Rhagamcan llif arian

2. Arian yw’r Brenin!

Mae arian fel yr olew mewn injan car. Dim ots pa mor bwerus yw’r injan, os bydd y car yn rhedeg allan o olew, mae’r injan yn cloi. Mae llif arian yr un fath yn union. Heb arian, mae’r busnes yn dod i stop, dim ots pa mor broffidiol ydyw.

Nid yw arian yr un fath ag elw. Arian parod yw’r arian sy’n mynd i mewn i'r busnes ac allan ohono. Elw yw beth mae’r busnes yn ei ennill ar ôl tynnu’r costau allan o’r incwm a gafodd. Mae elw yn derm mae cyfrifwyr yn ei ddefnyddio. Gall busnesau wneud elw (ar bapur), ond os bydd ganddyn nhw lif arian negyddol, ni fyddan nhw’n gallu talu eu biliau.

Rheoli arian parod yw’ch blaenoriaeth chi.

Mae rhagamcan llif arian yn eich helpu chi i wneud hyn. Mae'n arf cynllunio allweddol. Mae’n golygu eich bod chi’n gallu gweld a oes gennych chi ddigon o arian parod i dalu eich costau pan fyddan nhw’n ddyledus. Mae hefyd yn eich helpu chi i wneud penderfyniadau pwysig ynghylch rhedeg y busnes.

Dylech chi fonitro'ch llif arian yn rheolaidd, unwaith yr wythnos yn ddelfrydol.

Mae’ch llif arian yn eich helpu i nodi:

• faint o arian neu fuddsoddiad sydd ei angen arnoch chi pan fyddwch yn dechrau
• pryd bydd angen rhagor o arian arnoch chi, fel gorddrafft neu fenthyciad
• faint fedrwch chi ei fforddio i ad-dalu benthyciad
• faint gall y busnes ei fforddio i’ch talu chi
• pryd rydych chi'n gallu gwario arian parod, er enghraifft i gynnal ymgyrch farchnata, i brynu offer neu i gyflogi rhywun
• pryd mae treuliau’n mynd i fod yn arbennig o uchel a phryd mae problemau llif arian yn debygol o godi.

Mae’ch rhagamcan llif arian hefyd yn bwysig os ydych chi’n dymuno benthyca arian neu wneud cais am grant, gan ei fod yn dangos i gyllidwyr posib sut bydd y busnes yn gweithredu.

3. Cip ar y Rhagamcan Llif Arian

Mae rhagamcan llif arian yn dangos faint o arian parod rydych chi’n disgwyl ei gael yn dod i’r busnes bob mis a faint o arian parod rydych chi’n disgwyl fydd yn mynd o’r busnes bob mis.

Fel rheol bydd am gyfnod o 12 mis, ond gall fod am gyfnodau llai neu hirach.

Efallai y byddai’n help i chi lawrlwytho’r enghraifft hon (MS 823kb). 

4. Creu Rhagamcan Llif Arian

Dilynwch y drefn syml hon, sy’n cynnwys 4 cam, i gyfrifo rhagamcan llif arian eich busnes bob mis.

Cam 1: Amcangyfrifwch gyfanswm eich incwm (arian i mewn) ar gyfer pob mis

Mae’ch rhagamcan llif arian yn cyfeirio at yr arian parod rydych chi wedi’i dderbyn mewn gwirionedd. Mewn rhai busnesau, fel siopau trin gwallt neu fanwerthu, rydych chi’n derbyn tâl am werthu ar unwaith – gwerthiannau arian parod yw’r rhain. Rydych chi’n cofnodi’r gwerthiannau arian parod ar eich llif arian ar gyfer y mis y cawsoch chi’r arian parod.

Os yw’ch busnes yn anfonebu neu’n cynnig telerau talu – er enghraifft, efallai eich bod yn gofyn am dâl mewn 30 diwrnod – gwerthiannau credyd yw’r enw am y rhain.  Bydd gwerthiannau credyd yn cael eu cofnodi ar eich llif arian ar gyfer y mis rydych chi’n disgwyl cael eich talu, nid ar gyfer y mis rydych chi’n dosbarthu’r anfoneb.

