Cefnogi gweithio llwyddiannus o bell

2. Manteision Busnes

• Cadw a recriwtio doniau amrywiol a chynhwysol – cadwch y doniau gorau drwy roi'r cyfle i'ch gweithwyr gyflawni eu hamcanion a'u targedau ar adeg sy'n addas iddynt hwy a'r busnes, gan leihau costau recriwtio.  Wrth recriwtio bydd yn ehangu eich cronfa o ddoniau gan y gall mynychu swyddfa ganolog fod yn gyfyngiad daearyddol i ymgeiswyr sy'n chwilio am swyddi newydd.  Mae dileu yr angen am brif swyddfa yn cynyddu eich dalgylch ac amrywiaeth eich ymgeiswyr. Byddwch yn cael eich gweld fel cyflogwr o ddewis..
• Canlyniadau busnes – Mae gweithio o bell yn cynnig cyfleoedd i leihau'r bwlch cyflog rhwng y rhywiau, yn ogystal â gwella perfformiad a chanlyniadau eich timau.  Mae hefyd yn cyfrannu at ymrwymiadau cynaliadwyedd rydych wedi'u gwneud o bosibl ar gyfer eich busnes.

• Ymgysylltu â chyflogeion a theyrngarwch – Mae cyflogeion yn fwy tebygol o fod yn hyblyg i'r sefydliad a dangos mwy o deyrngarwch.

• Gwell perfformiad gwaith – Mwy o gynhyrchiant ac ansawdd gwaith gwell, ffyrdd mwy effeithlon o weithio.

• Osgoi canlyniadau negyddol i weithwyr – Gall gweithio mwy o bell leihau straen sy'n gysylltiedig â gwaith ac absenoldeb oherwydd salwch.

• Manteision ariannol - angen llai o swyddfeydd, llai o orbenion a chostau recriwtio.
   

3. Manteision i’r gweithwyr

• Gwell cydbwysedd rhwng bywyd a gwaith - gall cael gwared ar y cymudo dyddiol roi mwy o amser i weithwyr a lleihau'r amser a dreulir yn y gwaith heb dreulio llai o amser yn gweithio. 
• Perfformiad gwaith gwell - gall gweithwyr drefnu a rheoli eu llwyth gwaith yn well tra'n cyflawni eu cyfrifoldebau y tu allan i'r gwaith.
• Manteision cost – llai o amser ac arian yn cael ei wario ar gymudo.
• Effaith amgylcheddol - llai o dagfeydd ar y ffyrdd a defnyddio ceir preifat, gan helpu i wella ansawdd yr aer a sŵn. 

4. Heriau

Mae prif bryderon llawer o gyflogwyr sy'n gysylltiedig â gweithio o bell ac o gartref yn cynnwys:

• Diogelwch, preifatrwydd a chynnal cyfrinachedd – mae gofynion GDPR yn bodoli waeth o ble mae eich gweithwyr yn gweithio.  Mae angen i'ch polisi a'ch prosesau adlewyrchu sut rydych yn gweithio a dylid cynghori gweithwyr sut y gallai fod angen iddynt wneud pethau'n wahanol mewn amgylchedd gweithio o bell.  
• Disgwyliadau cleientiaid – ble nad yw pobl sy'n gweithio gartref yn cyfateb i oriau swyddfa cleientiaid.
• Colli hunaniaeth cwmni ac awyrgylch tîm – gall peidio â bod yn yr un lle ei gwneud yn anos creu ac arloesi.
• Seilwaith – gall cyfyngiadau ffisegol a digidol ei gwneud yn anos gweithio, yn enwedig lle nad oes signal symudol boddhaol a’r rhyngrwyd yn araf.
• Agweddau gwrthwynebus – rheolwyr a gweithwyr sydd am gadw at yr wythnos waith draddodiadol 9-5, pum diwrnod, ac agweddau negyddol tuag at weithio gartref neu o bell.
• Anhawster cyfathrebu – peidio â gallu cael sgyrsiau gyda chydweithwyr mor hawdd â phe bai pawb yn y swyddfa.
• Gorweithio – ble mae gweithiwr ar gael yn barhaus i weithio tra'n gweithio gartref.

Nid yw'r heriau hyn yn anorchfygol o bell ffordd.  Mae'r atebion wedi'u gwreiddio mewn diwylliant sefydliadol da sy'n seiliedig ar ymddiriedaeth.

