Yn ystod cyfres o gyfarfodydd a gynhaliwyd ar y cyd rhwng Cyswllt Ffermio ac AHDB Llaeth ar draws Cymru, a hwyluswyd gan Jamie McCoy, Swyddog Technegol Llaeth Cyswllt Ffermio, cyfrifwyd bod costau canfod aelod newydd o staff ar gyfer rôl £30,000 y flwyddyn yn gallu bod cymaint â £60,000; mae hynny’n cynnwys colli gwybodaeth, amser staff cyflogedig i wneud y gwaith yn ystod y bwlch a recriwtio a hyfforddi aelod arall o staff i gymryd eu lle.
Wrth i raddfa busnesau fferm yng Nghymru dyfu, mae mwy o gyfrifoldeb yn cael ei roi i staff, ond mae denu a chadw gweithwyr da yn her sylweddol.
Roedd Heather Wildman, o gwmni Saviour Associates, yn cynghori ffermwyr i rannu eu gweledigaeth, nodau a’u dangosyddion perfformiad allweddol (KPIs) ac i roi rolau a chyfrifoldebau clir i’w gweithwyr.
Awgrymodd strwythur dair haen ar gyfer gweithwyr, ond mae hynny’n ddibynnol ar raddfa’r busnes.
Mae’r haen gychwynnol ar gyfer y gweithwyr sy’n ymwneud â gweithgareddau dydd i ddydd a’r ail ar gyfer y rhai sydd â thasgau a chyfrifoldebau sy’n gofyn am gynllunio mwy hir dymor, megis cylchdroi cnydau.
Awgrymodd Mrs Wildman haen uchaf ar gyfer staff sy’n ymwneud â chynllunio strategol, protocolau geneteg, rheoli cnydau a dyletswyddau trosfwaol eraill.
“Mae system haenau yn galluogi pawb i ddeall yr hyn sy’n ddisgwyliedig ganddynt, ac os bydd pobl uchelgeisiol yn y tîm hwnnw, byddant yn deall yr hyn sydd angen i gyrraedd y lefel nesaf.’’
Mae Mrs Wildman yn argymell amlinellu gweithdrefnau a phrotocolau mewn llawlyfr staff.
Mae hyfforddiant priodol yn fanteisiol i’r cyflogwr a’r gweithwyr. Mae gweithwyr fferm yn aml yn fedrus ac yn brofiadol iawn, ond gall hyfforddiant a datblygiad parhaus sy’n ymwneud â’r gwaith ychwanegu at eu cymhelliant.
Gyda hyfforddiant priodol, gall gweithwyr ddatblygu’r hyder i wneud eu gwaith yn well. “Os bydd cyflogwr yn fodlon buddsoddi mewn hyfforddiant, bydd yn gwneud i’r gweithiwyr deimlo eu bod yn cael eu gwerthfawrogi, mae’n dweud wrthynt eich bod eisiau iddynt fod yn rhan o’r busnes yn y tymor hir a’ch bod eisiau iddynt gymryd mwy o berchnogaeth, i ymfalchïo ac i wneud gwaith ardderchog,” meddai Mrs Wildman.
“Mae gweithwyr yn gwerthfawrogi’r ystyriaeth a roddir i wella eu sgiliau ac mae ffermwyr yn cael gweithwyr sydd â gwell sgiliau. Mae’n bendant werth y buddsoddiad ariannol.’’
Dylai pob fferm fod â nodau busnes clir sy’n cael eu rhannu gyda’r staff. “Cynyddwch rôl y gweithwyr o ran gwneud penderfyniadau a dangoswch ymddiriedaeth trwy ddirprwyo cyfrifoldeb,’’ meddai Mrs Wildman.
“Lle bo hynny’n briodol, gwnewch bopeth y gallwch i sicrhau bod gan y staff yr wybodaeth, yr adnoddau a’r profiad sydd arnynt eu hangen i redeg y busnes heb fod angen i chi fod yno bob amser.”
Mae parodrwydd i fod yn hyblyg yn bwysig. “Gall ambell ffermwr fod yn awyddus i reoli popeth, ond os bydd gweithiwr yn gwneud rhywbeth mewn ffordd wahanol i’r hyn a argymhellwyd gennych, os bydd y canlyniadau’r un fath, ni ddylai hynny wneud gwahaniaeth,’’ mynnodd Mrs Wildman.
“Rhowch gyfleoedd i staff lwyddo a rhowch ganmoliaeth iddynt, nid ydym yn rhoi digon o ganmoliaeth.’’
Mae cyfarfodydd rheolaidd yn bwysig, naill ai’n ffurfiol neu’n anffurfiol. “Mae’n rhaid sicrhau cyfathrebu clir a pharhaus, naill ai ar sail un-i-un neu mewn grwpiau. Nid wyf yn credu bod un ffordd benodol o gyfathrebu, mae’n dibynnu beth sy’n gweithio orau ar gyfer y busnes,’’ meddai Mrs Wildman.
Gall y ddynameg newid pan fydd aelod newydd o staff yn ymuno â’r busnes, ond bydd sicrhau eu bod yn treulio amser yn gweithio gyda’r holl staff yn gwneud y broses o integreiddio yn haws ac yn gynt.
Roedd Ms McCoy yn annog ffermwyr i gadw llygad ar galendr digwyddiadau Cyswllt Ffermio. “Meddyliwch am beth fyddai eich gweithwyr yn ei ennill o gymryd rhan yn y cyfarfodydd, yn ogystal â’r hyn a fyddai o ddiddordeb i chi,” meddai.