Llunio cynllun

2. Pam fod angen cynllun busnes arnaf i?

Mae’ch cynllun busnes yn diffinio’n union beth rydych chi am ei gyflawni, a sut rydych chi’n bwriadu gwneud hynny. Dyma’r map ar gyfer eich busnes, ac mae’n eich helpu i ganolbwyntio ar eich nodau.

Mae cynllun busnes da yn nodi:

• eich amcanion allweddol am y ddwy i dair blynedd nesaf
• y strategaethau rydych chi’n bwriadu eu defnyddio i gyflawni’ch amcanion
• eich blaenoriaethau

Yna gallwch gynllunio, gweithredu a mesur beth rydych chi’n ei wneud yn erbyn eich cynllun busnes, gan wneud newidiadau i wneud yn siŵr eich bod chi’n cyflawni’r hyn rydych chi'n bwriadu ei wneud.

Mae llawer o bobl yn ystyried cynllun busnes fel dogfen a gaiff ei defnyddio i sicrhau cyllid allanol. Mae hyn yn bwysig oherwydd gallai darpar fuddsoddwyr, gan gynnwys banciau, fuddsoddi yn eich syniad, gweithio gyda chi neu roi benthyg arian i chi o ganlyniad i gryfder eich cynllun.
Mae'n bosibl y bydd y bobl neu'r sefydliadau canlynol yn gofyn am gael gweld eich cynllun busnes ar ryw adeg:

• banciau
• buddsoddwyr allanol - pa un a fydd yn ffrind, yn gwmni cyfalaf menter neu'n angel busnes
• darparwyr grant
• unrhyw un sydd â diddordeb mewn prynu eich busnes
• darpar bartneriaid

Mae hefyd yn ffordd wych o roi syniad cyffredinol i eraill am eich busnes a dangos sut rydych chi’n perfformio. Dyma pam mae’r rhan fwyaf o fanciau neu fuddsoddwyr yn gofyn am gynllun busnes.

Yn anffodus, mae gormod o fusnesau ond yn paratoi cynllun busnes pan fo’n rhaid iddyn nhw. Yn aml, maen nhw’n honni nad oes ganddyn nhw ddigon o amser i gynllunio am eu bod nhw’n rhy brysur yn cyflawni pethau. Fodd bynnag, po fwyaf prysur ydych chi, po fwyaf tebygol ydych chi o fod angen cynllun. Fel arall, mae’n bosib y byddwch chi’n gweld eich bod yn gwastraffu llawer o amser prin yn hytrach na mynd i’r cyfeiriad iawn a dilyn eich map.

3. Templed cynllun busnes

Mae cynlluniau busnes fwy neu lai yn dilyn yr un strwythur. Dyma amlinelliad y gallwch ei ddilyn:

1. Crynodeb Gweithredol

Mae'r crynodeb gweithredol yn darparu crynodeb o bwyntiau allweddol eich cynllun cyfan. Dylai gynnwys uchafbwyntiau o bob adran o weddill y ddogfen - o nodweddion allweddol y cyfle busnes i elfennau o'r rhagolygon ariannol.

Ei ddiben yw egluro'r ffeithiau sylfaenol am eich busnes mewn ffordd sy'n hysbysu ac yn ennyn diddordeb y darllenydd. Os bydd buddsoddwr neu reolwr yn deall nod y busnes ac yn awyddus i wybod mwy ar ôl darllen y crynodeb gweithredol, mae wedi cyflawni ei ddiben.

Dylai fod yn gryno - dim mwy na 2 dudalen ar y mwyaf - ac yn ddiddorol. Mae'n syniad da ysgrifennu'r adran hon o'ch cynllun ar ôl cwblhau'r gweddill.

Yr hyn nad ydyw?

