Mae ymgynghoriaeth gynllunio yng Nghaerdydd sy’n gweithio i gontractwyr blaenllaw (er enghraifft Kier ac ISG), awdurdodau lleol a datblygwyr preifat wedi manteisio ar y cynnydd torfol yn y defnydd o ddigidol ac arbed amser yn teithio.
Mae gan y newid i weithio o bell y potensial i ddileu o leiaf pedair wythnos o amser teithio i KEW Planning, yn ogystal ag arbed miloedd mewn costau teithio a lleihau allyriadau CO2.
Dywedodd Kathryn Williams, sylfaenydd KEW Planning, “Roedd y pandemig yn cyflwyno problemau, oherwydd mae awdurdodau cynllunio a chynghorau wedi arfer cynnal cyfarfodydd wyneb yn wyneb ac roedd y cyfyngiadau’n golygu na allai hyn ddigwydd.
Ond o gael y dechnoleg gywir, roeddem yn gallu cynnal gwerthusiadau safle, gwneud cais am geisiadau cynllunio a chynnal ymgynghoriadau cyhoeddus ar-lein, fel nad oedd yn rhaid i brosiectau adeiladu gael eu gohirio. Ar wahân i ostyngiad bychan ym mis Ebrill 2020, rydym wedi gallu addasu ac wedi sicrhau busnes newydd.”
Ffordd newydd o weithio
Roedd KEW Planning eisoes wedi symud i Microsoft 365 er mwyn rheoli gwaith swyddfa hanfodol yn well, felly roedd ganddynt ddarpariaeth barod i allu cadw mewn cysylltiad â chleientiaid: Microsoft Teams. Roedd y llwyfan cydweithredu yn helpu’r tîm i gyfathrebu’n well pan oeddent yn gweithio gartref ac roedd yn golygu y gellir cynnal cyfarfodydd gyda chleientiaid yn rhithiol, gan arbed amser ac arian, oherwydd diflannodd yr angen i deithio.
Dywedodd Kathryn, “mae’n ddefnyddiol iawn cael popeth ar-lein. Rwy’n gweithio ar brosiectau yn Llundain, sy’n golygu llawer o amser teithio.” Gallai dim ond dwy daith o Gaerdydd i Lundain y mis ddwyn 12 awr o amser Kathryn a, diolch i MS Teams, mae bywyd yn haws o lawer ac mae cymaint o amser wedi’i arbed drwy beidio gorfod teithio.
Gyda holl ddogfennaeth bwysig y cwmni wedi’i harbed ar SharePoint; a system Protocol Llais dros y Rhyngrwyd (VoIP) sy’n golygu y gall Kathryn ateb pob galwad llinell dir ar ei ffôn symudol, mae rhedeg busnes yn llai trafferthus ac yn rhatach. Mae wedi galluogi’r cwmni i newid i weithio o bell yn ddidrafferth, ac mae hyn wedi galluogi KEW Planning i gynnal eu record 100% o sicrhau caniatâd cynllunio ar gyfer prosiectau, er gwaetha’r pandemig.
“Y peth gwych yw, mae’n galluogi i ni weithio’n llawer mwy hyblyg,” meddai Kathryn. “Os bydd angen i mi gwrdd â chleientiaid ynghylch gwerthusiad neu i wneud gwaith allgymorth lleol fel rhan o ymgynghoriadau cynllunio, mae Teams yn galluogi i mi wneud hynny heb orfod gadael y swyddfa.
“Yn ystod y 6 mis diwethaf, mae ein refeniw wedi cynyddu’n gyson ac rydym yn bwriadu ehangu. Rwy’n credu y byddwn yn dechrau gweld y cyfyngiadau’n cael eu llacio ym mis Ebrill 2021 a chyfleoedd pellach gyda newidiadau yn y farchnad eiddo. Pan fydd hyn yn digwydd, rydym yn bwriadu ychwanegu at ein tîm ac mae bod ar SharePoint yn golygu y bydd pob un o fy ffeiliau a negeseuon e-bost yn barod i mi.
“Mae bod â chysylltiad gwell yn golygu pan fyddaf yn cynnal ymweliadau safle ar ôl diwedd y cyfyngiadau symud, gallaf gael mynediad at unrhyw ffeiliau sydd eu hangen arnaf pan fyddaf ar y safle, a bydd unrhyw ddiweddariadau a wnaf yn cael eu harbed yn y fan a’r lle.”
