Sut i Leihau Costau â Thechnoleg Ar-lein

2. Beth yw’r buddiannau y gallwn eu disgwyl?

• Effeithlonrwydd: Mae band eang cyflymach yn sicrhau platfform mwy dibynadwy a sefydlog fel y gall nifer o ddefnyddwyr rannu’r un cysylltiad heb arafu’r gwasanaeth.
   

• Maint yr elw: Llai o alldaliadau, cyflymder cyfathrebu gwell a gall mwy o ymgysylltu  â chwsmeriaid arwain at fwy o elw.
   

• Dewis: Cynnyrch lefel mynediad gyda nodweddion safonol sy’n cystadlu ar bris a chytundebau lefel gwasanaeth (e.e. cynhyrchiant swyddfeydd, adnoddau dynol, neu gyfrifon).
   

• Tawelwch meddwl: Mae cytundebau lefel gwasanaeth (SLA) yn rhwym mewn cyfraith ac maent yn diffinio’r cymorth a’r amseroedd ymateb y gallwch eu disgwyl gan eich darparwr.
   

• Cynhyrchiant staff: Mae rhaglenni yn y cwmwl yn galluogi staff nad ydynt yn gweithio yn eich swyddfa i ddiweddaru gwybodaeth mewn amser real yn hytrach na gorfod dod yn ôl i’r swyddfa.
   

• Arbedion cost: Lleihau costau cyfalaf trwy ddefnyddio gwasanaethau cyfrifiadura cwmwl; cael cyfleusterau storio cwmwl yn lle gweinyddion a newid y maint yn ôl yr angen.
   

• Teyrngarwch cwsmeriaid: Cynyddu lefelau cadw cwsmeriaid trwy ddefnyddio platfformau Rheoli Cysylltiadau Cwsmeriaid (CRM) yn y cwmwl a chyfryngau cymdeithasol i feithrin cysylltiadau.
   

• Gwasanaeth i gwsmeriaid: Gallwch hefyd ddefnyddio adroddiadau a dadansoddiadau CRM i gynllunio ymgyrchoedd marchnata ac i gynnig lefel uwch o gymorth a gwasanaeth i gwsmeriaid.
   

• Gwarchod asedau: Dewiswch becynnau cwmwl sy’n trwsio bygiau yn y meddalwedd yn awtomatig i leihau problemau diogelwch ac i leihau cyfnodau segur yn sgil uwchraddio gorfodol.
   

• Copïau wrth gefn o ddata: Lleihau’r perygl o golli data eich cwsmeriaid, cynnyrch a masnachol gyda chopïau wrth gefn yn cael eu creu’n awtomatig yn y cwmwl.
   

• Cyfrifoldeb amgylcheddol: Cyfnewid cyfarfodydd wyneb yn wyneb am rai rhithiol i leihau defnydd o danwydd ac i adennill yr amser sy’n cael ei golli wrth deithio.
   

• Costau ynni: Mae newid i wasanaethau gweinyddion rhithiol a gwasanaethau cyfrifiadura cwmwl yn golygu llai o angen am weinyddion ym mhob swyddfa sy’n defnyddio llawer o ynni.

3. Enghraifft go iawn

Mae cwmni Cymreig sy’n defnyddio rhwydwaith o fwy na 70 o newyddiadurwyr a chyfieithwyr proffesiynol yn defnyddio technoleg ar-lein i fod yn fwy effeithlon ac i gynyddu ei incwm 40%. Wedi ei leoli yn Rhondda Cynon Taf, mae Nordic International Ltd yn defnyddio Band Eang Cyflym Iawn i redeg rhwydwaith cwmwl y gall y tîm ei ddefnyddio o bell i lawrlwytho a rhannu pecynnau data mawr ar-lein, yn ogystal â defnyddio cyfleusterau cynadledda fideo i rannu gwybodaeth am brosiectau newydd ag ysgrifenwyr a chyfieithwyr llawrydd.