5. Argymhellion ar gyfer goresgyn heriau a gwneud gweithio o bell a gweithio o gartref yn llwyddiant

• Ymddiriedolaeth - un o egwyddorion sylfaenol gweithio y tu allan i'r amgylchedd swyddfa 9-5 traddodiadol yw ymddiriedaeth.  Mae llenyddiaeth helaeth ar gael i gefnogi hyn.  O ddiddordeb arbennig mae llyfr Daniel Pink, Drive.  Mae Pink yn sôn am Awtonomi, Meistrolaeth a Phwrpas, gydag Awtonomi yn bwysig yng nghyd-destun gweithio gartref.  Mae'n tynnu sylw at y ffaith, os bydd arweinwyr a rheolwyr yn ymddiried yn eu staff i wneud y gwaith y cânt eu cyflogi i’w wneud, y byddant yn perfformio'n well.  I gael crynodeb o'r llyfr, edrychwch ar y fideo hwn https://www.youtube.com/watch?v=y1SDV8nxypE.
• Cyfathrebu ac eglurder – cynlluniwch eich cyfathrebu a chytunwch ar ba fath o wybodaeth sydd angen ei rhannu, yn ogystal â phwy y caiff ei rhannu a sut/pryd y caiff ei rhannu.  Mae'n hawdd cael eich llethu gan negeseuon e-bost a gall delio â hwy ddwyn amser o dasgau eraill y mae angen eu cwblhau. Newidiwch eich agwedd at negeseuon e-bost, e.e. cytuno mai dim ond i ddweud rhywbeth wrth rywun neu ddangos rhywbeth i rywun y defnyddir negeseuon e-bost, yn hytrach na thrafod rhywbeth.  Casglwch yr holl ddarnau defnyddiol o wybodaeth a'i ddosbarthu mewn un e-bost ‘Er Gwybodaeth’ wythnosol neu ei bostio ar eich tudalennau cyfryngau cymdeithasol.
• Mae cyfathrebu rhwng rheolwyr a staff ynghylch llwyth gwaith, disgwyliadau a chynnydd gwaith yn hanfodol, gan sicrhau bod staff yn teimlo eu bod wedi'u cynnwys yn y busnes ac yn gallu hysbysu rheolwyr pan fyddant yn gorweithio o bosibl neu'n methu â chwblhau tasg yn yr amser a neilltuwyd.  
• Byddwch yn greadigol yn y ffordd rydych chi'n cyfathrebu, peidiwch â dibynnu ar yr hyn sy’n arferol drwy'r amser, amrywiwch y ffordd rydych chi'n cyfathrebu, er enghraifft, peidiwch bob amser â dibynnu ar e-bost ysgrifenedig, gwnewch fideo o'r hyn rydych am ei gyfathrebu ac anfon hynny mewn e-bost.
• Cynhyrchu canllawiau effeithiol – mae canllawiau, prosesau a pholisïau clir yn rhoi fframwaith i weithwyr a chyflogwyr weithio ynddo.
• Diwylliant – mae herio yr hyn sy’n arferol o ran arferion gwaith cyffredinol, ac yn bwysicach, eich arferion gwaith eich hun, yn sicrhau bod gweithio o bell/gweithio gartref yn cael ei weithredu'n ehangach.  Mae rhoi ymreolaeth a chyfrifoldeb i staff yn creu cyffro ymhlith timau ac yn galluogi morâl uwch a mwy o ffocws. Mae pobl yn gwerthfawrogi'r hyblygrwydd ac yn sicrhau canlyniadau mwy effeithiol ac effeithlon.
• Arweinyddiaeth – Mae arferion rheoli da, gwelededd a chyfathrebu agored yn bwysig.  
• Byddwch yn ymwybodol o'ch rhagfarnau diarwybod. Mae gan bawb ragfarnau diarwybod ac fel arfer clywn amdanynt yng nghyd-destun sut yr ydym yn gweld y rhai â nodweddion gwarchodedig megis rhyw, ond gall hefyd lywio eich syniadau am gyfrifoldebau teuluol a gofalu a allai ddylanwadu ar eich dull o weithredu gweithio o bell – ac effeithio ar ei lwyddiant i'ch busnes. 