Gallai cynnal y ffordd hybrid hon o weithio, hyd yn oed ar ôl i’r cyfyngiadau symud ddod i ben, arbed hyd yn oed mwy o arian i KEW Planning. Yn ôl yr Arolwg Aeddfedrwydd Digidol diweddaraf ar gyfer Cymru, gwariodd y busnes bach a chanolig cyffredin yng Nghymru 14% yn llai ar galedwedd yn 2020. Ochr yn ochr â’r gostyngiadau i gostau tanysgrifio â rhwydwaith a band eang, mae symud i’r cwmwl yn gyfle delfrydol i fusnesau sy’n brin o arian wneud arbedion, ar ôl blwyddyn anodd.
Mae deall y gynulleidfa yn helpu i greu gwerthiannau
Ond nid dim ond llwyfannau digidol sydd wedi arbed amser ac arian i KEW Planning: Mae wedi bod yn hollbwysig i’w strategaeth a’u llwyddiant busnes. “Fe wnaeth gweminarau Marchnata Digidol Cyflymu Cymru i Fusnesau wneud i ni feddwl pwy yr hoffem gynnal busnes â hwy ac edrych o ddifri ar ein hamcanion cyffredinol a sut i ddatblygu y tu hwnt i Gymru a choridor targed proffidiol yr M4.”
Mae Kathryn o’r farn bod KEW Planning wedi datblygu i fod yn llawer mwy strategol ar-lein ac mae hyn yn talu ar ei ganfed: “Fe wnaeth Alyson Eyval, cynghorydd busnes digidol Cyflymu Cymru i Fusnesau ein helpu i ddatblygu ein hyder digidol drwy ein cynghori i ddiweddaru ein gwefan gyda geiriau penodol newydd mewn marchnadoedd yr ydym yn eu targedu, sydd wedi helpu gyda statws optimeiddio peiriannau chwilio a pheiriannau chwilio.”
“Roedd yn ddefnyddiol iawn derbyn adborth diduedd. Rydym wedi anfon adroddiad gwefan am ddim i’n datblygwr gwefan, a oedd yn gallu gwneud newidiadau ar unwaith i wella’r wefan.
“Cawsom ein cynghori gan Alyson hefyd sut i farchnata a lle i gyrraedd ein cynulleidfa darged. Fe wnaethom benderfynu cynnal ymgyrch hysbysebu ar Google, a fu’n ddefnyddiol iawn. Roeddem eisoes yn defnyddio llwyfannau fel Linkedin, ond fe wnaethom fwy o ddefnydd o hyn, gan alluogi i ni arddangos ein harbenigedd o flaen y bobl gywir. Ac mae bod o flaen y bobl gywir wedi bod yn fanteisiol yn barod, gydag un post o Linkedin wedi sicrhau cleient newydd i ni. Fel yr esboniodd Kathryn: “Mae’n llwyfan delfrydol i ni, oherwydd mae’n galluogi i ni ddechrau sgwrs y gallwn ei datblygu ac, i’n sector ni yn benodol, y sgyrsiau hyn sy’n arwain at fusnes newydd.”
Byw gyda’r ‘normal newydd’ yn hyderus
Ar ôl llwyddo i oresgyn 2020, mae gan KEW Planning gynlluniau cyffrous ar gyfer 2021. Gyda cham newydd o waith cynllunio yn Llundain a disgwyl i’r farchnad eiddo ail-afael, mae llwyfannau digidol wedi ychwanegu gwytnwch i’r cwmni a fydd yn eu helpu i dyfu’n sylweddol.
“Gyda’r twf mewn cleientiaid a refeniw, rwy’n ystyried cyflogi rhywun uwch i’n helpu i adeiladu ar lwyddiant y tair blynedd diwethaf,” meddai Kathryn.
“Mae gweithio’n ddigidol wedi bod mor bwysig i’n galluogi i gyrraedd lle’r ydym ni yn 2021 ac mae’r cymorth am ddim a gawsom gan Cyflymu Cymru i Fusnesau wedi bod mor fuddiol i ni, yn ein helpu i ddeall cyfraniad technoleg i’r busnes.”