Mae trosiant cwmni yn Abertawe, sy'n arbenigo mewn dinistrio a gwaredu dogfennau cyfrinachol ar gyfer unigolion a busnesau, wedi cynyddu dros 28%, ar ôl ceisio cyngor gan y gwasanaeth cefnogi sy'n canolbwyntio ar dechnoleg, Cyflymu Cymru i Fusnesau.
Mae Matthews Confidential Shredding wedi ailwampio ei wefan, gosod strategaeth marchnata ar-lein newydd ar waith ac wedi cyflwyno system gwybodaeth rheoli a chwsmeriaid sy’n seiliedig ar y cwmwl. Diolch i’r newidiadau, mae'r prosesau mewnol wedi cynyddu dros draean, ac wedi galluogi'r busnes i gael cytundebau newydd ac ehangu ei ôl troed daearyddol – ac o ganlyniad, ennill ei gleient cyntaf yng Ngogledd Cymru.
"Mae cyflwyno system sy'n seiliedig ar y cwmwl i storio a chael mynediad at wybodaeth rheoli wedi gwneud gwahaniaeth enfawr i'r busnes,” esboniodd y cyfarwyddwr gwerthiant a marchnata, Nick Hardwidge. “Mae'r gallu i gael mynediad at archebion a chofnodion cwsmeriaid, rhestrau offer a diweddaru'r dyddiadur gwaith dyddiol ar Google Drive ganolog yn golygu bod y tîm yn gweithio fwyfwy ar y cyd ac yn effeithlon. Rydym yn fusnes teuluol sy'n cynnig gwasanaeth personol a chost-effeithiol i'n cwsmeriaid, ond mae'r dechnoleg newydd wedi ein galluogi i wella ein hymrwymiad cystadleuol a chystadlu gyda chwmnïau mwy na ni yn y farchnad.”
Mae'r cwmni'n derbyn cytundebau i waredu pob math o ddata cyfrinachol yn rheolaidd, o gyfriflenni banc diangen a chofnodion personél, i ddogfennau polisi, derbynebau a negeseuon e-bost wedi’u hargraffu. Darperir sachau neu fylchau diogel i gwsmeriaid busnes i storio dogfennau cyfrinachol cyn eu rhwygo, yn ogystal â 'thystysgrif dinistrio' i ddangos eu bod wedi cydymffurfio â deddfwriaeth berthnasol o ran diogelu data personol.
Mae Matthews Confidential Shredding wedi ehangu ei wasanaethau i gwrdd â gofynion busnesau heddiw sy'n awchus am wybodaeth, a bellach mae'n prosesu ystod eang o wahanol eitemau a ddefnyddir i storio data cyfrinachol – gan gynnwys cardiau chip-a-PIN, CDs a gyriannau caled, a dyfeisiau cof cludadwy. Bydd cyflwyno’r Rheoliadau Cyffredinol ar Ddiogelu Data ym mis Mai 2018 yn golygu y bydd rhaid i fusnesau wneud mwy i ddiogelu data, a bydd y cosbau a roddir i'r rheiny na fydd yn cydymffurfio, yn golygu y bydd y farchnad yn debygol o fod hyd yn oed yn fwy cystadleuol.
Mynychodd y cwmni ddigwyddiad gweithdy Cyflymu Cymru i Fusnesau a chawsant gyngor un-i-un gan ymgynghorydd arbenigol. Cafwyd mynediad at Fand Eang Cyflym Iawn yn gynharach eleni, ac un o'r pethau cyntaf i’r busnes ei wneud oedd symud i system ffôn ar y we (VoIP), gan arwain at arbed costau o 70% ar alwadau a rhentu llinell.
"Mae manteisio ar dechnoleg newydd yn allweddol i sicrhau bod y busnes yn cyd-fynd â newid ac yn ein rhoi yn y sefyllfa orau i barhau i fod yn gystadleuol a bodloni galw yn y dyfodol,” meddai Hardwidge. "Mae ein gwefan newydd wedi gwella'n sylweddol o ran safle ar y peiriannau chwilio ac rydym yn defnyddio ystod o lwyfannau cyfryngau cymdeithasol i sicrhau ein bod yn aros yn gyfredol ac ym meddyliau ein cwsmeriaid. Ni fydd gwaredu data cyfrinachol fyth yn bwnc cyffrous ar gyfryngau cymdeithasol ond mae'n dod yn fwyfwy pwysig i lawer o fusnesau, felly mae angen inni fod yn ddoeth yn y ffordd rydym yn defnyddio gwahanol sianeli i gysylltu â'n cynulleidfaoedd.”
Mae dros fil o bobl yn hoffi tudalen Facebook y cwmni, ac mae ganddynt ychydig gannoedd o ddilynwyr ar Twitter. Maen nhw hefyd yn defnyddio Google, LinkedIn a YouTube i gysylltu â chwsmeriaid. Mae marchnata ar-lein wedi dod yn rhan bwysig o strategaeth farchnata ehangach, sy'n cynnwys arddangos mewn sioeau masnach a hysbysebu print mwy traddodiadol.
Mae'r dull hwn yn talu ar ei ganfed, gyda chynnydd cyson o ran traffig i wefan y cwmni a chyfres o fentrau llwyddiannus sy'n cael eu gyrru gan weithgaredd ar-lein. Un enghraifft ddiweddar yw 'rhwygo' dillad wedi brandio sy’n cael eu defnyddio gan gwmnïau diogelwch. Mae Matthews yn cynnig y gwasanaeth hwn mewn ymateb i bryderon ynghylch achosion o dorri diogelwch posibl pan ddefnyddir hen ddillad wedi brandio a heb eu gwirio i groesi mannau diogelwch mewn digwyddiadau mawr, megis digwyddiadau stadiwm.
Mae gwneud y mwyaf o effaith gadarnhaol technoleg band eang yn dal i fod yn ganolbwynt mawr i Matthews Confidential Shredding, ond mae hefyd yn ymwybodol o'r anawsterau y gall busnesau eu hwynebu drwy weithio ar-lein.
"Mae'n bwysig inni fod ein cwsmeriaid yn gweld darparwr gwasanaeth dibynadwy ac mae gennym achrediad gan ISO (BS EN 15713) ac rydym wedi cofrestru â Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth a Chyfoeth Naturiol Cymru,” ychwanegodd Hardwidge. “Wrth i ni gyflwyno rhagor o dechnoleg rhyngrwyd, rydym hefyd yn uwchraddio ein protocolau seibrddiogelwch ac yn y broses o gael tystysgrif Cyber Essentials sy'n cefnogi'r llywodraeth i ddangos ein bod yn cymryd diogelwch ar y rhyngrwyd o ddifrif."