Defnyddio contractau allanol

2. A ddylwn ddefnyddio contractau allanol?

Gall manteision defnyddio contract allanol fod yn sylweddol. Yn ogystal â sicrhau arbedion cost, mae manteision eraill i'ch busnes. I'ch helpu i wneud y penderfyniad, ystyriwch y cwestiynau canlynol:

• a fydd gosod gwaith ar gontract allanol yn galluogi eich busnes i ganolbwyntio ar ei gryfderau?  Gallai hyn fod o fudd i'ch busnes drwy alluogi eich staff i ganolbwyntio ar eu prif dasgau a'r strategaeth ar gyfer y dyfodol.
• a fydd yn gwella eich effeithlonrwydd neu wasanaeth cwsmeriaid? Dewiswch gwmni sy'n arbenigo yn y broses neu'r gwasanaeth rydych am iddo ei ddarparu i chi.
• a gaiff eich busnes fantais gystadleuol? Gall gosod gwaith ar gontract allanol ddod â hyblygrwydd i fusnes, gan droi costau sefydlog yn gostau amrywiol a rhyddhau cyfalaf. Gall hefyd roi mantais i'ch busnes wrth addasu i amodau newidiol y farchnad.

Ystyriwch eich opsiynau

Gall fod yn demtasiwn brysio i osod gwaith ar gontract allanol, ond cymerwch amser i ystyried yr hyn sydd ei angen arnoch, pennu'r telerau a dod o hyd i'r darparwr gwasanaeth cywir. Ystyriwch y canlynol:

• beth yw eich cryfderau craidd a'ch cryfderau eilaidd? Pa brosesau rydych yn ystyried eu gosod ar gontract allanol a pham?
• beth yw costau cyflawni'r gwaith yn fewnol? Dylech gynnwys costau cudd fel gofod swyddfa a chostau staff.
• ceisiwch ganfod beth fydd yr elw o fuddsoddiad - gofynnwch i ddarpar ddarparwyr gwasanaeth am gymorth, gan fod nifer yn cynnig cyfrifiannell elw o fuddsoddiad.
• a fyddai'n ddefnyddiol defnyddio ymgynghorydd i ddod o hyd i ddarparwr gwasanaeth?
• beth yw costau peidio â gosod gwaith ar gontract allanol? A fydd eich busnes yn dioddef oherwydd na all fforddio buddsoddi yn yr arbenigedd neu'r cyfleusterau y gallai partner ar gontract eu darparu?

Wrth ystyried gosod gwaith ar gontract allanol, dylech hefyd ofyn i'ch hun:

• a ydych yn fodlon treulio'r amser a gwneud yr ymdrech ofynnol i reoli'r gydberthynas â'r darparwr allanol?
• a yw eich disgwyliadau yn realistig?
• a yw'r swyddogaeth yn dasg allweddol y mae angen i'ch busnes ei rheoli'n uniongyrchol i sicrhau ei fod yn gystadleuol yn y dyfodol?

Yn olaf, ystyriwch risgiau gosod gwaith ar gontract allanol yn erbyn risgiau cadw prosesau yn fewnol. 

3. Gweithgareddau y gallwch eu gosod ar gontract allanol

Mae llawer o fusnesau bellach yn rhoi llawer o weithgareddau anstrategol neu dasgau mwy cymhleth ar gontract allanol er mwyn manteisio ar arfer gorau'r diwydiant a'r dechnoleg ddiweddaraf.

Mae hyn yn galluogi busnesau i gael budd o arbedion maint y cwmni ar gontract allanol a'i fuddsoddiad mewn staff medrus iawn a pharhau i ganolbwyntio ar weithgareddau busnes craidd.

Ymhlith y prosesau y gallech ystyried eu gosod ar gontract allanol mae:

• Swyddogaethau TG - gallwch osod y rhan fwyaf o swyddogaethau TG ar gontract allanol, o waith rheoli rhwydwaith i waith prosiect, datblygu gwefan a chadw data. Mae'n bosibl y cewch fudd o'r dechnoleg ddiweddaraf a diweddariadau meddalwedd heb orfod buddsoddi mewn systemau drud neu ddilyn tueddiadau'r diwydiant.
• Prosesau busnes ac adnoddau dynol - mae gosod gweithgareddau fel recriwtio, y gyflogres a gwasanaethau ysgrifenyddol ar gontract allanol yn eich galluogi i fanteisio ar sgiliau arbenigol, ond byddwch ond yn talu pan fydd angen i chi eu defnyddio.
• Arian - rydych eisoes yn gosod gwaith archwilio ar gontract, felly beth am wneud yr un fath gyda'ch swyddogaeth gyfrifyddu gyfan, gan gynnwys cadw cofnodion ariannol, rheoli trethi ac anfonebu?
• Gwerthiant a marchnata - mae llawer o sefydliadau yn defnyddio ymgynghorydd neu asiantaeth i ddelio â chysylltiadau marchnata. Gall busnesau llai, neu gwmnïau mewn marchnadoedd arbenigol, hefyd osod swyddogaethau gwerthu ar gontract i asiantaethau arbenigol.
• Iechyd a diogelwch - mae ymgynghorwyr sy'n arbenigo mewn tasgau cydymffurfio ag iechyd a diogelwch. Gallant o bosibl sicrhau eich bod yn bodloni'r holl ofynion, gan gynnwys y rhai o ran risgiau cymhleth, yn fwy cost-effeithiol nag y gallwch chi.

