Emma Goode, cynghorydd digidol Cyflymu Cymru i Fusnesau sy’n rhannu ei hawgrymiadau gorau ar gyfer eu hystyried wrth ddewis meddalwedd sy’n ysgafnu’r pwysau.
- Nodwch y rhwystrau. Meddyliwch pa feysydd o'r busnes sy'n cymryd y mwyaf o amser ac a allwch chi ddatrys hyn gyda meddalwedd e.e. Gellir awtomeiddio trefnu apwyntiadau/nodiadau atgoffa, yn ogystal â chynhyrchu ac anfon dyfynbrisiau/anfonebau, cydweithio ar ddogfen a diweddaru gwybodaeth cwsmeriaid pan fyddwch yn mynd o le i le. Mae fel cael pâr ychwanegol o ddwylo i wneud y gwaith i chi.
- Ystyriwch a yw’r gallu gennych chi’n barod. Mae llawer o feddalwedd bellach yn cynnig llawer iawn o swyddogaethau’n rhan annatod ohonynt. Gwnewch archwiliad o'r hyn rydych eisoes yn ei ddefnyddio a gwnewch ychydig o ymchwil i weld a allwch chi gael mwy allan o'r hyn sydd gennych chi eisoes.
- Profwch y cysyniad. Mae’r rhan fwyaf o gyflenwyr yn cynnig treialon yn rhad ac am ddim, MANTEISIWCH ARNYN NHW. Rhowch sampl fach o ddata yn y feddalwedd er mwyn gweld a yw'n mynd i fod yn hawdd i'w ddefnyddio ac yn ddefnyddiol i'r busnes.
- Gwnewch y symiau. Ystyriwch y gost yn erbyn y budd. Mae meddalwedd yn costio, ond mae ganddi rai manteision enfawr hefyd: arbed amser, mwy o adnoddau, awtomeiddio prosesau, a mwy o gyfleoedd i gynyddu gwerthiant a chadw cwsmeriaid. Fodd bynnag, rhaid gallu cyfiawnhau’r gost. Rhaid i'r wobr i chi fel perchennog y busnes fod yn fwy o amser a/neu fwy o elw.
- Addaswch i lwyddo. Gwnewch i’ch prosesau gyd-fynd â nodweddion y feddalwedd. Gall meddalwedd bwrpasol fod yn ddrud, felly mae angen i chi addasu i weithio'r un ffordd â'r feddalwedd er mwyn osgoi costau ychwanegol.
- Gofynnwch am help pan fo’i angen arnoch. Efallai y bydd yn rhaid i chi dalu am hyfforddiant ychwanegol neu i helpu gyda gweithredu, dydy hyn ddim yn beth drwg, byddwch ar eich ennill pan fyddwch yn gwybod sut i ddefnyddio gallu llawn eich meddalwedd. Er eich bod efallai’n feistr ar eich gwaith o ddydd i ddydd, mae’n bosibl nad ydych chi’n arbenigwr TG ac mae hynny'n iawn.
- Byddwch yn ystwyth. Mae gan y rhan fwyaf o feddalwedd apiau symudol er mwyn i chi allu mewnbynnu gwybodaeth, creu amcangyfrifon/anfonebau, diweddaru cofnodion cleientiaid, creu hyrwyddiadau a hynny wrth i chi fynd o gwmpas eich gwaith, sy’n cynyddu effeithlonrwydd a gallu hyd yn oed yn fwy.
- A yw'n cyd-fynd â rhaglenni eraill? A oes unrhyw feddalwedd sy'n cael ei defnyddio yn y busnes ar hyn o bryd y mae angen i'r datrysiad newydd hwn weithio â hi? Os felly, a fyddan nhw’n cydweithio â'i gilydd?
- Ffoniwch ffrind. Fel unrhyw beth, mae argymhelliad gan rywun rydych chi'n ei adnabod ac yn ymddiried ynddynt bob amser yn tawelu’r meddwl a gall roi hyder i chi yn enwedig os nad ydych chi'n arbennig o fedrus gyda thechnoleg. Siaradwch â pherchnogion busnesau eraill yn eich rhwydwaith i weld pa ddatrysiadau meddalwedd y maen nhw’n eu defnyddio, y manteision a'r anfanteision, y gost yn erbyn y budd ac ati, a siaradwch ag arbenigwr yn Cyflymu Cymru i Fusnesau.
- Cadwch feddwl agored. Mae llawer o berchnogion busnes yn meddwl bod eu busnesau'n rhy fach i elwa o'r mathau hyn o atebion, ond dydy hynny ddim yn wir. Gall datrysiadau meddalwedd eich rhyddhau i wneud yr hyn rydych chi’n ei wneud orau. Felly yn lle ceisio gwisgo'r hetiau i gyd, defnyddiwch eich pen i weld a oes ffordd wahanol o wneud pethau.
Ewch i gyfeiriadur Hanfodion Meddalwedd diduedd rhad ac am ddim Cyflymu Cymru i Fusnesau i'ch helpu i ddewis y feddalwedd iawn ar gyfer eich busnes.