Rôl y cyfarwyddwr

2. Y mathau o gyfarwyddwyr

Fel yr esboniwyd eisoes, y cyfarwyddwyr sy'n rhedeg cwmni cyfyngedig a'r cyfranddalwyr (aelodau) sy'n berchen arno ac sy'n ei ariannu. Efallai fod y cyfarwyddwyr yn gyfranddalwyr hefyd, ac maen nhw’n atebol i’r cyfranddalwyr.

Cofiwch, mae cyfarwyddwyr wedi’u rhwymo’n gyfreithiol i weithredu er lles pennaf y cwmni, nid y cyfranddalwyr.

Mae dau fath o gyfarwyddwr cwmni yn fras, gyda gwahaniaethau amlwg rhyngddyn nhw.

·         cyfarwyddwr gweithredol

·         cyfarwyddwr anweithredol

Cyfarwyddwyr Gweithredol

Mae cyfarwyddwyr gweithredol yn ymwneud â'r gwaith o reoli’r busnes o ddydd i ddydd ac maen nhw’n cyflawni swyddogaethau gweithredol a strategol, fel rheoli pobl, gofalu am asedau, rheoli contractau, ac ati.

Ymddiriedir ynddyn nhw i wneud yn siŵr bod y wybodaeth sy’n cael ei chyflwyno i Fwrdd y Cyfarwyddwyr yn adlewyrchu’n gywir yr hyn maen nhw’n ei ddeall am fusnes y cwmni. Maen nhw’n gweithio i’r cwmni yn gyffredinol, ac maen nhw’n cael cyflog.

Nid oes gofyn cael nifer penodol o gyfarwyddwyr gweithredol mewn cwmni - fel rheol mae’n dibynnu ar natur, maint a pha mor gymhleth yw busnes y cwmni.

Mae’r rhan fwyaf o gwmnïau’n penodi Rheolwr Gyfarwyddwr neu Brif Swyddog Gweithredol, sy’n gyfrifol am reoli ac arwain yn gyffredinol.

Cyfarwyddwyr anweithredol

Mae swydd cyfarwyddwr anweithredol yn llai ymarferol. Fel rheol nid yw cyfarwyddwyr anweithredol yn ymwneud â’r gwaith o reoli’r cwmni o ddydd i ddydd. Maen nhw’n defnyddio eu profiad a’u harbenigedd i roi llais a safbwynt annibynnol i’r cwmni.

Mae gan gyfarwyddwyr anweithredol yr un cyfrifoldebau a dyletswyddau cyfreithiol â chyfarwyddwyr gweithredol.

Mae’n bosib penodi cyfarwyddwyr anweithredol i swyddi arbenigol ar sail rhan amser neu am eu harbenigedd mewn gweithgareddau penodol. Fel rheol, maen nhw’n gweithio’n rhan amser, gan ddod i gyfarfodydd bwrdd a threulio amser ar brosiectau penodol. Efallai y byddan nhw’n cael eu cyflogi, ond maen nhw’n fwy tebygol o fod yn hunangyflogedig a derbyn cydnabyddiaeth o dan gontract am wasanaethau.

Mae cyfarwyddwyr anweithredol yn rhoi darlun gwrthrychol o’r busnes, gallan nhw wella effeithiolrwydd y bwrdd, a hynny am bris gweddol isel, a gallan nhw arwain at gysylltiadau busnes gwerthfawr.

Os nad ydych eisoes wedi edrych ar y cwrs BOSS hwn, gall fod yn ddefnyddiol i chi i ddysgu mwy am wahanol fathau o Gyfarwyddwyr a'u rolau.

(Cyrsiau digidol BOSS sydd wedi cael eu creu gan Busnes Cymru i’ch helpu sefydlu a rhedeg busnes. Mewngofnodi/Cofrestru yn ofynnol).

3. Nifer y cyfarwyddwyr a’u swyddogaethau

Gall cwmni cyfyngedig weithredu gydag un aelod (cyfranddaliwr) ac un cyfarwyddwr – a gall fod yr un unigolyn. Dyna’r achos yn aml iawn gyda busnes newydd. Ac wrth i’r busnes dyfu, mae’n llesol cael mwy o gyfarwyddwyr ac ystyried penodi cyfarwyddwyr anweithredol i roi cymorth penodol.

