Mae cwmni Choice Bookkeeping o Dde Cymru wedi datblygu ap am ddim i fusnesau bach sy'n symud ymlaen i wasanaeth Gwneud Treth yn Ddigidol Cyllid a Thollau EM. Gall busnesau ddefnyddio eu ffôn i dynnu llun o'u derbynebau yn ogystal â chofnodi anfonebau a milltiroedd mewn amser real. Felly, mae chwilota ar ddiwedd y mis wrth geisio cael trefn ar y cyfrifon bellach yn hen hanes. Ac oherwydd bod yr ap yn storio'r delweddau am saith mlynedd, mae busnesau'n llai tebygol o gael eu cosbi am beidio â chyflwyno tystiolaeth o'r treuliau a hawliwyd i Gyllid a Thollau EM pan ofynnir iddynt.
“Busnesau llai sy'n ei chael hi'n anodd mynd i'r afael â Gwneud Treth yn Ddigidol”
“Rwy’n gweithio gyda nifer o fusnesau bach a micro i’w helpu gyda’u ffurflenni treth digidol oherwydd ychydig iawn o ganllawiau y mae Cyllid a Thollau EM wedi’u darparu,” meddai Mark Williams, Cyfarwyddwr Choice Bookkeeping. “Rwy’n cael mwy a mwy o ymholiadau drwy’r amser gan bobl yn gofyn am help oherwydd dydyn nhw ddim yn gwybod beth i’w wneud. Y busnesau llai sy’n ei chael hi’n anodd mynd i’r afael â Gwneud Treth yn Ddigidol.”
“Mae cleientiaid yn tynnu lluniau o'u derbynebau drwy gydol y mis ac mae'r rhain yn cael eu lanlwytho”
“Roedd cleientiaid arfer dod â bagiau siopa yn llawn derbynebau, a byddai'n rhaid i fi eu didoli un wrth un. Yn amlwg, roedd hynny’n cymryd llwyth o amser. Hefyd, yn anochel byddai derbynebau ar goll, a dyma broblem fawr i fusnesau gan ei bod yn golygu y gallant gael eu cosbi os nad ydyn nhw'n darparu tystiolaeth o dreuliau busnes. Nawr gall cleientiaid dynnu llun o dderbynneb ac mae'r ap yn ei gofnodi’n awtomatig a'i anfon at QuickBooks, sydd wedi'i gymeradwyo gan Gyllid a Thollau EM, a meddalwedd gyfrifeg arall lle gallaf gael mynediad hawdd iddo. Yna gall cleientiaid gael gwared ar y dderbynneb. Mae mor hawdd â hynny.”
“Helpodd SFBW y broses o symud i ddigidol, sydd wedi dyblu ein sylfaen o gleientiaid, trosiant a lefelau staff”
Yr ap yw'r datblygiad diweddaraf ar gyfer y busnes, a newidiodd o fod yn fusnes papur i fodel busnes cwbl ddigidol diolch i gyngor Cyflymu Cymru i Fusnesau. Mae'n symudiad sydd wedi talu ar ei ganfed. Ers troi at ddigidol mae'r cwmni wedi dyblu ei drosiant a'i sylfaen o gleientiaid ac wedi cyflogi dau aelod o staff gyda chynlluniau i recriwtio mwy. Ac mae gan y busnes, a enwebwyd ar gyfer Practis Gorau’r Flwyddyn yng Ngwobrau Sefydliad y Ceidwaid Cyfrifon Ardystiedig yn 2018, gynlluniau uchelgeisiol i dyfu. Mae'r cwmni'n anelu at dyfu trosiant o £100,000 yn ystod y 12 mis nesaf a pharhau i ddyblu trosiant a’r sylfaen o gleientiaid flwyddyn ar ôl blwyddyn, ac mae'n edrych tuag at dechnoleg ddigidol i helpu.
