Os ydych yn barod i fuddsoddi mewn system TG, mae rhai camau pwysig y gallwch eu cymryd er mwyn sicrhau eich bod yn gwneud y dewis iawn ar gyfer eich busnes. Cymerwch olwg ar y 7 gair o gyngor yma i'ch helpu i ddechrau gyda'r broses gaffael!
Cynlluniwch ymlaen llaw
Adolygwch eich cynllun busnes i asesu pa adrannau neu swyddogaethau sy’n gofyn am gymorth TG a phryd, yn ogystal â'r math o wybodaeth sydd ei hangen gan bob un. Penderfynwch ar set o safonau cyffredin ar gyfer yr holl systemau i sicrhau bydd unrhyw systemau newydd a phobl yn gallu cyfathrebu â'i gilydd yn effeithiol.
Diffiniwch eich gofynion system
Lluniwch restr o ofynion ymarferol - pethau mae'n rhaid i'r system TG ei wneud ar gyfer y busnes – a disgrifiwch fanteision busnes bob un. Gosodwch y gofynion mewn trefn gan ddechrau gyda’r mwyaf hanfodol i lawr i 'fyddai’n braf eu cael' a phennu lefel y cymorth sydd ei angen gan gyflenwr. Byddwch yn ymwybodol o'r risgiau sy'n gysylltiedig â chyflwyno system newydd a gwnewch yn siwr bod yr opsiwn a ddewisir gennych yn gallu bodloni eich gofynion tebygol yn y dyfodol.
Archwiliwch yr holl opsiynau
Yn aml mae sawl ffordd o gael yr un swyddogaethau o wahanol fathau o systemau TG, felly gwnewch yn siŵr eich bod yn ystyried y gwahanol opsiynau sydd ar gael ym mhob categori - o feddalwedd ffynhonnell agored am ddim a phecynnau parod i system wedi’i theilwra’n llwyr. Ceir hefyd opsiynau masnachol gwahanol, megis prydlesu caledwedd drud neu wneud defnydd o atebion ar gwmwl.
Edrychwch ar y farchnad
Gall cylchgronau masnach fod yn ffynhonnell wybodaeth dda ar systemau TG ar gyfer sectorau penodol o'r farchnad a bydd busnesau eraill yn eich rhwydwaith lleol yn aml yn helpu gyda gwybodaeth ac argymhellion ar gyfer cyflenwyr unigol. Mae llawer o ffynonellau cyngor ar gael i fusnesau bach sy'n barod i brynu TG neu feddalwedd, gan gynnwys cynghorwyr busnes arbenigol.
Byddwch yn drefnus
Efallai bydd meddalwedd addas gan sawl cyflenwr a gall fod yn llawer o waith i werthuso pob un ohonynt, felly mae'n bwysig i fod yn systematig. Wrth gael dyfynbrisiau dylech sicrhau bod pob cyflenwr yn derbyn yr un rhestr o ofynion a blaenoriaethau. Gall arddangosiadau fod yn ddefnyddiol a dylech ystyried hanes blaenorol cyflenwyr bob amser. Sicrhewch fod gennych ddealltwriaeth lawn o lefel y gefnogaeth a ddarperir, yn ogystal ag unrhyw delerau ac amodau eraill sydd ynghlwm â’r cynnyrch.
Meddyliwch am roi’r system ar waith
Bydd system TG newydd fel arfer yn cymryd lle system â llaw sy'n bodoli eisoes, neu system TG hŷn, sy'n golygu bod rhaid ‘mudo’ rhywfaint o ddata ar draws a gwneud yn siwr ei fod ar gael. Mae’n rhaid cynllunio’r broses hon yn iawn hefyd ac efallai bydd angen i chi redeg y ddwy system yn gyfochrog am gyfnod. Mae hyfforddiant staff ar y system newydd yn rhan arall bwysig iawn o'r broses a dylid ei gynnwys yn y cynllun costau ac amseru.
Rhowch drefn ar eich gwaith papur
Gall y gost sy'n gysylltiedig â chaffael systemau TG newydd fod yn sylweddol a dylid ei chofnodi'n briodol. Gall busnesau hawlio lwfansau treth ac efallai y byddwch am fuddsoddi mewn systemau eto yn y dyfodol, felly mae'n bwysig bod yr holl gontractau a negodwyd yn cael eu cadw, ynghyd â nodiadau a wnaed ar y profiad o ddelio â chyflenwyr unigol.