1. Cyflwyniad

Yn syml, Cynllunio’r Gweithlu yw proses i sicrhau bod gan eich busnes y nifer cywir o bobl â'r sgiliau cywir yn y lle cywir ar yr adeg gywir.  Mae hyn yn eich galluogi i ddyrannu adnodd i gynnyrch, prosiect neu faes gwaith i fodloni gofynion cwsmeriaid o ddydd i ddydd, a chyflawni eich amcanion tymor byr a hirdymor.

Ochr yn ochr â hyn mae angen creu cynllun gweithlu tymor hwy sy'n sicrhau nid yn unig bod y dalent orau yn y rolau cywir heddiw, ond bod gennych ddealltwriaeth o ba fath o weithlu sy'n debygol o fod ei angen yn y dyfodol.

Bydd y wybodaeth yn yr adran hon yn eich helpu i:

  • ddeall beth yw ystyr Cynllunio'r Gweithlu
  • adnabod manteision Cynllunio’r Gweithlu
  • wybod yr hyn y mae Cynllunio’r Gweithlu yn ei olygu
  • ddatblygu eich cynllun gweithlu eich hun

2. Beth yw Cynllunio'r Gweithlu?

  • Mae cynllunio’r gweithlu'n ymwneud â chynhyrchu gwybodaeth, ei dadansoddi i lywio’r galw yn y dyfodol ar gyfer pobl a sgiliau, a'i throsi yn gyfres o gamau gweithredu fydd yn datblygu ac yn adeiladu ar y gweithlu presennol i gwrdd â’r galw hynny.
  • Mae ei ffocws ar y dyfodol er mwyn galluogi eich busnes i gyflawni ei nodau busnes presennol ac ar yr un pryd aros yn ddigon hyblyg i ymdrin ag amgylchiadau newidiol.
  • Mae'n broses ddeinamig a dylai fod yn destun adborth ac adolygiad rheolaidd.
  • Nid yw'n ymwneud â niferoedd yn unig, ond mae'n cynnwys arferion eraill o ran rheoli pobl, megis sgiliau cyflogeion, potensial, hyfforddiant a datblygu rheolwyr.
  • Mae angen i'r broses o gynllunio’r gweithlu gynnwys y sefydliad cyfan ac mae gofyn i bob lefel gymryd rhan er mwyn iddi fod yn effeithiol.  Dylai geisio hyrwyddo cydweithrediad rhwng rheolwyr a lleihau unrhyw gystadleuaeth rhwng adrannau ar gyfer adnoddau dynol.
  • Mae angen dod â data o ffynonellau allanol a mewnol at ei gilydd a'i dehongli mewn modd ystyrlon.

3. Manteision Cynllunio'r Gweithlu

Bydd cynllunio’r gweithlu yn effeithiol yn eich helpu i:

  • benderfynu faint o gyflogeion sy'n ofynnol a lle
  • ystyried pa sgiliau y mae eu hangen ar y cyflogeion nawr ac yn y dyfodol
  • sicrhau bod gennych sgiliau arbenigol a generig yn eich busnes
  • gyllidebu ar gyfer gwariant sy'n gysylltiedig â phobl
  • sicrhau bod eich busnes yn ymateb i newid
  • ymdopi ag ymddeoliadau, pobl yn gadael ac absenoldebau
  • gysylltu cynllunio busnes a phobl gyda’i gilydd

4. Beth mae Cynllunio'r Gweithlu yn ei olygu?

Cynllunio'r Gweithlu

Nid oes un fformiwla neu dempled ar gyfer cynllun gweithlu, ond y wybodaeth a ddefnyddir fel arfer wrth gynllunio'r gweithlu yw:

  • Gwybodaeth ansoddol (Mewnol)
  • Gwybodaeth feintiol (Allanol)
  • Gwybodaeth ansoddol (Allanol)
  • Gwybodaeth feintiol (Mewnol)

5. Datblygu'ch cynllun gweithlu eich hun

Gallai'r cwestiynau canlynol ar gyfer pob un o'r penawdau fod yn fan cychwyn defnyddiol i gynllunio gofynion eich gweithlu:

Gwybodaeth Ansoddol (Mewnol)

  • Beth yw ein gweledigaeth hirdymor ar gyfer y busnes?
  • Beth yw'r amcanion allweddol yr ydym am eu cyflawni dros y 12 mis / 2 flynedd nesaf ... neu du hwnt?
  • Beth yw'r targedau neu'r canlyniadau allweddol yr ydym am eu cyflawni? (byddwch yn benodol)
  • I ba raddau mae'r amcanion neu'r targedau uchod yn cyd-fynd â'n realiti sefydliadol presennol? (strwythur, sgiliau)
  • Pa gynnyrch, gwasanaethau neu brosiectau newydd sydd gennym ar y gweill lle y bydd angen sgiliau gwahanol neu aml-sgilio?
  • Pa adolygiadau, gwerthusiadau, arfarniadau neu archwiliadau mewnol sydd wedi’u cynnal a allai ddylanwadu ar ein hanghenion staffio a sgiliau?

