Ffyrdd o ddefnyddio’r Safonau Galwedigaethol Cenedlaethol

Mae proffil rôl yn cynnwys set o gymwyseddau sy'n fwyaf perthnasol mewn swydd benodol.

Mae proffiliau rôl yn ffordd ddefnyddiol o edrych ar y swyddogaethau sy'n ofynnol ar gyfer rôl benodol a hefyd ar draws ystod o rolau.  Drwy gymharu rolau, mae'n bosibl gweld y glir yr hyn sy'n wahanol a'r hyn sy'n gyffredin yn y proffiliau. Gall sefydliadau ac unigolion ddefnyddio canlyniadau'r gymhariaeth hon at sawl diben ymarferol. Er enghraifft, gallai rheolwr neu sefydliad ddefnyddio gwybodaeth i weld pa swyddogaethau yn y gwaith sy'n debyg er mwyn cynllunio gweithgareddau hyfforddi a datblygu. Gallai unigolyn ei defnyddio hefyd i'w helpu i lunio llwybr ei yrfa a gweld pa sgiliau a gwybodaeth y byddai angen iddo'u cael er mwyn camu ymlaen o'r naill rôl i'r llall.

Cam 1: Penderfynu beth yw diben a gofynion y swydd

• Dechreuwch drwy ddiffinio rôl y swydd – pa dasgau a gweithgareddau y bydd gofyn eu cyflawni a beth mae'r swydd yn ei olygu o ran perthynas â phobl eraill?
• Fe all yr wybodaeth hon fod ar gael eisoes mewn disgrifiad swydd, ond dylech sicrhau bod yr wybodaeth honno'n gyfoes a'i bod yn adlewyrchu gweithgarwch y gwaith yn ddigonol.  Efallai fod gweithgareddau eraill sy'n gysylltiedig â'r rôl y dylid eu cynnwys.  Byddai'n briodol defnyddio teitl y swydd yn ystod y cam hwn i chwilio am y SGC ar y wefan.

Cam 2: Nodi'r safonau sy'n berthnasol i'r rôl

• Ystyriwch bob tasg neu gyfrifoldeb yn ei dro a nodi'r safon(au) sydd, i bob golwg, fwyaf perthnasol.
• Ar gyfer pob safon a restrir, ystyriwch y crynodeb, y canlyniadau perfformiad effeithiol a'r wybodaeth er mwyn gweld pa rai yw'r mwyaf perthnasol.
• Dan rai amgylchiadau, bydd y safonau'n cyfateb yn dda i'r tasgau, y dyletswyddau neu'r cyfrifoldebau.  Dan amgylchiadau eraill, bydd y safonau'n berthnasol i fwy nag un dasg, dyletswydd neu gyfrifoldeb.
• Er mwyn ymdrin â hwy'n llawn, bydd angen cyfeirio at fwy nag un safon ar gyfer rhai tasgau, dyletswyddau neu gyfrifoldebau.
• Os nad oes yr un safon sy'n briodol i'r dasg, i'r ddyletswydd neu i'r cyfrifoldeb yn y set honno, efallai y bydd angen ystyried set arall o safonau

Cam 3: Ystyried safonau o sectorau eraill os bydd angen

• Penderfynwch a yw'r tasgau, y dyletswyddau neu'r cyfrifoldebau a ystyrir yn debygol o ddod o dan set wahanol o safonau.
• Defnyddiwch gronfa ddata'r SGC www.ukstandards.org.uk i chwilio am y safonau priodol ar gyfer y tasgau, y dyletswyddau neu'r cyfrifoldebau nad ydych wedi ymdrin â hwy.

Cam 4: Paratoi proffil rôl ar gyfer y swydd

• Ar ôl dod o hyd i'r holl safonau perthnasol, mae'n bosibl llunio proffil rôl drafft, h.y. rhestr o'r perfformiad cymwys sy'n deillio o'r safonau sy'n berthnasol i'r rôl benodol honno.
• Fe all yr wybodaeth sy'n deillio o'r safonau perthnasol hefyd fod o gymorth i lunio manyleb person neu ofynion sylfaenol ar gyfer y rôl.  Dylid adolygu proffil rôl o bryd i'w gilydd i sicrhau ei fod yn dal i adlewyrchu rôl y swydd dan sylw.