“Gallaf gofio, yn fuan ar ôl i ni ddechrau, bod ein bil ffôn tua £500 y chwarter, sy’n hurt yn awr wrth edrych yn ôl ,” meddai Mr Draper. “Er enghraifft, roedd un darn o waith yn golygu cynnal cyfweliad 30 munud dros y ffôn â rheolwr cronfeydd yn yr Ynys Las (Greenland), ac roedd hynny wedi costio mwy i ni na’r ffi a gawsom am y gwaith, ond gyda galwadau dros y rhyngrwyd, mae’n debyg ein bod yn awr yn talu tua £20 y mis.

Mae’r cwmni wedi gwneud arbedion sylweddol mewn amser ac arian trwy symud i’r system Office 365 yn y cwmwl, gan ddefnyddio SharePoint i gadw dogfennau prosiectau yn y cwmwl i gael mynediad haws atynt, a defnyddio Skype i gynnal cyfarfodydd rheolaidd â’i reolwr prosiectau yn Nenmarc.

Mae arbedion mewn effeithlonrwydd hefyd wedi galluogi Mr Draper i neilltuo mwy o amser i gynyddu’r gronfa o weithwyr llawrydd, yn ogystal â rhoi mwy o bwyslais ar hyrwyddo’r busnes ymhlith darpar gwsmeriaid.

4. Beth yw’r Cwmwl?

Mae cyfrifiadura cwmwl yn golygu cael mynediad at feddalwedd swyddfa neu storio dros y rhyngrwyd yn hytrach na’u bod ar eich cyfrifiadur neu’ch rhwydwaith eich hun. Yn hytrach na phrynu gyriant disg mwy, rydych yn rhentu mwy o ofod disg ac yn hytrach nag ymgodymu â’r gwaith o osod ac uwchraddio meddalwedd, rydych yn gadael i ddarparwr y gwasanaeth Cwmwl wneud y gwaith ar eich rhan.

Mae’r cwmwl yn hyblyg ac yn gost effeithlon ac mae’n fwy hygyrch oherwydd Band Eang Cyflym Iawn gan fod lled band uchel yn gwneud defnyddio gweinyddion a gwasanaethau o bell yn haws. Erbyn 2018, rhagwelir y bydd mwy nag 85% o fusnesau’r DU yn defnyddio o leiaf un gwasanaeth Cwmwl. (Cloud Industry Forum).

5. Pam defnyddio’r Cwmwl?

Os ydych chi’n defnyddio rhwydwaith cyfrifiaduron mewnol neu eich gweinyddion eich hun, rydych fwy na thebyg wedi talu am bŵer cyfrifiadura sy’n segur am lawer o’r amser. Hefyd, mae’r dasg ddiddiwedd a beichus o gynnal, diweddaru a datrys problemau yn un anorfod. Ond gall symud i gyfrifiadura Cwmwl leihau costau’n sylweddol.

Gall y cwmwl arbed arian i chi am eich bod yn cael bil am yr adnoddau hynny rydych yn eu defnyddio’n unig ar delerau talu wrth ddefnyddio, sy’n eich galluogi i gynyddu neu leihau eich gofynion ar unwaith. Mae fel cael pŵer cyfrifiadura diderfyn, ar unrhyw adeg, ond gan dalu amdano pan fydd ei angen arnoch yn unig.

6. Ym mha ffordd allwn i wneud arbedion?

Rhedeg eich busnes

Y dyddiau hyn nid oes yn rhaid i chi brynu a gosod meddalwedd sy’n llyncu cof y cyfrifiadur ar gyfrifiaduron eich swyddfa. Mae’r rhan fwyaf o gyflenwyr yn cynnig Meddalwedd fel Gwasanaeth (SaaS) yn y cwmwl sy’n galluogi cwmnïau i dalu wrth ddefnyddio fel y gallwch leihau costau uchel rhedeg busnes. Gallwch hefyd gynyddu neu leihau nifer y trwyddedau sydd eu hangen arnoch a dewis a dethol ffwythiannau i gyfateb i’ch anghenion a’r pris rydych yn fodlon ei dalu. Gan fod y pecynnau hyn yn y cwmwl, gall cyflogeion a ddetholwyd ymlaen llaw gael mynediad atynt yn unrhyw le, sy’n golygu bod staff sydd allan o’r swyddfa’n gallu cwblhau’r gwaith papur, ar gyfer gwerthiant, er enghraifft, yn syth ar ôl taro’r fargen.