Ysgrifennydd y Cwmni

Gall y cwmni benodi ysgrifennydd hefyd. Mae’r swydd ysgrifennydd y cwmni’n ddewisol (ers i newidiadau i Ddeddf Cwmnïau 2006 ddod i rym ym mis Ebrill 2008), ond rhaid i gyfarwyddwr y cwmni gyflawni dyletswyddau ysgrifennydd y cwmni os nad oes ysgrifennydd.

Cyfarwyddwr y cwmni sy’n gyfrifol am redeg y busnes, a rhaid i ysgrifennydd y cwmni (neu’r cyfarwyddwr os nad oes ysgrifennydd) wneud yn siŵr y cydymffurfir â’r holl weithdrefnau statudol a’u bod yn cael eu cyflawni.  Mae hyn yn cynnwys cynnal y cofrestri statudol, rhoi gwybod am gyfarfodydd a delio â chofnodion cyfarfodydd a ffeilio ffurflenni yn Nhŷ’r Cwmnïau.  

Swyddog yn y cwmni yw ysgrifennydd y cwmni, felly mae’n bosib dal yr unigolyn yn droseddol atebol am unrhyw ddiffygion y cwmni.

Y cyfarwyddwr yw’r sawl sy’n gyfrifol am gamau gweithredu’r cwmni, a hynny boed ysgrifennydd wedi cael ei benodi ar gyfer y cwmni neu beidio.

4. Beth mae cyfarwyddwr yn ei wneud?

Mae cyfarwyddwr yn aelod o fwrdd cyfarwyddwyr cwmni, ac mae’r bwrdd yn gyfrifol am y canlynol:

• pennu amcanion strategol y cwmni
• monitro cynnydd o ran cyflawni’r amcanion hynny
• penodi uwch reolwyr, a
• rhoi cyfrif am gamau gweithredu’r cwmni i bartïon perthnasol, er enghraifft, cyfranddalwyr.

Y rheolwr gyfarwyddwr neu’r prif swyddog gweithredol sy’n gyfrifol am berfformiad y cwmni, yn ôl cyfarwyddyd strategaeth gyffredinol y bwrdd.

Mewn busnes bach, mae bwrdd gwaith yn aml yn ymwneud â gweithgareddau busnes o ddydd i ddydd - ac weithiau efallai mai'r perchennog yw unig gyfarwyddwr y cwmni. Mae hyn yn golygu ei fod yn rheoli ac yn cyfarwyddo’r busnes – yn rheoli’r gweithgareddau o ddydd i ddydd, gan gynnwys gwerthiannau, marchnata, gweithrediadau adnoddau dynol a chyllid yn ogystal â chyfarwyddo’r gwaith strategaeth a chynllunio.

Wrth i’r busnes dyfu, efallai y bydd yn ystyried cyflogi pobl i wneud y gwahanol rolau hyn – un ai'n fewnol neu drwy drefniant allanol. Fe allai hefyd ystyried cynyddu nifer aelodau bwrdd y cyfarwyddwyr.

Defnyddiwch y templed hwn i nodi'r prif gyfrifoldebau Bwrdd y Cyfarwyddwyr a thîm rheoli a gweithwyr cyflogedig y cwmni.

5. Sut mae cyfarwyddwyr yn cael eu talu

Mae tâl cyfarwyddwyr wedi bod yn bwnc llosg yn ddiweddar, yn bennaf oherwydd pryniannau mawr gan sefydliadau mawr iawn. Fodd bynnag, mae’n bwysig gwerthfawrogi bod cyfarwyddwyr gweithredol ac anweithredol yn darparu gwasanaethau i’r cwmni ac maen nhw’n haeddu cael eu cydnabod am hynny.

Mae modd digolledu cyfarwyddwyr gweithredol ac anweithredol gyda ffi, cyflog, cyfranddaliadau, opsiynau cyfranddaliadau, darpariaeth ar gyfer pensiwn, ceir cwmni neu gynlluniau cymhellion – neu, fel sy’n fwy arferol, cyfuniad o nifer o’r rhain.  Mater i’r unigolyn a’r cwmni yw cytuno ar swm a ffurf y pecyn cydnabyddiaeth, ond ni all fod yn uwch na'r symiau a nodir yn yr Erthyglau Cymdeithasu.

