1. Crynodeb

Gyda nifer gynyddol o gynhyrchion, gwasanaethau a chyflenwyr TG ar gael i helpu i drawsnewid eich busnes, gall dewis y rhai iawn i ateb eich anghenion fod yn ddryslyd iawn. Man cychwyn da yw gofyn i chi eich hun beth yr ydych eisiau ei wneud. Er enghraifft, ydych chi eisiau ei gwneud yn haws i gwsmeriaid brynu eich cynhyrchion, neu a oes angen i’ch staff weithio’n fwy effeithiol oddi ar y safle? Drwy fapio eich amcanion ac amlinellu’r prosesau sy’n gyrru eich busnes, gallwch ddechrau cadarnhau beth yw eich gofynion.

 

Y cam nesaf yw ystyried Band Eang Cyflym Iawn a thechnolegau Cwmwl cysylltiedig sy’n gadael i chi dalu wrth fynd a datblygu yn eich pwysau. Mae llawer o fusnesau bach yn ystyried bod pecynnau Meddalwedd fel Gwasanaeth (SaaS) yn ddelfrydol iddynt. Er, efallai y bydd busnesau gyda gofynion meddalwedd pwrpasol eisiau datblygu eu rhaglenni Cwmwl eu hunain yn defnyddio Llwyfan fel Gwasanaeth (PaS). A dylai busnesau cymhleth sydd angen rheolaeth iawn arnynt ystyried Seilwaith fel Gwasanaeth (IaaS). 

 

Bydd y canllaw hwn yn eich helpu i ddiffinio pa wasanaethau allai ateb eich anghenion orau.

2. Pa fanteision y gallaf eu disgwyl?

  • Effeithlon: Mae band eang cyflymach yn rhoi llwyfan mwy dibynadwy a sefydlog fel bod nifer o ddefnyddwyr yn gallu rhannu’r un cysylltiad gwasanaeth heb arafu.

  • Arbed costau: Gallwch leihau eich costau cyfalaf drwy ddefnyddio gwasanaethau cyfrifiadura Cwmwl a chyfnewid gweinyddion am storio yn y Cwmwl ac ychwanegu neu dynnu allan fel bo angen.

  • Dewis: Mae cynhyrchion cychwynnol gyda nodweddion safonol yn cystadlu ar brisiau a chytundebau lefel gwasanaeth (e.e. cynhyrchedd swyddfa, Adnoddau Dynol neu gyfrifon).

  • Tawelwch meddwl: Mae cytundebau SLA yn rhwymo ac yn diffinio’r cymorth a’r amseroedd ymateb y gallwch ei ddisgwyl gan eich darparwr.

  • Cynhyrchedd eich staff: Mae rhaglenni Cwmwl yn gadael i staff oddi-ar-y-safle ddiweddaru gwybodaeth mewn amser real yn lle gorfod dod yn ôl i mewn i'r swyddfa.

  • Diogelu eich asedau: Mae llawer o becynnau Cwmwl yn datrys bygs meddalwedd yn awtomatig i leihau unrhyw broblemau diogelwch ac arbed amser o uwchraddio gorfodol.

  • Storio wrth gefn: Gallwch leihau’r risg o golli data ar eich cwsmeriaid, cynhyrchion a data masnachol drwy storio data wrth gefn yn awtomatig yn y Cwmwl.

  • Gwahanol opsiynau: Gallwch benderfynu a yw manteision treth costau cyfalaf yn gwrthbwyso’r hyblygrwydd o wasanaethau talu wrth fynd a didynnu costau gweithredu.

3. Enghraifft go iawn

Mae llogi 24 o staff newydd mewn cyfnod o 12 mis wedi ysgogi cwmni llwyddiannus o Arberth i drawsnewid y ffordd y mae’n rhedeg ei fusnes drwy frasgamu i’r dyfodol digidol. Ac ers cofleidio’r posibiliadau, mae Apple Blossom Cleaning Services wedi gwella ei gynhyrchedd yn aruthrol a bellach mae ei 109 o staff yn gallu defnyddio eu ffonau clyfar i fewngofnodi o ardaloedd anghysbell fel mesur diogelwch.