Gallech hefyd osod tasgau nad ydynt yn hanfodol i'r busnes ar gontract allanol, fel glanhau, arlwyo a rheoli cyfleusterau yn ogystal â dosbarthu, gosod offer neu wasanaeth ôl-werthu.

4. Anfanteision posibl dirprwyo rheolaeth uniongyrchol

Mae llawer o fusnesau yn drwgdybio gosod gwaith ar gontract allanol. Maent yn pryderu am drosglwyddo swyddogaethau busnes allweddol i sefydliad allanol nad oes ganddynt reolaeth uniongyrchol drosto. Gall anfanteision eraill gynnwys:

• darparu gwasanaeth gwaeth na'r disgwyl
• peryglu cyfrinachedd a diogelwch
• y contract allanol yn rhy anhyblyg i'w newid
• newidiadau mewn rheolwyr yn y cwmni ar gontract allanol yn arwain at wrthdaro
• y cwmni ar gontract allanol yn mynd i'r wal
• methiant i ddarparu adnoddau rheoli digonol yn fewnol i sicrhau llwyddiant y prosesau busnes ar gontract allanol

Pan fyddwch yn cynllunio tasgau i'w gosod ar gontract allanol, bydd angen i chi hefyd gynllunio beth y byddwch yn ei wneud os bydd problemau'n codi. Ystyriwch:

• gael darparwyr gwasanaethau eraill y gallwch droi atynt yn ddigon cyflym
• sut y gallech ddod â'r prosesau a osodwyd ar gontract allanol i ben a'u cyflawni'n fewnol unwaith eto

Mae'n bwysig bod y contract rhyngoch chi a'r cwmni ar gontract allanol yn nodi'r amgylchiadau lle y gallwch wneud newidiadau o'r fath. Os nad yw'n gwneud hyn, gallai'r cwmni ar gontract allanol hawlio iawndal. 

Amcangyfrifir bod hyd at 50% o gontractau allanol yn dod i ben ar delerau drwg. Nid yw hyn yn rheswm dros osgoi gosod gwaith ar gontract allanol, ond mae'n profi pa mor bwysig yw dewis yn ofalus iawn gyda phwy y byddwch yn gweithio a sut byddwch yn rheoli'r gydberthynas allanol.

5. Anfanteision posibl dirprwyo rheolaeth uniongyrchol

Creu partneriaeth lwyddiannus yw hanfod defnyddio cwmni ar gontract allanol.

Mae dewis cwmni i osod gwaith ar gontract allanol iddo yn wahanol iawn i ddewis cyflenwr arferol. Rydych yn ffurfio cydberthynas hirdymor, felly cymerwch amser i edrych yn fanwl ar ddarparwyr gwasanaeth posibl.

Hanes

Holwch eich hun:

• a oes gan y darparwr hanes o ymrwymo i wasanaethau?
• a yw wedi'i ardystio yn ei ddiwydiant ei hun?
• a yw'n mesur lefelau boddhad cwsmeriaid?
• a yw'r busnes yn ehangu?
• pa mor dda yw'r cytundebau lefel gwasanaeth a gynigir ganddo?

Rheoli’r gydberthynas

Mae rheoli’r gydberthynas yn hanfodol i'ch busnes. Sut y caiff eich cydberthynas ei rheoli a pha mor dda - a hygyrch - yw eich rheolwr cydberthynas?

Os dewiswch osod gwaith ar gontract allanol i gwmni y tu allan i'r DU, cofiwch y bydd pellter a gwahaniaethau o ran amser yn gwneud rheoli'n anos. Gall rhwystrau iaith a diwylliannau busnes gwahanol fod yn broblem a bydd angen i chi ystyried amrywiadau yn y gyfradd gyfnewid wrth lunio eich costau.

