Recriwtio

2. Camgymeriadau Cyffredin Recriwtio

Cyn i ni edrych ar y llwybrau at recriwtio a'r gweithgareddau cysylltiedig, dewch i ni edrych ar rai o'r peryglon cyffredin i’w hosgoi:

• Recriwtio pobl yr ydych yn dod ymlaen yn dda gyda hwy, sy'n edrych yn debyg i chi neu sy'n perthyn i’r un grwpiau cymdeithasol â chi.  Mae recriwtio 'llafar gwlad' yn enghraifft nodweddiadol a allai arwain at weithlu sy'n meddwl, yn gweithredu ac yn edrych yr un fath.  Gallai hyn arwain at wneud penderfyniadau gwael neu ddatrys problemau’n wael, diffyg creadigrwydd neu ddiffyg empathi â rhai cwsmeriaid.
• Recriwtio yn nelwedd deiliad blaenorol y swydd.  Os oedd y person sydd newydd adael y swydd yn llwyddiannus mae'n demtasiwn i edrych am rywun sydd â'r un set o sgiliau neu gymwyseddau.  Meddyliwch am sut y gallai’r swydd newid dros y misoedd neu’r blynyddoedd nesaf ... a recriwtiwch ar gyfer y dyfodol, nid y gorffennol.
• Diffyg paratoi digonol.  Mae angen i chi gael syniad clir o'r swydd y mae angen ei gwneud a'r wybodaeth, y sgiliau a'r ymddygiadau sydd eu hangen i'w cyflawni.  Yn anffodus, mae rhai recriwtwyr yn dibynnu ar 'deimlad greddfol’ neu'n mabwysiadu'r dull 'Byddaf yn adnabod y person iawn pan fyddaf yn ei weld ...'.
• Recriwtio ar frys neu anwybyddu'r potensial sy'n bodoli o fewn eich busnes eich hun.  Gall cynllunio’r gweithlu yn effeithiol amlygu problemau neu fylchau sgiliau yn y dyfodol y gellir eu goresgyn drwy aml-sgilio, ail-hyfforddi neu ddatblygu.

Mae rhai o'r peryglon uchod yn ganlyniad i’n ‘Rhagfarn Ddiarwybod’ a allai fod yn anfwriadol, ond a all effeithio ar y ffordd yr ydym yn recriwtio, rheoli a datblygu pobl.

Am fwy o wybodaeth ar oresgyn Rhagfarn Ddiarwybod ewch i ACAS (Saesneg)

http://www.acas.org.uk/index.aspx?articleid=5433

3. Cynllunio eich Recriwtio

Wedi dynodi’r angen i recriwtio bydd cymryd dull arfaethedig yn eich helpu i gynnal proses deg ac effeithiol.  Mae dau weithgaredd allweddol wrth gynllunio:

1.  Llunio Swydd Ddisgrifiad.  Mae Swydd Ddisgrifiad da yn llawer mwy na rhestr o dasgau a chyfrifoldebau.  Os yw wedi’i ysgrifennu’n dda mae'n:

• rhoi ymdeimlad i'r darllenydd o'r blaenoriaethau dan sylw
• darparu darlun clir o'r sefyllfa ar gyfer darpar ymgeiswyr
• arf defnyddiol ar gyfer mesur perfformiad
• ddeunydd cyfeirio hanfodol yn achos anghydfodau neu faterion disgyblu

Gweler ein canllaw cyflym Disgrifiad Swydd yma a templed enghreifftiol yma.

2.  Ysgrifennu Fanyleb y Person. Mae gan Fanyleb y Person nifer o swyddogaethau, mae’n:

• hysbysu darpar ymgeiswyr am lefel a chymhlethdod y swydd ac yn eu cynorthwyo i benderfynu p’un a i wneud cais am y swydd
• sefydlu'r meini prawf y bydd yr holl ymgeiswyr yn cael eu barnu’n wrthrychol yn eu herbyn
• darparu templed ar gyfer gwneud penderfyniadau tryloyw yn ystod y broses ddethol

Gweler ein canllaw cyflym Manyleb y Person yma a templed enghreifftiol yma

4. Dulliau Recriwtio

Mae dwy ffordd y gallwch chi recriwtio staff:

• Recriwtio mewnol, sef llenwi'r swydd wag gyda staff sy'n cael eu cyflogi yn y busnes ar hyn o bryd.  Defnyddir y dull hwn yn aml ar gyfer dyrchafiadau, ond gall trosglwyddiadau ochrol neu newidiadau mewn swyddi gael eu llenwi â staff presennol hefyd.
• Recriwtio allanol, lle byddwch chi'n chwilio am ymgeiswyr o du allan i'r busnes i lenwi swydd lle nad oes opsiynau mewnol ar gael.