“Fe wnaeth 1-2-1 SFBW gydag ymgynghorydd fy helpu i ddefnyddio technoleg i drawsnewid sut rydw i'n rhedeg fy musnes”
Sefydlodd Mark Williams Choice Bookkeeping ym mis Ionawr 2017 fel unig fasnachwr, a’i ymgorffori ym mis Hydref yr un flwyddyn. “I ddechrau, fe wnes i gysylltu â Cyflymu Cymru i Fusnesau yn chwilio am help gyda chyfryngau cymdeithasol yn y gobaith y byddai’n fy helpu i ddenu mwy o gleientiaid ar-lein. Mynychais weithdy cyfryngau cymdeithasol a oedd yn dda iawn, ac rwyf wedi cael mwy o ymgysylltiad ac wedi sicrhau rhai cleientiaid drwy'r cyfryngau cymdeithasol. Ond yr 1-2-1 oedd yn ddefnyddiol iawn. Fe wnes i ddysgu cymaint mwy am yr hyn y gallwn i ei wneud gyda thechnoleg gan Pete Mackenzie, fy ymgynghorydd busnes. Edrychodd Pete ar y busnes yn ei gyfanrwydd a dangosodd i fi gymaint haws y gallwn redeg y busnes drwy gyflwyno technoleg.”
“Roedd yn rhaid i fi gofnodi 900 o dderbynebau yn unigol bob mis ac mae rheoli cysylltiadau cwsmeriaid (CRM) wedi arbed cannoedd o oriau”
“Roedd popeth roeddwn i'n ei wneud yn seiliedig ar bapur, fy holl ffeiliau o gleientiaid a derbynebau. Roeddwn yn gorfod gwirio a chofnodi hyd at 900 o dderbynebau bob mis ar gyfer un cleient yn unig. Argymhellodd Pete symud popeth ar-lein i feddalwedd rheoli CRM cyfrifeg pwrpasol. Yn llythrennol mae wedi arbed cannoedd o oriau'r mis i fi. Mae'r CRM wedi'i gynllunio ar gyfer cyfrifwyr; mae holl fanylion fy nghleientiaid yno gan gynnwys sgyrsiau a’u hanes, ac mae’n fy ysgogi pan fydd angen i fi weithredu ar ran cleient penodol.”
“Mae Office 365, Skype a VoIP yn golygu bod gweithio mewn gwahanol leoliadau yn rhatach ac yn haws”
A chafwyd mwy o newidiadau. Ar ôl i Pete ei argymell, newidiodd Mark i Office 365 sy’n golygu bod gweithio rhwng ei swyddfeydd yn Sir Fynwy a Sir Benfro yn haws. Mae'r hen wefan wedi'i disodli gan wefan newydd sy'n integreiddio â QuickBooks ac mae ganddo borth dogfennau ar-lein ar gyfer cleientiaid. Mae Mark hefyd wedi cyflwyno Skype a VoIP fel y gall wneud arbedion ar gostau rhentu llinellau ffôn traddodiadol a gwneud galwadau cynadledda ffôn a fideo heb orfod bod yn y swyddfa. I Mark, lansio'r ap Choice Bookkeeping oedd y cam naturiol nesaf yn ei daith ddigidol ac mae'n rhywbeth ychwanegol y gall ei gynnig er mwyn i gleientiaid arbed amser ac arian a gwneud eu bywydau'n haws.
“Mae bod yn ddigidol yn fy helpu i ddarparu gwasanaeth llawer gwell ac yn caniatáu i fi weithio gyda mwy o gleientiaid”
“Mae'r ap wedi bod yn boblogaidd iawn gyda busnesau, yn enwedig y banc derbynebau a'r teclyn olrhain milltiroedd gan eu bod mor ddefnyddiol ac yn hawdd i’w defnyddio. Roeddwn i eisiau ehangu'n gyflym ac mae bod yn ddigidol wedi caniatáu i fi wneud hynny. Mae'n fy helpu i ddarparu gwasanaeth llawer gwell, ac mae'n golygu bod gen i'r gallu i wasanaethu mwy o gleientiaid.
“Does dim rhaid i gleientiaid bellach gymryd amser i ffwrdd o’u busnesau i ddod i mewn i’r swyddfa. Yn bersonol, mae’n well gen i gynnig gwasanaeth personol o hyd felly rwy’n teithio i’w gweld, ac mae technoleg yn golygu y gallaf fynd â’r busnes gyda fi. Mae troi’n ddigidol wedi rhoi mwy o amser rhydd i fi dreulio gyda fy nheulu, a gwneud gwaith gwirfoddol rwy’n ei fwynhau. Rwyf hefyd yn astudio i gymhwyso ym maes cyflogres er mwyn gallu cynnig hynny fel gwasanaeth ychwanegol i gleientiaid.”