Gwybodaeth Feintiol (Allanol)

  • Sut mae'r farchnad lafur yn newid yn ein hardal e.e. rhagolygon demograffig, argaeledd staff, darpariaeth hyfforddiant?
  • Sut mae ein cystadleuwyr yn perfformio ar bethau megis trosiant staff, lefelau absenoldeb, diwrnodau hyfforddi?
  • Pa adroddiadau meincnodi neu ragfynegiadau’r diwydiant y gallwn eu defnyddio i lywio ein gwaith o gynllunio’r gweithlu?
  • Beth mae ein cwsmeriaid yn ei ddweud am sgiliau, gwybodaeth ac agwedd ein staff?

Gwybodaeth Ansoddol (Allanol)

  • Beth yw'r datblygiadau gwleidyddol neu amgylcheddol ar y gorwel a sut y byddant yn effeithio ar ein gallu i ddenu a chadw staff?
  • Pa newidiadau deddfwriaethol fydd yn cael yr effaith fwyaf ar ein harferion rheoli a datblygu pobl?
  • Pa dueddiadau neu agweddau cymdeithasol sydd angen i ni fod yn ymwybodol ohonynt wrth recriwtio neu ddenu staff?
  • Pa ran y bydd technoleg yn ei chwarae wrth helpu neu effeithio ar y ffordd rydym yn datblygu, rheoli neu recriwtio pobl?

Gwybodaeth Feintiol (Mewnol)

  • Beth yw proffil oedran, rhywedd, ethnig (neu nodwedd warchodedig arall) ein gweithlu?
  • Beth yw patrymau gweithio ein staff, niferoedd trosiant staff, cyfraddau absenoldeb neu ddamweiniau?
  • Pa ddata diweddar sydd gennym o e.e. arolygon boddhad staff, adborth cwsmeriaid, trosiant ac ati i'n helpu i gynllunio ar gyfer y dyfodol?

6. Cynllunio'r Gweithlu - Awgrymiadau Da

  • Ystyriwch pa wybodaeth fydd yn berthnasol.  Peidiwch â cheisio cynnwys gormod o wybodaeth neu ormod o ffynonellau data neu gallech chi ddioddef o 'barlys trwy ddadansoddi'.
  • Meddyliwch a oes gan eich busnes ddata o ansawdd da, sy’n hawdd eu cyrraedd neu a fydd yn golygu llawer o ymdrech i’w casglu.
  • Cofiwch fod y pwyslais ar gynllunio’r gweithlu.  Bydd rhaid i chi neu eich tîm ddod i gasgliadau, rhagfynegiadau, hyd yn oed dyfalu’n weddol gywir wrth ddefnyddio’r data.  Does dim modd bod yn gwbl gywir gyda chynllunio’r gweithlu.
  • Gwnewch yn siŵr eich bod yn defnyddio dull cydweithredol at gynllunio’r gweithlu a'ch bod yn cefnogi rheolwyr i weithredu ar y cynllun er pennaf les y busnes cyfan - ac nid eu hadrannau eu hunain yn unig.
  • Peidiwch ag anghofio pwysigrwydd mesur a gwerthuso.  Rhaid i'ch proses o gynllunio’r gweithlu ystyried pa feini prawf a ddefnyddir i asesu llwyddiant y cynllun; sut a phryd y caiff ei adolygu a'i adnewyddu; a sut y bydd y canlyniadau'n darparu adborth ar gyfer y broses gynllunio nesaf.
  • Defnyddiwch ganllawiau sydd ar gael yn rhwydd i helpu i gynllunio ac arallgyfeirio eich gweithlu:

Comisiynydd y Gymraeg - Recriwtio: Ystyried y Gymraeg

http://www.comisiynyddygymraeg.cymru/Cymraeg/Rhestr%20Cyhoeddiadau/2016…

Porth Sgiliau i Fusnes - Cyflogi pobl anabl

https://businesswales.gov.wales/skillsgateway/cy/cyflogi-pobl-anabl

Cronfa Wybodaeth Sgiliau