Gellir defnyddio SGC yn sail ar gyfer recriwtio. Bydd hyn yn help i sicrhau proses recriwtio effeithiol a theg, a bydd ymgeiswyr a chyflogwyr yn deall yn iawn beth sy'n ofynnol.

Awgrymir y camau hyn:

Cam 1: Nodi beth yw​ pwrpas y swydd

• Penderfynwch beth yw pwrpas y swydd – beth yw ei lle o fewn y sefydliad a dewis teitl y swydd.  Efallai fod y swydd wedi'i chreu am fod pobl wedi gadael eich busnes a bod y swydd yn cael ei hadolygu a/neu fod angen gwasanaethau newydd o fewn y sefydliad.

Cam 2: Nodi'r SGC perthnasol

• Rhestrwch brif dasgau a chyfrifoldebau'r swydd. Mae'r safonau ar gronfa ddata'r SGC yn fan cychwyn defnyddiol ar gyfer hyn.
• Nodwch y safonau sy'n berthnasol i rôl y swydd, gan gynnwys unrhyw safonau generig megis y rheini ar gyfer rheoli ac arwain, gofalu am gwsmeriaid neu sgiliau TG.
• Ar ôl nodi'r set berthnasol o safonau, ewch drwy'r rhestr o unedau o fewn pob set o safonau, gan ddefnyddio rhestr wirio wedyn a dethol yr unedau sy'n berthnasol i swyddogaethau'r swydd.

Cam 3: Rhestru'r tasgau a'r cyfrifoldebau

• Edrychwch yn fwy manwl ar yr unedau a'u defnyddio'n ganllaw, ochr yn ochr â gwybodaeth berthnasol arall gan y sefydliad, megis disgrifiadau swydd blaenorol, sylwadau deiliaid presennol y swydd a gofynion penodol y swydd er mwyn llunio rhestr o brif dasgau ar gyfer y swydd honno.
• Mae'n bwysig nodi'r nifer briodol o dasgau. Os yw'r nifer yn rhy fychan, efallai na fydd y disgrifiad swydd yn ddisgrifiad digonol o'r hyn sy'n ofynnol. Bydd tasgau/swyddogaethau eraill a fydd yn rhan o'r swydd o bryd i'w gilydd, felly, bydd angen cydnabod y rhain fel rhan o'r disgrifiad swydd.

Enghraifft o Dadansoddiad Gweithredol sy'n dangos Pwrpas Allweddol, Meysydd Allweddol a Rolau Allweddol. (delwedd yn aros am gyfieithu Cymraeg).

Mae nifer o Deitlau SGC Posibl ynghlwm wrth bob un o'r Rolau Allweddol.

Dyma ambell enghraifft o swyddogaethau blaen tŷ gyda theitlau SGC Posibl ynghlwm wrthynt (gyda * wrth eu hymyl).

• Croesawu gwesteion wrth iddynt gyrraedd
• Delio â threfnu lle dros y ffôn, e-bost, a wyneb yn wyneb*
• Ccofnodi bod gwesteion yn cyrraedd ac yn gadael y gwesty, neilltuo ystafelloedd a rhannu allweddi
• Paratoi biliau a derbyn taliadau*
• Derbyn negeseuon a'u trosglwyddo i westeion
• Delio â cheisiadau arbennig gan westeion (trefnu tocynnau i'r theatr neu gadw eiddo gwerthfawr yn ddiogel)
• Ateb cwestiynau am gyfleusterau yn y gwesty a'r ardal o'i gwmpas
• Delio â chwynion neu broblemau*
• Defnyddio offer y swyddfa

Yn y rhan fwyaf o westai, fe fyddech yn defnyddio system gyfrifiadurol i drefnu lle i westeion ac i ddiweddaru gwybodaeth am ba ystafelloedd sy'n llawn a pha rai sy'n rhydd. Byddech yn gweithio fel aelod o dîm ac fe allech arbenigo ar un agwedd megis derbyn archebion dros y ffôn neu ddelio â chwsmeriaid wrth iddynt adael.

