Mae angen i bob busnes cymdeithasol gael system ansawdd sy’n amlinellu’r cyfan sydd ei angen i gyflwyno cynnyrch neu wasanaeth y sicrhawyd ei ansawdd.

 Mae system ansawdd fel arfer yn cynnwys prosesau busnes amrywiol sy’n cyd-fynd â’ch diben cymdeithasol, sy’n anelu at wella boddhad cwsmeriaid.

Beth yw safonau ansawdd? 

Mae sicrhau ansawdd yn golygu ei fod yn sicr o ddiwallu anghenion y cwsmer. Hefyd, gallai fod angen i fusnes cymdeithasol sicrhau ei fod yn diwallu anghenion y gymuned, yn ogystal â pholisïau corfforaethol fel cynnyrch wedi’i brynu’n lleol neu gynnyrch masnach deg. Beth bynnag fo’r mesurau amrywiol, cam un yw creu set o safonau y mae angen i’r cynnyrch neu’r gwasanaeth eu diwallu.  

Pwysigrwydd systemau rheoli ansawdd 

Wrth ystyried system ansawdd, dechreuwch trwy ofyn ‘Beth ydych chi’n ei wneud mewn gwirionedd?’ ac ‘I ba safon ddylem ni wneud hyn?’. Gweithiwch yn unol â set o safonau sy’n sicrhau bod y cynnyrch terfynol yn 'addas i’w ddefnyddio' (gan gynnwys bod y cynnyrch yn ddiogel ac yn cydymffurfio â safonau sy’n cydymffurfio â’r gyfraith) yn hytrach na’r 'gorau posibl'. Mae’r olaf yn ddi-fudd, yn anodd i’w ddiffinio neu’i gyflawni, a gallai arwain at feintiau isel o gyflawni am gost uchel, gan olygu bod cyflawni ymhellach ar unrhyw safon yn annhebygol.

Dod o hyd i’r system ansawdd gywir ar gyfer eich menter gymdeithasol 

Wedi i chi sefydlu’r safonau ansawdd ar gyfer y cynnyrch terfynol, gweithiwch yn ôl ar hyd y prosesau cyflwyno, cynhyrchu, is-gontractio a phrynu i osod safonau ar hyd dolenni’r gadwyn. Wedyn, diffiniwch sut i fesur perfformiad gwirioneddol yn unol â’r safonau hynny.  Ystyriwch hefyd sut i’w gwneud yn rhagweladwy y bydd y rhain yn cael eu bodloni trwy offer fel cadw cofnodion, monitro, prosesau manwl gywir, offer, contractau cyflenwi, hyfforddiant a chymorth i weithwyr. Mae’r wybodaeth wedi’i choladu yn ffurfio eich llawlyfr ansawdd.

Sut i weithredu safonau ansawdd 

Gallai llawlyfrau ansawdd fod yn gyfan gwbl at ddefnydd mewnol.  Gallent hefyd anelu at ddangos cydymffurfiad â chyfundrefn ansawdd i gydymffurfiad asiantaeth allanol. Er enghraifft, gallai gydymffurfio â safonau’r diwydiant gofal neu i safon gyffredinol, fel y rheiny a ddyfarnwyd gan y Sefydliad Safonau Rhyngwladol (ISO). Mae’r rhain yn dangos bod sefydliad yn cymryd ansawdd o ddifrif ac yn gweithio i fodloni ei safonau ansawdd ar gyfer cynhyrchion neu wasanaethau mewn ffordd drefnus, gofnodedig ac archwiliadwy.  

Gallai achredu allanol fod yn hanfodol ar gyfer gweithredu mewn rhai masnachau. Mae’n dangos i gwsmeriaid pwysig y byddant yn cael gwasanaeth sy’n addas i’w ddefnyddio neu’n bodloni gofynion eu systemau ansawdd eu hunain.

Mae cost cofrestru a monitro allanol parhaus yn debygol o fod yn sylweddol ac mae angen eu cynnwys yn y gost cynhyrchu. Dylai busnesau cymdeithasol yn benodol edrych ar ISO 9001 (Ansawdd), ISO 14001 (Rheolaeth Amgylcheddol) ac ISO 26001 (Cyfrifoldeb Cymdeithasol) ar wefan ISO. 

Sut i greu llawlyfr ansawdd 

Gallai llawlyfrau ansawdd gael eu hysgrifennu’n fewnol neu gan arbenigwyr allanol sydd â phrofiad mewn ysgrifennu llawlyfrau ansawdd. Gallai’r olaf fod yn fwy economaidd, ond mae’n bwysig fod y rheiny sy’n gweithio yn y busnes cymdeithasol yn mynd ati i ddysgu am y broses, ac yn cyfrannu ati. Fel arall, bydd y llawlyfr yn ddogfen sydd wedi’i hysgrifennu gan ddieithryn i ddieithriaid. 

Os byddwch yn cadw’r berchnogaeth ddeallusol a gweithredadwy, bydd y llawlyfr ansawdd yn dod yn ddogfen fyw, sy’n cael ei diwygio a’i gwella bob tro y byddwch yn nodi’r rheswm am gamgymeriad neu hepgoriad ac yn ei olrhain yn ôl i gam coll, diffyg eglurder neu fethiant mewn monitro.  

Gwelliant parhaus   

I uchafu’r tebygolrwydd y bydd y gwelliant parhaus hwn yn digwydd, dylai fod gweithdrefnau ar gyfer nodi ac adrodd am broblemau fel y maent yn digwydd. Hefyd, dylech annog y rheiny sydd agosaf at y broses i wneud argymhellion ar gyfer gwella.  

Sylwer nad yw gwelliant parhaus yn cyfeirio at welliant parhaus y cynnyrch o reidrwydd, er bod rhan o system ansawdd da yn cyfeirio at sut i wneud yn siŵr fod y sawl sy’n defnyddio’r gwasanaeth neu’r cynnyrch yn y pen draw wir yn gweld ei fod yn addas i’w ddefnyddio (ac os na, pam ddim). Hefyd, gallai gwelliant parhaus olygu lleihau gwastraffu amser neu ddeunydd, symleiddio’r broses neu leihau risg.

Gall sefydliadau ar draws y sector preifat, y sector cyhoeddus a’r trydydd sector droi at Ganolfan Ansawdd Cymru am gymorth.  

Wedi i chi ddatblygu systemau ansawdd priodol a fforddiadwy, archwiliwch reolaeth ariannol eich busnes cymdeithasol.