Gweithio o bell

Gall gweithio hyblyg helpu i gynyddu cynhyrchiant, yn ogystal â chynnig arbedion cost pan fydd staff yn gweithio o gartref. Gofod swyddfa, parcio ceir a gorbenion cysylltiedig (fel cyfleustodau) yw’r meysydd mwyaf amlwg i leihau costau. Ond bydd yn rhaid i chi ystyried a fydd angen cyfrannu at filiau ffôn a thrydan gweithwyr cartref. Fel rheol gyffredinol, gallwch gael gwared ar un ddesg o’ch swyddfa am bob tri chyflogai sy’n gweithio o gartref.  

Costau cyfathrebu

Mae cysylltiad rhyngrwyd dibynadwy yn cynnig yr opsiwn i fusnesau i wneud galwadau ffôn am gost fechan yn unig yn ogystal â threfnu a mynychu cynadleddau fideo. Mae Llais dros y Rhyngrwyd (VoIP) yn cynnig arbedion enfawr mewn biliau ffôn mewn blwyddyn, mae’n golygu llai o gostau teithio a llety, ac mae’n cael gwared ar lawer o amser sy’n cael ei dreulio’n teithio pan na fydd dim yn cael ei gynhyrchu. Cyhyd â bod gennych ddefnydd o ddyfais â chysylltiad rhyngrwyd cadarn gallwch ddefnyddio VoIP. Mae rhai busnesau’n sefydlu VoIP ar eu ffonau desg, eu cyfrifiadur desg, eu gliniadur, a’u ffonau symudol i leihau cost eu galwadau.

Rhwydweithiau preifat rhithwir

Yn yr un modd ag y mae VoIP yn cymryd lle eich llinellau ffôn gyda chysylltiad rhyngrwyd rhatach, mae rhwydwaith preifat rhithwir (VPN) yn cael gwared ar gostau uchel llinellau a brydlesir ac mae’n defnyddio’r rhyngrwyd o gysylltu â nifer o safleoedd gwaith. Gallai’r rhain fod yn swyddfeydd gwahanol, neu eich pencadlys a chartrefi eich gweithwyr o bell yn unig. Mae sawl ffordd o ddefnyddio VPN, a gall yr opsiwn a ddewisir gennych gynnwys VoIP a chyfrifiadura Cwmwl yn ogystal â rhwydwaith data.

Storio data’n ddiogel

Mae Band Eang Cyflym iawn yn cynnig mynediad dibynadwy at systemau storio yn y cwmwl sy’n golygu na fydd yn rhaid i chi brynu a chynnal gweinyddion costus ac sy’n ymgorffori opsiynau afreidrwydd a diogelwch. Oherwydd y rheolau GDPR newydd, bydd yn rhaid i chi ofyn i’ch ISP ym mhle maent yn storio ‘data personol adnabyddadwy’, gan gynnwys eu data wrth gefn. Dewis diogel fyddai dewis un sy’n storio data yn yr UE. Mae llawer o gwmnïau’n dewis opsiwn cwmwl neu hybrid gan eich bod yn prynu dim ond y gofod storio sydd ei angen arnoch a gellir cynyddu hwnnw’n rhwydd a chyflym. 