 

Picture of man holding bucket and mop and woman holding a mobile tablet

 

 Mae’r cwmni’n defnyddio SmartTask, offeryn rheoli staff drwy’r Cwmwl, ar gyfer ei brosesau gweithredol, Adnoddau Dynol a chyflogres i leihau gweinyddiaeth swyddfa. Mae’r system yn gweithio’n ddeallus i gyfateb staff i jobsys ar sail lleoliad fel eu bod yn treulio eu hamser yn gynhyrchiol yn hytrach na’n teithio rhwng jobsys.  Mae hyn yn arbennig o ddefnyddiol dros gyfnod prysur yr haf pan fydd llawer o staff wedi eu contractio i lanhau bythynnod gwyliau mewn ardaloedd anghysbell ac mae mwy o amser teithio.

 

Meddai Mr Philip Deacon y Rheolwr Datblygu: -

 “Nid rheoli rotâu staff yn effeithiol ac ystyried lles ein gweithwyr yw’r unig reswm y mae technoleg ddigidol yn rhan o’n strategaeth fusnes ehangach. Rydym wedi cydnabod bod angen systemau cwbl integredig ar draws y busnes i roi mantais gystadleuol i ni.”

4. Dechrau arni

P’un ai’n gwmni mawr neu fach, gall unrhyw un ddefnyddio Band Eang Cyflym Iawn i bweru eu busnes gyda thechnoleg ar-lein. Ac er bod newid i linell fusnes efallai’n costio mwy, mae dibynnu ar gysylltiad preswyl yn debygol o brofi i fod yn economi ffug.

 

Mae cwsmeriaid busnes yn aml yn derbyn lefel uwch o ddiogelwch ac yn fwy tebygol o gael cysylltiad mwy dibynadwy. Mae ganddynt hefyd fynediad at lefelau gwasanaeth a chymorth technegol gwell ynghyd ag amseroedd ymateb cynt i unrhyw broblem a allai godi.

5. Lle a phryd y gallaf gael Band Eang Cyflym Iawn?

Ar hyn o bryd mae Cyflymu Cymru’n gweithio’n galed i sicrhau bod pawb yn derbyn cyflymder mor gyflym â phosib lle bynnag y maen nhw.

 

I gael gwybod a allwch dderbyn Band Eang Cyflym Iawn, neu pryd y bydd ar gael yn eich ardal chi, ewch i: http://gov.wales/topics/science-and-technology/digital/infrastructure/superfast-broadband/?lang=cy

 

Hefyd, os ydych eisiau gwirio pa mor gyflym yw eich band eang presennol, gallwch ddefnyddio’r offeryn ar-lein canlynol yn ddi-dâl: http://www.broadbandspeedchecker.co.uk/

 

6. Sut y dylwn ddewis fy nghyflenwyr?

Er bod cost, cymorth ac ansawdd yn dal i fod yn ystyriaethau hanfodol, eich dewisiadau technoleg o gwmpas Band Eang Cyflym Iawn fydd yn trawsnewid eich busnes.

 

Felly dylech gymharu prisiau, cytundebau lefel gwasanaeth, a chyrhaeddiad. Ac ystyried y cyflymder lanlwytho a lawrlwytho sydd ei angen arnoch i gefnogi meddalwedd Cwmwl ac atebion cyfathrebu sydd yn yr arfaeth gennych.

 

I wneud hyn bydd angen i chi ddiffinio eich gofynion presennol a'ch anghenion ar gyfer y dyfodol.

7. Diffinio eich gofynion

  • Paratowch restr o’r gofynion swyddogaethol y mae’n rhaid i’ch system TGCh fod yn gallu eu gwneud yn effeithlon.

  • Cofiwch gynnwys eich staff, neu rai sy’n defnyddio’r system, mewn paratoi cyfres realistig o ofynion.