• disgrifiad cryno o'r busnes a'i gynnyrch. Mae'n grynodeb o'r cynllun cyfan
   

2. Cyflwyniad a Throsolwg o'r Cwmni

Disgrifiad byr o'r cyfle busnes - pwy ydych chi, beth rydych yn bwriadu ei werthu neu ei gynnig, pam ac i bwy.

Dechreuwch gyda throsolwg o'ch busnes:

• pryd y gwnaethoch ddechrau masnachu neu pryd rydych yn bwriadu dechrau masnachu a'r cynnydd rydych wedi'i wneud hyd yn hyn
• y math o fusnes a'r sector
• unrhyw hanes perthnasol - er enghraifft, os gwnaethoch gaffael y busnes, pwy oedd yn berchen arno yn wreiddiol a beth a gyflawnwyd ganddynt
• y strwythur cyfreithiol presennol
• eich gweledigaeth ar gyfer y dyfodol

Wedyn disgrifiwch eich cynnyrch neu'ch gwasanaethau mewn ffordd mor syml â phosibl, gan ddiffinio:

• beth sy'n ei wneud yn wahanol
• pa fuddiannau y mae'n eu cynnig
• pam y byddai cwsmeriaid yn ei brynu oddi wrthych chi yn hytrach na'ch cystadleuwyr
• sut rydych yn bwriadu datblygu eich cynnyrch neu'ch gwasanaethau
• pa un a oes gennych unrhyw batentau, nodau masnach neu hawliau dylunio
• nodweddion allweddol eich diwydiant neu'ch sector

Cofiwch efallai na fydd y person fydd yn darllen y cynllun yn deall eich busnes a'i gynnyrch, ei wasanaethau neu ei brosesau cystal â chi, felly ceisiwch osgoi defnyddio jargon. 
 

3. Y Farchnad a Chystadleuwyr

Yn yr adran hon dylech ddiffinio eich marchnad, eich safle yn y farchnad honno ac amlinellu pwy yw eich cystadleuwyr. Er mwyn gwneud hyn dylech gyfeirio at unrhyw ymchwil i'r farchnad a wnaed gennych. Mae angen i chi ddangos eich bod yn gwbwl ymwybodol o'r farchnad rydych yn bwriadu gweithio ynddi a'ch bod yn deall unrhyw dueddiadau neu ffactorau ysgogi pwysig.

Dylech hefyd allu dangos y bydd eich busnes yn gallu denu cwsmeriaid mewn marchnad sy'n tyfu er gwaethaf y gystadleuaeth.

Ymhlith y meysydd allweddol i'w cwmpasu mae:

• eich marchnad - ei maint, data hanesyddol am ei datblygiad a materion cyfoes allweddol
• eich sylfaen cwsmeriaid targed - pwy ydynt a sut rydych yn gwybod y bydd ganddynt ddiddordeb yn eich cynnyrch neu'ch gwasanaethau
• eich cystadleuwyr - pwy ydynt, sut maent yn gweithio a'u cyfran o'r farchnad
• y dyfodol - newidiadau a ragwelir yn y farchnad a sut rydych yn disgwyl i'ch busnes a'ch cystadleuwyr ymateb iddynt

I gael rhagor o wybodaeth, gweler canllawiau marchnata.

Mae'n bwysig bod yn ymwybodol o gryfderau a gwendidau eich cystadleuwyr o gymharu â'ch rhai chi - ac mae'n arfer da cynnal dadansoddiad cystadleuwr o bob un. Cofiwch nad yw'r farchnad yn sefydlog - gall anghenion eich cwsmeriaid a'ch cystadleuwyr newid. Felly, yn ogystal â dangos y dadansoddiadau cystadleuwyr rydych wedi'u gwneud, dylech hefyd ddangos eich bod wedi ystyried ac wedi llunio cynlluniau wrth gefn i ymateb i sefyllfaoedd gwahanol.
 

4. Strategaeth Gwerthu a Marchnata

Pam y credwch y bydd pobl yn prynu'r hyn rydych am ei werthu a sut rydych yn bwriadu gwerthu iddynt.