Geirdaon gan gwsmeriaid

Ceisiwch ganfod:

• pwy yw cwsmeriaid presennol y darparwr
• pa mor fodlon yw ei gwsmeriaid
• beth yw cryfderau'r darparwr
• sut mae'n ymdrin â phroblemau

Er mwyn ateb yr ymholiadau hyn, ceisiwch siarad gyda nifer o gwsmeriaid presennol sydd â phroffil diwydiant tebyg i'ch un chi.

Ewch i'w gweld yn y gwaith

Ymwelwch â phob darpar ddarparwr gwasanaeth. Ystyriwch yr amgylchedd gwaith a gofynnwch am lefelau cadw staff a throsiant staff. Ymchwiliwch i'w systemau ac offer TG, prosesau rheoli a gweithdrefnau sicrhau ansawdd.

Sefydlogrwydd ariannol

Sicrhewch fod eich darpar bartner yn sefydlog yn ariannol. Os yw'n gwmni cyfyngedig, ceisiwch gael copïau o'i gyfrifon diweddar, gofynnwch am eirdaon gan fancwyr ac ystyriwch gael adroddiad gan asiantaeth gwirio credyd.

Gofynnwch i'ch darpar ddarparwr gwasanaeth a yw'n bwriadu is-gontractio unrhyw ran o'ch gwaith ac os felly, gwnewch yr un profion ar unrhyw gwmnïau ar is-gontract.

6. Cytundebau lefel gwasanaeth

Mae cytundeb lefel gwasanaeth (CLG) yn pennu pa wasanaethau y bydd y cyflenwr yn eu darparu ac at ba safon. Mae'r cytundeb lefel gwasanaeth yn rhan o'r contract rhyngoch chi a'r partner sydd gennych ar gontract allanol.

Mae CLGau yn ddogfennau cymhleth y dylid eu diffinio'n dda. Gallai fod yn werth cael cyngor gan ymgynghorydd rheoli gwasanaeth neu gyfreithiwr masnachol. Rhaid i chi fod ynghlwm â'r broses o lunio'r CLG ynghyd â'r darparwr.

Mae CLG nodweddiadol yn cynnwys:

• y gwasanaeth a ddarperir
• safonau'r gwasanaeth
• yr amserlen ddarparu
• cyfrifoldebau'r cyflenwr a'r cwsmer
• darpariaethau o ran cydymffurfiaeth gyfreithiol a rheoliadol
• dulliau o fonitro a chyflwyno adroddiadau ar y gwasanaethau
• telerau talu
• sut y caiff anghydfodau eu datrys
• cyfrinachedd a darpariaethau peidio â datgelu
• amodau terfynu

Os na fydd darparwyr gwasanaeth yn bodloni lefelau gwasanaeth y cytunwyd arnynt, mae CLGau fel arfer yn darparu ar gyfer iawndal, yn gyffredinol ar ffurf ad-daliadau ar daliadau gwasanaeth misol. Nodwch elfennau mwyaf hanfodol y cytundeb, gan osod yvcosbau llymaf i'r rhain a chynhwyswch adolygiadau perfformiad cyfnodol yn y CLC.

Dylech geisio sicrhau fod peth hyblygrwydd i'r CLG fel bod modd ei addasu wrth i ofynion eich busnes newid neu dechnolegau newydd esblygu.

Wrth osod gwaith ar gontract allanol dylech sicrhau eich bod yn dehongli'r contract yn yr un modd â'r cwmni sy'n cyflawni'r gwaith. Mae hon yn bartneriaeth hirdymor a gallai camddealltwriaeth achosi trafferthion.

7. E-gontractau allanol

Mae contractau allanol electronig (e-gontractau allanol) yn cyfeirio at wasanaethau a ddarperir yn electronig, fel arfer dros y rhyngrwyd. Mae'r rhain yn amrywio o swyddogaethau busnes arferol, fel cadw cofnodion ariannol, i wasanaethau technegol a TG, fel cynnal gwefannau.

Manteision e-gontractau allanol

Mae e-gontractau allanol yn darparu ystod o fuddiannau, gan gynnwys:

• Costau is - dim ond pan fyddwch yn eu defnyddio y byddwch yn talu am wasanaethau, gydag ychydig o fuddsoddiad mewn offer, staff neu hyfforddiant newydd neu ddim o gwbl.
• Gwell effeithlonrwydd - nid oes angen rhwydwaith TG cymhleth neu adran TG arbenigol arnoch.
• Mantais fasnachol - gallwch weithio'n agos gyda phartneriaid busnes a chwsmeriaid. Mae hefyd yn galluogi staff i weithio o bell a manteisio ar feddalwedd perfformiad uchel ar gyfraddau fforddiadwy.
• Gwell defnydd o bobl - gall staff ganolbwyntio ar weithrediadau busnes hanfodol a gwerth ychwanegol.