Cadw copïau wrth gefn yn ddiogel

Mae’n werth cadw mewn cof bob amser po fwyaf dibynnol yr ydym ar gyfathrebu digidol, y mwyaf yw’r perygl o ymosodiad seibr. Nid yn unig y mae camau ataliol yn lleihau’r risg o golli data a cholledion ariannol, ond bydd hefyd yn gwarchod eich cwsmeriaid a’ch enw da. Mae nifer o systemau gwneud copïau wrth gefn o ddata’n rhad ac yn awtomatig a fydd yn rhoi tawelwch meddwl i chi, pe byddai ymosodiad seibr yn digwydd neu os byddai system yn methu, bydd data hanfodol eich busnes yn ddiogel a bydd modd ei adfer yn hawdd.

Rhithioleiddio

Gallai busnesau mwy arbed arian trwy rithioleiddio gan fod llawer o weinyddion yn rhy fawr ar gyfer y rhan fwyaf o’r dyletswyddau y mae angen iddynt eu cyflawni. Mae angen iddynt fod â digon o rym cyfrifiadurol i ymdopi â’r tasgau caletaf ond gallant fod yn cyflawni llawer o’r tasgau hynny am 10% o’r amser neu lai. Yn aml, gallai un uned wedi’i rhithioleiddio gymryd lle 10 i 20 o rai arunig. Hefyd, gallwch arbed ar feddalwedd a seilwaith rhwydweithio, a hyd yn oed drydan.

7. Argymhellion gweithredu ac awgrymiadau

Beth ddylwn fod yn ei ystyried?

Mae systemau yn y cwmwl yn caniatáu atebion talu wrth ddefnyddio gyda mantais taliadau misol ac uwchraddio parhaus i’r fersiynau diweddaraf. Gall hyn olygu manteision sylweddol i fusnes sy’n tyfu gan y byddwch yn gallu trosglwyddo cost system newydd o wariant cyfalaf i wariant weithredol cylchol.

Ystyried meddalwedd am ddim

Dylech ystyried yn gyntaf y pecynnau ‘oddi ar y silff’ hynny sy’n cynnig gwerth rhagorol am arian os mai dim ond ffwythiannau busnes syml, safonol fel prosesau swyddfa, rheoli stoc, cyfrifon neu gyflogres sydd eu hangen arnoch. Os nad yw eich gofynion yn gwbl safonol, yna bydd yn werth mapio eich manylebau cyn mireinio hyn fel Cais am Ddyfynbris gan gyflenwyr posibl. 

Gwirio cydweddoldeb

Cofiwch wirio cydweddoldeb â’ch holl ddyfeisiadau a’ch caledwedd neu beiriannau eraill a ddefnyddir gennych neu’r ydych yn bwriadu eu defnyddio yn y dyfodol. Dylech hefyd asesu a fyddai prydlesu eitemau drud yn fanteisiol ynteu a yw’n well eu prynu a rhoi’r costau yn erbyn treth. Gan fod lwfansau’r Dreth Gorfforaeth yn newid dros amser, mae’n syniad da i ymgynghori â’ch cyfrifydd.

Meddwl mewn ffordd wahanol

Defnyddiwch y meddalwedd sydd ar gael i ddylunio llyfrynnau neu lawlyfrau ar-lein a fydd ar gael i gwsmeriaid i’w lawrlwytho fel ffeil .pdf. Gall sicrhau bod y rhain ar gael trwy eich gwefan fod yn ffordd wych o dorri costau argraffu. Yn yr un modd, mae anfon e-gylchlythyrau, gan ddefnyddio rhaglenni fel MailChimp yn ffordd syml, effeithiol ac, am niferoedd rhesymol, am ddim.

8. Gwybodaeth ychwanegol

Defnyddiwch gyfeiriadur meddalwedd Cyflymu Cymru i Fusnesau i chwilio am y meddalwedd a allai eich helpu i redeg eich busnes.

Cofrestrwch i fynychu gweithdy di-dâl.

Yn y gweithdy, gwnewch apwyntiad i weld Cynghorydd Busnes a fydd yn eich helpu i greu cynllun gweithredu digidol i helpu eich busnes i dyfu.