Cam 4: Datblygu manyleb person

• Dylid cynnwys manyleb person, yr wybodaeth a'r sgiliau perthnasol sy'n ofynnol ar gyfer pob un o'r unedau rydych wedi'u defnyddio o'r safonau, ynghyd â'r cymwysterau a'r profiad addas.
• Dylai'r fanyleb person fod yn ddigon manwl i sicrhau bod ymgeiswyr yn addas ar gyfer y swydd, ond ni ddylai fod mor benodol ag i gau'r drws ar ymgeiswyr posibl a allai ddatblygu i gyflawni'r rôl. Dyma pam y bydd y fanyleb person yn aml yn cael ei rhannu'n nodweddion a sgiliau sy'n hanfodol ac yn nodweddion a sgiliau sy'n ddymunol.

Cam 5: Cwblhau'r disgrifiad swydd

• Dylai'r disgrifiad swydd gynnwys yr wybodaeth a ganlyn sydd ei hangen ar ymgeiswyr er mwyn penderfynu a yw'r swydd yn addas ar eu cyfer.  Gallai hyn gynnwys pecyn cyflog, crynodeb o'r telerau a'r amodau, ym mha adran y mae'r swydd, teitl swydd y sawl bydd rhywun yn adrodd iddo ac a fydd unrhyw un yn adrodd iddo yntau.

Cam 6: Meini prawf a chwestiynau cyfweliad

Gellir defnyddio'r safonau hefyd i baratoi ar gyfer y cyfweliadau swyddi. Gellir paratoi meini prawf a chwestiynau cyfweliad sy'n profi lefelau profiad, sgiliau, gwybodaeth a dealltwriaeth yr ymgeiswyr ar sail y safonau perthnasol. Drwy seilio'r drefn ar gymwyseddau, fe gaiff ymgeiswyr eu hasesu'n deg ar sail meini prawf gwrthrychol ac mae hyn yn gymorth i sicrhau cyfle cyfartal wrth recriwtio.

 

Mae'n bosibl defnyddio SGC i helpu gweithwyr i weld beth yw eu hanghenion hyfforddi a datblygu, i wella'u perfformiad yn eu rôl bresennol, ac i'w helpu i ddatblygu llwybr eu gyrfa. 

Gellir datblygu cynlluniau hyfforddi a chyrsiau hyfforddi i ddiwallu anghenion dysgu sefydliadau ac unigolion. Gellir defnyddio SGC wrth lunio cynnwys hyfforddiant gan eu bod yn nodi'n fanwl beth sy'n arfer da.  Gellir eu defnyddio hefyd i werthuso hyfforddiant drwy ddiffinio'r canlyniadau a ddisgwylir.

Gall darparwyr hyfforddiant (yn y sector cyhoeddus a phreifat) ddefnyddio SGC er mwyn helpu i sicrhau bod rhaglenni hyfforddi'n berthnasol i anghenion cyflogi.

Dadansoddi Anghenion Hyfforddiant

Cam 1: Rhestru meysydd ar gyfer eu datblygu

Ystyriwch: -

• Y gwaith sy'n hollbwysig i'ch sefydliad, i'ch gweithlu ac i weithwyr unigol. 
• Gwaith arall y mae'r unigolyn yn ei wneud sy'n bwysig i'ch sefydliad.
• Cynlluniau a dyheadau'r unigolyn at y dyfodol – meysydd lle maent yn gobeithio datblygu.

Cam 2: Rhestru SGC perthnasol

• Cynnal chwiliad ar gronfa ddata gwefan SGC i nodi unrhyw set o safonau sy'n berthnasol i'r rôl, gan gynnwys unrhyw safonau generig megis rheoli, arwain, gofalu am gwsmeriaid a sgiliau TG.
• Ar ôl rhestru'r set berthnasol o safonau, ewch drwy'r rhestri o unedau ym mhob safon, gan eu defnyddio'n rhestr wirio a dethol yr unedau sy'n berthnasol i swyddogaethau'r swydd.  Gallech ddefnyddio gwefan newydd y SGC?
• Ystyriwch anghenion datblygu hefyd – a oes meysydd cymhwysedd y mae angen eu datblygu er mwyn adeiladu ar yrfa'r unigolyn
• Defnyddiwch y safonau er mwyn gweld pa wybodaeth a sgiliau sydd eu hangen er mwyn camu ymlaen yn y rôl.

