ni’ neu droedyn ar bob tudalen).
Cadw Cofrestr Aelodau
Rhaid i gwmni gadw Cofrestr o’i holl aelodau. Yn achos Cwmni Cyfyngedig trwy Warant, er enghraifft, rhaid i’r Gofrestr gael enw presennol a chyfeiriad presennol yr holl aelodau.
Mae aelod yn rhywun sydd:
- Yn gymwys i ymgeisio am aelodaeth o dan gymalau aelodaeth yr Erthyglau Cymdeithasu.
- Wedi ymgeisio am aelodaeth trwy’r weithdrefn a gytunwyd gan Fwrdd y Cyfarwyddwyr.
- Wedi cael ei dderbyn gan Fwrdd y Cyfarwyddwyr mewn cyfarfod a gofnodwyd yn briodol a bod ei enw wedi ymddangos yn y cofnodion hynny.
- Wedi llofnodi ei Ffurflen Warant i fod yn Warantwr.
- Wedi cael Tystysgrif Aelodaeth a bod y dyddiad wedi cael ei nodi yn y gofrestr.
Mae angen cadw Cofrestr Aelodau rhag ofn y bydd angen i ddiddymwr ysgrifennu atynt a gofyn am y swm gwarantedig, y mae eu hatebolrwydd wedi cael ei gyfyngu trwy ymgorffori’r cwmni.
Nid oes rhaid rhannu’r Gofrestr hon gyda’r cyrff rheoleiddio, ond mae angen iddi fod ar gael iddynt os byddant yn gofyn.
Mae hyn yn dangos bod rhaid i endid cyfreithiol, os yw am ufuddhau i lythyr ac ysbryd y cyfreithiau sy’n darparu’r cyfleuster atebolrwydd cyfyngedig, weithredu yn unol â safonau uchel y weithdrefn a chadw cofnodion. Rhaid i’r rheiny sydd â gofal am y maes hwn mewn busnes cymdeithasol gael eu cynorthwyo gan eu cydweithwyr, yn enwedig y rheiny sydd â chyfrifoldeb am ddatblygu adnoddau dynol. Mae’r rôl yn bwysig, yn dechnegol a manwl, a dylai gael ei chefnogi gan fewnbynnau hyfforddi priodol. Mae angen i fusnes cymdeithasol gadw cofnodion da iawn, gan rannu rhannau priodol o’r cofnod hwnnw gyda busnesau eraill – rheoleiddwyr, partneriaid busnes a’r cyhoedd, sydd wedyn yn ei gwneud yn llawer haws.
Y tu hwnt i awdurdod
Dylech gadw cofnodion hefyd o’r hyn y caniateir i weision y busnes cymdeithasol ei wneud ar ei ran, ac felly, yr hyn y mae’r cysyniad atebolrwydd cyfyngedig yn ei gwmpasu. Os bydd aelod o staff neu aelod o’r sefydliad sy’n berchen ar y busnes cymdeithasol, neu hyd yn oed yn gyfarwyddwr, yn dechrau contract â sefydliad allanol neu’n cyflogi rhywun pan na fydd wedi cael unrhyw gyfarwyddiadau i wneud hynny a bod neb arall yn ymwybodol ei fod yn gwneud hynny, mae wedi camu y tu allan i’r cyfrifoldeb corfforaethol ac yn gweithredu ‘y tu hwnt i awdurdod’, neu y tu hwnt i’r pwerau a roddwyd iddo.
Gallai canlyniadau unigolyn yn gweithredu ‘y tu hwnt i awdurdod’ gynnwys, ond heb ei gyfyngu i a) cael ei ddiswyddo am gamymddwyn difrifol a b) cael ei erlyn am iawndal.