Os ydych chi’n gymwys ar gyfer TAW, cofiwch gynnwys TAW yn ffigurau’ch gwerthiannau.

Gallwch rannu adran gwerthiannau’ch rhagamcan llif arian i ddangos gwahanol fathau o werthiannau. Er enghraifft, efallai y byddai tŷ bwyta’n dymuno dangos faint o fwyd a faint o ddiodydd mae wedi’u gwerthu ar wahân, neu faint o ginio a faint o brydau gyda’r nos mae wedi’u gwerthu.

Cam 2: Amcangyfrifwch gyfanswm eich costau (arian allan) ar gyfer pob mis

Mae’r gwahanol fathau o gostau’n cael eu trafod yn y modiwl Prisio ar gyfer Elw.

Cofiwch gynnwys yr holl gostau rydych chi’n bwriadu eu talu allan y mis hwnnw, gan gynnwys TAW. Er enghraifft, mae modd talu rhai costau fel rhent a ffôn bob mis, tra byddwch yn talu ffi aelodaeth broffesiynol bob blwyddyn, ac mae modd gwneud dau randal i dalu am yswiriant, er enghraifft ym mis Ionawr a mis Gorffennaf.

Cofiwch gynnwys y costau ar y dyddiad talu, nid y dyddiad pan fyddwch chi’n cael yr anfoneb.

Ar gyfer rhai costau, fel costau sefydlog ac eitemau cyfalaf, gallwch gael dyfynbrisiau cadarn.

Ar gyfer eitemau eraill, yn arbennig y rheini sy’n gysylltiedig â chynhyrchu, mae’n bosib y bydd yn rhaid i chi roi amcangyfrif.  Gwnewch yn siŵr eich bod yn gwneud eich gwaith cartref a bod eich amcangyfrifon mor gywir a realistig â phosib.

Os ydych chi wedi cofrestru ar gyfer TAW, dylech hefyd gynnwys llinell ar gyfer TAW yn eich costau llif arian.

Cofiwch, os ydych chi’n gweithio o gartref, gallwch gynnwys cyfran o'ch biliau cyfleustodau yn erbyn costau’r busnes.  Gofynnwch am gyngor gan eich cyfrifydd.

Cam 3: Cyfrifwch eich llif arian net bob mis

Tynnwch gyfanswm y costau bob mis o gyfanswm yr incwm bob mis.

Cam 4: Cyfrifwch y balans agor a’r balans cau ar gyfer pob mis

Mae’r balans cau ar gyfer pob mis yn cario drosodd i falans agor y mis nesaf.

Y balans agor ym mis cyntaf busnes newydd yw sero – does dim byd yn y banc pan fyddwch chi’n dechrau arni.

Y balans cau ar gyfer mis 1 yw cyfanswm yr incwm, wedi tynnu cyfanswm y costau. Dyma sydd gennych chi yn y banc ac fel arian-mewn-llaw ar ddiwedd y mis cyntaf.

Mae’r balans cau o'r mis cyntaf nawr yn cario drosodd i fod yn falans agor ar gyfer yr ail fis. Rydych chi’n adio hynny at eich llif arian net ar gyfer yr ail fis i gael eich balans cau ar gyfer yr ail fis.

Defnyddiwch yr templed hwn i’ch helpu chi i ddeall sut mae creu rhagamcan llif arian (MS Excel 14kb).

5. Cyfalaf Gweithio

Mae’ch rhagamcan llif arian yn eich helpu chi i bennu'r cyfalaf gweithio a all fod ei angen arnoch chi. Dyma’r arian y gall fod ei angen arnoch chi os nad ydych chi’n gwerthu digon i dalu am eich gorbenion a’ch costau uniongyrchol.

Er mwyn cyfrifo cyfalaf gweithio’ch busnes, tynnwch gyfanswm y costau refeniw o'ch gwerthiannau. Os yw’r ffigur yn negatif, mae angen help arnoch chi i gael cyfalaf gweithio.