Cam 3: Asesu cymhwysedd

• Ystyriwch bob uned a ddewiswyd ac asesu pa mor gymwys yw'r unigolyn ym mhob maes. Yn y meysydd y mae angen eu datblygu, edrychwch ar y meini prawf gwybodaeth sy'n sail i'r uned a gweld a oes meysydd penodol lle y gellid datblygu gwybodaeth a sgiliau er mwyn cryfhau perfformiad yr unigolyn.

Cam 4: Cynllunio ffyrdd i ddiwallu anghenion Hyfforddi a Datblygu

• Ar ôl cytuno ynglŷn â pha dasgau o blith y SGC y byddai'r unigolion yn hoffi eu cyflawni, nodwch beth yw'r anghenion Hyfforddi a Datblygu.

Cam 5: Cynllun Hyfforddi a Datblygu

• Ar ôl asesu anghenion Hyfforddi a Datblygu staff/y gweithlu cyfan ac ar ôl ichi restru ffyrdd o'u diwallu, yna, fe allwch chi gynhyrchu cynllun Hyfforddi a Datblygu i'ch sefydliad yn ogystal â pharatoi cynlluniau unigol ar gyfer pob aelod o'r staff.

Gallwch ddefnyddio'r SGC fel rhan o'ch proses gwerthuso, i'ch helpu i osod amcanion, i'ch helpu i werthuso perfformiad a gweld beth yw'r anghenion hyfforddi/datblygu.  Wrth ddefnyddio'r SGC, bydd gan y staff fframwaith cydnabyddedig o arferion da i weithio tuag ato, ac maent yn cynnig meincnodau ar gyfer asesu perfformiad yn wrthrychol ac yn deg, gan helpu'r staff i ddatblygu ymhellach.

Awgrymir y 5 cam allweddol a ganlyn ar gyfer defnyddio SGC yn y broses arfarnu.

Cam 1: Rhestru'r safonau sy'n berthnasol ar gyfer rôl y swydd.

Chwiliwch drwy wefan y SGC i ganfod unrhyw set o safonau sy'n berthnasol i rôl y swydd, gan gynnwys safonau generig megis rheoli, arwain, Sgiliau Defnyddio TG a Gofalu am Gwsmeriaid. Ar ôl ichi nodi'r setiau perthnasol o safonau, ewch drwy'r rhestr, gan eu defnyddio'n rhestr wirio a dethol yr unedau sy'n berthnasol i swyddogaethau'r swydd.

Cam 2: Gosod amcanion

Dim ond os bydd yr arfarniad yn cymharu'r perfformiad ag amcanion clir y cytunwyd arnynt y bydd yr arfarnu'n effeithiol. Dylid cytuno ar bob amcan a dylent fod yn Benodol, yn Fesuradwy, yn Gyraeddadwy, yn Realistig ac yn Amserol (SMART)

• Penodol - Dylai amcanion fod yn glir ynglŷn â'r hyn sy'n ofynnol.
  Mae'r safonau'n ddefnyddiol wrth ddiffinio'r hyn a dylai fod yn ofynnol er mwyn cyflawni swyddogaeth benodol yn effeithiol.
• Mesuradwy - Rhaid gallu mesur sut y cyflawnir unrhyw amcanion.
  Fe all y safonau helpu yn hyn o beth drwy gynllunio amcanion y mae modd eu mesur yn unol â meini prawf y cytunwyd arnynt.
• Cyflawnadwy - Fe all amcanion fod yn heriol, ond rhaid iddynt fod yn rhai y gellir eu cyflawni a rhaid iddynt fod o fewn rheolaeth deilydd y swydd.
• Realistig - Rhaid i'r amcanion fod yn realistig, yn enwedig o ran bod yr adnoddau ar gael i gyflawni'r gwaith
• Amserol - Mae angen datblygu amcanion o fewn ffrâm amser penodol.

A dibynnu ar y rôl, bydd rhai amcanion o reidrwydd yn dasgau parhaus sy'n elfen ganolog o'r swydd drwy gydol y flwyddyn, bydd eraill yn dasgau y bydd gofyn eu cyflawni o fewn cyfnod penodol.

Cam 3: Arfarnu perfformiad

• Fe all y safonau fod yn ddefnyddiol yn y cyfarfod arfarnu gan eu bod yn rhoi cyfle i ddeilydd y swydd ddangos perfformiad ar sail mesurau gwrthrychol (h.y. datganiadau'r safonau) a gellir eu defnyddio'n gyfrwng diagnostig i weld pa welliannau sy'n bosibl.