I osgoi gweithredu ‘y tu hwnt i awdurdod’, mae angen i’r unigolyn wybod bod llwybr yn ôl at ffynhonnell pob pŵer i weithredu –
Bwrdd y Cyfarwyddwyr. Gallai hyn, er enghraifft fod:
- yn benderfyniad wedi’i gofnodi i roi pŵer penodol iddynt weithredu
- yn benderfyniad polisi sy’n rhoi pwerau cyffredinol i weithredu
- yn swydd-ddisgrifiad y mae angen gweithredu yn unol ag ef
- yn weithred sy’n golygu cyllideb
Yr egwyddor gyffredinol yma yw, ‘os na chafodd ei ysgrifennu, yna ni ddigwyddodd’, felly mae angen dogfennu pob penderfyniad yn swyddogol i sicrhau ei fod yn orfodol. Os gwnaed penderfyniad, ond ni chafodd ei ddogfennu, ni fydd gan yr endid cyfreithiol dan sylw unrhyw brawf o’r broses, a bydd yn rhaid iddo gredu na chafodd y penderfyniad ei wneud o gwbl. Mae’n ofyniad cyfreithiol cadw cofnodion o benderfyniadau; y gorau yw’r cofnodion, y gorau yw hi i bawb ac mae’n fwy tebygol y bydd y busnes cymdeithasol yn datblygu dealltwriaeth o arwyddocâd llywodraethu da.
Adrodd eich gweithgarwch busnes cymdeithasol i reoleiddwyr
Gofynion adrodd ar gyfer Tŷ’r Cwmnïau
Yn ogystal â’r elfennau a amlinellir uchod, mae’n ofynnol i Gwmni Cyfyngedig trwy Warant rannu ei Gofrestr Cyfarwyddwyr a’i Ddatganiadau Ariannol Blynyddol gyda Thŷ’r Cwmnïau a bydd y rhain yn mynd ar y cofnod cyhoeddus i unrhyw un chwilio ar Dŷ’r Cwmnïau. Fel hyn, mae’r rheoleiddiwr yn gwybod i bwy i ofyn cwestiynau treiddgar os bydd yn amau nad yw popeth fel y dylai fod, neu fod tyllau’n ymddangos yn y cofnod cyhoeddus. Gall unrhyw un wirio pwy sy’n gyfrifol am ddarparu rheolaeth gadarn cwmni. Gallai’r wybodaeth hon fod yn ddefnyddiol am sawl rheswm, er enghraifft os yw’r cwmni’n ystyried partner masnachu posibl.
Yn yr un modd, mae ganddynt hawl i wybod pa gronfeydd wrth gefn sydd gan y cwmni, a pha mor dda yw ei berfformiad masnachu (pa mor debygol ydynt o gael eu talu). O’r herwydd, mae hefyd yn bwysig rhoi manylion am forgeisi a chostau a osodwyd gan roddwyr benthyciadau ar gofnod cwmni ar bob un, neu unrhyw un, o’r asedau a berchnogir gan y busnes cymdeithasol, gan ei bod yn amlwg, mewn achos o fethdalu, y byddai’r asedau hyn yn diflannu cyn i’r credydwyr masnach allu hawlio yn eu herbyn. Eto, gall ansawdd y wybodaeth a rennir ond bod cystal â’r cofnodion ariannol a gedwir.
Yn dibynnu ar faint a throsiant y busnes cymdeithasol dan sylw, gallai fod yna ofynion archwilio allanol. Yma, gall y niferoedd dan sylw newid bob blwyddyn, bydd angen i’r unigolyn/unigolion sy’n sicrhau bod y cyfan yn cael ei wneud yn briodol gael y wybodaeth ddiweddaraf. Mae gwybodaeth yn ddiwerth os yw wedi dyddio. Felly, mae angen i Dŷ’r Cwmnïau gael gwybodaeth am benodi a diswyddo cyfarwyddwyr ymhen ychydig ddyddiau, a datganiadau ariannol o fewn 8 mis. Bob blwyddyn, rhaid i bob cwmni gwblhau datganiad cadarnhau.
Gofynion adrodd ar gyfer rheoleiddwyr eraill
Enghraifft addysgiadol yn unig yw’r uchod. Mae llawer o reoleiddwyr eraill y gallai fod angen i fusnes cymdeithasol adrodd iddynt (o gofnodion corfforaethol ychwanegol a gedwir). Er enghraifft, yr Awdurdod Ymddygiad Ariannol yw rheoleiddiwr Cymdeithasau Cydweithredol, Cymdeithasau Budd Cymunedol, ac Undebau Credyd. Er bod y cysyniadau’n debyg ar y cyfan, mae’r mecanweithiau adrodd yn wahanol.