Mae nifer o fusnesau’n defnyddio gorddrafft, cardiau credyd neu arian arall i dalu am eu cyfalaf gweithio yn ystod misoedd cyntaf masnachu.

NODYN PWYSIG: Gwnewch yn siŵr eich bod yn gallu delio â lefel eich dyled.

Enghraifft o Gyfalaf Gweithio

Rhagamcanion Llif Arian Cyflym a Chywir

Er bod modd i chi baratoi’ch rhagamcan llif arian â llaw, gall fod yn gyflymach defnyddio rhaglen taenlen syml ar y cyfrifiadur fel Microsoft Excel neu OpenOffice Calc. Yn ogystal â lleihau’r risg o gamgymeriadau dynol yn eich cyfrifiadau, gallwch hefyd edrych ar effaith gwahanol ffigurau.  Er enghraifft, allwch chi dalu’ch costau i gyd os byddwch chi’n gwerthu llai mewn mis neu gyfnod penodol?

6. Sut mae defnyddio’ch llif arian i osgoi problemau

Cyn y byddwch chi’n dechrau’ch busnes, gall eich rhagamcan llif arian eich helpu i nodi faint o arian fydd ei angen arnoch chi a lle rydych chi’n mynd i’w wario.

Pan fyddwch chi wedi dechrau masnachu, gall eich rhagamcan llif arian eich helpu i reoli’ch arian parod, oherwydd gallwch ei ddefnyddio i gymharu’ch rhagamcan â’r hyn sy’n digwydd go iawn.

Gwnewch hyn drwy ychwanegu ail golofn wrth ymyl y rhagamcan ar gyfer pob mis i gofnodi’r ffigurau Gwirioneddol. Os oes gwahaniaeth sylweddol rhwng eich rhagamcan a’r ffigurau gwirioneddol, gallwch ddefnyddio’ch ffigurau diwygiedig i addasu’r rhagamcan ar gyfer gweddill y flwyddyn.

Y rheol euraid ar gyfer busnes llwyddiannus yw sicrhau bod yr arian sy'n dod i mewn yn fwy na'r hyn rydych chi'n ei wario.

Peidiwch byth â gwario mwy mewn wythnos nag oedd gennych chi yn y banc yr wythnos flaenorol.

Edrychwch ar eich llif arian o leiaf unwaith yr wythnos, gan ei ddefnyddio i leihau’r risg o arian parod yn dod yn broblem.

Mae’n arfer da cael o leiaf mis o arian wrth gefn.

Os ydych chi'n meddwl eich bod chi'n debygol o wynebu problemau tymor byr gyda'ch llif arian, fe ddylech chi ymateb yn gyflym. Tawelwch feddyliau'ch cyflenwyr a gweithiwch yn galed i gael yr holl arian sy'n ddyledus i chi.  Edrychwch yn ofalus ar eich costau (arian sy’n mynd allan) a lleihau gwariant pan fo hynny’n bosib. Siaradwch â’ch banc ynghylch eich trefniadau ar gyfer gorddrafft.

Camau i’w cymryd i gadw’ch llif arian yn bositif 

Dyma rai camau y gallwch eu cymryd i gadw’ch llif arian yn bositif:

• cadwch lygad gofalus ar bopeth rydych chi’n bwriadu ei wario a gofynnwch i chi’ch hun a oes wir ei angen arnoch chi, ac os felly, a oes ei angen arnoch chi nawr? Dilynwch yr egwyddor “os nad oes ei angen arnoch chi, peidiwch â gwario”
• cadwch lygad ar lefelau eich stoc – ystyriwch archebu llai o stoc, yn fwy rheolaidd. Gallwch glymu llawer o arian wrth brynu stoc. Cofiwch, mae gorstocio a stoc darfodedig yn cael effaith ar eich arian a’ch elw
• defnyddiwch brydlesu a hur bwrcas ar gyfer pryniannau mawr er mwyn osgoi costau cyfalaf mawr
• gofynnwch am delerau credyd estynedig gan eich cyflenwyr, er mwyn i chi gael mwy o amser i dalu’ch biliau
• gwnewch yn siŵr bod cwsmeriaid yn eich talu chi cyn gynted â phosib. Cadwch eich telerau talu mor fyr â phosib, ond ystyriwch ddulliau amgen hefyd, fel disgownt am dalu’n gynnar, cynlluniau talu fesul cam a chosbau am daliadau hwyr
• ewch ar drywydd dyledion (taliadau hwyr) yn ddi-oed ac yn gadarn
• hybwch werthiannau – drwy gynnig pris is am gyfnod byr neu drwy farchnata mwy