5. Dull Recriwtio Mewnol

Manteision:

• Mae'r broses ddethol yn llawer haws ac yn gyflymach oherwydd mae'n debygol y bydd cronfa lai o ymgeiswyr o safon uchel i ddewis o’u plith.
• Mae'n fwy cost-effeithlon gan nad oes angen i chi dalu ffioedd recriwtwyr na hysbysebu'r swydd.
• Rydych eisoes yn gwybod am nodweddion, galluoedd a chymhelliant yr ymgeisydd ac mae gennych well syniad ynghylch sut y byddant yn perfformio yn y rôl newydd hon.
• Gall dyrchafu staff yn eich cwmni fod yn ysgogiad i'ch cyflogeion a fydd yn gweld bod eu gwaith caled yn cael ei wobrwyo.

Anfanteision:

• Gall dyrchafiadau mewnol greu awyrgylch lle mae cyflogeion yn teimlo na allant gael dyrchafiad oni bai fod cyflogai mewn swydd uwch yn gadael ei rôl.
• Nid oes syniadau, safbwyntiau nac egni newydd yn dod i mewn i'r busnes.
• Mae'n cyfyngu ar nifer posibl yr ymgeiswyr y mae'n rhaid i chi ddewis ohonynt.
• Gall greu anfodlonrwydd rhwng cyflogeion sy'n teimlo eu bod wedi eu hanwybyddu o ran y dyrchafiad.

Mae dulliau yn cynnwys:

• Hysbyseb fewnol.
• Dyrchafu aelod o staff iau talentog i rôl uwch.
• Trosglwyddo cyflogeion dros dro i swydd barhaol.
• Cyflogi cyflogeion o un adran i swydd mewn adran wahanol.
• Llenwi swydd lawrydd gyda chyflogai sydd wedi ymddeol.

6. Dull Recriwtio Allanol

Manteision:

• Mae'n dod â thalent a syniadau newydd i'r busnes.
• Nid oes cyfyngiad ar y nifer o ymgeiswyr y gallwch chi eu sgrinio / cyfweld.
• Bydd gan eich busnes fynediad i set fwy amrywiol o sgiliau a phrofiadau.

Anfanteision:

• Fel arfer mae hi'n broses ddrutach a hirach gyda chostau hysbysebu'r swydd a threfnu cyfweliadau.
• Mae'n anoddach i'ch cwmni asesu'r ymgeisydd oherwydd nad oes gennych unrhyw dystiolaeth brofedig o lwyddiant.
• Nid yw'n glir a fydd yr ymgeisydd yn ymgartrefu’n dda o ran diwylliant gwaith eich busnes ai peidio.

Mae ffynonellau yn cynnwys:

• Ar lafar gwlad.
• Defnyddio'r Ganolfan Byd Gwaith neu asiantaeth recriwtio arbenigol.
• Hysbysebu'r rôl ar y cyfryngau cymdeithasol, gwefan eich cwmni, mewn papur newydd neu gylchgrawn proffesiynol / masnach.
• Rhestru'r swydd ar safle swyddi ar y rhyngrwyd.
• Gofyn am atgyfeiriadau gan gyflogeion presennol.
• Cyflogi cwmni chwilio arbenigol (fel arfer ar gyfer swyddi uwch).
• Gwirio unrhyw gofnodion neu geisiadau ar hap blaenorol neu ymgeiswyr aflwyddiannus.

7. Cael y cyfweliad yn gywir

Pan yn cynnal cyfweliadau recriwtio mae tri maes angen eich sylw:

• Bod yn barod.  Bydd cynllunio a strwythuro eich cyfweliadau yn helpu chi a’r ymgeiswyr i fanteisio i'r eithaf ar y cyfle ac osgoi sefyllfaoedd annisgwyl fel profi'r larwm tân.
• Gwneud penderfyniadau.  Bydd cadw cofnodion o’r dystiolaeth a chyflwynir i chi yn helpu sicrhau yr ymdrinnir â phob maes ac y gwneir penderfyniadau yn ddiduedd o fewn ffiniau priodol.
• Argraffiadau parhaol.  Bydd ymddwyn yn broffesiynol yn eich arddangos fel cyflogwr o ddewis, oherwydd pa bynnag farn sydd gennych o'r ymgeiswyr maent hefyd yn gwneud penderfyniadau ar eich sefydliad.