Ddisgrifio'r gweithgareddau penodol rydych yn bwriadu eu defnyddio i hyrwyddo a gwerthu eich cynnyrch a'ch gwasanaethau. Yn aml, dyma fan gwan cynlluniau busnes felly mae'n werth treulio amser ar yr adran er mwyn sicrhau ei bod yn realistig ac yn gyraeddadwy.

Bydd angen i'ch cynllun roi atebion i'r cwestiynau hyn:

• sut rydych yn bwriadu lleoli eich cynnyrch neu'ch gwasanaeth yn y farchnad?  I gael rhagor o wybodaeth, gweler ein canllaw creu eich strategaeth farchnata 
• pwy yw eich cwsmeriaid? Dylech gynnwys manylion am gwsmeriaid sydd wedi dangos diddordeb yn eich cynnyrch neu'ch gwasanaeth ac egluro sut rydych yn bwriadu mynd ati i ddenu cwsmeriaid newydd. Gweler ein canllaw gwybod anghenion eich cwsmeriaid
• beth yw eich polisi ar brisio? Faint fyddwch yn codi ar wahanol segmentau o gwsmeriaid, am wahanol feintiau, ayyb?
• sut y byddwch yn hyrwyddo eich cynnyrch neu wasanaeth? Nodwch eich dulliau gwerthu, ee marchnata uniongyrchol, hysbysebu, cysylltiadau cyhoeddus, e-bost, e-werthu, marchnata cymdeithasol. Gweler ein canllawiau ar werthu a marchnata
• sut y byddwch yn cyrraedd at eich cwsmeriaid? Pa sianelau y byddwch yn eu defnyddio? Pa bartneriaid y bydd eu hangen yn eich sianelau dosbarthu?
• sut y byddwch yn gwerthu? A oes gennych gynllun gwerthu? A ydych wedi ystyried pa ddull gwerthu fydd y mwyaf effeithiol a'r mwyaf priodol ar gyfer eich marchnad, er enghraifft gwerthu dros y ffôn, dros y rhyngrwyd, wyneb-yn-wyneb neu drwy ganolfannau manwerthu? A yw eich dulliau gwerthu arfaethedig yn unol â'ch cynllun marchnata? Ac a ydych yn meddu ar y sgiliau priodol i sicrhau'r gwerthiannau sydd eu hangen arnoch? Gweler ein canllaw paratoi I werthu 
   

5. Gweithrediadau

Mae angen i'ch cynllun busnes hefyd amlinellu eich galluoedd gweithredol ac unrhyw welliannau arfaethedig. Mae rhai meysydd penodol y dylech ganolbwyntio arnynt.

Lleoliad

• a oes gennych unrhyw eiddo busnes?
• beth yw eich ymrwymiadau hirdymor i'r eiddo?
• a ydych yn berchen arno neu'n ei rentu?
• beth yw manteision ac anfanteision eich lleoliad presennol?

Cynhyrchu eich nwyddau a'ch gwasanaethau

• a oes angen eich cyfleusterau cynhyrchu eich hun arnoch neu a fyddai'n rhatach gweithredu unrhyw brosesau gweithgynhyrchu drwy gontractau allanol?
• os oes gennych eich cyfleusterau eich hun, pa mor fodern ydynt?
• beth yw'r capasiti o gymharu â'r galw presennol neu'r galw a ragwelir?
• a fydd angen unrhyw fuddsoddiad?
• pwy fydd eich prif gyflenwyr?

Systemau gwybodaeth reoli

• a oes gennych weithdrefnau sefydledig ar gyfer rheoli stoc, cyfrifon rheoli a rheoli ansawdd?
• a allant ymdopi ag unrhyw gynigion arfaethedig i ehangu?

