Cynllunio'r Gweithlu

2. Beth yw Cynllunio'r Gweithlu?

• Mae cynllunio’r gweithlu'n ymwneud â chynhyrchu gwybodaeth, ei dadansoddi i lywio’r galw yn y dyfodol ar gyfer pobl a sgiliau, a'i throsi yn gyfres o gamau gweithredu fydd yn datblygu ac yn adeiladu ar y gweithlu presennol i gwrdd â’r galw hynny.
• Mae ei ffocws ar y dyfodol er mwyn galluogi eich busnes i gyflawni ei nodau busnes presennol ac ar yr un pryd aros yn ddigon hyblyg i ymdrin ag amgylchiadau newidiol.
• Mae'n broses ddeinamig a dylai fod yn destun adborth ac adolygiad rheolaidd.
• Nid yw'n ymwneud â niferoedd yn unig, ond mae'n cynnwys arferion eraill o ran rheoli pobl, megis sgiliau cyflogeion, potensial, hyfforddiant a datblygu rheolwyr.
• Mae angen i'r broses o gynllunio’r gweithlu gynnwys y sefydliad cyfan ac mae gofyn i bob lefel gymryd rhan er mwyn iddi fod yn effeithiol.  Dylai geisio hyrwyddo cydweithrediad rhwng rheolwyr a lleihau unrhyw gystadleuaeth rhwng adrannau ar gyfer adnoddau dynol.
• Mae angen dod â data o ffynonellau allanol a mewnol at ei gilydd a'i dehongli mewn modd ystyrlon.

3. Manteision Cynllunio'r Gweithlu

Bydd cynllunio’r gweithlu yn effeithiol yn eich helpu i:

• benderfynu faint o gyflogeion sy'n ofynnol a lle
• ystyried pa sgiliau y mae eu hangen ar y cyflogeion nawr ac yn y dyfodol
• sicrhau bod gennych sgiliau arbenigol a generig yn eich busnes
• gyllidebu ar gyfer gwariant sy'n gysylltiedig â phobl
• sicrhau bod eich busnes yn ymateb i newid
• ymdopi ag ymddeoliadau, pobl yn gadael ac absenoldebau
• gysylltu cynllunio busnes a phobl gyda’i gilydd

4. Beth mae Cynllunio'r Gweithlu yn ei olygu?

Nid oes un fformiwla neu dempled ar gyfer cynllun gweithlu, ond y wybodaeth a ddefnyddir fel arfer wrth gynllunio'r gweithlu yw:

• Gwybodaeth ansoddol (Mewnol)
• Gwybodaeth feintiol (Allanol)
• Gwybodaeth ansoddol (Allanol)
• Gwybodaeth feintiol (Mewnol)

5. Datblygu'ch cynllun gweithlu eich hun

Gallai'r cwestiynau canlynol ar gyfer pob un o'r penawdau fod yn fan cychwyn defnyddiol i gynllunio gofynion eich gweithlu:

Gwybodaeth Ansoddol (Mewnol)

• Beth yw ein gweledigaeth hirdymor ar gyfer y busnes?
• Beth yw'r amcanion allweddol yr ydym am eu cyflawni dros y 12 mis / 2 flynedd nesaf ... neu du hwnt?
• Beth yw'r targedau neu'r canlyniadau allweddol yr ydym am eu cyflawni? (byddwch yn benodol)
• I ba raddau mae'r amcanion neu'r targedau uchod yn cyd-fynd â'n realiti sefydliadol presennol? (strwythur, sgiliau)
• Pa gynnyrch, gwasanaethau neu brosiectau newydd sydd gennym ar y gweill lle y bydd angen sgiliau gwahanol neu aml-sgilio?
• Pa adolygiadau, gwerthusiadau, arfarniadau neu archwiliadau mewnol sydd wedi’u cynnal a allai ddylanwadu ar ein hanghenion staffio a sgiliau?

Gwybodaeth Feintiol (Allanol)

• Sut mae'r farchnad lafur yn newid yn ein hardal e.e. rhagolygon demograffig, argaeledd staff, darpariaeth hyfforddiant?
• Sut mae ein cystadleuwyr yn perfformio ar bethau megis trosiant staff, lefelau absenoldeb, diwrnodau hyfforddi?
• Pa adroddiadau meincnodi neu ragfynegiadau’r diwydiant y gallwn eu defnyddio i lywio ein gwaith o gynllunio’r gweithlu?
• Beth mae ein cwsmeriaid yn ei ddweud am sgiliau, gwybodaeth ac agwedd ein staff?

Gwybodaeth Ansoddol (Allanol)

• Beth yw'r datblygiadau gwleidyddol neu amgylcheddol ar y gorwel a sut y byddant yn effeithio ar ein gallu i ddenu a chadw staff?
• Pa newidiadau deddfwriaethol fydd yn cael yr effaith fwyaf ar ein harferion rheoli a datblygu pobl?
• Pa dueddiadau neu agweddau cymdeithasol sydd angen i ni fod yn ymwybodol ohonynt wrth recriwtio neu ddenu staff?
• Pa ran y bydd technoleg yn ei chwarae wrth helpu neu effeithio ar y ffordd rydym yn datblygu, rheoli neu recriwtio pobl?

Gwybodaeth Feintiol (Mewnol)

• Beth yw proffil oedran, rhywedd, ethnig (neu nodwedd warchodedig arall) ein gweithlu?
• Beth yw patrymau gweithio ein staff, niferoedd trosiant staff, cyfraddau absenoldeb neu ddamweiniau?
• Pa ddata diweddar sydd gennym o e.e. arolygon boddhad staff, adborth cwsmeriaid, trosiant ac ati i'n helpu i gynllunio ar gyfer y dyfodol?

