Beth yw Parhad Busnes a pham y mae’n bwysig?

Gallu busnes i barhau i gyflenwi ei gynhyrchion neu’i wasanaethau yn dilyn digwyddiad trafferthus yw Parhad Busnes. Yn sylfaenol, os oes rhywbeth yn mynd o chwith, sut fyddwch chi’n parhau i weithio heb effeithio ar eich cwsmeriaid, eich cyflenwyr neu’ch tîm?

Diffiniad mwy ffurfiol gan y Sefydliad Parhad Busnes yw:

“proses reoli gyfannol sy’n nodi bygythiadau posibl i sefydliad a’r effeithiau i weithrediadau’r busnes y gall y bygythiadau hynny, pe baen nhw yn cael eu gwireddu, eu hachosi”

Yn ei hanfod, mae’r cwbl ynglŷn â datblygu fframwaith i adeiladu gwydnwch eich cwmni a sicrhau bod gennych chi fecanweithiau ymateb effeithiol pan mae pethau’n mynd o chwith. Tra na fyddech chi byth yn dymuno gorfod ei ddefnyddio, mae cynllun parhad busnes yn helpu i warchod eich cwsmeriaid, eich staff, eich cynhyrchion, eich enw da a’ch brand.

Er hynny, gan fod busnesau ambell waith yn bethau cymhleth, gyda llawer o rannau sy’n symud, sut allwch chi ymdrin â phob digwyddiad? Dyma le y bydd data o help i chi.

Mae data yn dod fwyfwy hanfodol wrth redeg busnes o ddydd i ddydd. Mae systemau fel CAM (Cynllunio Adnoddau Menter) yn rhoi trosolwg i chi o bob rhan o’ch busnes ac mae’n cadw eich data i gyd mewn un lle.

Maen nhw’n tueddu cael eu defnyddio gan gwmnïau mawr, ond gall microfusnesau hyd yn oed ddefnyddio technoleg ddigidol i ddatblygu cynllun Parhad Busnes. Mae Cyflymu Cymru i Fusnesau yma er mwyn dangos i chi sut mae gwneud hyn.

Beth mae Parhad Busnes yn ei olygu i chi?

Bydd eich cynllun Parhad Busnes yn unigryw ar gyfer eich busnes chi. Cyn i chi ddechrau ei gasglu ynghyd, meddyliwch am y ffactorau hyn:

Sales

• Sut yr effeithir ar eich cynhyrchion chi gan gyflenwad a galw?
• Beth yw eich llwybr chi i’r farchnad?

Technoleg

• A ydych chi’n masnachu ar-lein gyda throsiant uchel o nwyddau?
• Beth fyddai’n digwydd pe na bai eich gwefan yn gweithio am gyfnod?
• A oes gennych chi ddata cyfrinachol neu wybodaeth ynglŷn â’r defnyddwyr?
• Pa mor bwysig yw’r data hwn wrth redeg eich busnes? Neu eich bod wedi methu â chael mynediad at ddata’r cwsmeriaid neu’r dogfennau cyfrinachol?

Amgylchedd

• Lle mae eich busnes chi?
• Pa mor ddibynnol ydych chi ar leoliad eich busnes?
• Beth fyddai yn digwydd, er enghraifft, pe bai eich adeilad busnes yn cael ei effeithio gan dân neu lifogydd?

Beth allwch chi ei wneud?

Mae strategaethau sylfaenol yn cynnwys creu copi USB wrth gefn neu ddefnyddio gyriant neu ddyfais arall, a symud y data yn ffisegol oddi ar y safle i leoliad diogel.

Yn ogystal, gall olygu gwarchod eich cysylltedd i’r we am gyfnod dros dro drwy ddefnyddio dongl 4G er mwyn galluogi cael mynediad yn syth at e-byst.

Sicrhewch fod gennych chi gofnod o gyfrineiriau, gwybodaeth a data sylfaenol sydd eu hangen ar gyfer gweithredu eich busnes a’u bod wedi cael ei storio oddi ar y safle neu mewn pecyn hawdd cael ato, fel rheolydd cyfrineiriau.

Mae strategaethau cyfryngol yn cynnwys defnyddio cefnogaeth cwmwl er mwyn cadw eich data a’ch dogfennau. Gallai hyn fod mor syml â mabwysiadu Office 365 neu Google Docs i gadw ffeiliau a rheoli e-byst a phrosiectau.

Mae angen uwch strategaethau os yw amser mynd yn hanfodol ar gyfer eich busnes chi – er enghraifft, os ydych chi’n gwerthu ar-lein neu angen cynnal systemau ar gyfer llawer iawn o drafnidiaeth a thrafodiadau. Yn yr un modd, dylech chi ystyried mynediad i ffeiliau sy’n hanfodol ar gyfer rhedeg eich busnes o ddydd i ddydd. Pa mor hir a allech ymdopi heb y rhain?

Beth yw’r risgiau o beidio â chael cynllun cadarn ar gyfer Parhad Busnes?

Yn y tymor byr, gallai peidio â pharatoi ar gyfer ymyrraeth posibl i’ch busnes olygu bod effaith yn syth ar eich gallu i fasnachu – gallai hyn niweidio eich gwerthiant a’ch llif arian o ganlyniad.

Yn y tymor canolig, gall effeithio ar eich rhanddeiliaid allweddol – eich staff, eich cyflenwyr, eich rhanddeiliaid ac, wrth gwrs, eich cwsmeriaid. Beth fydd yn digwydd os ydych chi’n methu ag ymateb mewn pryd i faterion?

Yn yr hirdymor, gallai effeithio ar eich brand neu’ch enw da. Meddyliwch am yr Amcan Amser Adfer (AAA) – pa mor hir fyddai’n ei gymryd i ddigwyddiad effeithio ar eich busnes yn ddifrifol, fel methiant TG?

Sut y gall bod yn ddigidol helpu

Mae’r offer cywir ar gyfer eich busnes chi yn dibynnu ar faint y busnes, eich cyllideb a beth yr ydych chi ei angen.

Diolch i’r cwmwl, mae llawer o systemau ar gael o unrhyw le sydd â chysylltiad â’r Rhyngrwyd. Mae hyn yn lleihau eich dibyniaeth chi ar eich swyddfa, ac mae’n hwyluso gweithio’n hyblyg hefyd.

Gallai busnes bychan ddechrau gyda phlatfformau rhad ac am ddim, fel Asana ar gyfer gwybodaeth prosiect ac apiau cyfrifyddu rhad ac am ddim fel Wave i gadw gwybodaeth ariannol, yn cynnwys gwerthiant, anfonebau a derbyniadau.

Mae cyfres o raglenni fel Office 365 yn cynnig pecyn cyfan o offer sy’n seiliedig ar gwmwl – gan gynnwys Word, Excel, PowerPoint a thrwyddedau eraill ar gyfer cynhyrchu dogfennaeth, yn ogystal â storio cwmwl ac e-bost.

Byddai’r dewisiadau hyn yn caniatáu i’ch staff barhau i weithio mewn lleoliad arall pe na bai eich swyddfa ar gael.

Ar gyfer agweddau allanol o’ch busnes, mae angen mwy o waith. Gall busnesau e-fasnach, er enghraifft, gael budd o wasanaeth cwmwl oddi ar y safle, sy’n diogelu eich gwefan rhag amser di-fynd, drwy gadw copi ohoni mewn lleoliad arall y gellir ei defnyddio yn gyflym. Mae hyn yn dibynnu ar y cytundeb lefel gwasanaeth sydd rhyngoch chi a’ch partner.