Beth yw ysgrifennydd cwmni?
Ysgrifennydd cwmni sy'n gyfrifol am sicrhau y caiff y cwmni ei weinyddu’n dda. Mae fel arfer yn cymryd cyfrifoldeb am y meysydd pwysig canlynol:
- Cydymffurfio â llywodraethu corfforaethol a rheoliadau ariannol a chyfreithiol eraill;
- Rheoli gweinyddu a chyfathrebu â chyfranddalwyr.
Rhaid cyflawni'r cyfrifoldebau pwysig hyn hyd yn oed os nad yw'r cwmni'n penodi ysgrifennydd cwmni.
Os nad yw'r cwmni'n cyflogi ysgrifennydd cwmni, mae adran 270 o Ddeddf Cwmnïau 2006 yn nodi mai cyfarwyddwr sy'n gyfrifol am y tasgau gweinyddol a chydymffurfio pwysig hyn, neu berson a awdurdodir yn gyffredinol neu'n benodol yn y cyswllt hwnnw gan y cyfarwyddwyr.
Argymhellir yn gryf bod penodi ysgrifennydd cwmniyn cael eu penodier mwynsicrhau bod rhywun yn cymryd cyfrifoldeb a pherchnogaeth o'r tasgau a restrir yma.
Beth yw dyletswyddau craidd ysgrifennydd cwmni?
Er nad yw dyletswyddau ysgrifennydd cwmni wedi'u pennu mewn deddfwriaeth, byddai cyfrifoldebau fel arfer yn perthyn i'r meysydd canlynol:
Cwblhau a ffeilio'r datganiad cadarnhau blynyddol, ynghyd â ffurflenni statudol eraill gan gynnwys y cyfrifon blynyddol, adroddiad y cyfarwyddwyr ac adroddiad yr archwilwyr lle bo hynny'n berthnasol.
Gall cadw llyfrau a chofnodion statudol y cwmni fod yn dasg sy'n cymryd llawer o amser sy'n aml yn cael ei hanwybyddu. Fodd bynnag, gall methu â diweddaru'r cofrestrau statudol arwain at gosb o hyd at £5,000.
Gweler
Fel arfer, ysgrifennydd y cwmni fyddai'n gyfrifol am drefnu cyfarfodydd bwrdd, gan gynnwys drafftio'r agenda, dosbarthu papurau a hysbysiadau ategol a chynhyrchu cofnodion pob cyfarfod. Maent yn sicrhau cydymffurfiaeth ag unrhyw ofynion rheoleiddiol sy'n gysylltiedig â chynnal cyfarfodydd bwrdd, gan gynnwys cyfarfodydd cyffredinol blynyddol lle bo hynny'n berthnasol.
Rhaid rhoi gwybod i Dŷ'r Cwmnïau am unrhyw newidiadau sylweddol i gyfalaf cyfranddaliadau neu weinyddiaeth y cwmni gan gynnwys dyraniadau, penodiadau ac ymddiswyddiadau a newidiadau i gyfeiriadau cyfarwyddwyr amanylion eraill.
Ysgrifennydd y cwmni fel arfer sy'n gyfrifol am gynnal cyfeiriad y swyddfa gofrestredig fel cyfeiriad ar gyfer cyfathrebu ffurfiol ac am hysbysu Tŷ'r Cwmnïau pan fydd y cyfeiriad yn newid. Mae hyn yn cynnwys sicrhau bod cyfeiriad y swyddfa gofrestredig a manylion eraill y cwmni yn gywir ar offer swyddfa’r busnes, gwefan y cwmni, negeseuon e-bost a ffurflenni archebu er enghraifft.
Mae'n hanfodol bod gan ysgrifennydd y cwmni wybodaeth ymarferol dda am erthyglau cymdeithasu'r cwmni (y rheoliadau sy'n llywodraethu rheolaeth fewnol y cwmni). Dylai sicrhau bod y cwmni'n cydymffurfio â Deddf Cwmnïau 2006 a materion cyfreithiol eraill.
Tasg bwysig arall a fyddai fel arfer yn dod i ran ysgrifennydd y cwmni yw sicrhau diogelwch dogfennau cyfreithiol y cwmni, gan gynnwys y dystysgrif ymgorffori, memorandwm ac erthyglau cymdeithasu, sêl y cwmni, tystysgrifau cyfranddaliadau a chontractau gwasanaeth cyfarwyddwyr.
Mae ysgrifennydd y cwmni yn gweithredu fel pwynt cyswllt cyntaf yr aelodau gyda'ch cwmni. Ysgrifennydd y cwmni sydd fel arfer yn dosbarthu cyhoeddiadau a gohebiaeth ar gyfer pob maes sy'n ymwneud â chyfarfodydd aelodau.
Efallai y gofynnir i ysgrifennydd y cwmni weithredu fel llofnodwr dogfennau cyfreithiol ar ran cyfarwyddwyr y cwmni. Mae hyn yn cynnwys awdurdodi datganiad cadarnhau'r cwmni a llofnodi sieciau a dogfennau banc eraill.
Yn ogystal â'r dyletswyddau craidd a nodir uchod, mae'n gyffredin i ysgrifenyddion cwmnïau, yn enwedig mewn cwmnïau llai, ymgymryd â thasgau gweinyddol ychwanegol. Gallai hyn gynnwys Talu Wrth Ennill a’r gyflogres, materion TAW, yswiriant, pensiynau ac ymdrinâ chynghorwyr fel cyfrifwyr a chyfreithwyr.
Fel y gwelir felly, gall penodi ysgrifennydd cwmni fod o gymorth mawr i redeg y cwmni'n effeithiol. Fel swyddog pwysig i'r cwmni, pan gaiff ysgrifennydd cwmni ei benodi, neu ei dynnu, neu pan fydd ei fanylion yncael eu newid, rhaid rhoi gwybod i Dŷ'r Cwmnïau am hyn, yn yr un modd ag y byddai newidiadau tebyg i rôl y cyfarwyddwr hefyd yn cael eu hadrodd.
Pa mor bwysig yw'r rôl?
Pwysleisiodd Adroddiad Cadbury (1993) bwysigrwydd rôl ysgrifennydd y cwmni:
“Mae ganysgrifennydd y cwmni rôl allweddol i'w chwarae o ran sicrhau bod gweithdrefnau'r bwrdd yn cael eu dilyn a'u hadolygu'n rheolaidd.
Bydd y cadeirydd a'r bwrdd yn gofyn i ysgrifennydd y cwmni am arweiniad ar beth yw eu cyfrifoldebau o dan y rheolau a'r rheoliadau y maent yn ddarostyngedig iddynt ac ar sut y dylid cyflawni'r cyfrifoldebau hyn.
Dylai pob cyfarwyddwr gael mynediad at gyngor a gwasanaethau ysgrifennydd y cwmni a dylent gydnabod bod gan y cadeirydd hawl i gefnogaeth gref gan ysgrifennydd y cwmni isicrhau bod y bwrdd yn gweithredu'n effeithiol.”
Gyda'r ffocws cynyddol yn ystod y blynyddoedd diwethaf ar lywodraethu corfforaethol, mae rôl ysgrifennydd y cwmni wedi tyfu o ran pwysigrwydd. Mewn sawl ffordd, mae'r ysgrifennydd bellach yn cael ei weld fel swyddog y cwmni ar gyfer cydymffurfiaeth briodol â'r gyfraith ac arferion gorau.
Eisiau trafod pynciau yn y canllaw hwn ymhellach? Cysylltwch â sbwenquiries@wales.coop neu eich Cynghorydd Busnes penodedig.