Gweithredu e-gontract allanol

Mae angen ystyried yn ofalus wrth ddewis a defnyddio e-gontract allanol:

• Gwnewch yr ymchwil - a yw'n gwneud synnwyr i'ch busnes? A fydd yn eich galluogi i gael gafael ar farchnadoedd neu dechnolegau newydd? A yw eich cystadleuwyr yn gosod unrhyw un o'u prosesau hwy ar gontract allanol - os felly, beth?
• Nodwch y manteision - a fydd yn arbed amser ac arian i chi, yn gwella eich gallu e-fasnach neu'n rhoi mantais gystadleuol i chi?
• Cynnal dadansoddiad cost/mantais - beth fydd y gost a faint y bydd yn ei gymryd i dalu amdano'i hun?
• Aseswch y cyflenwyr - lluniwch restr fer o gyflenwyr a holwch gwestiynau iddynt am gostau, darparu, diogelwch, perchnogaeth data a chymalau terfynu.
• Profwch cyn prynu - os manteisiwch ar dreialon rhad/am ddim, sicrhewch eich bod wedi'ch diogelu rhag unrhyw ddifrod i'ch data.
• Aseswch yr effaith ar eich busnes - sut y bydd e-gontractau allanol yn effeithio ar feysydd eraill o'ch busnes? Pa brosesau y bydd angen i chi eu haddasu?
• Lluniwch amserlen weithredu - ystyriwch gynnal eich system arferol ochr yn ochr ag e-gontract allanol nes eich bod yn fodlon arno - rhowch y wybodaeth ddiweddaraf i staff, cwsmeriaid, cyflenwyr a phartneriaid busnes.
• Adolygwch eich trefniadau yn rheolaidd - sicrhewch eich bod yn cael y buddiannau a addawyd o e-gontract allanol.

8. Awgrymiadau ar sut i wneud i gontractau allanol weithio i chi

Wrth osod gwaith ar gontract allanol:

• cofiwch, er bod y cyflenwr yn gyfrifol am y broses, bod angen i chi reoli'r gydberthynas mewn ffordd weithredol o hyd
• cymerwch amser wrth wneud penderfyniadau a sicrhewch eich bod yn gwybod beth yw'r telerau cydweithio rhyngoch chi a'r cyflenwr
• gwnewch ymdrech i feithrin cydberthynas dda - mae hyn yn gofyn am gyfathrebu cyson a hyblygrwydd
• enwebwch aelod o staff i fod yn gyfrifol am y gwaith cysylltu

Mae'r un mor bwysig sefydlu cysylltiadau effeithiol a rheolaidd o fewn eich busnes. Efallai bod gan staff bryderon penodol am eu swyddi eu hunain, felly rhowch y wybodaeth ddiweddaraf iddynt.

Os yw staff yn cael eu trosglwyddo i'r darparwr ar gontract allanol o dan y cytundeb, fel sy'n digwydd weithiau, bydd yn rhaid i chi ystyried y ddeddfwriaeth gyflogaeth berthnasol.

Mae'n fwy tebygol y cewch y canlyniadau gorau os gallwch aros gyda'ch cyflenwr am sawl blwyddyn. Gall newid cyflenwyr darfu ar eich busnes, felly mae'n werth ymrwymo i feithrin cydberthynas hirdymor o'r cychwyn.

Efallai y bydd angen i chi ailnegodi'r contract cyn y daw i ben. Mae contract hyblyg o fudd i'r ddwy ochr, gan ganiatáu i'r cyflenwr fod yn arloesol ac i chi ymateb i amgylchiadau newidiol.

Mesurwch lwyddiant

Dylai fod manteision ariannol, ond mae'n anoddach mesur rhesymau eraill dros osod gwaith ar gontract allanol. Gallai'r rhain gynnwys gwella gwasanaeth i gwsmeriaid, llai o wallau neu allu cyrraedd y farchnad yn gynt. Dylech gynnwys y ffactorau hyn yn eich asesiad ac ystyried sut y byddwch yn eu mesur.

Cynlluniwch strategaeth ymadael glir

Gallai'r gydberthynas ddod i ben yn gynnar neu derfynu'n naturiol.

Y naill ffordd neu'r llall, gwnewch yn siwr fod eich cytundeb lefel gwasanaeth yn cynnwys strategaeth ymadael glir. Dylai:

• fanylu ar sut y dylid dod â'r swyddogaethau a osodwyd ar gontract allanol yn ôl yn fewnol
• egluro pwy sy'n berchen ar ba asedau
• nodi pan fo angen iawndal, a faint