7. Cael eich talu

Mae cael cwsmeriaid i dalu’n brydlon yn hanfodol bwysig i’ch busnes. Cyfathrebu a chynllunio da yw'r allwedd.

• gwnewch yn siŵr bod gennych chi delerau talu clir a bod eich cwsmeriaid yn gwybod amdanyn nhw
• anfonebwch yn rheolaidd - peidiwch ag aros tan ddiwedd y mis, anfonebwch cyn gynted ag y bydd y gwaith wedi'i gwblhau neu y bydd y nwyddau wedi'u cyflenwi
• gwnewch yn siŵr bod eich anfonebau’n glir. Dylai pob anfoneb gynnwys:
  • enw a chyfeiriad y cwsmer
  • disgrifiad o’r nwyddau neu’r gwasanaethau a werthwyd i’r cwsmer
  • dyddiad cyflenwi
  • telerau talu a’r dyddiad y mae’r taliad yn ddyledus
  • dyddiad paratoi’r anfoneb
  • y pris a’r cyfanswm sy’n daladwy
  • i bwy mae’n daladwy a sut - cofiwch gynnwys manylion banc ar gyfer trafodion BACS
  • rhif archeb neu awdurdod y cwsmer
  • eich manylion chi, gan gynnwys cyfeiriad, rhifau cyswllt a chyfeiriadau e-bost, os ydych chi’n Gwmni Cyfyngedig a/neu wedi cofrestru ar gyfer TAW, rhif cofrestru'ch cwmni a rhif cofrestru TAW
• cadwch mewn cysylltiad â’ch cwsmeriaid wrth aros am y taliad.  Holwch a oes unrhyw broblemau â’r anfoneb er mwyn gwneud yn siŵr y gallwch ddisgwyl y taliad ar y dyddiad y mae’n ddyledus. Mae hyn yn rhoi amser i chi ddatrys unrhyw broblemau yn ogystal â rhoi gwybod i chi os bydd unrhyw oedi’n debygol
• atgoffwch eich cwsmeriaid fod y balans yn ddyledus ychydig ddyddiau cyn hynny
• ewch ar ôl cwsmeriaid os nad ydyn nhw wedi talu ar amser. Ffoniwch nhw a gofyn yn gwrtais am y taliad. Cofiwch am y dywediad Saesneg, “the squeaky wheel gets the oil”. Mae’r un peth yn wir yma - bydd pobl yn talu anfonebau os byddwch chi'n mynd ar eu hôl
• cadwch mewn cysylltiad a daliwch ati i ofyn am daliad. Gallwch ystyried codi llog ar daliadau hwyr – o dan Ddeddf Hwyr-Dalu Dyledion Masnach (Llogau) 1998, gallwch wneud hyn ar ôl 30 diwrnod
• os bydd y broblem yn parhau, gallwch fygwth y sawl sy’n hwyr yn talu ag achos cyfreithiol. Yn ystod y cam hwn, er mwyn osgoi unrhyw gysylltiad emosiynol, efallai y byddech chi’n dymuno defnyddio asiantaeth casglu dyledion i’ch helpu chi

Peidiwch â theimlo’n euog am fynd ar drywydd taliadau. Mae arian yn ddyledus i chi am y nwyddau neu’r gwasanaethau rydych chi eisoes wedi’u cyflenwi. Cychwynnwch y  broses o gasglu cyn gynted ag y byddwch chi wedi gwerthu. Mae’n dangos eich bod chi o ddifrif am eich busnes. Cofiwch, mae rhaid i chi gael yr arian sy’n ddyledus i chi er mwyn i’ch busnes lwyddo.

Nesaf: Cyfrif Elw a Cholled