  • Mapiwch y wybodaeth sy’n llifo rhwng timau mewnol, cwsmeriaid a chyflenwyr a’u gosod mewn fframwaith.

  • Bydd cymhlethdod eich map prosesau’n amrywio gan ddibynnu ar faint a natur eich busnes, felly peidiwch â gor-gymhlethu a cheisiwch leihau dyblygu.

  • Diffiniwch y gofynion answyddogaethol y mae’n rhaid i’r system eu cyflawni ond nad ydynt yn ymwneud yn uniongyrchol â swyddogaeth y busnes (h.y. y system weithredu y mae’n rhaid gweithio â hi, neu gronfa ddata y mae angen rhyngwynebu â hi).

  • Disgrifiwch y manteision i’r busnes y dylai’r system newydd eu rhoi a diffiniwch sut y bydd eich busnes yn cyflawni’r manteision hyn o ganlyniad.

  • Diffiniwch y math a’r lefel o gymorth y bydd ei angen arnoch gan y cyflenwr i wneud defnydd da o’r system newydd (h.y. mudo data, hyfforddiant, cymorth).

  • Os ydych yn ystyried defnyddio nifer o atebion, gwiriwch eu bod yn gydnaws ac yn gallu cysylltu’n hawdd yn defnyddio rhyngwynebau API, er enghraifft.

  • Gwiriwch y gallwch wneud popeth sydd arnoch angen iddynt ei wneud ar yr holl ddyfeisiau a ddefnyddir gan eich busnes.

  • Ystyriwch y risgiau sy’n gysylltiedig â chyflwyno system(au) newydd a beth fydd angen ei wneud i ddatrys y risgiau hynny.

     

    Gallai’r dadansoddiad hwn gyflwyno gofynion newydd.

     

    Unwaith y byddwch wedi diwygio eich gofynion, gwnewch restr o ba systemau gweithredu, caledwedd, meddalwedd a storio sydd ei angen i redeg eich busnes a beth y gellir ychwanegu ato nes ymlaen.  Mae pecynnau Cwmwl yn enwedig yn gadael i chi brynu beth sydd ei angen yn awr arnoch, ac ychwanegu storio neu opsiynau fel bo angen. Er ei bod yn werth chweil caniatáu ar gyfer peth methiant cyfarpar, ni fyddwch am glymu eich hun i gontractau sy’n codi am bethau diangen.  

8. styriaethau meddalwedd a chaledwedd

Mae systemau Cwmwl yn caniatáu atebion talu wrth fynd gyda’r fantais o daliadau misol ac uwchraddio parhaus i’r fersiwn ddiweddaraf. Gall hyn gynnig manteision sylweddol i fusnes sy’n tyfu oherwydd gallwch drosglwyddo cost system newydd o wariant cyfalaf i wariant gweithredol parhaus.

 

Pecynnau “parod” ddylai fod eich man cychwyn, sy’n cynnig gwerth gwych am arian os oes angen dim ond swyddogaethau busnes syml, safonol arnoch fel prosesau swyddfa, rheoli stoc, cyfrifon neu gyflogres.  Os nad yw eich gofynion yn gwbl safonol, byddai’n werth chweil i chi fapio eich gofynion manwl cyn eu diffinio’n Gais am Ddyfynbris gan ddarpar gyflenwyr.  

 

Cofiwch wirio y bydd yn gydnaws â’r holl ddyfeisiau, caledwedd a pheirianwaith arall a ddefnyddir gennych, neu y bwriadwch eu defnyddio yn y dyfodol. Cofiwch hefyd ystyried a fyddai’n fwy manteisiol prydlesu eitemau drud neu a fyddai’n well prynu a gosod y gost yn ddi-oed yn erbyn treth. Oherwydd bod lwfansau Treth Gorfforaethol yn newid dros amser, mae bob amser yn syniad da holi eich cyfrifydd.