Technoleg gwybodaeth

Mae TG yn ffactor allweddol yn y rhan fwyaf o fusnesau, felly dylech gynnwys eich cryfderau a'ch gwendidau yn y maes hwn. Amlinellwch ddibynadwyedd eich systemau ac unrhyw ddatblygiadau y bwriadwch eu rhoi ar waith.
I gael rhagor o wybodaeth, gweler ein canllawiau TG ac e-fasnach. 
 

6. Gwybodaeth Ariannol

Mae'r adran hon yn troi popeth rydych wedi'i ddweud yn yr adrannau blaenorol yn ffigurau.

Bydd angen i chi edrych yn ofalus ar:

• faint o gyfalaf sydd ei angen arnoch os ydych yn chwilio am gyllid allanol
• y sicrwydd y gallwch ei roi i fenthycwyr
• sut rydych yn bwriadu ad-dalu unrhyw fenthyciadau
• ffynonellau refeniw ac incwm

Mae'n bosibl y byddwch hefyd am gynnwys eich cyllid personol fel rhan o'r cynllun yn ystod y cam hwn.
 

Cynllunio ariannol

Dylai eich rhagolygon redeg am y 3 blynedd (neu hyd yn oed 5 mlynedd) nesaf a dylai lefel eu soffistigeiddrwydd adlewyrchu soffistigeiddrwydd eich busnes. Fodd bynnag, rhagolygon y 12 mis cyntaf ddylai fod fwyaf manwl.

Dylech gynnwys y tybiaethau sy'n sail i'ch rhagamcanion gyda'ch ffigurau, o ran costau ac o ran refeniw fel y gall buddsoddwyr weld yn glir y ffordd o feddwl sy'n sail i'r ffigurau.
 

Beth y dylai eich rhagamcanion ei gynnwys

Datganiadau llif arian - eich patrymau o ran balans arian a llif arian parod misol am o leiaf y 12 i 18 mis cyntaf. Y nod yw dangos y bydd gan eich busnes ddigon o gyfalaf gweithio i oroesi felly gwnewch yn siŵr eich bod wedi ystyried y ffactorau allweddol megis amseriad gwerthiannau a chyflogau. Gweler ein canllaw rhagamcan llif arian

Rhagolygon elw a cholled - datganiad o sefyllfa fasnachu'r busnes: lefel yr elw rydych yn disgwyl ei wneud, o ystyried eich rhagamcan o werthiannau a chostau darparu nwyddau a gwasanaethau a'ch gorbenion.

Dylai eich rhagamcanion gwmpasu amrywiaeth o sefyllfaoedd. Mae busnesau newydd yn aml yn rhagweld lefel gwerthiannau rhy uchel a bydd y rhan fwyaf o ddarllenwyr allanol yn ystyried hyn. Mae'n synhwyrol cynnwys isragolygon yn seiliedig ar sefyllfa lle mae'r gwerthiannau yn sylweddol arafach na'r hyn rydych yn ei ragweld, gydag 1 ar gyfer sefyllfa lle mae'r gwerthiannau yn dechrau 3 mis yn hwyrach na'r disgwyl, ac un arall yn rhagweld lefel gwerthiannau 20% yn is.
 

Dadansoddi risg

Ochr yn ochr â'ch rhagamcanion ariannol, mae'n arfer da dangos eich bod wedi adolygu'r risgiau y gallai eich busnes eu hwynebu, a'ch bod wedi edrych ar gynlluniau wrth gefn ac yswiriant i ddarparu ar eu cyfer. Gall risgiau gynnwys:

• camau a gymerir gan gystadleuwr
• materion masnachol - gwerthiannau, prisiau, dosbarthu
• gweithrediadau - methiant TG, technoleg neu gynhyrchu
• staff - sgiliau, argaeledd a chostau
• gweithredoedd Duw - tân neu lifogydd
   

7. Atodiadau

Defnyddiwch y templed hwn (MS Word 16kb) i’ch tywys drwy’r broses o lunio eich cynllun busnes.

