Cadwch bethau’n syml.
Dyna beth roedd Jon Strange eisiau ei glywed gan ymgynghorydd Cyflymu Cymru i Fusnesau, Paul Gadd, pan roedd yn chwilio am arweiniad annibynnol.
Gofynnodd cyfarwyddwr ariannol Celtic Vacuum am gymorth i helpu'r cwmni i fudo o'i weinyddion mewnol hen ffasiwn i Microsoft 365 yn y cwmwl er mwyn gwella effeithlonrwydd cyffredinol.
Mae'r busnes, sydd wedi’i leoli yn Ninbych-y-pysgod, yn cynnig gwasanaeth arbenigol fel arweinydd y farchnad mewn adennill a gwaredu deunyddiau gwastraff anadweithiol, solet a hylifol o fannau cyfyng yn ogystal ag ardaloedd anodd a chyfyngedig.
Er bod staff allan yn y maes yn aml yn gweithio ar swyddi hynod gymhleth mewn lleoliadau anodd 30 i 35 metr o dan lefel y ddaear, roedd y rheiny yn y swyddfa yn awch am atebion syml.
Dywedodd Jon: "Mae mudo ein strwythur ffeiliau i SharePoint wedi symleiddio ein prosesau a rhoi'r gallu i ni gyrchu popeth sydd ei angen arnom yn fwy effeithiol.
"Rydym ni wedi cael gwared ar y cyfrifiaduron bwrdd gwaith roedden ni'n eu defnyddio a nawr mae'r 15 aelod o staff swyddfa yn defnyddio gliniaduron gyda sgrin ychwanegol, sy'n gwneud eu gwaith yn symlach.
"Mae'r cam hefyd wedi hwyluso ein defnydd o Microsoft Teams ar gyfer cyfarfodydd, ac ar ôl gwella ein cit, rydym wedi penderfynu disodli ein band eang gyda ffibr.
"Yn sgil y newid, rydym ni hefyd wedi gallu rhoi'r gorau i ddefnyddio'r cymorth TG oedd gennym ni. Gall yr arian a arbedwyd helpu i uwchraddio ein hoffer, sef saith neu wyth gliniadur newydd sbon y flwyddyn, pan fydd angen i ni wneud hynny."
Maen nhw'n welliannau y mae Jon a Celtic Vacuum wedi bod yn aros yn hir amdanynt, gyda'r cyfarwyddwr ariannol yn aml yn dod o hyd i rwystrau i'w goresgyn wrth iddo ystyried uwchraddio technoleg y cwmni.
Eglurodd Jon: "Roedd ein gweinyddion yn mynd yn hen - roedden nhw wedi bod ar waith ers tua 2013 - ac roedd pryderon cynyddol am eu dibynadwyedd.
"Edrychais i weld beth oedd y camau gorau i'w cymryd, a Microsoft 365 oedd yr opsiwn roedden ni ei ffafrio gan ein bod ni eisoes yn gwneud llawer o'n gwaith yn Microsoft Office.
"Nid oedd neb y siaradais i â nhw, fodd bynnag, yn gallu rhoi ateb syml i mi o ran mudo ac ai'r pecyn busnes neu'r cynllun menter oedd y dewis gorau ar gyfer beth roedden ni ei eisiau.
"Roedd y llwyfan menter yn welliant o ran pris a chymhwysedd, ond doedden ni ddim eisiau unrhyw beth oedd yn or-gymhleth.
"Roeddwn i wedi siarad digon o bobl a fyddai'n rhoi cost i ni am symud ein e-bost i Microsoft 365, ond nid strwythuro a mudo ein data."
Dyma ble y camodd Paul a Cyflymu Cymru i Fusnesau i'r adwy i gynnig i Jon a Celtic Vacuum yn union beth roedden nhw'n chwilio amdano - arweiniad syml gan arbenigwr.
Aeth Paul ymlaen i ddweud: "Fe gynigiodd y cyngor gorau o ran ei gadw'n syml, ac yn raddol symud pethau ymlaen i'r pecyn pan roedden ni eu hangen nhw.
"Roedd pryder ynglŷn â diogelwch ac roedd hynny'n creu amheuon yn fy meddwl i, ond gyda chymorth ychwanegol gan Purecyber, sydd wedi ei leoli yng Nghaerdydd, cawsom eglurder ynghylch yr ochr honno o bethau."
Fel erioed, roedd Paul nid yn unig yn cefnogi'r newid i Microsoft 365, fe wnaeth y cynghorydd hefyd lunio adroddiad ar wefan Celtic Vacuum, oedd yn cynnig mwy o help a chymorth.
"Roedd yn ddefnyddiol i wybod pa newidiadau y gellir eu gwneud ac fe amlygodd yr adroddiad ambell faes gwella ar gyfer y dyfodol," meddai Jon.
"Er enghraifft, nid oes gan y wefan dystysgrif Haenen Socedi Diogel (SSL) i ychwanegu lefel o ddiogelwch.
"Gellid gwella optimeiddio peiriannau chwilio (SEO) hefyd, ond mae llawer o'n gwaith gyda chwmnïau adeiladu haen un sy'n defnyddio ein gwasanaethau yn rheolaidd, ac mae gennym fframweithiau gyda phobl fel Dŵr Cymru, Wessex Water, a Thames Water.
"Felly, er nad oedd y wefan yn flaenoriaeth adeg yr adroddiad, mae'r argymhellion yn golygu ei fod yn sicr yn faes rydym yn mynd i’w ystyried yn agosach."
Bydd Jon yn ychwanegu'r wefan at restr o bethau y mae'n anelu at eu gwneud o ganlyniad i fudo’n llwyddiannus i Microsoft 365.
"Mae yna dri pheth rydw i'n ystyried eu trefnu'n gynt nag yn hwyrach," parhaodd. "Rydw i eisiau rhoi trefn ar ddiogelwch yn gyffredinol, sefydlu copïau wrth gefn ar gyfer ffeiliau a data, a pharhau i ddefnyddio'r offer sydd ar gael.
"Mae'r cam wedi agor llwybr hollol newydd o raglenni a gweithdrefnau, ac mae'n ymwneud â dewis pa rai fydd yn helpu i symleiddio'r busnes a gwella effeithlonrwydd.
"Ar hyn o bryd, rydym yn defnyddio SurveyMonkey i gael adborth, ond rydw i nawr yn gwybod am Microsoft Forms a bydd hynny'n rhywbeth y byddwn ni'n ei archwilio."
Mae Jon a Celtic Vacuum yn edrych ymlaen gydag optimistiaeth o'r newydd ar ôl i Paul a Cyflymu Cymru i Fusnesau helpu i hwyluso newid y system weithredu.
"O'r sgwrs gyntaf ges i â Paul, roedd fel chwa o awyr iach," ychwanegodd Jon. "Roedd yn braf cael trafodaeth â rhywun nad oedd yn ceisio ennill rhywbeth.
"Cynigiodd farn glir a dehongliad o'n dymuniadau a'n hanghenion heb y gwerthu caled.
"Hyd at yr adeg honno, roedd cael atebion syml wedi bod yn frwydr go iawn, ond helpodd Paul i ddarparu goleuni."
Gweld rhagor o hanesion llwyddiant busnes