Cam 4: Cynllunio ar gyfer y dyfodol

• Ar ôl ystyried perfformiad y flwyddyn flaenorol, dylai'r arfarnu orffen drwy edrych ymlaen a gosod amcanion, gan ddefnyddio'r broses a grybwyllir uchod.

Cam 5: Asesu'r Anghenion Hyfforddi a Datblygu

• Rhan bwysig o'r arfarnu yw nodi unrhyw anghenion Hyfforddi a Datblygu sy'n ofynnol.  Fe all fod angen nodi'r anghenion hyn yn sgil mesur perfformiad gan sefydlu pa hyfforddiant ychwanegol sydd ei angen er mwyn cyflawni'r amcanion presennol a'r amcanion newydd. 
• Os defnyddir safonau'n rhan o'r broses cynllunio swyddi a gosod amcanion, byddant yn cynnig rhestr barod a helaeth o'r wybodaeth, y ddealltwriaeth a'r sgiliau sy'n ofynnol er mwyn perfformio'n llwyddiannus ac felly bydd hynny'n dangos unrhyw fylchau o ran anghenion hyfforddi'r staff.

Mae'n bosibl diffinio 'cymhwysedd' drwy gyfeirio at ymddygiadau (a lle bo hynny'n briodol, at briodweddau technegol) y mae'n rhaid i unigolion feddu arnynt neu eu hennill er mwyn gwneud eu gwaith yn effeithiol. 

Strwythur yw 'fframwaith cymwyseddau' sy'n rhestru ac yn diffinio pob cymhwysedd unigol (megis 'datrys problemau' neu 'reoli pobl') y mae angen i bobl sy'n gweithio mewn sefydliad neu mewn rhan o sefydliad feddu arno. Mae'n rhoi map neu awgrym i unigolion o'r ymddygiadau a'r gweithredoedd a fydd yn cael eu hystyried yn werthfawr, yn cael eu cydnabod ac, mewn rhai sefydliadau, yn cael eu gwobrwyo. 

Er bod fframweithiau cymhwysedd yn wreiddiol yn cynnwys llawer o'r 'sgiliau meddalach' sy'n elfen o berfformiad effeithiol, maent wedi dod yn fwyfwy eang eu cwmpas gan gynnwys cymwyseddau mwy technegol. 

Wrth gynllunio fframwaith cymhwysedd, dim ond elfennau mesuradwy y dylid eu cynnwys. Mae'n ddoeth osgoi cael gormod o gymwyseddau a dylid ceisio'u cadw'n syml - ni ddylai nifer y cymwyseddau fod yn fwy na 12 ar gyfer unrhyw rôl benodol. Dylid eu trefnu'n glystyrau er mwyn i'r fframwaith fod yn fwy hwylus i ddefnyddwyr.  Dylai'r fframweithiau gynnwys diffiniad a/neu enghreifftiau o bob cymhwysedd.

Datblygir fframweithiau cymwyseddau mewn sawl ffordd.  Gall y dulliau amrywio o fenthyg pecyn parod sydd ar gael eisoes i ddatblygu un o'i gwr.  Serch hynny, gan amlaf, mae'n ymddangos bod fframweithiau'n cael eu datblygu gan sefydliadau eu hunain.  Bydd llawer o'r pynciau a gynhwysir yn fframweithiau cymhwysedd cyflogwyr yn tueddu i ddod o dan benawdau generig.

 Dyma rai o'r teitlau / penawdau a geir yn fframweithiau cymwyseddau cyflogwyr

• sgiliau cyfathrebu
• rheoli pobl
• sgiliau tîm
• sgiliau gwasanaethu cwsmeriaid
• sicrhau canlyniadau
• datrys problemau.

Fe all Safonau Galwedigaethol Cenedlaethol (SGC) fod o help wrth ddatblygu fframweithiau cymwyseddau.  Dyma ambell gam y gallech eu dilyn er mwyn gweld pa SGC sy'n berthnasol:

Cam 1: Diffinio'r pwrpas

• Mae'n bwysig bod yn glir ynglŷn â phwrpas y fframwaith cymwyseddau   Ni ddylai'r fframwaith gael ei ddatblygu gan staff Adnoddau Dynol yn unig; ceisiwch gynnwys y rheini sy'n gwneud y gwaith o ddydd i ddydd yn ogystal â chael barn amrywiol ynglŷn â'r hyn sy'n gwneud rhywun yn llwyddiannus yn y swydd honno. Fe all gynnig fframwaith ar gyfer llenwi swydd wag.