8. Paratoi at y cyfweliad

• Peidiwch â chyfweld â gormod neu rhy ychydig o ymgeiswyr - mae 5 neu 6 fel arfer yn ddigon ar gyfer un swydd wag.
• Ystyriwch a ddylech greu panel cyfweld fel bod gennych amrywiaeth o safbwyntiau ar bob ymgeisydd.
• Atgoffwch eich hun o'r meini prawf hanfodol a dymunol allweddol rydych chi'n ceisio barnu ymgeiswyr yn eu herbyn (ym Manyleb y Person).
• O'r meini prawf, lluniwch restr o gwestiynau safonol i fesur sgiliau, galluoedd a pherfformiad gwaith blaenorol yr ymgeisydd.
• Caniatewch o leiaf 30 munud ar gyfer cyfweliad pob ymgeisydd, yn ogystal â 15 munud rhwng pob ymgeisydd i chi ysgrifennu eich nodiadau o'r cyfweliad.
• Meddyliwch am unrhyw ddulliau yr hoffech eu defnyddio i ategu'r cyfweliad e.e. cyflwyniad, profion personoliaeth, a rhowch ddigon o rybudd ymlaen llaw i'r ymgeiswyr i baratoi.
• Wrth wneud y trefniadau, darganfyddwch a fydd yr ymgeiswyr angen addasiadau rhesymol i’r cyfweliad megis cymorth gyda mynediad a symudedd, pobl ag anableddau golwg a'r clyw.

9. Casglwch wybodaeth berthnasol yn ystod y cyfweliad

• Cofiwch drin pob ymgeisydd yn deg a chaniatáu am y ffaith y byddant yn nerfus.
• Mae ymddygiad blaenorol fel arfer yn arwydd o ymddygiad yn y dyfodol, felly gofynnwch gwestiynau yn seiliedig ar sefyllfaoedd y mae'r ymgeisydd wedi eu hwynebu yn y gorffennol.
• Gofynnwch am enghreifftiau penodol o berfformiad yn y gorffennol e.e. "A allwch chi roi enghraifft i mi o amser pan wnaethoch chi ......? " neu "Disgrifiwch achlysur pan ....? "
• Osgowch gwestiynau damcaniaethol megis "Beth fyddech chi'n ei wneud pe byddai ...? " neu "Sut fyddech chi ... ..?"
• Rhaid i'r holl gwestiynau fod yn seiliedig ar berfformiad ac nid o natur bersonol.  Peidiwch â gofyn unrhyw gwestiynau nad ydynt yn uniongyrchol gysylltiedig â'r swydd.
• Peidiwch â bod ofn holi ymhellach ynghylch atebion annelwig neu anghyflawn.
• Peidiwch â siarad gormod.  Dylech anelu at adael i'r ymgeisydd wneud o leiaf 80% o'r siarad.
• Gwnewch bwyntiau bwled o ymatebion yr ymgeisydd a fydd yn helpu i lywio'ch penderfyniad terfynol.  Dylai'r rhain gael eu hysgrifennu'n fanylach ar ôl pob cyfweliad.
• Ar ôl cwblhau'r holl gyfweliadau, gwerthuswch bob ymgeisydd yn wrthrychol yn erbyn y meini prawf.  Peidiwch ag asesu ymgeiswyr yn erbyn ei gilydd gan y gallech yn y pen draw ddewis y lleiaf gwael yn hytrach na’r gorau yn gyffredinol.

10. Ymddygiad yn ystod y cyfweliad

Cofiwch, mae'r ymgeisydd yn asesu a ydynt am weithio i chi yn ogystal â’ch bod chithau’n asesu’r ymgeisydd.  Felly, mae angen i chi hefyd hyrwyddo delwedd broffesiynol drwy:

• Gynnal y cyfweliad mewn man preifat lle na fydd unrhyw beth yn tarfu arnoch.
• Bod yn brydlon.
• Peidio ag ymddangos yn ddiflas neu’n flinedig.
• Strwythuro’r cyfweliad a rhoi gwybod i’r ymgeisydd am y strwythur, er enghraifft beth y byddwch yn canolbwyntio ar fel ymddygiadau / canlyniadau blaenorol ac y byddwch yn cymryd nodiadau.
• Darparu gwybodaeth am eich busnes a'r swydd i bob ymgeisydd.
• Rhoi cyfle i'r ymgeisydd ofyn cwestiynau i chi ar ôl cwblhau'r cyfweliad.

Cronfa Wybodaeth Sgiliau