• Cefnogi Iechyd Meddwl a Lles da - Ni all unrhyw un drwsio problem nad ydynt yn gwybod sy'n bodoli, felly siaradwch â'ch gweithwyr yn rheolaidd i ddeall yn well sut y maent.  Rhowch gymorth a phrosesau ar waith i'w galluogi i ofalu amdanynt eu hunain a chreu cyfleoedd ar gyfer cysylltiad ar draws y busnes.
• Annog gwaith tîm a chydweithredu – bydd cydweithio â chydweithwyr yn helpu i gynnal perthynas waith dda, atal unigedd cymdeithasol a sicrhau bod pobl yn cael mynediad at yr wybodaeth sydd ei hangen arnynt er mwyn cyflawni'r gwaith. Rydym yn ffodus iawn ein bod yn byw mewn oes ddigidol lle mae gennym amrywiaeth o apiau a llwyfannau ar gael sy'n eich galluogi i rannu eich sgrin a chydweithio ar ddogfen. Ar gyfer manteision cyflym, gofynnwch i'ch gweithwyr pa apiau maen nhw'n eu defnyddio ar hyn o bryd ar gyfer gwaith a digwyddiadau cymdeithasol y gallech eu cynnig yn ehangach i'r rhai sy'n gweithio o bell.  A allai grŵp WhatsApp hwyluso cydweithio?  Efallai y gallai grŵp Facebook preifat gynnig pwynt cyfeirio da ar gyfer diweddariadau cyffredinol?  Mae Skype for Business a Microsoft Teams yn boblogaidd iawn ac yn cynnig fideo-gynadledda, negeseuon uniongyrchol a llu o nodweddion eraill sydd fel arfer ar gael fel rhan o becyn Office 365
• Rhannu arferion gorau – hwyluso rhannu syniadau ac arferion da a bod yn fodel rôl drwy dynnu sylw at y rhai sy'n gweithio i chi.  Er enghraifft:
  • o 'Cymudo ffug' drwy gerdded o amgylch y bloc i gyrraedd y gwaith, gan greu teimlad o 'fynd i'r gwaith; 
  • o Dim e-byst dydd Gwener. Gyda gweithio gartref daw mwy o negeseuon e-bost, mae cael diwrnod heb unrhyw rai newydd yn creu lle i ganolbwyntio.
• Dewch o hyd i'r dechnoleg gywir i chi – Mae pob busnes yn wahanol, felly penderfynwch pa dechnoleg y bydd ei hangen arnoch i alluogi gweithio o bell i'ch busnes, caledwedd a meddalwedd a sicrhau eich bod yn darparu hyfforddiant digonol ar ddefnyddio unrhyw dechnoleg newydd fel bod gan gyflogeion y sgiliau sydd eu hangen arnynt i wneud defnydd effeithiol o unrhyw offer newydd.  Wrth ystyried eich gofynion technoleg, byddai'n ddoeth ystyried eich seiberddiogelwch ac a fydd angen unrhyw newidiadau o ganlyniad i fwy o weithio o bell.
• Monitro allbwn ac nid oriau – Mae llawer o fusnesau'n dal i fesur perfformiad mewn oriau ac nid allbwn. Os ydych yn canolbwyntio ar fesur allbwn, gallwch fonitro cynnydd mewn cynhyrchiant yn effeithiol.  Byddwch yn gallu gweld yn haws beth sydd wedi'i wneud ac, yn bwysicach, bydd gennych weithwyr hapusach.  Os yw eich gweithwyr yn cyflawni eu hamcanion ac yn cydweithio'n effeithiol ag eraill, pam y dylai fod o bwys pa amser y gwnaethant fewngofnodi ac allgofnodi?
• Helpu gweithwyr i osod ffiniau gartref – annog gweithwyr i gael trefn a strwythur o ran gweithio gartref neu i ffwrdd o'r swyddfa. Bydd yn eu paratoi'n seicolegol ar gyfer y diwrnod a bydd yn gwella eu iechyd meddwl.  Gofynnwch i bawb ddiweddaru eu calendrau gyda'u hargaeledd fel eich bod yn ymwybodol o pryd yw'r amser gorau i gysylltu â hwy.  

Adnoddau, gwybodaeth ac arweiniad

Mae Teg Teg yn un o lawer o sefydliadau sydd ag ystod o atebion a hyfforddiant ar gael. I gael rhagor o wybodaeth, ewch i: www.chwaraeteg.com/fairplayemployer