Mae Cwmnïau Cyfyngedig trwy Warant wedi eu cofrestru gyda Thŷ’r Cwmnïau ond mae ganddynt ofynion cofnodi ac adrodd ychwanegol sy’n gysylltiedig â dosbarthiadau a materion yn ymwneud â chyfranddaliadau.
Rhaid i bob endid cyfreithiol lenwi ffurflenni treth a dangos cyfrifon i Gyllid a Thollau Ei Mawrhydi (CThEM) ac, wrth gwrs, os ydynt yn gyflogwyr, rhaid iddynt gofnodi cyflogau, casglu treth incwm ac Yswiriant Gwladol. Mae gan bob menter o unrhyw fath rwymedigaethau adrodd i’r Awdurdod Gweithredol Iechyd a Diogelwch.
Mae gan rai endidau cyfreithiol statws cyfreithiol y tu hwnt i’w ffurf gyfreithiol, felly gallai’r busnes cymdeithasol yn yr enghraifft uchod yn ogystal â’r ffurf gyfreithiol ‘Cwmni Cyfyngedig trwy Warant’ fod â’r statws cyfreithiol ychwanegol ‘Cwmni Budd Cymunedol’. Felly, bydd yn ofynnol iddo gynhyrchu a rhannu â’i Reoleiddiwr bob blwyddyn ddatganiad o’r hyn y maent wedi ei wneud a’i gyflawni wrth fynd ar drywydd Datganiad Budd y Gymuned y maent wedi ei ddangos iddynt adeg cofrestru. Byddai’r wybodaeth yn y Parth Cyfrifo Cymdeithasol o gymorth yma.
Bydd pob busnes cymdeithasol yn gweithredu mewn masnach(au) benodol/penodol, a gallai fod gan y rhain eu rheoleiddwyr eu hunain. Mae’n debygol iawn y bydd angen rhyw fath o ganiatâd cynllunio arnynt gan eu hawdurdod lleol neu gyrff eraill i wneud yr hyn y maent yn ei wneud ac/neu addasu’r safle ar gyfer gwneud hyn. Rhaid i bob busnes cymdeithasol sy’n cyflogi pobl gynnal cofnodion personél sy’n dangos eu bod yn bodloni gofynion cyfraith cyflogaeth.
Mae pob busnes cymdeithasol sy’n cadw gwybodaeth am bobl unigol yn destun rheoleiddio o dan GDPR. Y rheoleiddiwr perthnasol yw Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth.
Y newyddion da yw y cafwyd menter wedi’i harwain gan y llywodraeth dros y blynyddoedd diwethaf, fel bod pob un o’r cyrff rheoleiddio hyn yn haws i’w defnyddio, gan eu gwneud yn wirioneddol ddefnyddiol a chefnogol. Maen nhw i gyd yn cymryd bod ar eich ochr chi, gan eich helpu i gael pethau’n iawn a’i gwneud yn hawdd bodloni’r gofynion (er enghraifft, trwy ffeilio ar y we) yn ddifrifol iawn.
Dechreuwch ar adrodd am eich gofynion cyfreithiol gyda’n canllaw cydymffurfio i fusnesau cymdeithasol:
Gwefannau Eraill:
Isod, mae rhestr o wefannau a allent fod yn berthnasol. Os os gennych unrhyw amheuon, siaradwch â nhw. Byddwch yn falch eich bod wedi gwneud hynny.
- Tŷ’r Cwmnïau
- Yr Awdurdod Ymddygiad Ariannol
- Cyllid a Thollau Ei Mawrhydi
- Rheoleiddiwr Cwmnïau Buddiannau Cymunedol
- Yr Awdurdod Gweithredol Iechyd a Diogelwch
- ACAS (Y Gwasanaeth Cynghori, Cymodi a Chyflafareddu)
- Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth
- Offeryn i ddod o hyd i drwydded
- Rhoi gwybod i Dŷ’r Cwmnïau am newidiadau i’ch cwmni cyfyngedig
- Cyflwyno Ffurflen Dreth eich Cwmni i Gyllid a Thollau Ei Mawrhydi
- Ffeilio'ch datganiad cadarnhau (ffurflen flynyddol) neu cyfrifon gyda Thŷ'r Cwmnïau