9. Ystyriaethau storio

Mae llawer o fusnesau’n defnyddio gweinyddion i storio data oherwydd eu bod wedi arfer neu efallai’n teimlo ei fod yn fwy diogel na’r Cwmwl. Er y gallai fod rhesymau busnes dros ddefnyddio gwasanaeth hybrid, gallai'r rhan fwyaf o fusnesau ennill mwy na cholli o ddefnyddio cyflenwr storio Cwmwl. Gallwch arbed ar ofod ffisegol, bydd eich costau prynu cyfalaf yn llai a gallwch ychwanegu neu dynnu allan yn ôl eich anghenion presennol ac yn y dyfodol.  

 

Os yw diogelwch Cwmwl yn arbennig o bwysig i chi (ac fe ddylai fod) yna chwiliwch am ryw fath o ardystiad ar wefan y darparwr. Rhaglen gan y Llywodraeth yn 2016 yw Cyber Essentials i sicrhau bod systemau’n gryf a diogel a dylai eich darparwr fod wedi cofrestru a chael ei ardystio o dan y rhaglen hon. Efallai y byddwch chithau hefyd am gofrestru ar Cyber Essentials ar gyfer eich busnes eich hun. Rhoddir mwy o wybodaeth yn:

https://www.gov.uk/government/publications/cyber-essentials-scheme-overview

 

10. Ardystiadau eraill

Efallai y bydd y darparwr Cwmwl yr ydych yn ystyried ei ddefnyddio ar un o’r rhestri canlynol, ond cofiwch nad oes ardystiad ‘safon aur’ ar gyfer darparwyr:

 

  •  

11. Beth y dylwn ei ystyried?

  • Hyfforddiant: Mae rhai cyflenwyr yn cynnwys hyfforddiant yn y gost weithredu, mae eraill yn codi ar wahân. Dalier sylw: Mae gan amser staff hefyd gostau cysylltiedig.

  • Cytundebau lefel gwasanaeth: Cofiwch sicrhau bod cytundebau SLA yn ateb eich holl anghenion ac nad ydych yn talu am gymorth diangen (h.y. a oes angen galw allan 365 24/7).

  • Rheoli newid: Dylid nodi’r prosesau a’r system sydd angen eu newid cyn gweithredu a chytuno ar gyfrifoldebau ac amserlen â’ch staff.  

  • Ystyried y dyfodol: Cofiwch dros amser y bydd defnydd eich busnes o'r rhyngrwyd, a’ch gofynion lled band, yn cynyddu. Dylech sicrhau bod unrhyw gytundeb â’ch darparwyr yn gallu cwrdd ag anghenion presennol eich busnes, AC yn y dyfodol.

  • Cymrwch ffigurau perfformiad gyda phinsiad o halen: Cofiwch fod ffigurau sy’n cael eu brolio (gan ISP) fel arfer yn senarios achos gorau, felly peidiwch bod ag ofn gofyn pa led band y mae cwsmeriaid yn ei dderbyn ar gyfartaledd.

  • Diogelu data: Gan ddibynnu ar eich busnes, efallai mai dim ond yn Ewrop y bydd angen i chi gadw a storio data wrth gefn, felly cofiwch ofyn.

  • Dilysu aml-ffactor: Os yw diogelu data’n hynod bwysig, dylech ystyried systemau sy’n anfon pascodau i ffonau symudol defnyddwyr, i’w defnyddio’n ogystal â’u henwau defnyddiwr a’u cyfrineiriau wrth fewngofnodi.

  • Aros yn ddiogel: Chwiliwch am wasanaethau ymatebol, h.y. efallai y bydd angen cynyddu mynediad at ddata staff er mwyn cyflawni tasg, ac yna ei leihau wedyn.

  • Meddyliwch am strategaeth ymadael: Ceisiwch gadarnhau o’r cychwyn gyda’ch darparwr Cwmwl pa mor hawdd y bydd i chi symud systemau a data busnes i rywle arall, neu eu cael allan mewn ffurf y gellir ei defnyddio all-lein. Oni bai y bwriadwch aros gyda’r darparwr ‘hyd angau’, dylech ystyried eich strategaeth ymadael.

12. Gwybodaeth ychwanegol