Cam 2: Casglu gwybodaeth

• Dyma ran bwysig o waith datblygu'r fframwaith.
• Ystyriwch y dulliau/technegau y byddwch yn eu defnyddio i gasglu gwybodaeth am y rôl(rolau) a'r gwaith sy'n berthnasol i bob un. Wrth ichi gasglu'r wybodaeth, cofnodwch yr hyn y byddwch yn ei ddysgu ar ffurf datganiadau ymddygiad. Er enghraifft, os yw Raymond o'r Adran Gyfrifon yn gwneud gwaith cadw llyfrau, fe allech chi rannu'r gwaith hwnnw'n nifer o ddatganiadau ymddygiad: trin arian mân, cadw'r gronfa barod, talu gwerthwyr yn unol â'r polisi. Fe allai rolau eraill gynnwys tasgau tebyg ac felly, efallai fod cadw llyfrau'n gymhwysedd o fewn y fframwaith hwnnw.
• Ar ôl ichi gasglu digon o wybodaeth, darllenwch y datganiadau ymddygiad a'u grwpio o dan benawdau. Efallai y bydd angen ichi rannu grŵp mawr yn is-grwpiau neu'n gategorïau. Dyma sut mae creu strwythur sylfaenol y fframwaith cymwyseddau. Yna, dechreuwch adnabod ac enwi'r cymwyseddau sy'n cynrychioli pob un o'r is-grwpiau o ymddygiadau

Cam 3: Defnyddio SGC i'ch helpu i ddatblygu'r fframwaith

• A chithau bellach wedi casglu gwybodaeth o'r tu mewn i'r sefydliad am y rôl (rolau), byddai'n briodol ystyried sut y gallai'r SGC helpu gyda phroses datblygu'r fframwaith.  Efallai yr hoffech chi ystyried unrhyw restrau o gymwyseddau sydd ar gael eisoes yn y fframweithiau sy'n gysylltiedig â'r SGC ar gyfer NVQ ac SVQ, y gallech eu teilwra.

Cam 4: Rhestru'r SGC sy'n berthnasol i rôl benodol/rolau penodol y swydd

• Chwilio drwy gronfa ddata'r SGC am unrhyw SGC sy'n berthnasol i rôl y swydd. Bydd y SGC yn cynnig datganiad cymhwysedd a fydd yn dwyn ynghyd y sgiliau, yr wybodaeth a'r ddealltwriaeth, a'r ymddygiadau sy'n angenrheidiol er mwyn cadarnhau bod rhywun yn gymwys. Mewn ambell SGC, bydd yr ymddygiadau'n cael eu rhestru ynghyd â'r gwerthoedd a'r sgiliau yn adran Gwybodaeth Ychwanegol y SGC.

Cam 5: Edrych pa mor berthnasol yw'r SGC i rôl y swydd

• Ar ôl ichi orffen chwilio, edrychwch i weld a yw'r SGC hynny'n berthnasol i'r rôl/alwedigaeth.  Ar ôl ichi wneud hynny, mapiwch y cymwyseddau ar draws i'r fframwaith.
• Gwnewch yn siŵr nad oes dim bylchau yn y rhestr cymwyseddau.  Os oes bylchau, chwiliwch drwy wefan y SGC eto, yn ehangach y tro hwn, er mwyn gweld a oes unrhyw SGC a fyddai'n help i lenwi bylchau penodol.

Cam 6: Llunio fersiwn derfynol y fframwaith

• Mireiniwch strwythur, cynnwys ac iaith y fframwaith cymwyseddau, gan sicrhau bod pob agwedd ar rôl y swydd yn cael sylw.
• Ystyriwch sut orau mae cyfleu'r fframwaith i'r sefydliad.

Ewch i www.ukstandards.org.uk i gael gwybod mwy am y SGC sy'n benodol i'ch busnes neu e-bost NOSMailbox@llyw.cymru