Mae gan gyfarwyddwyr gweithredol gontract cyflogaeth gyda’r cwmni ac mae eu trefniadau cydnabyddiaeth yn cael eu cytuno yn y contract hwn. Mewn sawl achos, nid oes gan gyfarwyddwyr anweithredol gontract ffurfiol gyda’r cwmni, ond maen nhw’n derbyn ffi safonol am fynd i gyfarfodydd bwrdd.

Gan edrych ar y mater fel perchennog busnes a chyfarwyddwr cwmni cyfyngedig, gallwch dynnu arian allan o’r cwmni mewn tair gwahanol ffordd.

Cyflog, treuliau a buddion

Os ydych chi’n dymuno i’r cwmni dalu cyflog, treuliau neu fuddion i chi, rhaid i chi gofrestru’r cwmni fel cyflogwr, gyda Chyllid a Thollau Ei Mawrhydi.  Rhaid i’r cwmni dynnu cyfraniadau Yswiriant Gwladol a Threth Incwm o'ch cyflog, gan dalu'r rhain i Gyllid a Thollau Ei Mawrhydi, ynghyd â chyfraniad Yswiriant Gwladol y cyflogwyr.

Nid yw bonysau a delir i gyfarwyddwyr, fel sy’n cael ei ystyried weithiau, yn ddi-dreth. Yn hytrach, maen nhw’n rhan o gydnabyddiaeth, ac maen nhw’n ddarostyngedig i Dreth Incwm ac Yswiriant Gwladol yn y ffordd arferol.  Mae bonysau’n cael eu cyfrifo a'u talu'n gyffredinol ar ôl cyfrifon diwedd blwyddyn y cwmni.

Gall y cwmni wneud cyfraniadau pensiwn personol ar ran y cyfarwyddwr a chaniateir didyniad treth os bydd y cyfraniad yn cael ei wneud o fewn y rheolau. Gall anawsterau godi os bydd Cyllid a Thollau Ei Mawrhydi’n penderfynu nad yw swm y cyfraniad pensiwn a wneir yn briodol wrth ystyried gwir ddyletswyddau a chyfrifoldebau'r cyfarwyddwr dan sylw. Gall problemau tebyg godi os oes aelodau o’r teulu ar y gyflogres.

Difidendau

Taliad y gall cwmni ei wneud i gyfranddalwyr os yw wedi gwneud digon o elw yw difidend. Ni chewch dalu mwy mewn difidendau na’r hyn sydd ar gael o ran elw yn ystod y flwyddyn ariannol gyfredol a'r blynyddoedd ariannol blaenorol. Nid oes modd ystyried difidendau fel costau busnes pan fyddwch chi’n cyfrifo’ch Treth Gorfforaeth.

Rhaid talu difidendau’n gyfartal i’r holl gyfranddalwyr yn ôl lefel a math eu buddsoddiad. Er mwyn talu difidend:

• rhaid i chi gynnal cyfarfod cyfarwyddwyr i ‘ddatgan’ y difidend, a
• rhaid i chi gadw cofnodion cyfarfodydd, hyd yn oed os mai chi yw'r unig gyfarwyddwr.

Rhaid i chi baratoi taleb difidend ar gyfer pob taliad difidend y bydd y cwmni’n ei wneud, yn nodi'r dyddiad, enw’r cwmni, enwau’r cyfranddalwyr sy’n derbyn difidend, swm y difidend a swm ‘credyd treth’ y difidend.

Credydau treth difidend – mae’r credyd treth yn golygu nad oes angen i chi na’ch cyfranddalwyr dalu treth pan fydd y difidend yn cael ei dalu. Rhaid i chi roi copi o’r daleb i’r sawl sy’n derbyn y difidend a dylech gadw copi ar gyfer cofnodion eich cwmni.

Siaradwch â’r cyfrifydd i gael cyngor ynghylch sut mae cyfrifo credyd treth y difidend.

Benthyciadau cyfarwyddwyr

Os byddwch chi’n tynnu mwy o arian allan o’r cwmni na’r swm rydych chi wedi’i dalu i mewn (arian nad yw’n gyflog nac yn ddifidend), yna benthyciad cyfarwyddwr yw’r enw ar hyn. Os yw eich cwmni’n rhoi benthyciadau i gyfarwyddwyr, rhaid i chi gadw cofnodion ohonyn nhw. Mae yna reolau treth manwl ynghylch sut mae benthyciadau cyfarwyddwyr yn cael eu trin hefyd.