6. Cynllunio’r Gweithlu ar gyfer newid

Mae cynllunio'ch gweithlu a'i adolygu'n rheolaidd, fel yr eglurir yn yr adran hon, yn fodd i'ch busnes addasu'n well i'r newidiadau a'r heriau hynny sydd o fewn eich rheolaeth a'r rhai sydd y tu hwnt i'ch rheolaeth.

Bydd llunio darlun clir o broffil eich gweithlu presennol o gymorth i gynllunio anghenion capasiti a gallu yn y dyfodol. Dyma rai meysydd i'w hystyried:

7. Modelau i'w defnyddio ar gyfer Cynllunio'r Gweithlu

I ddeall goblygiadau newid i'ch gweithlu yn llawn, mae dau fodel ar gael i'w defnyddio.

Dadansoddiad SWOT o'r Gweithlu: Bydd dadansoddiad SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats) yn fodd ichi ganfod cryfderau a gwendidau'ch cynlluniau ar gyfer y gweithlu, ac yn amlygu'r cyfleoedd a'r bygythiadau y mae angen i chi addasu'ch gweithlu iddynt.

Dyma rai cwestiynau pellach i'w hystyried ar gyfer eich dadansoddiad SWOT:

• A yw'ch proffil gweithlu yn gyfoes?
• A fydd angen ailstrwythuro?
• A fydd y newid yn golygu bod angen
  • cynyddu neu leihau nifer y staff?
  • trosglwyddo staff i leoliadau neu rannau eraill o'r busnes?
  • cynyddu neu leihau patrymau gwaith?
• A all eich dull recriwtio ddarparu'r cynnydd sydd ei angen arnoch?
• A oes gennych
  • y cyfuniad cywir o sgiliau ar draws yr holl feysydd gwaith?
  • y sgiliau busnes cywir yn eich tîm rheoli?
• A oes gennych broses rheoli newid sy'n galluogi staff i gymryd rhan a chyfrannu?
• A oes gennych gynllun cyfathrebu i gynnal diddordeb a chymhelliant staff, ac i egluro'r effeithiau arnyn nhw a diwylliant y busnes?

PESTLE: Bydd dadansoddiad PESTLE (political, economic, sociological, technological, legal, environmental) o gymorth ichi edrych ar ystod eang o ffactorau sy'n arwain at newidiadau i'ch cynlluniau ar gyfer y gweithlu: gwleidyddol, economaidd, cymdeithasegol, technolegol, cyfreithiol ac amgylcheddol.

I gael rhagor o wybodaeth ynglŷn â defnyddio PESTLE yng nghyd-destun Brexit ac effaith y newid hwnnw ewch i https://www.cipd.co.uk/Images/brexit-workforce-planning-guide_tcm18-38797.pdf (Saesneg).

8. Cynllunio'r Gweithlu - Awgrymiadau Da

• Ystyriwch pa wybodaeth fydd yn berthnasol.  Peidiwch â cheisio cynnwys gormod o wybodaeth neu ormod o ffynonellau data neu gallech chi ddioddef o 'barlys trwy ddadansoddi'.
• Meddyliwch a oes gan eich busnes ddata o ansawdd da, sy’n hawdd eu cyrraedd neu a fydd yn golygu llawer o ymdrech i’w casglu.
• Cofiwch fod y pwyslais ar gynllunio’r gweithlu.  Bydd rhaid i chi neu eich tîm ddod i gasgliadau, rhagfynegiadau, hyd yn oed dyfalu’n weddol gywir wrth ddefnyddio’r data.  Does dim modd bod yn gwbl gywir gyda chynllunio’r gweithlu.
• Gwnewch yn siŵr eich bod yn defnyddio dull cydweithredol at gynllunio’r gweithlu a'ch bod yn cefnogi rheolwyr i weithredu ar y cynllun er pennaf les y busnes cyfan - ac nid eu hadrannau eu hunain yn unig.
• Peidiwch ag anghofio pwysigrwydd mesur a gwerthuso.  Rhaid i'ch proses o gynllunio’r gweithlu ystyried pa feini prawf a ddefnyddir i asesu llwyddiant y cynllun; sut a phryd y caiff ei adolygu a'i adnewyddu; a sut y bydd y canlyniadau'n darparu adborth ar gyfer y broses gynllunio nesaf.
• Ystyriwch sut y byddwch yn rheoli'r broses newid i baratoi'ch busnes a'ch staff i addasu'n effeithiol. Cofiwch ddatblygu cynllun cyfathrebu i'ch cynorthwyo wrth roi'r wybodaeth ddiweddaraf i staff.
• Defnyddiwch ganllawiau sydd ar gael yn rhwydd i helpu i gynllunio, newid ac arallgyfeirio eich gweithlu:

Gwybodaeth a thaflenni ffeithiau defnyddiol y Sefydliad Siartredig Personél a Datblygu (CIPD)
https://www.cipd.co.uk/knowledge/strategy/organisational-development/workforce-planning-practice
a
https://www.cipd.co.uk/Images/brexit-workforce-planning-guide_tcm18-38797.pdf

Comisiynydd y Gymraeg - Recriwtio: Ystyried y Gymraeg

Porth Sgiliau i Fusnes - Cyflogi pobl anabl

Cronfa Wybodaeth Sgiliau