4. Rhestr wirio Cynllun busnes

Mae’ch cynllun busnes yn ddogfen gynhwysfawr am eich busnes. Fel arfer bydd pobl yn gweithio ar bob adran yn annibynnol ac efallai na fydd hyn yn yr un drefn â'r ddogfen derfynol.  Gall pobl eraill, fel aelodau’ch tîm, eich cynghorydd busnes neu eich cyfrifydd, gyfrannu at y cynllun terfynol hefyd.

Defnyddiwch y rhestr wirio hon (MS Word 24kb) ar gyfer eich Cynllun Busnes i olrhain eich cynnydd. 

5. Cyflwyno eich cynllun busnes

Er mwyn sicrhau y caiff eich cynllun busnes yr effaith orau bosibl, mae nifer o bwyntiau i'w dilyn.

Cadwch y cynllun yn fyr - mae'n llawer mwy tebygol o gael ei ddarllen os bydd o hyd hydrin.  Meddyliwch am y cyflwyniad  a'i gadw'n broffesiynol - hyd yn oed os mai dim ond yn fewnol rydych yn bwriadu ei ddefnyddio. Cofiwch, bydd cynllun wedi'i gyflwyno'n dda yn atgyfnerthu'r argraff gadarnhaol rydych am ei chreu o'ch busnes.

Awgrymiadau ar gyfer cyflwyno eich cynllun

• cynhwyswch glawr neu rwymyn a thudalen gynnwys gyda rhifau ar y tudalennau a'r adrannau
• dechreuwch gyda'r crynodeb gweithredol
• sicrhewch ei fod yn ddarllenadwy - gwnewch yn siŵr bod y teip yn 10 pwynt neu'n uwch
• efallai y byddwch am ei anfon dros yr e-bost, felly gwnewch yn siŵr eich bod yn defnyddio fformat sy'n gydnaws â system e-bost
• hyd yn oed os mai dim ond yn fewnol y caiff y cynllun ei ddefnyddio, dylech ei ysgrifennu fel petai'n cael ei gyflwyno i gynulleidfa allanol
• golygwch y cynllun yn ofalus - gofynnwch i o leiaf 2 berson ei ddarllen er mwyn sicrhau ei fod yn gwneud synnwyr
• dangoswch y cynllun i gynghorwyr arbenigol - fel eich cyfrifydd - a gofynnwch am adborth. Ailddrafftiwch adrannau sy'n rhy anodd i'w deall, yn eu barn hwy
• dylech osgoi defnyddio jargon a rhoi gwybodaeth fanwl - fel data ymchwil i'r farchnad neu fantolenni - mewn atodiad yn y cefn
• efallai y bydd gennych gynlluniau manwl ar gyfer meysydd penodol o'ch busnes, fel cynllun gwerthiannau neu gynllun hyfforddi staff, ond mae'n well peidio â chynnwys y rhain, er ei bod yn arfer da crybwyll eu bod yn bodoli

Er ei bod yn synhwyrol cael cyngor gan gynghorwyr allanol, nid yw'n syniad da eu cael i lunio'r cynllun i chi. Mae angen i fuddsoddwyr a benthycwyr gael hyder eich bod chi'n bersonol yn deall eich cynllun busnes ac yn ymrwymedig i'r weledigaeth ar gyfer y busnes.

Gwnewch yn siŵr bod eich cynllun yn realistig. Unwaith y byddwch wedi paratoi eich cynllun, cofiwch ei ddefnyddio. Os byddwch yn ei ddiweddaru'n rheolaidd, bydd yn eich helpu i olrhain datblygiad eich busnes.

Os hoffech gael mwy o gyngor ar greu cynllun busnes, edrychwch ar y cwrs BOSS hwn.

(Cyrsiau digidol BOSS sydd wedi cael eu creu gan Busnes Cymru i’ch helpu sefydlu a rhedeg busnes. Mewngofnodi/Cofrestru yn ofynnol).