Siaradwch  â’ch cyfrifydd i gael cyngor ynghylch sut mae delio â benthyciadau cyfarwyddwyr. Mae manylion llawn ar gael ar wefan Chyllid a Thollau Ei Mawrhydiyn. 

Pan fyddwch chi’n llunio polisi ar gydnabyddiaeth i gyfarwyddwyr, gwnewch yn siŵr bod gennych chi weithdrefn ffurfiol a thryloyw.  Daeth rheoliadau newydd o ran adrodd am gydnabyddiaeth i gyfarwyddwyr i rym yn 2013. Argymhellir eich bod yn cael cyngor gan eich cyfrifydd ynghylch y mater hwn. Gofynnwch am gyngor proffesiynol bob amser ynghylch cydnabyddiaeth cyfarwyddwyr, er mwyn gwneud yn siŵr eich bod yn bodloni’ch holl rwymedigaethau ariannol a chyfreithiol, gan sicrhau’r gorau ar gyfer eich cyfarwyddwyr ar yr un pryd.

6. Rhoi’r gorau i fod yn gyfarwyddwr

Gallwch ddal i fod yn gyfarwyddwr am gyhyd ag y mae'r cwmni'n dymuno hynny neu gyhyd ag y byddwch chi'n dewis.

Dyma rai o’r rhesymau dros roi’r gorau i fod yn gyfarwyddwr:

• marwolaeth
• ymddiswyddo
• anghymhwyso
• diddymu’r cwmni
• aelodau’n eich diswyddo
• ymddeol
• o dan yr Erthyglau, yn dibynnu ar eu telerau

Gallwch ymddiswyddo neu ymddeol o’r bwrdd pryd bynnag y mynnwch chi – gwiriwch Erthyglau Cymdeithasu’ch cwmni.

Os ydych chi’n dymuno ymddiswyddo am eich bod yn amau bod y cwmni’n ansolfent – gweler Adran 3 uchod – gwnewch yn siŵr eich bod yn cael cyngor proffesiynol yn gyntaf.

Dim ond i weithwyr sy’n cael eu hystyried yn weithwyr cyflogedig y mae’r hawl i hawlio tâl colli swydd statudol a thâl rhybudd statudol yn berthnasol, nid y rheini sy’n hunangyflogedig. Os bydd y cwmni’n mynd yn ansolfent, mae’n bosib y bydd gennych chi, fel cyfarwyddwr, hawl i dâl dileu swydd a thâl rhybudd os ydych chi’n bodloni meini prawf gweithiwr cyflogedig, h.y. drwy’ch contract cyflogaeth a chydnabyddiaeth. Gwnewch yn siŵr eich bod chi’n cael cyngor proffesiynol.

7. Gwerthu neu ddod â’r cwmni i ben

Nid yw oes cwmni wedi’i phennu ymlaen llaw. Mae bodolaeth gyfreithiol cwmni ar wahân i’r perchnogion, felly gall fod yn gyfrwng cyfleus mewn busnes teuluol, gan alluogi un genhedlaeth i olynu’r llall.

Gellir dirwyn y cwmni i ben un ai drwy’r cyfranddalwyr (aelodau) yn gwneud hynny’n wirfoddol neu drwy’r credydwyr yn gwneud hynny mewn achos o ansolfedd.

Os ydych chi, fel perchennog, yn dymuno gwerthu, gallwch un ai werthu’ch cyfranddaliadau yn y cwmni neu gall y cwmni werthu ei asedau a’i fusnes cyn rhannu’r enillion rhwng y cyfranddalwyr  Yna, gellir dirwyn y cwmni i ben a gellir dileu ei enw oddi ar Gofrestr Tŷ’r Cwmnïau.

Sylwch bod ystyriaethau a chanlyniadau treth gwahanol iawn i bob un o'r senarios hyn, ac argymhellir eich bod yn ymgynghori â chynghorwyr proffesiynol er mwyn cadarnhau'r camau gweithredu mwyaf priodol.

Os ydych chi'n ystyried trosglwyddo perchnogaeth eich busnes, yna gallai'r cwrs BOSS hwn helpu.

(Cyrsiau digidol BOSS sydd wedi cael eu creu gan Busnes Cymru i’ch helpu sefydlu a rhedeg busnes. Mewngofnodi/Cofrestru yn ofynnol).

Nesaf: Llywodraethu corfforaethol